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  6. 高松市様 ‐ IPKNOWLEDGE 人事給与システム ‐

3時間を要した全職員一括給与計算が30分に短縮。小回りのきく再計算機能、誤支給要素の自動チェック機能で計算精度も向上

高松市役所 庁舎外観

高松市様 IPKNOWLEDGE 人事給与システム

「IPKNOWLEDGE 人事給与」は、300以上の団体にシステムを導入してきたからこそ提供できる安心と充実の機能により、給与計算事務の負担軽減と正確性の向上を実現します。運用2年目を迎えた高松市様に、導入の経緯と得られたメリット、さらには「IPKNOWLEDGE 人事給与システム」への期待についてお伺いしました。

[ 2016年12月15日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体
ソリューション 内部情報ソリューション
製品 IPKNOWLEDGE 人事給与システムV3

高松市様は、17年間使い続けた以前の人事給与システムのパフォーマンス低下に伴う給与計算事務の負荷増大など、諸課題を抜本的に解決するため、2015年10月、「IPKNOWLEDGE 人事給与システムV3」を導入しました。運用開始から2年目を迎え、給与計算事務を効率化、高精度化する機能や、導入時におけるデータ移行作業のサポート、制度改正に対応する標準サービス内での対応、SEのサポート体制においても高く評価していただいています。

【課題と効果】
1 度重なる改修で計算能力が低下したシステムの利用により負荷が高まっていた給与計算業務を改善したい

3時間を要していた全職員一括計算が、新システム導入で30分に短縮。また再計算の対象職員を絞り込む機能で計算負荷を軽減、自動で要チェック箇所を指摘する機能で計算精度を上げるなど給与計算業務全体の負荷を軽減
2 専用端末からの利用、また複数端末で同一機能を利用できない制約で非効率化していた業務を改善したい

新システムへの更新で、各担当者が自席から、必要な時に制約なく機能を利用できるようになった
3 手作業で選び出しAccess上に統合していたデータ抽出作業をより簡単にしたい

簡単なマウス操作で目的のデータを確認し、CSVで取り出すことが可能となり、データの抽出・利用が容易になった

前システムの課題点

以前のシステムは、長年お使いになっていたそうですが、どのような課題がありましたか

高松市 総務局人事課 給与係 係長 三浦 徹也 氏の写真

高松市 総務局人事課
給与係 係長
三浦 徹也 氏

前システムは、1997年に導入して以来17年にわたる運用でかなり老朽化していました。その間、法改正があるたびに改修を加えていたため、システムが複雑化し動作が遅くなっていたのです。具体的には、給与計算に長い時間がかかるようになっていました。とくに追給戻入の計算では数時間を要し、その日のうちに処理が終わらずに時間外勤務になることもありました。また、計算結果を確認したのち再計算が必要になった場合も大変でした。修正の必要な職員だけを抽出して部分的に計算するということができないので、修正を加えた上で3時間もかかる全職員の一括計算を一からやり直すことになってしまうのです。また計算結果の確認作業にも手がかかっていました。いったんPDFの帳票に出力し、修正の可能性の高い職員を予測し、目視で確かめていたのです。どういった職員にフォーカスすべきか、ある程度マニュアル化していましたが、経験に頼らなければならないケースもあり、手間取ることがありました。

制度改正の対応についていえば、給与増額、人事院の勧告などのたびにベンダーの手を借り改修作業をしていました。改修作業そのものも大変でしたが、改修後の確認作業も大きな負担となっていました。

また、Webシステムではなかったので、給与システムを使用できる端末が限られていました。また複数の職員が同時に同じメニューを操作できないという制約がありました。同じメニューを開くと干渉して動かなくなってしまうのです。庁外で消防局や上下水道局などでシステムを使用している場合、電話で確認し調整し合う必要があったのです。給与計算業務が集中する給与確定日前の数日は、計算業務に追われる上に、こうした制約が加わり忙しさに拍車をかけていました。また育児短時間勤務制度や再任用職員制度に対応する計算機能がありませんでした。毎月100件以上発生していたこれらの計算を手作業で行っていましたので、これをシステム処理する必要がありました。

