株式会社高田工業所 様 導入事例 2

取引レベルの明細データを会計データに取込み、「GLOVIA/SUMMIT」で迅速に処理

新会計情報システム構築にあたってもう一つ課題となったのが、システムに蓄積可能な会計データ容量と処理能力である。「旧会計システムでは過去3ヵ月程度しか仕訳データを保持することができず、それ以上過去のデータを検索することができませんでした」と原田氏は語る。半年前や1年前のデータを見たいと思ったら、分厚い紙の帳票を広げて、1件1件調べていくしかなかったという。システムの処理能力についても同様で、月次の締め処理を行ってから結果が出るまでに、一晩中かかることも珍しくなかった。

このような問題を解決できる製品として選ばれたのが、高速・大容量を誇る富士通の統合会計ソリューション「GLOVIA/SUMMIT」である。原田氏は当時を「当社では、取引レベルの明細データを会計データとして処理していますが、導入を検討した製品の中には能力的に対応できないものもありました。その点で、GLOVIA/SUMMITは余裕を持って処理できる上、5年間分ものデータをシステムに蓄積できる。これはいい、と思いましたね」と振り返る。

ERPパッケージを導入する際には、しばしば「業務をパッケージに合わせることが重要」という意見が聞かれる。しかし、企業によっては、大規模なBPRを行うことが困難なケースも少なくない。特に今回の再構築ではデータ入力の適時化・迅速化が大きなポイントとなっていたため、システムの使い勝手を従来と大きく変えるようなことは避けたかった。「その点GLOVIA/SUMMITなら、アドオンを併用することで、ERPパッケージの良さと当社固有のビジネスプロセスとをうまく両立させることができます。これも、採用のポイントとなりました」と原田氏は語る。

GLOVIA/SUMMITによる新会計システムは、2003年6月から無事、本稼働を開始した。

今回の再構築のメリットとしては、まず業務処理の標準化・透明化が実現できたことが挙げられる。「旧システムは長年にわたって改修を続けてきたため、処理の内容がブラックボックス化してしまっている部分がありました。たとえば原価計算の仕組みなどについても、一体どのような基準で処理されているのかが、現場の経理担当ですらハッキリと分からなかったのです」と原田氏は説明する。

そこで、GLOVIA/SUMMITを導入するにあたり、同社では既存の業務処理パターンの洗い出し作業を行った。実際にパターンを洗い出してみると、意外と単純な仕組みで処理されているものも多かったという。「手間と時間はかかりましたが、洗い出し作業を行っただけの甲斐はありましたね。現在では処理の内容はすべて明確化され、財務部門で適確に管理されています。ドキュメントも作成しましたので、将来同様の問題が起きる心配もありません」と原田氏は語る。

構築時に課題となったシステムの使い勝手についても、専用の入力画面を新たに作成することで解決した。会計知識のないユーザーでも、仕訳などを意識することなくデータを投入できる環境を実現。「以前のシステムも同様の作りにはなっていたのですが、多少使いにくい面がありました。しかし、GLOVIA/SUMMITを導入したことで、より使いやすさを向上させることができました」（原田氏）。

最近では、Microsoft ExcelなどのPC用表計算ソフトを使用して、現場の業務部門で使用する帳票類を作成するケースが多い。そこで同社では、こうしたデータもそのまま仕訳として取り込める仕組みもGLOVIA/SUMMITのExcel入力テンプレートを活用して構築。データ投入作業の大幅な効率化に成功した。

会計情報システムと他システムとの連携も、より密接に行えるようになっている。中川氏は「以前も受注・生産関連のシステムとの連携は行っていましたが、連携のタイミングがバラバラで、必要なデータが全部揃うまでにはある程度の時間を要していました。原価実績を見たいと思っても、数日待たなければならなかったのです。それが、現在では各システムにデータが投入されれば、その内容が会計情報システムにもすぐに反映されます。連携していると言う点だけを見れば同じですが、その中身がまったく変わっています」と力強く語る。

財務部門の業務効率も、以前と比べて飛躍的にアップした。原田氏は「データの発生源入力を徹底したことで、月末の締め作業を以前より2日ほど早めることができました。また、締め作業後に月次決算資料の作成作業を行うのですが、これも以前は約1週間かかっていたのが、2日程度でできるようになっています」とにこやかに語る。

2004年3月にはGLOVIA/SUMMIT導入後初の年度末決算を行ったが、この日程も前年に比べて1週間程度短縮できた。正確かつスピーディーな情報開示が求められている現在、こうした先進的な業務環境が実現できた意義は大きい。

各種の業務用資料を作成するスピードなども、従来より格段に向上した。旧メインフレームでは資料作成用の元データが帳票でしか得られなかったため、一度紙に出力したデータを再度手作業で入力する必要があった。しかし、現在では、こうした二度手間は一切必要なくなっている。

「システムに蓄積されたデータをそのまま他の業務に使えるのは、とてもありがたいですね。GLOVIA/SUMMITは『入力は一回』というコンセプトを掲げていますが、そのメリットが十分に発揮されています」と原田氏は続ける。

GLOVIA/SUMMITの機能や処理能力にも、高い評価が寄せられている。「特に検索関連の機能などは、以前からは考えられないほど強力になりました。たとえば試算表検索機能を例に取ると、すべての科目が細目レベルで容易に検索できます。特定の会計データについて内容を詳細に知りたいと思った場合も、データを自在にドリルダウンしていくことが可能です。しかも、システムのレスポンスが早いため、検索結果が表示されるまでの時間も、数秒程度しかかかりません」と原田氏は満足げに語る。

これまでも何度か触れたように、同様の作業を行おうと思ったら、以前は紙の帳票を出力してチェックするしかなかった。今では、こうした作業はまったく行わずに済むようになっている。原田氏は「時間的なムダが減っただけでなく、紙の使用量も大幅に減りましたね」と続ける。

GLOVIA/SUMMITに蓄積された会計データは、財務部門だけでなく、現場の業務部門でも有効に活用されている。「現場にデータを使って貰うことも大きなテーマでしたので、PC用のデータを簡単に作成できるよう、システムのメニューに『Excel出力』という項目を設けました。現場部門ではこの機能で出力されたExcelデータを利用し、自由に分析や加工を行っています」と中川氏は説明する。

実はシステム構築段階では、電子データより従来と同じような紙の帳票でもらった方がいいという意見もあった。しかし、現在ではこうした声はまったく聞かれなくなっている。「実際に自分で活用した結果、紙よりデータの方が使いやすいということが理解されたんですね。エンドユーザー・コンピューティングを推進する上でも、GLOVIA/SUMMITが大いに役立っています」（中川氏）

新基幹システムには多くの富士通製パッケージが導入されており、GLOVIA/SUMMIT以外のGLOVIAファミリ製品も含まれている。新人事給与情報システムに採用された「GLOVIA-C 人事給与パッケージ」がそれである。

「冒頭にもお話した通り、当社では人材を最大の財産と位置づけています。今後も成長を続けていくためには、人材の有効活用を図っていかなくてはなりません。そこで、GLOVIA-Cを導入したのです」と中川氏は説明する。

以前のシステムはあくまでも給与計算のためのシステムであり、人事戦略に役立たせることができなかった。新基幹システムを構築するにあたり、こうした点も改善したいと考えたわけである。中川氏は「年齢や職種、保有している技術・技能などのデータを管理できれば、人材の適正配置を実現することができます。組織の活性化を図っていく上でも、GLOVIAファミリ製品を活用していきたい」と語る。

［図］元帳照会画面のイメージ