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業務効率化を定量的に分析し、全庁全職員レベルの運用を実現

宇都宮市様 IPKNOWLEDGE 内部情報ソリューション 導入事例

宇都宮市では現在、IPKNOWLEDGEシリーズ(人事給与・財務情報・文書管理・庶務事務・電子決裁・グループウェア)に加え、INTERCOMMUNITY21基盤(共通基盤・認証・ポータル等)を導入、統合的に運用されています。
今回はIPKNOWLEDGE導入の経緯と業務効率化、今後の展開を中心にお話を伺いました。

[ 2011年7月6日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体
ソリューション 内部情報ソリューション
製品 IPKNOWLEDGE(財務情報システム・文書管理システム・人事給与システム・庶務事務システム・電子決裁システム・グループウェア)
INTERCOMMUNITY21基盤(共通基盤・認証・ポータル 等)

宇都宮市の歴史は古く、1896年(明治29年)に市制が施行され、以来、栃木県内の政治経済の中心として栄えてきました。1996年には市制100周年を迎えると共に中核市に指定されました。また同市は2008年3月、これからのまちづくりの指針として「第5次宇都宮市総合計画」を策定し、子育て支援の充実、高齢者の生活の質の向上、次代を築く人材の育成など10の重点課題を踏まえた戦略的ターゲットを掲げ、みんなが幸せに暮らせ、みんなに選ばれ、持続的に発展できるまちづくりを目指しています。

こうしたまちづくり計画を進める一方で、同市は業務の根幹である内部管理部門のより一層の効率化に取り組みました。ホストシステムに替わる、統合型内部情報システムの導入を決めた同市は、システム間の連携性を重視しIPKNOWLEDGEを採用。検討開始から本格稼働までじっくりと時間をかけて要件を定義、さらに業務効率化を具体的数値で、評価・試算したことで、全庁全職員レベルの運用をスムーズに実現。稼働2年目で、各業務に対する意識と姿勢に変化も表れているそうです。

【課題と効果】
1 内部情報システムが老朽化し、人事給与制度の改正時や人事異動時のデータの書き換えに負荷がかかっていた

IPKNOWLEDGEの新システム導入により、人事異動にともなって発生していたデータの移行作業が大幅に効率化。システム間の連携により、業務ごとに2週間ずつ要していた作業は全体で1週間程度に短縮
2 情報システムの導入・運用コストの削減

新システム導入による業務効率化を定量的に分析・検討し、「7万時間の削減になる」と試算。システム導入後は超過勤務の手続きなど大幅に適正化
3 新システム導入にあたり、パソコンを使う機会のなかった職員への教育が必要に

3つの観点からマニュアルを作成し、システム操作と啓発を推進。全庁全職員レベルの運用をスムーズに実現
4 旧システムは業務システムごとに操作方法が違っていたので、操作に慣れるまで時間がかかっていた

IPKNOWLEDGEのシステム操作は各業務共通のため、短期間のOJTで習熟できるようになった

2段階にわたったシステム導入の経緯

2008年に人事給与・財務情報システムが、そして2010年に文書管理・庶務事務システムが順次稼働しましたね。2段階にわたった導入の経緯をお聞かせください

宇都宮市 総合政策部 情報政策課 課長補佐 森 賢一 氏

約20年間稼働していた内部情報システムが老朽化していました。そして人事給与制度の改正時や人事異動時のデータの書き換えにたいへんな負荷がかかっていました。特に年度末の人事異動では、内示から2週間ほどで各業務システム、グループウェアのデータを変更しなければならず、担当者は連日夜遅くまで作業に追われました。また財政事情から、情報システムの導入・運用コストをできる限り抑える必要がありました。

このような状況から、新しい内部情報システムの導入に踏み切ったのです。当時、他の自治体では、共通基盤をつくり、マルチベンダーによるいろいろな業務システムを乗せていくケースが見受けられました。しかし私どもは連携性を重視し、一つのベンダーにトータルコーディネーターをお願いし、統合型システムを導入することにしました。

導入が2008年、2010年の2段階となり、検討から本格稼働まで5年かかった理由は、原課と情報政策課がすり合わせるべき要件が想定以上に増えたからでした。原課は旧システム機能を踏襲したいとの立場です。それに対して情報政策課は業務効率化のために新システムの機能に沿った業務手順を提案する立場です。具体的には、できる限りノンカスタマイズを保ちつつ、情報政策課と各課の担当者双方が納得いくまで徹底的に意見を交わし、どこで線引きするかの作業に時間を要したのです。2008年の第1段階は特に時間を要し、各業務で3ヵ月ほどかかりました。富士通のIPKNOWLEDGEを選定した理由の一つは、パッケージソフトとしての完成度が高く、機能も充実しており、カスタマイズを最小限に抑えられると考えたからです。

