情報システムの運用経費を削減しながら、市民サービスの向上と事務効率化に取り組む

津市様 IPKNOWLEDGE 財務会計システム

IPKNOWLEDGE財務会計システムを導入し、財務会計業務の効率化に取り組む津市様を訪問。以前のシステムからのスムーズな移行のための工夫、導入による業務改善などについてお伺いしました。

[ 2012年7月2日掲載 ]

2006年1月1日、全国的にも例の少ない10市町村合併によって生まれた、新生「津市」様。大規模合併により、事務や事業の肥大化、経費の増加という状況に直面した同市は、大々的な行財政改革に取り組みました。システム面においては、情報システムの運用経費を削減しながら、市民サービスの向上と事務効率化を実現する新基幹情報システムが求められました。財務会計システムとして採用され、2010年秋、まず予算編成において運用が始まったIPKNOWLEDGEは、操作性の良さ、レスポンス面、そして柔軟な集計分析機能などにおいて高く評価されています。

新システム構築の経緯

新システム構築の背景についてお聞かせください

2006年の10市町村合併後、歳出削減・歳入確保を通じた行財政改革が大きな課題でした。2007年度から2009年度を期間とした行財政改革実施計画の一環で、新基幹情報システムを構築することになり、ベンダーの統一によりシステム運用経費を全庁的に最適化しようと取り組んでいました。従来は、各課において業務に係るシステム導入していましたが、それらを同じ土俵に乗せ、機器も必要に応じて一新し、経費削減を実現することが目的でした。その結果、財務会計システムにおいてIPKNOWLEDGEを導入することになったのです。

財政課様がそれまでお使いになっていたシステムの状況を、お聞かせください

以前の財務会計システムは、カスタマイズし尽くされていました。理由は、掘り下げた分析を行うためでもありました。事業予算についていろいろな角度から集計をしたり、細かく分類したり、そのためのフラグ立てができるようにカスタマイズしていたのです。従前の担当者が「そこまでやりますか」と驚いたというエピソードがあるほどです。

徹底的にカスタマイズを加えたということは、たいへん使い慣れたシステムになっていたということです。以前のシステムをそのまま使い続けたいという声もありました。しかし経費を削減するため、今回のシステムではノンカスタマイズを基本に、運用を抜本的に見直すことによって、極力パッケージの標準機能を活用することになりました。もちろん、従来のように掘り下げた集計もしたいわけです。したがって、たいへん厳しい目でパッケージ選定にあたりました。その結果、IPKNOWLEDGEが採用されたのです。

システム導入時を振り返って

新システムをスムーズに導入するため、どのような工夫をなさいましたか。お聞かせください

津市様の導入体制に対して、SE側の対応はどうでしたか

毎週月曜日に市側とSE側とで定例の会議をもち、金曜頃までに結論、方針を出していくという週間スケジューリングで進めました。カスタマイズが避けられない場合、それにかかる期間、またカスタマイズしない場合は代替案などを的確に提示していただいたので判断しやすく助かりました。

具体的な例では、以前のシステムとIPKNOWLEDGEとで予算科目の持ち方が異なる点をうまく吸収する代替案です。以前のシステムでは、それぞれの事業に節が独立してぶら下がっていたので無限に番号が持てました。一方、IPKNOWLEDGEでは節を共通の体系で持つため、以前と同じような持ち方では5年くらいで番号が足りなくなるのではと思われました。そこで提案いただいたのが、事業を詳細に設定することで、以前のように番号を運用する代替案です。結果的に、科目の見直しも合わせて行ったことで、業務効率向上につながりました。

本稼働に向けた操作研修についてどのような対策を講じたか、お聞かせください

操作研修において、前年度の予算数値を入力しました。せっかく入力するので、ダミー数値ではなく2010年度予算数値を入れれば、過去データも参照できるようになり、操作習熟と合わせてまさに一石二鳥です。また運用のシステムの予算データと照会すれば、新システムの操作が正しいかチェックもできます。本稼働でゼロから2011年度のデータを入力するのでは、チェックも甘くなるだろうし、何か対策はないだろうかと話し合っている中で、このアイデアを提案いただきました。新システム移行がスムーズに運んだ理由の一つです。

IPKNOWLEDGE導入のメリット

IPKNOWLEDGEに移行し、改善された点についてお聞かせください

以前のシステムと比較し、操作性はどのように向上しましたか。お聞かせください

画面が見やすいので、操作に慣れるのも早かったと思います。たとえば必須入力の項目が一目でわかるようになり、操作の習熟に一役買っています。

少し使い慣れてきたところで、コード入力機能を使い始めた人が多いのではないでしょうか。当初はマニアックな機能かなと思いました。しかし操作に慣れてきますと、事業名を選択して、科目を選択してなどと複数回クリックしていたのと比べて、コード入力でパッと目的の画面を呼び出す方が速いのです。

また、操作マニュアルが整備されている点でも助かっています。以前のシステムは操作マニュアルが整備されていなかったので、前任者のメモなどに頼っていました。それも全ての操作をカバーしているわけではないので、異動で初めて財政課の業務についた職員は、ひととおり使えるようになるまでに時間がかかっていました。IPKNOWLEDGEの場合、操作マニュアルを参照するか、ヘルプ機能で確認することができます。操作に関する質問はほとんどありませんでした。

機能面でご満足いただいている点についてお聞かせください

これから本格的に活用していくことになるわけですが、財務会計の機能として、財政推計や実施計画機能が備わっているのが良いですね。決算統計データと連携して10年推計などがスムーズにできると期待しています。今まで、財政推計、実施計画については独自にプログラムを組み、以前のシステムから抽出したデータを入力して行っていました。IPKNOWLEDGEでは、こうした数字の管理がシステム内でできるので、誰でも簡単に10年推計が可能になるでしょう。

今後の展開について

システム活用において、今後どのような展開をお考えになっているか、お聞かせください

今回のシステム導入では、システムに本当に必要な機能をゼロベースから精査し、必要最低限のカスタマイズを目標に行ってきました。各課から要求されたカスタマイズが真に必要なものかどうかはまだ実際の業務面からも見て精査しきれてないと考え、まずはシステムベンダー統一と、年間約1億円のシステム運用経費削減を実現しました。次回のシステムにおいてはさらなる効率化、経費削減のためにシステム自体の機能の充実、操作性の向上にも期待しつつ、今回のように各課と連携し、スクラップ・アンド・ビルド式の精査で業務の効率化、標準化の実現を目指していきます。

その上で、市民サービスのレベルを上げていくために、さらに新システムのパフォーマンスを最大限に利用するスキルを身につけていく必要があります。以前のシステムが「津市版」といわれるほどカスタマイズが加えられていた理由の一つは、旧津市が伝統的に財務計画などの推計に、非常に力を入れていたことがあります。それは市民サービス向上のために、10市町村合併で生まれた現津市でも踏襲していくべきことだと考えています。具体的には、本庁と9つの総合支所の管轄地域それぞれの特性、特質に応じた、きめの細かい予算編成が重要になってきます。そのためには、各総合支所ごとの予算を一括りに集計する、あるいは費目を追って集計するといった今以上に柔軟な集計分析機能が求められます。IPKNOWLEDGEはこの期待に十分応えてくれるものと確信しています。

IPKNOWLEDGEには、データを利活用するための使いやすい抽出ツールを、もっともっと充実させて欲しいですね。