システムの選定経緯と採用の理由

「IPKNOWLEDGE 人事給与システムV3」のどのような点を評価いただいたか、お聞かせください

高松市 総務局人事課 人事係 係長 好井 智哉 氏の写真

高松市 総務局人事課
人事係 係長
好井 智哉 氏

もっとも評価が高かったのは、標準機能でほぼすべての業務を処理でき、ほとんどカスタマイズの必要がなかったことです。前システムでの課題の多くが、度重なるカスタマイズに起因するものでしたので、標準機能で業務のほとんどをカバーできる柔軟性は魅力的でした。そして次に高く評価したのはインターフェースの良さです。それは当初の機能説明の段階で分かりました。とくに目を引いたのは、少ない画面遷移で操作できる点や、使用したい機能を簡単なキーワード検索で引き出せる点、様々なデータをCSVで出力できる点です。人事給与業務では、職員に関する様々のデータを要求されますので、この機能を使えばデータの引き出しが格段に楽になると分かりました。

また、私どもの業務に対する理解度の深さにおいても富士通の評価は高かったのです。私どもの業務フローがどうなっていて、新しく導入するシステムに何を望んでいるか、徹底的にヒアリングしてくれたのが富士通だったのです。さらにその上で、IPKを導入した場合、業務フローのどの部分はそのままで、あるいはどこをどう変えることになるのか詳しく説明していただきました。

導入時の対応

新システムへの更新では、データの移行が重要なポイントになります。うまく運んだ理由についてお聞かせください

高松市 総務局人事課 人事係 主査 吉田 慶 氏の写真

高松市 総務局人事課
人事係 主査
吉田 慶 氏

運用開始のタイミングは、共済標準報酬制度の対応に合わせ2015年10月としました。少し心配したのはデータ移行作業です。前システムのデータベースの構造がはっきりしないという問題があったのです。また十数年間改修を重ねながら運用を続けてきたため、新たにテーブルが追加されているなど分かりにくい構造になっていたのです。構造の把握では前システムのベンダーの協力が必要でしたが、限られた時間で万全の協力を得るのは難しいという問題もありました。こういった諸問題に直面したにも関わらず、無事にデータ移行を終えることができたのは、富士通SEの技術の高さと忍耐強さのおかげでした。改修に改修を重ね、複雑化したデータベースに分け入ってその構造を明らかにしていただいたのです。たいへん心強いサポートでした。

操作研修についても万全のサポートをいただき、短期間で効率的に終えることができました。実施は本稼働の3カ月前で、人事課をはじめ消防局、上下水道局、病院局、教育委員会など外局の各担当者を集めて行いました。それぞれの業務フローに画面コピーを混じえたマニュアルを作成していただき、これによってスムーズな操作習得、その後の円滑な運用が可能になりました。こうしたきめ細かいサポートも、当市の業務内容を徹底的にヒアリングしていただいたからこそ可能だったのではないでしょうか。

導入効果と今後の展開

IPKNOWLEDGE 人事給与システムV3を導入して、業務はどのように効率化しましたか

高松市 総務局人事課 職員厚生係 主事 岡本 侑記 氏の写真

高松市 総務局人事課
職員厚生係 主事
岡本 侑記 氏

やはり、計算に費やす時間が劇的に短縮したことが大きなメリットです。以前のシステムでは、すべてのデータを入力し終え、全職員の一括計算を開始してから終了するまでに約3時間かかっていましたが、これが30分に短縮しました。また実際の計算では、いろいろな場面で新たな計算あるいは再計算などが必要になり、その効率化が求められます。「IPKNOWLEDGE 人事給与システムV3」はこうした様々のシーンでの効率化に応えています。再計算も、その必要のある職員1人を特定したり、「ここからここまでの職員」と範囲を特定できるようになり、わずか十数秒で結果を得られます。また「給与支給アナライザ」機能は、誤支給の防止に威力を発揮し、給与計算業務の精度アップをもたらしています。過去の支給実績データをもとに休職、引越しなど人事イベントがあった職員の手当変動額や異常に手当額が増減している職員のチェックなど様々な観点からの確認を自動で行ってくれるのです。こうした計算時間を短縮する機能により計算後の確認作業も短時間でできるようになり、給与計算業務に関する時間外業務が削減されました。

