分散していた複数の福祉業務システムを統合し、業務間のデータを共有。業務効率と住民対応サービスのレベル向上を同時に実現

［ 2015年4月2日掲載 ］

【導入事例概要】

業種	地方自治体
ソリューション	介護福祉ソリューション
製品	MICJET MISALIO 子育てソリューション、MCWEL 障がい者福祉

豊橋市様では、長年にわたり福祉に関する複数の業務システムを運用していました。同市の業務特性に応じて手を加えられた各システムは大変使い勝手の良いものでしたが、法制度改正への対応、業務間でのデータ連携の必要性が高まったことから、「MCWEL / MICJET MISALIO 介護福祉ソリューション（以下介護福祉ソリューション）」を導入。児童手当・児童扶養手当・福祉医療、身体障害者手帳・障害者手当・精神障害者保健福祉手帳・障害者医療などの業務システムが一つに統合されたことで、業務効率は大幅に向上。同時に住民サービスの質的向上も実現しています。

新システム導入前の課題

以前のシステムでは、運用上どのような課題を抱えていらっしゃいましたか

またそれぞれの業務システムは、豊橋市の業務特性に合わせて作り込まれていました。ホストコンピュータ系のシステムは20年以上前から、サーバ系のシステムも十数年前から運用し続け、細部をカスタマイズしていたので、法制度改正などがあると改修にかなりの費用がかかるという課題がありました。さらに、各システムのハードウェアがリースアウト、サポート期間終了を迎えつつあったため、システムを一新する必要がありました。そこで多岐にわたる福祉関連業務を統合的に処理でき、今後の法制度改正への対応を吸収してくれるパッケージシステムの選定、採用を検討することになったのです。

新システムの選定・採用の経緯

新システムの選定においては、どのような点に配慮されましたか

富士通のパッケージシステム「介護福祉ソリューション」を選定した理由についてお聞かせください

ベンダーのシステムについて、パッケージ標準機能がどこまで設定した機能要件に適合しているかの観点で評価した結果、もっとも適合率が高かったのが富士通の「介護福祉ソリューション」でした。つまりカスタマイズを最小限に留め、操作性も良く、従来システムからスムーズに移行可能で、結果的にコストも最小限に留められると判断したのです。

デモンストレーションの印象についていえば、選定対象候補のシステム中、使い勝手において一番評価が高かったのが富士通のシステムでした。具体的にいえば、画面上の各種操作ボタンがわかりやすく配置されていました。また、給付対象者の表示では、お名前や生年月日だけでなく、他の業務で登録されているかどうか、例えば児童扶養手当のほかに子ども医療費も給付されているなどの参考情報が画面トップに、アイコンなど目にとまりやすい形で表示されるのです。ただ単にデータが連携されるだけでなく、連携することで使い勝手も向上するだろうとの印象を受けました。運用を始めてみると、この印象は期待通りのものでした。

業務上の課題

以前のシステムでは、業務上どのような課題がありましたか

障害福祉課様では、各担当グループの業務負荷はどのような状況でしたか

身体障害者手帳の業務負荷の軽減がひとつの課題でした。豊橋市の場合、月間で約100件前後の新規申請があり、そのほかに等級変更や再交付など、多くの申請もあります。さらに、年4回の福祉手当の支払い処理や、毎年8月に行われる所得状況届の確認処理業務が重なる時期は、担当職員の業務負荷が大きくなっていたため、これらの業務負荷を軽減させるためにも新システムの導入が望まれていました。

システム導入時の配慮

新システムがスムーズに定着し運用へと運ぶために、どのような配慮をされましたか

実際に新システムの標準機能で業務を処理してみると、従来の処理手順が必ずしも最適ではないことがわかり、従来業務を改めて見直すきっかけになりました。富士通の提案でこれまでは考えつかなかった業務処理方法の気付きにもつながり、結果的にプラスになったことが少なくなかったと思います。また、新システムへの移行がスムーズに運ぶだろうかとの心配は、富士通の万全のフォローにより円滑に進みました。

