手作業で作成していた契約審査の管理簿を「ContractEyes」導入でデータべース化。全社の契約情報も把握可能に。

　株式会社レオパレス２１は東京都中野区に本社を置く大手不動産会社。「人と住まいにかかわる問題を解決する」ことをビジネスとして、アパート・マンションの建築・請負・賃貸を主力に展開している。同社法務部ではBtoBの契約を中心に、（雛形がある契約書を除く）ほぼ全ての契約書に対して、審査を行っている。
　そんな中、近年、同社法務部では契約審査業務の負荷増大が課題になっていた。処理件数は年々増える傾向にあり、多い月で200件、年間では1500件程度にのぼる。申請元の事業部は、Excelの申請書に必要事項を記入し、メールで法務部に送る。それに対し、法務部では、受信後、別のExcelの管理簿に手入力で転記していた。手作業のため、担当者は作業に終日追われることも多く、誤記などの危険性もある。「受付作業の効率化が急務でした。」と株式会社レオパレス２１法務部 小原 美幸氏は話す。
　審査後の締結済案件管理にも課題があった。締結済の契約書は、各部署や支店でそのまま原本保管されているため、法務部には情報共有されない。「契約審査段階の案件は法務部で把握できるが、実際に締結されたかどうかを把握できていませんでした。」と小原氏は語る。

　システム導入は、段階的に実施された。まずは法務部と情報システム部で実施。この時点で同社の既存の運用と製品の乖離を洗い出し、製品のカスタマイズや運用の変更で、乖離を無くす作業を実施した。また、さらなる負担軽減のため、人事情報との連携や、認証システムとの連携なども合わせて実装していく。そのような調整を経て、最終的に、稼働後半年で全社展開にこぎ着けた。
　当初の課題であった、「申請情報の受付作業」は、システム導入によって、作業自体がなくなり大幅に業務負荷が減った。締結済案件の把握も、新規の案件は全てシステムに登録されるようになり、可視化されつつある。
　「以前より確実に処理件数は増えているが、それを同じ人員で捌けている。（システム導入によって）1件1件の処理スピードが上がったということでしょう。またメールでの申請だと属人的にもなるが、（データベース化で）申請情報をメンバー全員で共有できたことも大きい。」と株式会社レオパレス２１法務部課長　宮本 健男氏は話す。