Portugal Secretaria-Geral do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior organiza-se com smartDOCS®

A Fujitsu Services anuncia a implementação da solução de gestão documental smartDOCS® na Secretaria-Geral do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior. Após ter detectado a necessidade de uma solução que lhe permitisse avançar para uma organização de documentos mais completa e acima de tudo uma utilização fácil e intuitiva, a Secretaria-Geral do Ministério optou pela solução de gestão documental da Fujitsu.

“Possuíamos um sistema de gestão documental muito deficiente, ainda em Lotus Notes, que não tinha pesquisas desenvolvidas e acabávamos por nunca ter a certeza de onde se encontravam os documentos. Era uma situação verdadeiramente dramática e estava desenhada de uma forma que todos os documentos iam parar ao gabinete do Secretário-Geral”, salientou a responsável pela implementação da solução da Secretaria-Geral do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior. ”Por isso mesmo, a necessidade de um sistema partilhado, fiável e que oferecesse a garantia de uma pesquisa rápida, era premente”.

Em produção desde Junho de 2004, a implementação do smartDOCS® permitiu à Secretaria-Geral do Ministério conquistar uma maior organização a nível interno, assim como uma maior rapidez na pesquisa, poupando tempo e garantindo que todos os documentos são arquivados nos locais correctos, possibilitando a sua localização de forma eficaz, quando necessário. Além disso, o smartDOCS® também permite à Secretaria-Geral do Ministério emitir notificações sobre prazos de actuação expirados, alertas associados a anotações ou registos enviados por outros, subscrições, permitindo que o utilizador seja notificado sempre que existam alterações a um documento ou a digitalização em lote de documentos com número variável de páginas, respeitando as páginas de cada documento, entre outras funcionalidades.

“A questão é que sabemos que podemos confiar no smartDOCS® para localizar todos os documentos. A escolha da Fujitsu está directamente relacionada com o facto de o smartDOCS® ser uma solução inovadora a nível tecnológico, sendo um dos sistemas de gestão documental mais amigáveis a nível de utilização, como também devido a ter-se estabelecido uma relação de parceria, que ainda agora se continua a desenvolver”, afirmou a responsável pela implementação.