Næstved Kommune
I Næstved Kommune i afdelingen for børn og unge har man udviklet en automatisk datarapport baseret på Fujitsus BI-løsning KOMLIS.
Om kunden
Næstved Kommune har ca. 80.000 indbyggere og er Sjællands største kommune målt på areal.
Næstved Kommune har implementeret følgende KOMLIS moduler:
- Økonomi
- HR/Løn og fravær
- Borger
- Overførselsindkomst
- Skole
- Udsatte børn og voksne
- Sundhed
- Ældre
- FLIS
- Logning
Udfordringen
Medarbejderne i Næstved Kommunes afdeling for udsatte børn og unge brugte lang tid på skrivebordsarbejde, som ikke var meningsgivende i forhold til arbejdet med borgerne.
Løsningen
Med Fujitsus KOMLIS system bliver data samlet ét sted. Medarbejderne i afdelingen har med udgangspunkt i KOMLIS skabt et nyt system, som giver overblik og motiverer til at registrere korrekt. Det betyder, at der bliver frigivet tid til den direkte kontakt med borgerne, og at ledelsen har fået et nyt ledelsesværktøj at navigere efter.
”Der bliver brugt langt færre timer på at rette op på fejl, og ledelsen kan bruge systemet til at planlægge, lægge strategi og få et samlet overblik.”
Brian Rasmussen, socialrådgiver i Næstved Kommune
I Næstved Kommune i afdelingen for børn og unge har man udviklet en automatisk datarapport baseret på Fujitsus BI-løsning KOMLIS. Det har givet en række fordele.
Det giver mening for alle, både borgere, medarbejdere og ledelse. Socialrådgiver Brian Rasmussen fra Næstved Kommunes afdeling for udsatte børn og unge er ikke i tvivl om, at det nye system, ”Min personlige sagsrapport”, som en medarbejdergruppe har udviklet i Fujitsus BI-løsning KOMLIS til at få overblik over de daglige data, er en stor forbedring for alle involverede.
Et godt eksempel er de børnefaglige undersøgelser, som skal være klaret indenfor fire måneder, fra kommunen får kendskab til et udsat barn.
”Før lavede hver medarbejder sit eget Excel-ark, og risikoen for at overse, hvornår tidsfristen blev overskredet, var stor. Det nye system indeholder de daglige data, og medarbejderen får et visuelt overblik over, præcis hvor mange dage, der er, til tidsfristen bliver overskredet,” siger Brian Rasmussen.
Færre fejl, mere motivation og overblik
Medarbejderne kan selv tilpasse rapporten, så den passer til deres personlige arbejdsrutine. Nogle bruger den til at skaffe sig et overblik over deres sager, andre bruger det til sammen med deres nærmeste leder at være i dialog om arbejdsmængden, eller om hvilken retning medarbejderens arbejde bevæger sig i. ”Min personlige sagsrapport” bliver brugt af omkring 50 medarbejdere.
Rapport-værktøjet er skabt af medarbejderne selv, der sidder med data i det daglige, hvilket adskiller det fra mange andre værktøjer, som udspringer af ledelsen i en organisation. Det er nemlig de enkelte fagpersoner, der får den største umiddelbare værdi ud af ”Min personlige sagsrapport”. Før det nye system blev opfundet og indført, blev de mange indsamlede data udnyttet for dårligt, og det var svært at få medarbejderne til at se værdien i at bruge data som et nyttigt arbejdsredskab.
”Tidligere kunne der for eksempel komme en mail fra en leder om, at man manuelt skulle opgøre et eller andet. Det tog altid en masse ekstra tid, og kvaliteten af opgørelsen afhang helt og holdent af, hvor godt et overblik den enkelte medarbejder havde i forvejen. Med det nye system er alle medarbejdere motiveret til at registrere korrekt fra begyndelsen, fordi det tager udgangspunkt i deres dagligdag, bliver mere overskueligt og giver et brugbart overblik,” siger Brian Rasmussen fra Næstved Kommune.
Et par hurtige gevinster
Eksempel 1: ”Før lavede hver medarbejder sit eget Excel-ark, og risikoen for at overse, hvornår en tidsfrist blev overskredet, var stor. Den analyse, vi har opsat i KOMLIS, indeholder de daglige data, og medarbejderen får et visuelt overblik over, præcis hvor mange dage, der er, til tidsfristen bliver overskredet.”
Eksempel 2: ”Med de nye analyser er alle medarbejdere motiveret til at registrere korrekt fra begyndelsen, fordi det tager udgangspunkt i deres dagligdag, bliver mere overskueligt og giver et brugbart overblik.”
Brian Rasmussen, socialrådgiver i Næstved Kommune
Nye ideer fra medarbejderne giver bedre arbejdsrutiner
I dag har medarbejderne taget KOMLIS så meget til sig, at de selv kommer med indspark til forbedringer og udvidelse af, hvordan man kan bruge ”Min personlige sagsrapport”. Det seneste eksempel er på børnehandicapområdet. Her fungerer det sådan, at sagsbehandlerne en gang årligt skal følge op på, om behovet for økonomisk støtte til en familie med et handicappet barn er der endnu.
Overblikket har hidtil være mangelfuldt, hvilket resulterede i, at mange familier pludselig, uden varsel, stod uden det økonomiske tilskud, fordi ordningen af sig selv udløb i udbetalingssystemet. En af Brian Rasmussens kolleger spurgte, om KOMLIS ikke kunne bruges til at få samling på de mange data i tide, så sagsbehandlerne kunne nå at følge op, inden tilskuddet pludselig stoppede. I dag har sagsbehandlerne fået bedre overblik og når at følge op i tide.
Det skal give mening for den enkelte
Indførelsen af ”Min personlige sagsrapport” i afdelingen betyder, at det bliver nemmere at holde styr på de interne processer i organisationen, så sagsbehandlerne i stedet kan bruge mere tid på direkte kontakt i form af telefonsamtaler og møder med borgerne. Der bliver også brugt langt færre timer på at rette op på fejl, og ledelsen kan bruge systemet til at planlægge, lægge strategi og få et samlet overblik.
”Det er helt fantastisk, at man har et system som Fujitsus KOMLIS, hvor man samler alle data og kan sammenligne på kryds og tværs. Vi arbejder ud fra det princip, at systemerne skal give mening for den enkelte. Det er afgørende på vores område, hvor i et barns liv og sag, man er, så det er vigtigt for os, at det netop kan tilpasses den enkelte medarbejder,” siger Brian Rasmussen.
KOMLIS (Analyse, indsats, effektmåling og ledelsesinformation)
- Styringsmæssigt overblik og bedre grundlag for strategiske beslutninger – nu også med:
- Indtægtsoptimering.
- De dyreste familier (TOP 50).
- Sammenhæng mellem økonomi, mængder/helårspersoner, aktivitet, indsats og effektmåling – herunder fremdrift.
- Synliggør registreringspraksis, god/dårlig kultur, ledelsesperspektiver m.v.
- Nedlæg regneark og tunge manuelle processer.
- Undgå myter - faktuel og hurtig status om resultater.
- Få ny viden og indkreds problemstillinger.
- Genbrug data til andre formål, fx GIS.
- Én sammenhængende løsning – på tværs af alle fagområder.
- Opleves meget brugervenligt - analyseskabeloner udveksles med øvrige KOMLIS kommuner.
Lad os få din organisation sikkert i mål
Kontakt os for et uforpligtende møde