GTM-MML4VXJ
Skip to main content
  1. ホーム >
  2. サービス >
  3. 業種/業務 >
  4. 自治体 >
  5. 導入事例 >
  6. 国立大学法人 山形大学様 ‐ IPKNOWLEDGE 人事給与システム‐

人事給与システムを更改し、業務効率が大幅に向上財務会計システムとの連携により、約3日要していた作業を3時間に短縮

国立大学法人 山形大学様 IPKNOWLEDGE 人事給与システム

IPKNOWLEDGE 人事給与システムを導入し、財務会計システムへのデータ取り込み業務、年末調整業務を大幅に効率化した山形大学様の総務部人事課を訪問。導入効果の詳細、今後のシステム活用についてお話をうかがいました。

[ 2014年4月30日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 国立大学法人
ソリューション 内部情報ソリューション
製品 IPKNOWLEDGE 人事給与システム

山形大学様では、国立大学向けに特化した人事給与システムを運用していました。財務会計システムへの人件費データの取り込みを手作業で行っていたため、ツールソフトの操作、仕訳、入力データのチェック作業などが大きな作業負荷となっていました。

また、年末調整業務においてもデータの市町村送付、全職員への事前確認書送付業務などを効率化する余地がありました。これらの課題を解決するため、人事給与システムの更改に踏み切った同大学は、IPKNOWLEDGE 人事給与システムを選定、導入。様々な導入効果を得ています。

【課題と効果】
1 人件費データを財務会計システムに連携させる際の手作業を省力化したい

人事給与システムと財務会計システムを連携することで業務を効率化。今まで3日程度かかっていたデータの受け渡しを、約3時間に短縮できた
2 年に1度の年末調整の作業負荷を軽減したい

手作業で行っていた源泉徴収の事前確認書の生成が自動化され、業務効率が大幅に向上。時間外勤務時間が削減できた
3 給与から控除する個人ごとに異なる項目や不定期に発生する入試手当などを、明細に項目ごとに表示したい

明細項目を自由に設定できるようになり、控除費目や手当てなどの明細が表示できるようになり、職員が支給内容を把握しやすくなった

新システム導入の経緯

今まで運用していたシステムを更改されたきっかけ、また前システムが抱えていた課題などについてお聞かせください

山形大学 総務部人事課 係長 小野 秀勝 氏の写真(所属、役職は2014年3月時点)

山形大学 総務部人事課 係長
小野 秀勝 氏
(所属、役職は2014年3月時点)

前システムは国立大学の人事給与業務に特化されたもので、契約満了の2012年度まで5年にわたって運用していました。契約更新という選択肢もありましたが、他社のシステムを評価・検討してみるべきではないかと考え、政府調達の手続きを経て入札募集することになりました。そして契約満了1年前にあたる2011年度から仕様策定に取りかかりました。

前システムにおけるもっとも大きな課題は、月々の人件費データを財務会計システムへ連携させるところに手作業が介在していたことです。連携作業の手順としては、学部ごとに送られてくる人件費データをまとめるためにシステムに入力し、ここからCSVのデータを取り出し、仕訳・加工したうえで財務会計システムに渡していました。加工とは、Accessで作成したツールを介して、財務会計システムの形式にコンバートすることです。この工程でしばしばトラブルが発生し、その対応に手間がかかっていたのです。

トラブルは主に二つの原因によるものでした。一つは、仕訳作業のミスです。大学予算にはいろいろな種類があり、各データを対応する予算に仕訳なければなりません。正しく仕訳ができているかのチェックに時間もかかりますし、誤って仕訳された場合、会計部門から修正を求められることになり、その作業にまた多大な時間を要していました。

もう一つの原因は、コンバートされたデータにミスが紛れ込むことです。例えば、各学部から送られるデータに、大文字・小文字の不統一があったり、余計な1文字が入り込むといった細かいことです。コンバート用のツールは、職員が独自に作成したものなので、ミスが入り込んだデータをそのまま加工しており、財務会計システムに取り込む過程で読み込みエラーが発生し、その都度、修正対応しなければならなかったのです。ある程度コンバートプログラムを理解した者であれば、原因をたどって修正をかけ、読み込みを再開できるのですが、異動してきたばかりの職員などは、なかなかエラーの原因を突き止められず、手間取ることがありました。

