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  6. 下関市様 ‐ MICJET MISALIO 住民情報ソリューション ‐

次期ICT活用時代を見据えシステムをオープン化。充実機能と実績のあるパッケージシステムに移行し業務効率化とコスト低減を実現

下関市役所 庁舎外観

下関市様 MICJET MISALIO 住民情報ソリューション

システム運用の全体最適化とコスト削減が求められる自治体システム。人口約27万人の下関市様はMICJET MISALIOを導入し、レガシー化したシステムを一新。運用、業務両面において大幅な業務効率化とコスト削減を実現しました。新システムを活用し、より一層の市民サービス向上に取り組む下関市様をお訪ねし、円滑なシステム移行のポイント、導入効果などについてお伺いしました。

[ 2018年5月14日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体
ソリューション 住民情報
製品 MICJET MISALIO 住民情報ソリューション

下関市様は、度重なる法制度改正への対応で高止まりしていたシステム改修費を削減するため、40数年にわたって運用を続けてきたホストシステムをパッケージシステムに一新。多くの自治体で導入、運用実績をもつMICJET MISALIOの業務機能を活用することで、コスト削減とともに、問い合わせ対応の迅速化、入力事務作業の自動化など、業務を大幅に効率化しています。

【課題と効果】
1 法制度改正時のシステム改修コストを軽減し、改修作業負荷を低減したい

利用料方式のパッケージシステム導入により、確実な対応と改修コストの大幅軽減がかなった
2 住民、他課からの問い合わせ対応をよりきめ細かく、迅速化したい

過去の検索履歴を参照する機能や複数画面を同時に表示する機能により、問い合わせ対応がより確実かつスピーディーになった
3 システムを活用し事務効率化を図りたい

EUC機能などシステム標準搭載の機能が充実しているので各所において作業効率アップになった

新システム導入以前の課題

旧システムではどのような課題がありましたか

情報政策課  以前のホストシステムは稼働開始から40数年を数え、その間、独自にカスタマイズを重ね続け、高度にブラックボックス化していました。そのため法制度改正対応で改修を加える場合、徹底した影響調査が必要でした。ところが改修の記録が残っていないものもあるなどすべてを調べきれず、思わぬところにトラブル発生ということがしばしばありました。

下関市 総合政策部情報政策課 主査 水戸 伸一郎 氏の写真

下関市 総合政策部 情報政策課
主査  水戸 伸一郎 氏

各課の負担も高まっていたのでしょうか

市民税課  法制度改正による改修の内容が固まるのは秋口で、そこから情報政策課、ベンダーとともに改修に取りかかります。影響範囲は多岐にわたるため、本当は検証に時間をかけたいのですが、法制度施行に間に合わせるには年度内に終わらせなければならないので時間的余裕がなく大変でした。

情報政策課  調査や改修にかかる費用が高止まりしていたことも問題でしたが、なんといっても市民にご迷惑がかかる事態は避けなければならず、パッケージシステム導入の必要性が高まっていたのです。

当時:下関市 財政部 市民税課 課長 稲田 浩宣 氏(現在:下関市役所 菊川総合支所 次長)の写真

当時:下関市 財政部 市民税課
課長  稲田 浩宣 氏
(現在:下関市役所 菊川総合支所 次長)

MISALIOの採用理由

長年使い慣れたホストシステムからMISALIOに切り替えた理由をお聞かせください

市民税課  法改正や制度変更への対応が確実に実施される点を高く評価しました。税制改正が毎年のように行われ、改修や検証に多大な時間を費やしていました。MISALIOを導入すれば、迅速かつ確実にシステムがレベルアップされるので、これら作業にかけていた職員の負荷が軽減されます。長年慣れ親しんだシステムが一新されることへの心配はありましたが、すでに多くの自治体で導入されている実績からも、安心して運用できるパッケージシステムであると評価しました。

下関市 財政部 市民税課 主任 楠田 敏大 氏

下関市 財政部 市民税課
主任  楠田 敏大 氏

市民サービス課  やはり法改正、制度改正対応の確実なシステム反映を評価しました。ホストシステムの場合、例えばマイナンバー制度への対応ひとつとっても、システム環境を考慮した仕様を一から検討しなければなりません。その点、MISALIOは実績のある標準システムですから、それに合わせていけばよく、仕様そのものを検討する作業が不要です。もちろん仕様が変われば業務の流れも変わり、操作運用方法も変わりますが、MISALIOのシェアの高さが、自治体業務をよく理解した使いやすく安定したパッケージシステムであることを示していると考えました。

当時:下関市 市民部 市民サービス課 課長 国広 尚司 氏(現在:選挙管理委員会事務局 事務局長)の写真

当時:下関市 市民部 市民サービス課
課長  国広 尚司 氏
(現在:選挙管理委員会事務局 事務局長)

