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  6. 横須賀市様 ‐ MCWEL 介護保険システム ‐

きめ細かい入力支援機能とアラート表示機能により業務負荷を軽減、問い合わせ対応の質を大幅アップ

横須賀市様 MCWEL 介護保険システム

神奈川県南東部、三浦半島に位置する人口41万の中核市・横須賀市様は、2010年からMCWEL介護保険システム(以下、MCWEL)の運用を開始。操作初心者の入力作業を支援するきめ細かい機能、被保険者の最新状況をアラート表示する機能、審査会用報告書の作成支援機能などを活用。業務の大幅効率化と利用者サービスの向上を実現しています。

[ 2014年3月27日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体
ソリューション 介護福祉ソリューション
製品 MCWEL 介護保険システム V2 統合版

横須賀市介護保険課様では、カスタマイズを重ねた結果、SEによる複雑な管理を必要とするようになっていた旧システムをMCWELに更改し、2012年の介護保険制度改正にもスムーズに対応。システム操作の初心者に分かりやすい入力支援機能などを利用し、介護保険業務負荷のピーク時にも余裕をもって対応できる環境を整えました。また、被保険者の各種情報を容易に確認できるアラート表示機能などを駆使することにより、問い合わせ対応のスピードをアップし、住民サービスレベルの向上に努めています。

【課題と効果】
1 被保険者などからの問い合わせへの対応を、よりスムーズに行う必要があった

検索機能により問い合わせ対象者の特定が容易となった。被保険者の納付や資格状況のアラート表示機能により問い合わせ対応が円滑化。被保険者対応業務の質が向上
2 各種計算業務にかかっていた負荷を軽減したい

保険料本算定の処理がスピードアップした結果、検証・修正作業により多くの時間を充てられるようになった。認定調査委託費の自動計算、審査会報告書作成業務におけるマスク処理の自動化などにより業務負荷が大幅に軽減

システムの選定について

システムを更改することになったきっかけについて、お聞かせください

以前のシステムは、2005年、ホストコンピュータのオープン化に合わせて新規構築したものでした。しかし介護保険制度がスタートした2000年から運用していたシステムを継承したため、バッチ処理スピードの遅さや、画面展開の複雑さなどが課題となっていました。

またパッケージにいろいろなカスタマイズを加えてきた結果、横須賀市固有のシステムのようになってしまい、ベンダーも管理しきれない状態になっていたと思います。担当SEが常に張り付いて、何か問題があれば頑張ってもらう状態でした。

また、法改正への対応が重なることでシステムが複雑化し、改修コストもかかるようになっていました。そのシステムから5年が経過し、次期システムを検討することになりました。その際に重点を置いたのは、カスタマイズを抑えたパッケージで運用できるシステムの導入です。プロポーザルを行い、評価することで納得のいくベンダーを選定することができました。

MCWEL採用の理由について、お聞かせください

各ベンダーのシステムを導入している団体の視察に行ったり、各社のデモを何度も見たうえで仕様書を作成しました。提案コンペの際には、価格競争だけにならないよう、金額は最後まで提示させず、1社あたり1週間ほど時間をかけて精査しました。その結果、本市の運用にはMCWELが最適であり、今後のパートナーとして富士通がベストであるとの結果に至りました。

MCWELについては、どのような印象をお持ちになりましたか

初めて操作する人にとって、分かりやすいシステムという印象を受けました。最初に見たときには、「メニュー画面に、かなりたくさんの情報が盛り込まれていて細かいな」と思いました。しかし細かい要素が盛り込まれている割に、目的の画面に切り替えやすそうだということが分かってきました。

例えば保険料の担当者であれば保険料の業務に関する画面に遷移しやすい、認定の業務についても同様に関連画面に入りやすいのとの印象を受けました。

運用を始めてすぐ、二つの使いやすさに気づきました。一つはMCWEL独特の機能、「お気に入り登録」でした。よく使う画面を登録しておけば、1クリックでダイレクトに画面遷移できるので、他の部署から異動してきた人でも短時間で操作に慣れることができるなと思いました。欲を言えば、お気に入りの並べ替えが可能になるといいと思います。現在は登録した順にしか並べられないのです。

もう一つは、入力時、必須項目の入力を忘れると必ず警告メッセージが表示されることです。入力漏れがなくなり、結果的に入力作業がスムーズに運びそうだと感じました。これらの機能により、不必要な画面を開かずに作業が進むのではないかとの印象を受けたのです。実際には、大体1、2画面の展開で業務を処理できていると思います。

