I Næstved Kommune i afdelingen for børn og unge har man udviklet en automatisk datarapport baseret på Fujitsus BI-løsning KOMLIS. Det har givet en række fordele.

Det giver mening for alle, både borgere, medarbejdere og ledelse. Socialrådgiver Brian Rasmussen fra Næstved Kommunes afdeling for udsatte børn og unge er ikke i tvivl om, at det nye system, ”Min personlige sagsrapport”, som en medarbejdergruppe har udviklet i Fujitsus BI-løsning KOMLIS til at få overblik over de daglige data, er en stor forbedring for alle involverede.

Et godt eksempel er de børnefaglige undersøgelser, som skal være klaret indenfor fire måneder, fra kommunen får kendskab til et udsat barn.

”Før lavede hver medarbejder sit eget Excel-ark, og risikoen for at overse, hvornår tidsfristen blev overskredet, var stor. Det nye system indeholder de daglige data, og medarbejderen får et visuelt overblik over, præcis hvor mange dage, der er, til tidsfristen bliver overskredet,” siger Brian Rasmussen.

Færre fejl, mere motivation og overblik

Medarbejderne kan selv tilpasse rapporten, så den passer til deres personlige arbejdsrutine. Nogle bruger den til at skaffe sig et overblik over deres sager, andre bruger det til sammen med deres nærmeste leder at være i dialog om arbejdsmængden, eller om hvilken retning medarbejderens arbejde bevæger sig i. ”Min personlige sagsrapport” bliver brugt af omkring 50 medarbejdere.

Rapport-værktøjet er skabt af medarbejderne selv, der sidder med data i det daglige, hvilket adskiller det fra mange andre værktøjer, som udspringer af ledelsen i en organisation. Det er nemlig de enkelte fagpersoner, der får den største umiddelbare værdi ud af ”Min personlige sagsrapport”. Før det nye system blev opfundet og indført, blev de mange indsamlede data udnyttet for dårligt, og det var svært at få medarbejderne til at se værdien i at bruge data som et nyttigt arbejdsredskab.

”Tidligere kunne der for eksempel komme en mail fra en leder om, at man manuelt skulle opgøre et eller andet. Det tog altid en masse ekstra tid, og kvaliteten af opgørelsen afhang helt og holdent af, hvor godt et overblik den enkelte medarbejder havde i forvejen. Med det nye system er alle medarbejdere motiveret til at registrere korrekt fra begyndelsen, fordi det tager udgangspunkt i deres dagligdag, bliver mere overskueligt og giver et brugbart overblik,” siger Brian Rasmussen fra Næstved Kommune.

Nye ideer fra medarbejderne giver bedre arbejdsrutiner

I dag har medarbejderne taget KOMLIS så meget til sig, at de selv kommer med indspark til forbedringer og udvidelse af, hvordan man kan bruge ”Min personlige sagsrapport”. Det seneste eksempel er på børnehandicapområdet. Her fungerer det sådan, at sagsbehandlerne en gang årligt skal følge op på, om behovet for økonomisk støtte til en familie med et handicappet barn er der endnu.

Overblikket har hidtil være mangelfuldt, hvilket resulterede i, at mange familier pludselig, uden varsel, stod uden det økonomiske tilskud, fordi ordningen af sig selv udløb i udbetalingssystemet. En af Brian Rasmussens kolleger spurgte, om KOMLIS ikke kunne bruges til at få samling på de mange data i tide, så sagsbehandlerne kunne nå at følge op, inden tilskuddet pludselig stoppede. I dag har sagsbehandlerne fået bedre overblik og når at følge op i tide.

Det skal give mening for den enkelte

Indførelsen af ”Min personlige sagsrapport” i afdelingen betyder, at det bliver nemmere at holde styr på de interne processer i organisationen, så sagsbehandlerne i stedet kan bruge mere tid på direkte kontakt i form af telefonsamtaler og møder med borgerne. Der bliver også brugt langt færre timer på at rette op på fejl, og ledelsen kan bruge systemet til at planlægge, lægge strategi og få et samlet overblik.

”Det er helt fantastisk, at man har et system som Fujitsus KOMLIS, hvor man samler alle data og kan sammenligne på kryds og tværs. Vi arbejder ud fra det princip, at systemerne skal give mening for den enkelte. Det er afgørende på vores område, hvor i et barns liv og sag, man er, så det er vigtigt for os, at det netop kan tilpasses den enkelte medarbejder,” siger Brian Rasmussen.