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  6. 島根県住宅供給公社様 ‐ MICJET住宅管理 ‐

島根県と2市で公営住宅管理システムの共同利用をスタート 少子高齢化と過疎化対策を見すえた住宅行政も視野に

島根県住宅供給公社外観

島根県住宅供給公社様 MICJET 住宅管理

島根県および県下7市1町の公営住宅管理代行者である島根県住宅供給公社様は、公営住宅管理業務を受託する自治体に対して、システムの共同利用を提唱。公営住宅管理に関わる事務を広範に網羅すると同時に、管理代行者向けの多様な機能を備えたMICJET 住宅管理を採用しました。共同利用の合意に至るプロセス、システム採用の理由、そして期待される導入効果などについてお話を伺うことができました。

[ 2017年4月18日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 県外郭団体
ソリューション 住民情報ソリューション
製品 MICJET 住宅管理(公営住宅管理システム)

【システム概要】

従来、自治体が調達したシステムを島根県住宅供給公社様が利用して公営住宅管理業務を受託していました。公共共同利用モデルでは、仮想システム(Hyper-V)上に構築した同一システムを自治体に管理受託業務と合わせてサービス提供します。

従来とのシステム概要の比較イメージ

島根県住宅供給公社様は、公営住宅管理システムの複数自治体による共同利用で、県、市、および町が、システムの運用、保守、制度改正への対応に伴う改修作業から解放され、これら業務に関わるコストの大幅削減できることをアピール。平成29年4月、島根県、松江市、浜田市がその第一歩を踏み出します。今後、3自治体による共同利用が進むことで、業務効率化にとどまらず、少子高齢化や過疎化対策につながる住宅行政に役立つデータの提供などの積極的活用も期待されています。

【課題と効果】
1 県、市、町の住宅管理システムの更新、保守、制度改正に伴う改修作業等を効率化し、コストダウンを図る必要があった

複数自治体で1つのシステムを共同運用することで、各自治体のシステム運用、保守、更新、制度改正に伴う改修作業が不要に
2 管理代行者として県と7市1町の住宅管理業務を受託する公社において、各自治体のシステムを使い分ける煩雑さを解消したい

平成29年4月から県、2市の管理を共同のシステムで一本化し運用することが決定。操作する職員の属人化をさけ、効率的運用が可能となる
3 システムを共同利用する県、市、町の住宅管理状況を統合的に把握し、将来の住宅政策立案時に利用したい

システムのデータ抽出機能等の活用で住宅管理状況を把握分析し、新たな住宅政策策定のデータを準備する環境が実現

公営住宅の管理業務における課題

住宅管理業務のために、独自でシステムを運用している自治体は、今どのような課題に直面しているのでしょうか

島根県住宅供給公社 常務理事 波多野 修 氏の写真

島根県住宅供給公社
常務理事 波多野 修 氏

システム更新やバージョンアップのたびに大きな負担がかかっているようです。一般的に自治体の業務システムは、おおよそ5年でリース契約の満了時期を迎えます。5年で更新する場合、運用開始後だいたい3年で継続か更新かを決め、更新の場合は新システムの選定作業です。導入するシステムが決まればデータの移行作業などが発生。さらに新システム稼働後、安定するまでに若干の時間を要しますから、落ち着いて運用できるのは2年程度ではないでしょうか。途中、人事異動で前システムの事情に詳しい担当者がいなくなることもあるようです。私どものような公社に委託せず、自治体独自で管理している場合、やはり大変だろうと思います。

貴公社は、そういった自治体から住宅管理業務を受託し、負担を軽減する役割を担っているのですね

その通りです。当公社は昭和40年に設立されて以来、平成27年度末までに県下44団地3,000戸超の住宅を供給してまいりました。昭和53年までは分譲住宅の供給が主だったものが、同年以降、島根県から住宅の管理を受委託の関係で請けるようになり、次第に住宅管理代行業務の割合が増えました。現在では県と7市1町の住宅を管理しております。管理戸数で10,700戸。県内の公営住宅の総数が13,000戸なので、その8割強を当公社が管理していることになります。

