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  6. 山形市様 ‐ IPKNOWLEDGE 内部情報ソリューション ‐

トップの率先した活用で電子決裁率98%を実現。業務効率化により市民サービスの向上を図る

山形市役所 庁舎外観

山形市様 IPKNOWLEDGE内部情報ソリューション

行政における幅広い業務に対応し、「使いここち」を追求すると同時に日々の事務作業の効率化を実現する「IPKNOWLEDGE V3」。文書管理、庶務事務、電子決裁の複数業務を一括してご採用、ご導入いただきました山形県山形市様に、ご導入の経緯およびそのプロセス、ご利用後の評価についてインタビューいたしました。

[ 2016年2月1日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体
ソリューション 内部情報ソリューション
製品 IPKNOWLEDGE V3

山形市様は、取り巻く情報化の動向や同市における情報化の課題を踏まえ、「市民の利便性の向上」「行政内部の情報効率化」「安全・安心のための基盤づくり」を基本目標として、様々な情報化施策を推進しています。その一環として「IPKNOWLEDGE V3」文書管理、庶務事務、電子決裁を一括導入。わずか半年で電子決裁率98%以上を実現するとともに、内部事務処理の軽減、業務の効率化といった効果が現れています。

【課題と効果】
1 紙ベースの決裁による意思決定の遅れを解消したい

電子決裁の導入により、紙を運ぶ手間を減らし、確認作業を容易にすることで、決裁の迅速化を実現
2 紙の文書を削減し、部門ごとに扱いの異なる管理方法を統一して適切な文書管理を行いたい

文書管理システムの導入により、文書を電子化し、一定のルールでの運用管理を実現。文書の照会にかかる時間を短縮
3 勤怠管理、申請や届け出などにかける手間を軽減したい

庶務事務システムの導入により、申請や届け出などの業務負荷を軽減。タイムレコーダーとの連動で出退勤、時間外、休暇申請などの集計を自動化し、担当者の業務を効率化

新システム導入の経緯

新システムを導入した経緯についてお聞かせください

山形市 企画調整部 情報企画課 課長 大城 啓 氏の写真

山形市 企画調整部
情報企画課 課長
大城 啓 氏

山形市は、2013年度から2016年度までのICT化を推進するための計画として、2013年1月に「山形市電子市役所推進計画2013」を策定しました。この計画では、基本目標の一つに行政内部事務の効率化を掲げており、業務の標準化と情報システムの全体最適化を実現する施策として文書管理システムの構築、庶務事務システムの構築、財務会計システムの再構築などを謳っています。

この計画に基づき、2013年10月に副市長を委員長とする電子情報処理推進委員会を開催し、2015年4月に新システムを稼働することを決定しました。導入にあたっては、公募型プロポーザル方式によって、文書管理、庶務事務、電子決裁、財務会計の各システムを一括導入することになりました。

一括導入を決めた理由は、システム導入の経費を削減し、最大限の費用対効果を得ることです。財務会計システムが更新時期を迎えていたため、そのタイミングに合わせて、全国の自治体で標準的に利用されている文書管理システム、庶務事務システム、電子決裁を同時に導入することで、内部事務処理に関わる業務を電子化し、市民サービスの向上を図ろうと考えました。

新システム選定を振り返って

新システムの導入を検討するにあたり、どのような点に配慮したかをお聞かせください

山形市 企画調整部 情報企画課 課長補佐 真島 一範 氏の写真

山形市 企画調整部
情報企画課 課長補佐
真島 一範 氏

導入決定から運用開始までの期間が非常に短く、その中で複数システムの導入を検討し、様々な意思決定を行うのは大変な作業でした。システムごとに業務主管課が異なっていましたが、効率的にシステム化を推進するには部門間での連携および調整が重要です。そのために、部門を超えて組織横断的に取り組めるような体制を整えました。

また、複数システムの導入により一気に電子化に移行すると、職員に非常に大きな負担がかかります。そのため、電子化のメリットを享受できるように、事務処理方法の見直しを図り、職員への負担を極力減らすように配慮しました。

新システムの選定において重視したポイントについてお聞かせください

一番重視したのは、短期間でのシステム構築を可能にするために、カスタマイズを必要最低限に抑え、安定運用が可能なパッケージを導入することでした。
あわせて、職員の負担を軽減できるシステムであることも重視しました。