導入時の工夫

新システムへの移行はスムーズに運びました。どのような配慮をなさいましたか

納税課  要件定義のすり合わせ作業や、いよいよ新システムを立ち上げていく過程では、細かいルールを決めなければならない場面が出てきました。新システムによる運用がどうしても当市に合わないこともありました。そうした場合に助かったのは、SEさんに代替案、類似案を示していただいたことです。

市民サービス課  例えば外国人のアルファベット名にフリガナを振るかどうか、振る場合に転出したり亡くなったりしてフリガナが分からないケースではどうするか、1つずつルール化しないと先に進みません。そうした場面では、他市の導入事例を多数提示していただき、その中から当市にもっともよくフィットした方法を選ぶことでクリアしていきました。

当時:下関市 財政部 納税課 課長 今井 克一郎 氏(現在:下関市役所 彦島支所長)の写真

当時:下関市 財政部 納税課
課長  今井 克一郎 氏
(現在:下関市役所 彦島支所長)

操作教育などサポートについてはご満足いただけましたか

納税課  当市は旧下関市と4町が合併していますから、支所と総合支所を合わせると全部で16 箇所もあり、操作教育研修が複数回におよびましたが、富士通のサポートを得られたので効率的に運びました。また稼働が人事異動時期と繁忙期に重なり、システムの操作や運用に戸惑うのではと思われました。しかし稼働スタート時には、職員の背後にSEさんがピッタリと張り付いて、操作につまずいたら即座にサポートいただくという手厚い態勢で、円滑に運用開始できました。

当時:下関市 財政部 納税課 主任 饗庭 一公 氏(現在:総合政策部情報政策課 IT推進係長)の写真

当時:下関市 財政部 納税課
主任 饗庭 一公 氏
(現在:総合政策部情報政策課 IT推進係長)

導入効果

MISALIOを導入後、どのようなメリット、効率化が得られていますか

市民税課  ホスト時代は、申告書の内容をパンチ入力でデータ化する作業に一週間程度かかっていましたが、今では、申告会場で受け付けたデータをダイレクトにMISALIOに取り込めるようになり、申告事務作業の負荷が格段に軽減されました。また一つの端末で過年度のデータや、賦課資料を参照できるようになり、課税処理や問い合わせ対応時の確認作業がスピーディーになりました。

下関市 財政部 資産税課 課長 田中 節子 氏の写真

下関市 財政部 資産税課
課長  田中 節子 氏

資産税課  MISALIOを導入したことにより、各種の履歴をより細密に管理できるようになりました。例えば従来ですと納税通知書の送付先がいつ設定されたのか確認できませんでした。MISALIOはこうした設定項目まで用意されているので、亡くなられた方の名義の納税通知書がいつ相続人に送付されたのかなどもすぐに履歴を確認できるので、市民の方からの問い合わせにもスムーズに対応できます。またメモ機能を使い個人の対応履歴や備考情報を画面上に残し、課内職員間で共有できる点も便利です。EUC機能については、本庁職員のみならず、総合支所の職員も、必要な時に必要な情報を引き出せるようになり助かっています。

下関市 財政部 資産税課 課長補佐 川下 浩治 氏の写真

下関市 財政部 資産税課
課長補佐  川下 浩治 氏

納税課  おもに2つの機能により、納税者からの問い合わせ対応が改善しています。1つは、異なる業務の画面を同時に表示できる機能です。以前のホストシステムでは例えば、収納情報の画面をいったん落としてから各課税の画面を呼び出していました。そのため収納情報の内容を手元にメモすることもありました。しかしMISALIOでは、収納情報と課税情報を同じ画面で横断的に参照しながら説明できるのです。対応がより短時間にしかも確実になりました。もう1つは過去に対応した市民の方の検索履歴を呼び出す機能です。例えば、問い合わせ対応で検索をかけて参照したAさんの画面を、あとで再び呼び出して確認する場合、ボタン1つでできるのです。納税者からの問い合わせ対応ではお待たせするなどご不便をかけないように気を使っていますが、MISALIO導入後は説明が迅速化し、お待たせする時間が短縮しました。

当時:下関市 財政部 資産税課 課長補佐 松本 卓郎 氏(現在:都市整備部公園緑地 課長補佐)の写真

当時:下関市 財政部 資産税課
課長補佐  松本 卓郎 氏
(現在:都市整備部公園緑地 課長補佐)