複数団体によるシステム共同利用提案の経緯

そこで複数の自治体が共同で1つの住宅管理システムを運用する提案をなさったのですね。共同運用はどのようなメリットがあるのでしょうか

島根県住宅供給公社 住宅管理統括本部 本部長 平野 稔 氏の写真

島根県住宅供給公社
住宅管理統括本部
本部長 平野 稔 氏

管理者である県、市、町のシステム更新に伴う負担、当公社の管理業務の負担が軽減するという2つのメリットがあります。

県、市、町がそれぞれ独自の住宅管理システムを導入し、その上で当公社に管理業務を委託しているケースでは、前述のように、システムのリース期間満了、新システム更新に伴う負担が生じます。また当公社についてみると、複数の異なるシステム運用に伴う負担は決して小さくありません。というのは、実際には当公社の本庁および出張所に県、市と同じシステムの端末を1台設置し、当職員がこれを運用しているからです。当然、職員がそれぞれのシステムの操作を習得するのですが1人がすべてのシステムに精通するというわけにもいきません。複数のシステムのどれかに習熟し、この職員が専門で操作にあたるということなります。この方法の弱点はシステムの操作が属人化するところにあります。操作を担当する職員のいずれかが休んだ場合など、そのシステムによる管理業務が滞ってしまうのです。またシステムがバージョンアップしたり更新した場合などは、新しい操作に慣れるために時間がかかります。その間、管理業務を遅滞させないよう、時間外勤務でフォローする必要もありました。

1つの住宅管理システムを導入し複数の自治体でこれを共同利用、そして管理するという、当公社が担う方式は、これらすべての課題を一気に解決してしまう、きわめて効率的な選択といえるのです。

システム共同利用の呼びかけ

島根県、松江市、浜田市の3自治体に呼びかけ、共同利用に至った経緯をお聞かせいただけますか

島根県住宅供給公社 住宅管理統括本部 調整幹 森山 千香江 氏の写真

島根県住宅供給公社
住宅管理統括本部
調整幹 森山 千香江 氏

県下7市1町の住宅管理を受託している我々公社が、共同利用が可能なシステムを導入すれば、参加する自治体の住宅管理業務が大きく効率化される道が開ける。私ども公社がこの提案をしたのが平成25年でした。おかげさまで、県と2市の賛同をいただき、平成29年4月からのスタートという運びになりました。

もちろん、合意までの調整作業は容易ではありませんでした。自治体それぞれでシステム更新のタイミングを見計らう、あるいは県と2市にとってのメリット、デメリットが少しずつ異なるなどの事情があったからです。

このハードルを越えるには、各自治体にとってのメリットを一つひとつ地道に説明する必要がありました。合同ミーティングは年に2回で、合意までは合計5回。第一にアピールしたのは運用上の合理化です。3年、5年ごとにやってくるシステムの更新に伴う諸作業や法改正に伴う改修作業、そして日々のシステム管理などから解放されることなどです。そして第2のアピール点は、これらにかかる労力を削減できることです。サーバをデータセンターに置くことで、災害時のデータ消失や情報漏洩等のリスクが限りなくゼロに近づくというメリットや安心感も説得材料になりました。最終的にゴールにたどり着くことができたのは、小異を捨てて大同のメリットに目を向けていただき、決断いただけたからだと考えています。

システム選定理由

自治体が共同利用する住宅管理システムとしてMICJETをお選びいただいた理由とは?

やはり自治体向け内部情報や住民情報、公共事業などのソリューションにおいて、圧倒的に多くの導入、運用実績を持っていることでした。

実際に、県、2市とのシステム連携作業を進める過程でこの評価が正しかったことが分かりました。具体的にいえば、今回の導入でMICJETと県の財務や税務、さらには情報政策課とを連携させる作業、また自治体ごとの事情によりカスタマイズ作業が発生したのですが、難なくクリアしていただいたのです。自治体をまたがるシステム共同利用の導入では、自治体業務の全体像を体系的にしっかりと理解しているかどうかがベンダーの資質として重要であると痛感しました。我々自身、自治体行政に身をおいているわけですが、富士通とのやり取りにおいて、その体系的な仕組みを改めて学ぶという場面もありました。システムの性能や低コストをアピールするが、その後必要になってくる連携や運用時の対応は知りませんというベンダーでは、やはり県と2市の合意までにはたどり着けなかったのではないかと思います。