もちろんシステム導入は迅速であるに越したことはありません。しかし私どもの場合、徹底的なすり合わせ作業のおかげで、業務フローがどうあるべきかしっかりと考えることができました。また、稼働から1年が経った今、システムを運用しながら、「徹底的に話し合い、練り上げたことで使いやすいシステムになった」と感じています。

業務効率化を定量的に分析

システム導入による業務効率化を定量的に分析・検討し、「7万時間の削減になる」と試算なさったそうですね

試算は基本計画の策定段階で行いました。システムを導入することのメリットを分かりやすい形で表すことは、IPKNOWLEDGE採用を決定する理由としても、また導入後、継続的にシステムを使いやすくしていくためにも重要と考えたのです。試算方法は、業務フローをすべて書き起こすことから始まりました。そして現状とシステム導入後とで、必要とする作業数、時間、A4書類の枚数がどれだけ削減されるかを、各業務を主管している担当者へのヒアリングを行いながら積算していきました。その結果、庶務事務関係業務だけで年間に約3万時間。全体では約7万時間の削減が期待できるとの結果を得ました。もちろん基本計画策定段階の試算ですから、7万時間の精度は100パーセントではありません。しかし職員に対して、システムを導入し全庁的に利活用していくべきだと説得する材料にはなりました。

システム稼働2年目を迎えたわけですが、今年度は、実際にどれくらいの削減になったのかを検証していきたいと考えています。それによって業務のどこがより効率化しているか、あるいはもっと効率化するべきところはどこかが見えてくると思うのです。

全庁導入に際しての取り組み・広報活動

全庁導入に際して、すべての職員のみなさんが操作に慣れるための教育・広報活動としてどのような点に力を入れましたか

システム稼働後は、超過勤務や休暇の申請など、これまで庶務担当にまかせていた日々の手続きについて、すべて発生源入力となりました。したがって、特に力を入れて教育する必要があったのは、今までほとんどパソコンを使う機会のなかった職員でした。ヒアリングをしたところ、自宅でもほとんどパソコンを操作しない職員が相当数いることもわかりました。

操作研修会では、文書管理とグループウェアの操作に重点を置きました。時間で申しますと文書管理、グループウェアそれぞれ合計1ヵ月。対象人数は文書管理がトータルで約800人、グループウェアが同1200人でした。

マニュアルは3つの観点から作成しました。第1は、システム操作のためのマニュアル。これは情報政策課が作成しました。第2は、システムを使い、各業務をどのように進めるかを案内するマニュアル。これは業務担当課が作成し、グループウェアにアップしました。そして第3は、各システムの運用状況などの情報を全職員に伝える庁内啓発紙です。当初は、「これからこのようなシステムが稼働します」といった内容でした。その後は1ヵ月に1回程度の発行で、システム操作に関する重要なお知らせやアドバイス、FAQ(よくある質問とその回答)などを掲載しています。

稼動から1年経過後の導入効果

システム稼働から1年。どのような具体的効果が表れていますか

宇都宮市 総合政策部 情報政策課 情報化グループ 係長 高橋 一博 氏

システム稼働後2年目の今年度は、人事異動に伴って発生していたデータの書き換え作業が大幅に効率化されました。システム間の連携が強化されたことで、連携する業務ごとに2週間ずつ要していた作業は全体で1週間程度に短縮されました。

稼働開始後すぐに現れた効果の一つは、超過勤務に係る手続きの適正化です。この申請は原則として当該勤務の前に、システムを介してでなければ認められなくなり、事前申請が徹底されるようになりました。また承認する上司も、未決裁の申請案件があることが職員ポータル画面に表示されるので、すぐ承認・不承認の処理を行えるようになりました。従来、超過勤務の実績をメモしておき、月末にまとめて処理を行うというケースも多く、ミスのもとになっていました。システム導入後は超過勤務の手続きは大幅に適正化されました。

ユーザインターフェースや操作感が統一されたシステムを全庁レベルで導入できたことも大きなメリットです。従来は業務システムごとに操作方法が違っていたので、操作に慣れるまで時間がかかっていましたが、IPKNOWLEDGEのシステム操作は各業務共通のため、新規採用職員も短期間のOJTで習熟できるようになりました。また、旧財務会計システムの入力作業や庶務業務における休暇申請が発生源入力になったこと、超過勤務申請の確認・集計作業が容易になったことなどにより庶務担当者の負担が大きく軽減されました。今後さらに庶務業務が効率化されれば、担当職員の再配置、削減された人件費等の再配分も可能になると思います。