システムの移行/導入にあたって

新システムへの移行に際しては、どのような点に留意されましたか。またシステム移行がスムーズに運んだ理由をお聞かせください

横須賀市特有の事情に応じて手を加えた部分はありましたが、そういった部分と業務をパッケージシステムに合わせていく部分とを、富士通としっかり精査し、カスタマイズを最小限に抑えることができました。

旧システムから新システムへ更改直後から運用が安定するまでの1年ぐらいは、どのベンダーを選択していても発生することと覚悟していたことですが、移行漏れなどの不具合はありました。しかし、トラブル発生から問題解決までは迅速に対応していただき、思っていたよりも早くトラブル発生の頻度が収束していったと感じています。その点では不安が払拭され、信頼感も高まりました。

MCWEL介護保険システム導入による効果

新システム導入後、業務はどのように効率化しましたか

介護保険課全体として、MCWEL導入により問い合わせ対応時のサービスレベルがアップしたと思います。保険料、認定、給付の業務ともに、ご利用者から電話で問い合わせを受けたときには、まずご本人なのか、ご家族なのか、あるいは立会人なのかを特定する必要があります。被保険者番号をお伝えいただければすぐに確認できるのですが、お手元に番号を控えていないこともあります。

お名前や住所をうかがっても、ご高齢者では発音が不明瞭で聞き取りにくいことも少なくありません。そういう場合、MCWELの検索機能を使うと、例えば名前と住所の一部や生年月日、電話番号や被保険者番号の情報により、誰からの問い合わせかを特定することができます。以前は特定までに時間を要し、肝心の問い合わせ対応までたどり着く前にご利用者が感情を害されてしまうこともありましたが、そういったケースは大幅に減りました。サービスの質が向上したと思います。

保険料係では、どのような導入効果があったのでしょうか、お聞かせください

横須賀市 介護保険課(保険料係) 田中 氏の写真

横須賀市 介護保険課(保険料係)
田中 氏

検索対象の方の状態をアラート表示してくれる「情報アイコン」は使いやすいですね。保険料に関しては滞納があったり適用除外に該当すれば画面に表示されますし、住所地特例に関する資格管理情報も表示されるようになりました。同一のご利用者であれば、画面遷移した場合もこれらの情報アイコン表示がついて回る点も便利ですね。

保険料業務での最大の導入効果は、やはり年度初め6月の本算定の検証時間をしっかり確保できるようになり、余裕が生まれたことです。以前は算定処理に1日程度を費やしていましたが、MCWEL導入後はサーバが新しくなった影響もありますが、算定処理が数時間程度に短縮されたので、検証作業にたっぷり時間をかけられるようになりました。検証で不具合を発見し、再処理の必要が出てきた場合にも余裕を持って対応できると思います。横須賀市の場合、保険料算定対象者が約11万人おり、今後も増加が見込まれる中、限られた職員で対応しなければなりませんので、助かっています。

認定係・調査係においては、どのような導入効果がありましたか

横須賀市 介護保険課(調査係) 井出 氏の写真

横須賀市 介護保険課(調査係)
井出 氏

横須賀市 介護保険課(認定係) 石川 氏の写真

横須賀市 介護保険課(認定係)
石川 氏

認定調査票の印刷作業と、読込作業が大幅に効率化されました。以前の印刷作業では、調査票の専用紙を外部の業者に印刷してもらい、その用紙上に必要な事項を打ち出していました。新システムのMCWELでは通常用紙から印刷できるので、2回の印刷工程が1回になり、印刷委託費も削減できました。

また以前は、委託先によって異なる訪問調査員の調査費用の手計算が大きな負担になっていましたが、新システムでは自動計算されるので、煩雑な計算業務から解放されました。さらに、医師からの意見書の読み込みと審査会用報告書の作成業務も大幅に効率化されました。意見書はOCRによって読み込まれ、手入力部分についてもそれぞれ色分けされているので、読込作業はたいへんスムーズになりました。

審査会用報告書の作成業務については、従来は個人情報を伏せるためのマスク処理などに時間を要していました。MCWEL導入後は、システムで用意されている帳票は自動的にマスク処理されて印刷されるようになりました。横須賀市の場合、審査会はほぼ毎日、2合議体が開催され、審査案件は合わせて80件以上にもなるので、たいへん助かっています。