期待される導入効果と今後の展開

公社の業務については、どのような効率化が期待できるのでしょうか

システムがMICJETに一本化されることで、従来のように職員が手分けをして県、市それぞれのシステムに習熟する必要がなくなります。

また日々の業務では、入居者の所得額によって算出方法が異なる家賃計算や督促業務が効率化されます。家賃を滞納している入居者への督促状は県や市から発送されますが、基となる滞納情報をとりまとめて県・市に提出したり、滞納している利用者を相談、指導する担当者を派遣するのは公社です。これらもろもろの業務が1つのシステムで処理されれば業務フローがすっきりするでしょう。

利用者からの問い合わせ対応の質も向上すると思います。これまで問い合わせへの一次対応は我々公社でした。エスカレーション対応では市、県、公社の連携が求められますが、MICJETに一本化されば公社、市、県が同一事案の情報を同一画面で共有できるからです。

住民の方々にはどのようなメリットがあるのでしょうか

これまで入居希望申請書は、県、市それぞれ異なる様式の帳票に記入し、提出していただいていましたが、今後は書式が統一されます。例えば市の抽選に漏れて県の募集に応募する場合など、同じ記載内容を転用でき手間が省けます。住民サービスの向上につながるのではと期待されます。

県や市には、どのような効果がもたらされるのでしょうか。また、富士通への期待もお聞かせください

今後の住宅施策や計画を考える場合、前提となる状況をより正確に把握できるようになると思われます。どういった建築方法による住宅がどの地域に何戸あり、築後何年経過しているか、という情報を把握することで、改築、新築するべき住宅の優先度などがわかってくるわけです。その情報を収集、分析して県や市に提供するのが公社の役割でもあるのです。その意味で、県、市町村の住宅管理情報を1つのシステムで共同運用し、一元的に把握することは重要といえます。

さらに発展的に、少子高齢化や過疎化などの課題解決の一助となる住宅政策の情報収集、分析などのためにシステムを運用していければと考えています。例えば若年層の単身者や家族のUターンやIターンを促す住宅の提案を具体化する場合、これまでの住宅管理情報、あるいは公営住宅利用者の意識調査結果などが必要になるはずです。MICJETであれば、我々公社がそういった情報抽出、分析を進めるための強力なツールになってくれると期待しています。

富士通には、豊富な導入実績に基づいた知見やノウハウを活かし、自治体にとってシステムの共同利用に参画しやすい環境づくりに一層の力を入れていただきたいと思います。

左より 富士通 角、島根県住宅供給公社 森山氏、波多野氏、平野氏、富士通 浜野の写真

左より 富士通 角、島根県住宅供給公社 森山氏、波多野氏、平野氏、富士通 浜野

【島根県住宅供給公社様 概要】
所在地 島根県松江市古志原4丁目1-1
代表者 理事長 松本 功
職員数 80人(2015年7月現在)
ホームページ http://www.shimane-jkk.jp/Open a new window
島根県住宅供給公社
のご紹介
地方住宅供給公社法に基づき、島根県の100パーセント出資により昭和40年に設立(昭和28年発足の財団法人島根県住宅公社を改組)された特別法人です。県の住宅行政の総合的な実施機関として、将来を展望した住まいづくり、街づくりの先導的、政策誘導的な役割を担いつつ、県下の市町村と連携をとりながら、県民の住生活の向上を目指し多彩な事業を展開しています。主な事業としては、宅地開発事業、分譲住宅事業、賃貸住宅建設事業、職員宿舎建設・公営住宅用地整備・講演正義業務の受託事業、公社が建設した賃貸住宅及び住宅関連施設の管理事業、県営住宅、松江市・浜田市・出雲市・益田市・隠岐の島町、雲南市、安来市、江津市の公営住宅等の受託管理事業などがあります。

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