副次的な効果として、職員が各自で処理を行うようになったことで、制度の理解がより深まったことが挙げられます。また、財務についても自分の課の予算運用状況の把握や執行手続きについて職員の理解が高まりました。

システム導入の効果により、職員のみなさんの仕事ぶりに変化はありましたか

稼働から1年。システムに慣れるフェーズから、そろそろ業務の一層の効率化、さらには高度化が図られるフェーズに入りつつあるように思われます。それはIPKNOWLEDGEのデータ抽出機能の使いやすさのおかげだろうと考えています。

旧システムでは、例えば歳出状況分析のため、財務のデータから欲しいデータを抽出しようとする場合、プログラミング知識を持つ担当者に依頼し、その入手までに1週間、あるいは2週間かかっていました。それがIPKNOWLEDGE導入後は、簡単な操作で必要なデータをCSVデータとして取り出したり、Excelに出力できるようになりました。このような環境が実現したことで、自分の業務を自分のペースでどんどん進められるようになり、「待ち・受け」のシーンが減って来たように思います。

行政職に求められるのは政策形成能力です。システム導入では、運用管理のコストや人件費の削減が重視されますが、職員のスキルアップなど業務の高度化を促す使いやすい機能も重要で、これらはちょうどクルマの両輪の関係にあるのだと思います。

もう一つ変化を挙げるとすれば、深夜2時からのバックアップにかかる時間を除き、職員が各デスク上のパソコンから、いつでも自由にシステムを利用できるようになったことで、業務遂行のスケジュールが立てやすくなりました。「効率的に仕事を進められるようになった」という声をよく聞きます。

IPKNOWLEDGEに期待すること

IPKNOWLEDGE、そして富士通に求めることについてお聞かせください

システムの操作に慣れ、より一層の業務の効率化、高度化をめざそうとしている私たちにとって必要なことは、他のIPKNOWLEDGEユーザー自治体との情報共有です。システムに「完成した。もう十分だ。」ということはありません。少しでも使いやすく、スキルアップにつながる利活用のヒントが欲しいのです。富士通にはぜひ、その架け橋になっていただきたい。

将来的に、自治体の業務システムはクラウド化に向かうでしょう。統合システムの導入、稼働は、その過渡期として欠かせないフェーズではないかと考えています。言い換えれば、まだ一自治体の個別最適化から全体最適化の過程にあるということかもしれません。

私たち中核市の内部情報システムに必要なのは、一自治体の業務最適化にとどまらず、他の中核市の内部情報システムとしても機能する標準的システムではないでしょうか。このたびの東日本大震災は、自治体業務がダウンしてしまっても、他の自治体の協力を得ながらすぐに業務を再スタートする環境の必要性を再認識させてくれました。その仕様決定には、自治体を超えた国レベルのイニシアチブが必要なのかもしれませんが、富士通にはその豊富な自治体ソリューションの経験を活かし、例えば複数の自治体で利用できるクラウド型総務事務センターのような、思い切ったアイデアを実現するなど、これからもチャレンジしていただきたいですね。

前列左から、青木 統括主査、森 課長補佐、高橋 係長、吉野 統括主査。後列左から、清水 氏、阿部 氏、小野口 氏、村田 氏

【宇都宮市様 概要】
所在地 宇都宮市旭1丁目1-5
代表者 宇都宮市長 佐藤 栄一
人口 50万9,718人(21万2,391世帯)(2011年4月1日現在)
職員数 3,455名(2011年4月1日現在)
ホームページ http://www.city.utsunomiya.tochigi.jp/

栃木県の県庁所在地・宇都宮市は関東平野の北部、県のほぼ中央に位置し、恵まれた交通条件、各種都市機能の集積などにより、県の政治・経済・文化の中心地として、また首都圏の北の拠点都市として発展を続けています。
同市は近年、都市の持つイメージを高め、交流・定住人口の増加を図るため「都市ブランド戦略」に取り組んでいます。その一つが宇都宮ブランドとしての「餃子」「大谷石」「ジャズ」「カクテル」の発信です。80店以上の餃子店がしのぎを削り、24店のカクテルバー、16店のジャズライブハウスが中心市街地の活性化に貢献しています。また宇都宮市を拠点とするプロスポーツチーム「栃木SC(サッカーJ2)」、「リンク栃木ブレックス(バスケットボール)」、「宇都宮ブリッツェン(自転車ロードレース)」の活躍もめざましく、「スポーツの町・宇都宮」としての知名度を上げています。

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