このように給与システムからデータを抜き出し、財務会計システムに入れるデータの加工を人手に頼っていたため、ミスの修正などの作業負荷が高まっていたのです。総務部人事課は総勢10人、そのうち給与業務に携わっているのは6人です。月次決算期はいつも作業に追われていますが、年度末から年度初めは、さらに人事データの更新作業も加わり、業務負荷はピークに達していました。

年度末業務のほか、作業負荷が高い業務はありましたか

年末調整業務が大きな作業負荷となっていました。とくに大変だったのは、職員および関係者に扶養の状況など前年の情報をお知らせする年末調整確認書の作成です。これもシステムから引き出した扶養者情報を、Accessで作ったツールに入れるという作業を行っていました。毎年11月から年末に作業が集中し、確認書の枚数も3,000人分ほどありました。

さらに、年末調整の申請書を提出してもらう1月には、旧システムに入っている前年データと突き合わせ、変わっていれば修正する必要があるのですが、これも手作業で行っていました。11月から約3カ月間にこれらの作業が集中するので、作業負荷は相当なものでした。毎月の業務として繰り返していれば、慣れることで作業効率もあがるのでしょうが、9カ月も間が空くと細かい手順を思い起こしながら作業を行うので、作業負荷をさらに高める結果にもなっていました。

IPKNOWLEDGE導入のメリット

IPKNOWLEDGE 人事給与システムに更改し、どのような業務改善がみられましたか

山形大学 総務部人事課(給与担当) 主任 鈴木 教之 氏の写真(所属、役職は2014年3月時点)

山形大学 総務部人事課(給与担当) 主任
鈴木 教之 氏
(所属、役職は2014年3月時点)

IPKNOWLEDGE 人事給与システムと財務会計システムが連携できるようになり、CSVデータを取り出し、仕訳を行い、Accessで作成したツールでコンバートして財務会計システムに渡す作業が不要になりました。以前は入力のエラーなどが発生し、その修正に3日程度かかることがありましたが、毎回3時間程度で処理できるようになったのです。

年末調整業務も大幅に効率化しています。まず年末調整の情報をデータ化し、市町村に送る作業が自動化できました。前年の情報を確かめてもらう年末調整の確認書も、ボタン操作一つでシステムが作成してくれます。また以前は、税務署から送られてくる複写式の源泉徴収票用紙を使用していたため見づらいといった苦情が出ていましたし、複写された用紙を切り分け、所属ごとに仕分けしていくという、かなりコツを要する作業を3,000枚分行う必要がありました。

新システムでは、PCで源泉徴収票用紙を1枚1枚印字できるようになり見やすくなっただけでなく、所属ごとに連続して打ち出すことができるようになったことで、仕分け作業から解放されたことも大きな効果です。一昨年までは、年末調整業務に関してかなり超過勤務が多かったのですが、昨年はそれほどではありませんでした。もうひとつ、毎年、源泉徴収票のデータを保存していますが、その出し入れにもAccessで作成したツールを使っていたのですが、現在はシステムの機能で対応可能になり、保存・取り出しが簡単にできるようになりました。

従来の課題解決以外で、新たなメリットは得られましたか

給与明細をより細かく打ち出せるようになったことが大きいと思います。以前は、給与から保険料や入試手当などを控除するためにツールを使って合算し、「その他」として金額を表示していました。この方法では何が控除されているのか分からないことがあるので、給与支給後、控除の内容を詳しく知りたいなどの問い合わせが発生していました。

しかし新システムでは、明細項目を自由に設定できるようになり、また控除の費目だけでなく各種手当についても明細の表示が可能になりました。具体的には、入試時の整理・監督手当としていくら支給されているか、医学部附属病院に勤務している診療従事者に関しても、手当を細かく表示できるようになりました。その結果、職員の方々が、支給内容を確認しやすくなったと思います。また学部によっては、総務担当者が懇親会費やお茶代などについての明細を作成し、給与袋に入れていたようですから、省力化にもなっていると思います。