IPKNOWLEDGE V3を選定した理由をお聞かせください

山形市 総務部 行革推進課 行政経営係長 後藤 好邦 氏の写真

山形市 総務部
行革推進課 行政経営係長
後藤 好邦 氏

山形市の各種計画を詳細に分析したうえで各システムをどのように活用するか、具体的な方策を提示されたことが最大の選定理由です。

また、カスタマイズを必要最低限に抑えるという方針に対し、IPKNOWLEDGE V3は基本パッケージで幅広い業務に対応可能であり、豊富な機能を備えていることが決め手になりました。基本機能にDocuWorksとの連携機能があったことも大きなポイントです。

文書管理システムについては、紙の文書から電子文書へと職場文化が大きく変わることについて丁寧な提案がありました。どの範囲まで電子化するか、導入によりどのような事務改善が可能か、推進体制をいかに確立するかなど、追加提案である電子化コンサルにおいて具体的な説明があったことも採用への後押しになったと思います。

これらの理由に加え、プロポーザル時の提案の内容が整理されており、とても良かったことが挙げられます。誠実でわかりやすく、質問にも的確な回答がありました。プロポーザルにおける提案書も優れており、導入によってどのような改善が可能か一連のストーリーとしてまとまっていて、私たちが知りたいことがきちんとわかる内容になっていたことを高く評価しました。

新システム導入を振り返って

新システムの導入プロセスにおいて苦労したこと、導入の成功につながったことをお聞かせください

契約から稼働までわずか8か月しかなく、時間との戦いの中でシステム構築と運用ルールの整備を行わなければなりませんでした。そのような状況において、例えば、出退勤時の打刻情報をどのように運用するかなど、システムの導入によってこれまでの勤務条件および業務の内容にどういった変化が生じるのか、あるいは変化させないためにはシステムでどのような対応が可能なのかを確認することに苦労しました。一方、100か所を超える市有施設において、関係機材をどう設置するかといった調整作業にも少なからぬ時間が割かれました。

また、各種運用マニュアルやFAQをしっかり整備したいと思っていましたが、多忙を極める状況ではどうしても後手に回らざるを得ませんでした。稼働直前に作成したものの、山形市にとって内部事務処理システムは未知のシステムであったこともあり、稼働後に一般職員の指摘等により手直しのうえ完成形となる状況もありました。

最も大変だったのは、これまで定着していた紙の文化から電子決裁などの新しい文化に変わることに対して職員が抱えていた困惑や抵抗感を払拭することでした。そのため、システム導入に関わる業務主管課が中心となって、説明の機会を多く設けるように工夫しました。例えば、電子決裁の検討会では、各課の代表者を招いて電子化によって業務内容が変わることを説明し、意見を伺い、疑問に応える形で現場の理解に努めました。消防署や教育委員会配下の組織など変則的な事務処理が求められる部署にも個別に対応を図りました。このように業務内容が類似している部門単位で何回かに分けたのがポイントで、仕事の特徴に合わせた説明ができたことに効果があったと思います。また、稼働3か月前には業務主管課が中心となり、すべての職員に向けてオリエンテーションを行いました。システムを導入することの意義や運用については山形市の業務担当者が説明し、機能や操作に関する説明は富士通のインストラクターからと、両方の視点で説明を実施したのがポイントです。このような機会を設けることで、今後の事務処理は全庁的に変わっていくことを全職員に浸透するように努めました。

これらの説明は、市長と副市長に対しても個別に時間を設け同様に行いました。実際にシステムを操作していただきながら今後の方向性やシステムの意義を理解してもらった結果、トップダウンで電子決裁が推進されるようになりました。
このような説明会や研修、そしてヘルプデスクの設置運営にあっては、富士通の全面的なバックアップをいただき、効果的に対応することができました。

新システムの導入効果

IPKNOWLEDGE V3の導入により得られた効果についてお聞かせください

電子決裁率に関しては、システムが稼働してから半年の時点で、システムを使う場合は98.5%、システムを使わないものを入れても94.1%を達成しました。稼働当初から、副市長が「電子決裁以外は決裁しない」と明言し、紙による決裁文書に対しては実際に差し戻ししたことで、電子決裁による運用が画餅になることなく急速に根付いたのだと思います。決裁にかかる時間も短縮しました。簡易的な決裁でも、これまでは数日かかっていましたが、今では日をまたぐことが稀になり、作業が楽になったと感じている職員も少なくありません。