市民サービス課  第1、第3日曜に本庁を開庁しているのですが、システムを自動スケジュールで稼働できるので、以前のように都度、情報政策課にシステム立ち上げを依頼しなくて済むようになりました。また毎年3月、4月は、転入・転出に伴う異動届の対応で忙しいのですが、以前は変更内容の確認も紙ベースで行っていたのでプリントアウトが大変でした。しかし新システムでは画面上で確認できるためペーパーレス化になりました。また、住民情報の開示請求対応も格段に効率化しました。ホストシステム時代は、開示請求を受けると情報政策課に依頼し、住民基本台帳の閲覧履歴をCSVデータにしてもらい、目視で拾い出していました。それがMISALIOには閲覧管理機能が標準で搭載されているので、市民サービス課にて必要時にいつでも検索、抽出できるようになり、問い合わせにも迅速に対応できるようになったのです。さらに近年は例えばLGBTの関係で印鑑証明の性別を消すなど、市民の事情にきめ細かく配慮した業務が求められています。確実に対応するには対象者が人口の1パーセント以下であってもシステム化が必要ですが、カスタマイズに多額の費用がかかるという話も聞いております。MISALIOではパッケージの定期機能レベルアップ内で対応されたため、コスト面で大いに助かっていますし、全国で実績のあるシステムを導入するメリットと感じています。

今後の展開

今後、どのような業務効率化をお考えでしょうか

市民サービス課  入力業務をはじめとした業務の民間委託が当面の検討事項の1つになっています。本庁と各支所それぞれの状況やコスト面を踏まえ、一線式が良いのか二線式が良いのかなど、やはり他市の事例などを交えた情報をいただきたいと考えています。

下関市 財政部 資産税課 課長補佐 松田 貢一 氏の写真

下関市 財政部 資産税課
課長補佐  松田 貢一 氏

富士通への期待についてお聞かせください

資産税課  第1に、私ども職員のICT活用能力をより高めるサポートを期待しています。MISALIOの導入によりシステムに対する職員の意識が変わりました。以前はシステムの運用を情報政策課やベンダーSEにほぼ任せていました。そのため、システムがこうあればいい、といった考えが生まれる余地はありませんでした。ところがMISALIOを導入して半年強、システムをこう運用すれば業務がこうなるのでは、といった積極的な意識が生まれてきています。富士通にはこうした変化をくみ取った上で、さらに一歩、職員のスキルアップや住民サービスにつながるご提案をいただきたいと思います。

下関市 財政部 資産税課 主任 赤﨑 満 氏の写真

下関市 財政部 資産税課
主任  赤﨑 満 氏

第2に、国の電子化政策を見越した情報の提供を期待しています。今後、行政の合理化、効率化、透明性の向上や国民の利便性向上を目指した電子政府の推進が加速していくだろうと思われます。この流れに乗り遅れないためにも、国、県のICTの取り組みに関する最新情報を提供いただきたいと考えています。

前方左から 下関市 田中氏、今井氏、国広氏、稲田氏 / 後方左から 富士通 村田、下関市 饗庭氏、楠田氏、赤﨑氏、水戸氏、富士通 岩本(SE) の写真

前方左から 下関市 田中氏、今井氏、国広氏、稲田氏
後方左から 富士通 村田、下関市 饗庭氏、楠田氏、赤﨑氏、水戸氏、富士通 岩本(SE)

【下関市様 概要】
所在地 山口県下関市南部町1番1号
代表者 下関市長 前田 晋太郎
人口 265,807人(2018年2月末現在)
職員数 2,699人(2018年3月1日現在)
ホームページ http://www.city.shimonoseki.lg.jpOpen a new window
下関市のご紹介

ふぐ恋盛り
高杉晋作像
下関海響マラソン
角島大橋

山口県の西部、本州最西端に位置する下関市は、県下最大の人口を擁する中核市。日本海、関門海峡、そして瀬戸内海に三方が開かれた同市は温暖な気候に恵まれ、美しい自然に囲まれています。古くから中国や朝鮮半島との盛んな交流を経て、大陸文化の門戸として発展してきた同市は、源平の合戦や幕末維新の挙兵など歴史の節目にその名を刻む地でもあります。

歴史と文化の街だけに、市内を歩けば国際港として栄えた時代を象徴する旧下関英国領事館などの歴史的建造物、幕末維新の史跡など随所に名所・史跡を見ることができます。また、「ふく」をはじめ、「あんこう」や「くじら」などの海の幸はよく知られるところです。近年においては、大勢のランナーが風光明媚で歴史のある関門海峡と美しい響灘のコースを駆け抜ける「下関海響マラソン」、2万人以上の参加者が維新の史跡や関門海峡沿いを歩く「維新海峡ウォーク」、日本海に浮かび白い砂浜とエメラルドグリーンの海に囲まれた角島を走る「つのしま夕焼けマラソン」、銀輪を駆って下関の風、波音を体感するサイクルイベント「ツール・ド・しものせき」など参加型のスポーツイベントも人気を博しています。

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