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  6. 鳥取市様 ‐ MICJET MISALIO 子育てソリューション ‐

保育料本算定、現況届の認定処理業務における手計算・手作業を自動化中核都市の子育て支援サービスを強力にサポート

鳥取市様 MICJET MISALIO 子育てソリューション

子育て支援サービスにおける、保育料の本算定、児童手当・児童扶養手当の現況届の認定処理は、一定期間に集中するため作業の平準化が大きな課題です。人口19万人の鳥取市様は「MICJET MISALIO 子育てソリューション」(以下、MISALIO)を導入し、手計算・手作業をシステムに取り込み、業務の大幅な効率化を実現しています。健康・子育て推進局 児童家庭課を訪問し、導入効果についてお聞きしました。

[ 2014年3月11日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体
ソリューション 介護福祉ソリューション
製品 MICJET MISALIO 子育てソリューション

計算業務や、現況届の認定処理業務の効率化とスピードアップは、職員の業務負荷軽減と同時に、受給者の申請・確認手続きの負担軽減にもつながります。鳥取市様はMISALIO導入により、これらの負担軽減を図ると同時に、給付対象者に関する特記事項などを登録、自動表示する機能を活用し、職員間で給付対象者情報を共有。電話対応、窓口対応のサービスレベル向上にも取り組んでいます。

【課題と効果】
1 手計算業務、現況届の認定処理業務にかかる負荷が高まっていた

保育料の差額計算の一括処理、児童手当における所得確認、児童扶養手当の同居人確認などがボタン一つで処理可能となり、業務負荷が大幅に軽減した
2 窓口対応、電話対応時に求められる情報を係内で共有する必要があった

メモ機能で対応履歴、備考などを書き込み、画面に自動表示することで対応時に認識しておくべき情報を容易に把握可能になり、サービスレベルが向上した
3 市内8カ所の支所におけるシステム運用・保守の業務負荷を軽減する必要があった

Web形式による新システム導入により、本庁のWebサーバでの一括管理が可能となり、保守業務の負荷が軽減した

新システム導入前の課題について

以前のシステムでは、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか

保育係では、保育料の本算定において入力ミスが発生していたことです。以前は、本算定前の入力作業が多く操作方法も難しいため、途中で誤操作が発生しやすかったのです。また、本算定により、前年と当年で保育料が上がったり下がったりするケースが出てくるわけですが、その差額計算を手計算で処理していたため、業務が煩雑化して負荷が高まり、それが入力ミスにつながっていたのです。この問題を解決するために、新システムへの更新に踏み切りました。

育成係では、児童手当と児童扶養手当に関する現況届の認定処理業務の負荷が高まっていたという問題がありました。児童手当の対象となる約1万5千世帯に対し、所得税が確定した6月に夫婦の所得を比較し、算定基準を所得が多い方へ切り換えなければなりませんが、そのチェック作業に手間がかかっていたのです。児童扶養手当については、対象となる2千世帯の所得を1件1件チェックする作業が、やはり大変でした。

さらに児童扶養手当業務では、現況届を市から郵送した後、直接窓口に来ていただき、最新の家族構成や生活状況などを聞き取る必要があります。その期間が8月の1カ月間に限られているので、聞き取りのために三つの窓口を確保して対応しているのですが、どうしても作業負荷が高まっていました。窓口に来ていただいた方には番号札をお渡ししお待ちいただいています。その時間が長引くにつれ、中にはイライラした表情を見せる方もいます。その様子が窓口担当者の目に入れば、焦って業務がスムーズに運ばなくなることもありましたから、現況届の認定処理業務の効率化は大きな課題でした。

システムの移行/導入にあたっての工夫

新しいシステムの導入、運用ではどのようなご苦労がありましたか

運用開始に至るまで、ここを改善して欲しい、変更をお願いしたいと、いろいろな要望を出しました。例えば画面についても、入力の効率を考えると確認や更新のボタン操作は一つでも少ない方がよいわけですから、一つ一つの操作が本当に必要かどうかを、構築を担当してもらった富士通システムズ・ウエストに吟味してもらい、改良を加えていただきました。そのようなやり取りを1年ほど続け、期待に近いシステムになってきたと思います。

システム導入による効果

MISALIOを導入したことで得られたメリットや、効果についてお聞かせください

保育係では、保育料の差額計算業務が改善されました。保育料の計算は所得税額によって決まります。鳥取市は毎年6月に税額が確定するので、4月、5月分の保育料については前年の所得税額をもとに算定しているのです。そのため、6月、7月で差額を1件1件手計算で精算していましたが、新システムでは一括処理できるようになりました。特に本算定後の処理作業時間が大幅に削減されました。また保育料については、国に対して毎月、あるいは半期に1度、各種報告書や管理資料を提出する必要がありますが、MISALIOではこれらの作成が自動化され、大変楽になりました。