システム導入による効果

「介護福祉ソリューション」を導入したことで得られたメリットや、効果についてお聞かせください

子育て支援課では、やはり複数の業務を一つのシステムで統合的に処理可能になったことによるメリットは大きいと思います。まず、一つの画面上で児童手当、児童扶養手当、福祉医療などのデータを同時に閲覧できるようになりました。そのため、市民の方からお電話で問い合わせを受けた場合など、以前なら一度電話を切ってから、当該のシステムを立ち上げ、確認し、改めて電話を差し上げていましたが、いただいた電話ですぐにお答えできるようになりました。また、メモ機能を使って給付対象者の詳細情報、例えばある方が児童手当と児童扶養手当の給付を受けているといった情報を担当職員間で共有可能になったことも、問い合わせ対応のスピードアップをもたらしています。

子育て支援課の業務効率についてみますと、バッチ処理にかかっていた時間が約1時間から10分に短縮したなど劇的な効率アップがもたらされました。また住基データとの連携により、住民票情報の更新がスピードアップし、現況届の確認処理関係などの帳票郵送において最新の情報を反映できるようになりました。このほか、情報企画課の業務負担も大幅に軽減されました。画面の閲覧制限の設定、職員異動時のデータ変更などが容易になり、さらに同課が行っていた帳票印刷時のチェック作業を担当課に移行可能となったのです。紙ベースで行っていたチェック作業が画面ベースでできるようになった点も大きなメリットです。

障害福祉課では、画面上に表示される項目がより見やすく整理され、必要なデータの表示や入力がスムーズになりました。また、データを外部のサーバから読み込む方法にしたことで、画面の表示に少し時間はかかりますが、災害時のデータ損傷に対する不安が小さくなりました。住民サービスに結びつくメリットとしては、メモ機能を使い、担当者間での情報共有が可能になったことが挙げられます。特別な配慮が必要な給付対象者の情報を共有できるので、給付対象者の方からの問い合わせへのワンストップ対応が可能となりました。

また、業務処理についても、身体障害者手帳の付番が自動化されたことや、国と県の障害者手当について入力する際に、システムから注意メッセージが表示されるなど、二重発行や二重支給防止の確認が容易になりました。さらに、住基データと新システムが連携したことで、住民票の変更情報が即日反映されるようになったことも大きなメリットです。従来は変更データを毎日手作業で取り込み、バッチ処理にかけていましたが、一連の作業も自動化されました。

今後、富士通に期待することについてお聞かせください

「介護福祉ソリューション」の使い勝手の良さは、現場の声をきめ細かく取り入れたことで実現していると思います。今後も引き続き、自治体の要望を吸い上げ、反映していただき、より使いやすく、業務効率化を進めていくシステムであり続けていただきたいと思います。あわせて、新たな制度、法改正などに関する情報の早期提供を期待しています。

また、番号制度の実施が近づき、対応が本格化してまいりました。それにともなってより厳密なセキュリティ対策の必要が出てきました。一般的にセキュリティレベルを上げると情報の取り扱いは煩雑になってきます。「介護福祉ソリューション」には、現場のニーズを吸い上げながらセキュリティの向上と操作性の向上を両立させた機能が盛り込まれていくことと期待します。

富士通はパッケージシステムについても、数多くの自治体への導入実績があるので、他市町村がシステムをどのように運用しているかについて豊富な知識を持っておられ、地方自治行政の制度に関しても精通していると思います。そのうえに立って、どのように活用すればより業務が効率化するか、アドバイスをいただけるので大変心強く思っています。本市はこれまでも、市民サービスの向上に継続的に取り組んでまいりましたが、これからも引続き本市ならではのサービス向上を実現していきたいので、今後ともご支援いただきたいと思います。

本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。