今後の展開と富士通への期待

今後、システムをどのように活用していこうとお考えでしょうか

IPKNOWLEDGE 人事給与システムを運用し、間もなく1年。これまでの給与計算業務において改善してみたい箇所なども見えてきました。例えば、年末調整の確認書において、総収入から保険料を控除した課税対象額の明示などについては、来年度に取り組んでみようと考えています。また、学生のアルバイト料を、現行の給与袋から剥離ハガキに代えて業務を簡略化しようとのアイデアもあります。

大学の給与業務全般についていえば、人事院勧告により長年にわたって給与減の改正が繰り返されてきましたが、今後給与増額という可能性もあるのではないかと思われます。仮にそうなった場合に発生する差額計算についても、IPKNOWLEDGE 人事給与システムで容易に乗り切れるだろうと安心しています。

IPKNOWLEDGE 人事給与システムへの期待についてお聞かせください

仕様策定時の話に戻るのですが、前システムを使い続けるか新システムに更改するべきか、当初から決めていたわけではありません。ベンダーが変わる場合、システム移行という作業が伴いますので、電算関係のプロがいない私たちとしては、いろいろ未知数の部分があったのです。

しかし今は、国立大学の給与計算業務に特化したシステムという枠を超え、思い切って新システムへの更改、データ移行に踏み切ってよかったと思っています。その理由は、国立大学専用の人事給与システムから一般自治体の同業務にも対応したIPKNOWLEDGE 人事給与システムに更改したことで、新たな発想が見えてきたことにあります。

例えば以前は年末調整において、給与は給与システムで計算し、アルバイト給与は財務会計システムで計算し、税務署に提出するときに合算するものと考えていました。それが新システムになって、アルバイト給与も給与システムで処理してよいことがわかり、所要時間もかなり短縮しました。同様に、これまでの給与計算業務に対する認識を改め、より効率的に業務を行う方法がないか検討する必要があると考えています。

自治体関係の業務システムの導入や連携で多くの実績を持つ富士通には、こうした視点で有用な意見をいただきたいと思います。またIPKNOWLEDGE 人事給与システムが、より多くの大学に導入、運用され、大学間で活用情報を交換し合える場を作っていただけることを期待しています。

左から 山形大学 齋藤氏、鈴木氏、高橋氏、小野氏、福田氏、有川氏、小松氏の写真
左から 山形大学 齋藤氏、鈴木氏、高橋氏、小野氏、福田氏、有川氏、小松氏

【山形大学様 概要】
所在地 山形市小白川町一丁目4-12
代表者 学長 結城 章夫(2014年3月現在)
学生数 9,047人(学部 7,695人、大学院 1,288人、岩手大学大学院連合農学研究科(博士課程) 28人、別科 36人)(2013年5月1日現在)
学部・学科 人文学部、地域教育文化学部、理学部、医学部、工学部、農学部(6学部19学科)6大学院研究科
職員数 464名(2013年5月1日現在)
看護系職員数 790名(2013年5月1日現在)
教員数 951名(2013年5月1日現在)
ホームページ http://www.yamagata-u.ac.jp/index-j.html
山形大学のご紹介

小白川キャンパスのいちょう並木山形大学は、東日本でも有数の規模を誇る総合大学。1949(昭和24)年に新制大学に統合される以前からの山形高等学校、山形師範学校、山形青年師範学校、米沢工業専門学校および山形県立農林専門学校の長い歴史と伝統を受け継いでいます。
山形大学の基本理念は、「自然と人間の共生」をテーマとして、五つの基本理念に沿って、教育、研究および地域貢献に全力で取り組み、キラリと光る存在感のある大学を目指すこと。山形市、米沢市、鶴岡市の3地区にまたがる四つのキャンパス間はネットワークで結ばれ、連携を図りながらそれぞれの地域の特徴を活かした教育と研究を行っています。また同大学のある山形県は、日本でも有数の四季の美しさを実感できる地域でもあり、自然環境に恵まれたキャンパスライフをエンジョイできます。季節感あふれる自然を舞台に、140を超す学生サークルが、様々な課外活動を行っています。

自治体ソリューションご導入に関するお問い合わせ・ご相談

Webでのお問い合わせ

入力フォーム

当社はセキュリティ保護の観点からSSL技術を使用しております。

お電話でのお問い合わせ

0120-933-200 富士通コンタクトライン(総合窓口)

受付時間 9時~17時30分
(土曜・日曜・祝日・当社指定の休業日を除く)

本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。