Portugal Fujitsu agiliza gestão documental do IGFSS

A Fujitsu foi a empresa escolhida pelo IGFSS - Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social IP para desenvolver e implementar um projecto de Outsourcing de desmaterialização do expediente dos serviços centrais, através de uma solução de tratamento automático da documentação recepcionada e expedida pelo IGFSS, conjugando vários sistemas de informação.

A solução desenvolvida e agora implementada pela Fujitsu no IGFSS permite a digitalização e captura automática de dados dos documentos de expediente recepcionados (nomeadamente documentação de Organismos Públicos e Entidades Privadas), o tratamento dos dados captados (mais de 100.000 documentos/ano) e respectiva indexação automática dos documentos na solução de gestão documental Fujitsu smartDOCS e a criação de algoritmos de validação que aumentam a eficácia do reconhecimento e diminuem o nível de erro no tratamento da informação. Um sistema automatizado permite ainda diariamente o fluxo ordenado de toda a informação (recolhida, tratada e distribuída electronicamente e via correio).

Entre os principais benefícios obtidos pelo IGFSS, este projecto de Outsourcing da Fujitsu permitiu uma reestruturação dos circuitos documentais (introdução de processos de captura e tratamento automático), de forma a obter uma redução do esforço do trabalho manual. Neste âmbito obteve-se reduções em cerca de 40% na componente humana para recolha da informação. Verificou-se ainda uma optimização das tarefas de tratamento, catalogação e distribuição da documentação tratada no expediente - os ganhos verificados nesta componente foram obtidos através da introdução de novos mecanismos de catalogação e indexação, inclusão de mecanismos de tratamento automático e semi-automático na validação de documentos, utilização de leitores de códigos de barras manuais e integração automática dos dados captados e documentos no sistema de gestão documental. A nova solução optimiza também o tempo de tratamento e a implementação de novas práticas de trabalho, garantindo uma simplificação das tarefas realizadas.

Gestão documental Fujitsu smartDOCS
Esta solução de tratamento automático da informação encontra-se assente no software de gestão documental smartDOCS, desenvolvido pela equipa portuguesa da Fujitsu. Os documentos são submetidos a processo de OCR Inteligente com vista à classificação dos documentos e extracção automática dos dados de acordo com a classificação efectuada e incide sobre a documentação recepcionada dos Tribunais, Cartas de Solicitadores e Cartas de Penhoras. Já a indexação manual é agilizada através da funcionalidade de rubber-band OCR que permite efectuar o reconhecimento automático de áreas dos documentos seleccionadas pelos utilizadores. No final do processo de captura os documentos são integrados automaticamente no sistema de gestão documental smartDOCS, sendo encaminhados de forma automática para as Unidades Orgânicas de destino.