庶務事務については、システム化により出勤簿の管理が容易になるとともに、休日や時間外勤務の申請や集約について大幅な省力化ができました。文書管理については、電子化した文書の検索が容易になり、既存の文書を複写して起案する機能がとても便利で、活用されているようです。文書をDocuWorksに変換する使い方も定着しつつあり、積極的に活用を推進している部門もあります。ペーパーレス化については、徐々にではありますが進み始めています。

システム導入に際し、副市長からは「新しいシステムに合わせて仕事のやり方を変えなさい」と再三指示が出されていました。その効果が出てきたようで、様々な事務改善が図られているようです。

今後の展開

IPKNOWLEDGE V3を今後どのように活用していきたいかお聞かせください

来年、財務会計システムの稼働に合わせて、請求書を電子化して決裁することにしました。庶務事務、文書管理、財務会計のいずれのシステムもまずは電子決裁を徹底し、最終的に電子決裁率100%を目標に利用を推進し、電子情報化を推進していきます。今後システム利用の習熟度を上げていき、電子決裁率を高いまま維持できれば、仕事の質が向上し、さらなる業務の効率化につながると考えています。

文書の電子化については、山形市で扱う紙文書の量が多いことや、簡単には電子化できない種類のものもあることから、急速には広まらないかもしれません。しかし、決裁処理に合わせて添付書類の電子化が浸透していくにつれ、さらにペーパーレス化が進み、数年後には文書の検索や廃棄などの作業に関して大きな効果が見えてくると思います。

稼働当初には、システム利用に関する問い合わせが1日に何件もありましたが、半年が経った現在では落ち着いてきました。それでも、利用や運用に関して戸惑うことがあります。他の自治体の事例やFAQなどの情報を参考に、より便利に活用していきたいと考えています。

富士通へのご要望やご期待があればお聞かせください

事前に必要な要件を徹底的に洗い出してシステムを構築しても、使ってみて初めてこの機能はこう変えたい、こうすれば使いやすいのではといった要望や意見が出てきます。山形市だけでなく他の自治体から出された要望や意見を取り入れて、より良いシステムにしていただきたいと思います。全国の自治体におけるシステム化、電子化の普及のためにも、ぜひお願いしたいところです。

一例としては、半年以上が経過し、システム操作についての問い合わせも大分少なくはなっていますが、いまだにあるのは、回付中の文書の訂正・差し戻しに関する問い合わせです。特に回付先が多い文書は訂正を求められることも多く、差し戻しも複雑になるのですが、訂正があることを前提とした工夫が必要かと思われます。

導入時のサポートに関しては、とても満足しています。ご担当いただいた皆さんのフットワークが非常に軽く、システム構築に限らず、オリエンテーションや研修にも多大な協力をしていただきました。システム稼働後に市長選挙による市長、副市長の交代という長期間において頻度が少ない対応もありましたが、決裁ルートの再設定等きめ細やかにサポートしていただきました。システムの利用が進むにつれ、さらにいろいろな課題が出てくると思いますので、今後も同様のサポートをお願いします。

左から、山形市 後藤氏、五十嵐氏、大城氏、真島氏、遠藤氏 の写真
左から、山形市 後藤氏、五十嵐氏、大城氏、真島氏、遠藤氏

【山形市様 概要】
所在地 山形県山形市旅篭町2-3-25
代表者 山形市長 佐藤 孝弘
人口 252,632人(101,124世帯)(2015年10月1日現在)
職員数 2,307名(2015年4月1日現在)
ホームページ http://www.city.yamagata-yamagata.lg.jp/Open a new window
山形市のご紹介

山形市は、東の奥羽山脈、西の出羽丘陵に囲まれた扇状地で、市域の約56.1%を森林が占め緑にあふれています。四季の移り変わりが鮮やかで、季節ごとの気候や植物、景観とともに、豊富な山菜や農産物を楽しむことができます。産業としては、稲作、野菜や果物など豊かな自然を活かした農業のほか、古くからの城下町・商人町・職人町の特質を受け継いだ商工業が盛んです。
温泉や樹氷で知られる蔵王や松尾芭蕉が「閑さや岩にしみ入る蝉の声」と詠んだ山寺(宝珠山立石寺)をはじめ、重要文化財である市郷土館(旧済生館)や文翔館(旧県庁および県会議事堂)など市街地にも観光名所が多く、山形花笠まつりや日本一の芋煮会などの行事には多くの観光客が訪れています。
さくらんぼやラ・フランスに代表される果物や山形牛、そばなど美味しいものもたくさんあり、一人あたりのラーメンの消費量は日本一となっています。

山形花笠まつり

日本一の芋煮会フェスティバル

はながたベニちゃん

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