育成係では、児童手当における夫婦の所得比較、児童扶養手当における同居世帯の確認作業が簡単になりました。以前のシステムでは夫の所得を確認し、いったん妻の所得を確認する画面に切り替え、両者を比較していましたが、ボタン操作一つで両者の所得を確認できるようになりました。児童扶養手当については、「同居人一覧」のボタンを押すと同一の住所にいる世帯を一覧できるようになりました。以前ですと、児童扶養手当対象者の住所をコピーし、画面クリア後、コピーした住所で再度検索をかけて同居人を確認し、再び対象者の画面に戻っていました。この「同居人一覧」の機能により、懸案だった窓口での対応時間も大幅に短縮されました。

保育係、育成係に共通した導入効果もいくつかあります。新システムで加わったメモ機能で、給付対象者の状況を各係内で共有できるようになったこともその一つです。窓口対応や電話対応の中で、係として共有しておくべき事柄があればメモ欄に入力します。そうすることで、当該の給付対象者の画面を呼び出す度に、過去の対応履歴が表示されます。メモの登録はとても簡単で、電話対応しながらでも入力できます。どの職員が電話による問い合わせを受けても、過去の対応内容をメモ欄で確認しながら、より的確でスピーディーな対応ができるようになりました。

また、給付対象者の情報を共有できるという点では、アイコン表示も有用な機能といえます。中でもDV被害者のアイコン情報は分かりやすく、頼りになります。あらかじめDV被害者であることを入力しておけば、窓口対応時、色つきのアイコンが表示され、ポップアップ表示で注意を喚起してくれるのです。

Web形式になったことで、どのようなメリットを得られているでしょうか

MISALIOの操作は、Web画面を閲覧したり操作した経験があれば、初めての人でも比較的短時間で慣れると思います。とりわけシンプルで分かりやすいのが入力作業です。前述したように、6月と8月に発生する児童手当における夫婦の所得比較や、児童扶養手当における同居世帯の確認など年間を通して繁忙期が何度かあり、普段システムを操作していない職員に、入力を手伝ってもらうことがあります。その際、操作がまったく初めての人でも、ひととおり手順を説明するだけで、すぐに作業をしていただくことができるのです。

またWeb形式は、クライアントサーバ方式と違いインストール作業の必要がないなど、管理作業が要らないので助かっています。鳥取市の場合、管内に8カ所の支所があり、各支所で保育、児童手当、児童扶養手当の業務をシステムで処理しています。以前は、インストールや保守の度に各支所を回らなければなりませんでしたが、本庁のWebサーバのシステムを設定すれば、全支所に反映されます。セキュリティ対策に関しても、一人ひとりがパスワードを持ち、ログ管理も徹底されました。また以前は、システムの参照範囲などの権限設定を職員の属性に応じて個別に対応する必要がありましたが、グループごとに設定できるようになるなど、管理業務の負荷が大幅に軽減されました。

富士通のサポートへの評価、今後の期待

サポート体制について、満足していただいているでしょうか

対応していただきたい事象が起こった場合、とにかくレスポンスが速く、直接駆けつけていただけるので安心しています。たとえ年末のような、お互いに忙しい時期であっても、親身になって対応していただいています。また、我々がもっとも忙しい年次処理に際しても同様。対象となるデータ件数が膨大な量に上りますので、ミスがないかどうかの検証が大変な作業になります。もちろん最終的には私どもが責任をもって確認するわけですが、富士通や富士通システムズ・ウエストには、システムの観点からより正確な検証になっているかを確認していただくなど、強力なサポートをいただいています。

今後、富士通に期待することについてお聞かせください

これまでどおり、法改正に迅速に対応していただきたいと願っています。児童手当が改正された際、早い段階で改正に関する情報を伝えていただき、適切な対応をとることができました。保育は、2015年度から新しい子育て支援制度がスタートしますので、今後、法改正にあわせた対応が必要になると思われます。今年の4月以降、本格的に改修に入ることになるので、全力で支援していただきたいです。


福祉保健部健康・子育て推進局 児童家庭課

【鳥取市様 概要】
所在地 鳥取県鳥取市尚徳町116番地
代表者 鳥取市長 竹内 功
人口 193,894人(77,816世帯)(2013年12月31日現在)
職員数 1,535人(2013年12月31日現在)
ホームページ http://www.city.tottori.lg.jp
鳥取市のご紹介

鳥取砂丘鳥取市は、鳥取県の東部、日本海に面し山陰の東の玄関に位置しています。2005年10月に山陰地方で初めて特例市に移行した同市は、鳥取県の県都として、政治、経済、文化の中心的役割を担っています。鳥取市には、日本一の規模を誇る「鳥取砂丘」をはじめ、砂を素材に彫刻を施した砂像を展示する「砂の美術館」、因幡の白ウサギ伝説で知られる「白兎海岸」、白亜の洋館「仁風閣」、などの全国ブランドの観光スポットを見ることができます。

砂の美術館さらに、地下の弥生博物館ともいわれる青谷上寺地遺跡、万葉の時代の息吹を伝える因幡国庁跡も見どころ。戦乱の中世から32万石の大藩・鳥取藩のできた近世にかけて残された鳥取城とその近辺は、城下町ならではの静かなたたずまいを見せています。「鳥取」の地名は、同市内の久松山麓一帯に存在した「鳥取郷」に栄えた豪族に由来しているともいわれています。

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