限られた端末を使い、他の端末と干渉しないよう気を使わなければならないなどの制約から解放され、利用者全員が使いやすさを実感しています。各担当者が自席PCから必要なときに各機能を利用して各種の確認作業や計算を実行できるからです。端末の空きを待つといった時間もゼロになりました。また、以前はだれか1人がシステムを使用中に処理に手間取ると、その間、他の人がシステムを使えなくなってしまい、これが「失敗してはならない」という緊張感を招いていました。このような心理的負担がなくなったこともメリットの一つです。また、いろいろな機能から使いたい機能を選択する際に、業務に関連するキーワードを入力することで、そのキーワードを含むすべての業務を参照する機能はとても便利です。さらに、各種データの抽出も驚くほど簡単になりました。以前のシステムでは複数のデータを抽出し、Accessに統合して確かめていましたが、「IPKNOWLEDGE 人事給与システムV3」ではこうした作業をシステムが処理します。マウスの右クリック操作により同一画面上でデータを確認し、簡単にCSV出力でき、2次加工できます。各種資料が簡単に、しかも短時間で作成できるようになりました。

IPKNOWLEDGE 人事給与システムV3が稼働して2年目を迎えました。システムへの期待、あるいは富士通への期待をお聞かせください

高松市 総務局人事課 給与係 主査 前田 智之 氏の写真

高松市 総務局人事課
給与係 主査
前田 智之 氏

稼働1年目はシステムの機能を理解し業務を遂行する段階にありました。いま2年目となり、システムを駆使して、より効率的に業務をすすめる段階に入りました。しばしば驚くことは、今なおIPKNOWLEDGE 人事給与システムV3の使いやすさを発見するシーンがあるということです。「こういう場面に、こういう機能を使えば効率よく業務をこなすことができるのだ」という発見です。いわゆる、かゆいところに手が届く機能です。こうしたシーンはだいたいSEさんと直接やりとりするなかで生まれるのです。これからもこうした顔の見えるサポートを継続していただき、システムを活かした効率的な運用などについてもサポートいただければなお一層心強いです。

前列 左から、高松市 好井氏、三浦氏 / 後列 左から、高松市 吉田氏、岡本氏、前田氏 の写真

前列 左から、高松市 好井氏、三浦氏
後列 左から、高松市 吉田氏、岡本氏、前田氏

【高松市様 概要】
所在地 香川県高松市番町一丁目8番15号
代表者 高松市長 大西 秀人
人口 420,931人(2016年10月1日現在)
世帯数 183,619世帯(2016年10月1日現在)
職員数 2,815人(2015年4月1日現在 普通会計部門)
ホームページ http://www.city.takamatsu.kagawa.jpOpen a new window
高松市のご紹介

屋島山上からの夕景

高松城跡・玉藻公園(夕景)

塩江温泉郷(桜の季節)

四国の北東部、香川県のほぼ中央に位置する高松市は、波静かな瀬戸内海に面した県都です。これまで大正、昭和、平成を通じ8回にわたる合併で広範な市域と42万の人口を擁するにいたった同市は、にぎわいのある都心やのどかな田園地域に恵まれ、都市機能、水、緑がほどよく調和した中核市として発展を続けています。また近年、子育て支援に力を入れている同市は2016年4月、第2子以降(第2子については、同時在園で)、幼稚園・保育所等の利用料を無料化、子どもの医療費無料化(通院は小6まで。入院は中3まで)など思い切った施策を打ち出し、注目を集めています。
観光スポットとしては、国の特別名勝に指定されている庭園では最大の広さを誇る栗林公園、源平合戦の古戦場として知られる屋島とその山上からの夕景、瀬戸内海の海水をお堀に引き込んだ高松城跡、弘法大師 空海が湯治の地として伝えたとされ、「高松の奥座敷」として親しまれている塩江温泉郷など、数多くの名所に恵まれています。

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