「情報アイコン」は、認定係の業務でもやはり重宝しています。ご利用者から要介護情報の照会があったときなど、特記内容が自動的にポップアップ表示されるので、素早く的確にお答えできるのです。また、検索中に誤って被保険者名をクリアしてしまった場合など、直近に入力した被保険者名がプルダウン表示されるオートコンプリート機能もよく使っています。

給付係では、どのような導入効果が得られていますか

横須賀市 介護保険課(給付係) 中嶋 氏の写真

横須賀市 介護保険課(給付係)
中嶋 氏

国保連(国民健康保険団体連合会)と認定者の情報を連携する業務が改善されました。以前のシステムでは、認定の申請をして却下となった事例について手作業で確認する必要があり、受給者異動連絡票情報から漏れるケースがありました。万一漏れると、事業者の請求が通らないというトラブルが発生してしまいます。MCWELでは、そうしたケースについても考慮され、漏れの可能性がゼロになったので、同様のトラブルが全くなくなりました。

また従来、送付した受給者異動連絡票情報の確認は、国保連から受領したテキスト形式の受給者台帳データをテキストエディタで開いて確認していましたが、MCWELでは画面上で送付した受給者異動連絡票情報を被保険者ごとに確認できるようになりました。給付係の作業は月初めに集中し、確認作業に追われていましたが、作業負荷が大幅に軽減されました。

MCWELへの期待

今後、富士通ならびにMCWELに、どのような期待、ご要望をお持ちでしょうか

これまで通り、サポートを継続していただくことを望んでいます。MCWELは「成長するパッケージシステム」をコンセプトに掲げていますね。実際に、使い勝手をこのように改善できないだろうか、といった要望を伝えると何らかの返事をいただけます。「今は対応が難しいですが…」といった回答が返ってくる場合もありますが、案件が長期にわたって放置されることはありません。最近では、高額介護サービス費の戻入機能が加わることになり、現在検証中です。当市で要望した機能ではありませんが、この機能を利用することによって作業の効率化が図れます。ユーザーの声が開発チームに届いているなと感じています。

2015年度には給付関係の改正、さらに番号制度の導入も予定されています。地方公共団体としては、1日でも早く制度改正に関する正確な情報を入手し、スムーズに住民サービスにつなげる対応が求められます。富士通には前回の2012年度の法改正時と同様、スピーディーな情報収集と適切なシステム改修を期待しています。

左より 中嶋氏、石川氏、井出氏、田中氏の写真
左より 中嶋氏、石川氏、井出氏、田中氏

【横須賀市様 概要】
所在地 神奈川県横須賀市小川町11
代表者 横須賀市長 吉田 雄人
人口 40万9,340人(16万5,251世帯)(2014年1月1日現在)
職員数 3,157人(2013年4月1日現在)
1号被保険者数 11万6,453人(2014年1月31日現在)
ホームページ http://www.city.yokosuka.kanagawa.jp
横須賀市のご紹介

観音崎灯台国際港湾都市・横須賀市は、神奈川県の南東、三浦半島の中央部に位置し、東は東京湾、西は相模湾に面し緑豊かな自然に恵まれています。三浦半島をとりまく海には暖流黒潮が流れ、冬は暖かく夏は涼しく、気温の変化も少ないなど過ごしやすい気候環境が特長です。

よこすかポートマーケット横須賀市はまた、歴史とふれあう名所にも恵まれ、ペリーが来航した浦賀港、日露戦争時の連合艦隊旗艦を保存した三笠公園、日本最初の洋式灯台として1869(明治2)年に点灯した観音崎灯台などは人気の観光スポットとなっています。最近では、日本を紹介する旅行ガイド「ミシュラン・グリーンガイド・ジャポン」(ミシュラン発行・フランス語)に三浦半島が二つ星、観音崎が一つ星として掲載されたこと、東京湾や相模湾の恵まれた環境で育った、新鮮で豊富な魚介類が味わえる地産地消の新たな拠点、「よこすかポートマーケット(Yokosuka Port Market)」が話題を呼んでいます。

横須賀三大グルメ横須賀で有名なのはなんと言っても「よこすか海軍カレー」。街をあげて『金曜日はカレーの日』として、多くのお店で各種サービスや割引を受けられます。また、ご当地グルメファンの間で今話題になっている「ヨコスカネイビーバーガー」は、米海軍から提供された伝統的なレシピを基に作られています。横須賀の町を歩くと、各店でこだわりのバンズやトッピングを使った異なる美味しさのネイビーバーガーに出会えます。デザートにチェリーとクリームチーズをふんだんに使った「ヨコスカチェリーチーズケーキ」も人気です。

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