島根県住宅供給公社様
MICJET 住宅管理

公営住宅の管理業務における課題

住宅管理業務のために、独自でシステムを運用している自治体は、今どのような課題に直面しているのでしょうか

システム更新やバージョンアップのたびに大きな負担がかかっているようです。一般的に自治体の業務システムは、おおよそ5年でリース契約の満了時期を迎えます。5年で更新する場合、運用開始後だいたい3年で継続か更新かを決め、更新の場合は新システムの選定作業です。導入するシステムが決まればデータの移行作業などが発生。さらに新システム稼働後、安定するまでに若干の時間を要しますから、落ち着いて運用できるのは2年程度ではないでしょうか。途中、人事異動で前システムの事情に詳しい担当者がいなくなることもあるようです。私どものような公社に委託せず、自治体独自で管理している場合、やはり大変だろうと思います。

貴公社は、そういった自治体から住宅管理業務を受託し、負担を軽減する役割を担っているのですね

その通りです。当公社は昭和40年に設立されて以来、平成27年度末までに県下44団地3,000戸超の住宅を供給してまいりました。昭和53年までは分譲住宅の供給が主だったものが、同年以降、島根県から住宅の管理を受委託の関係で請けるようになり、次第に住宅管理代行業務の割合が増えました。現在では県と7市1町の住宅を管理しております。管理戸数で10,700戸。県内の公営住宅の総数が13,000戸なので、その8割強を当公社が管理していることになります。

島根県住宅供給公社
常務理事 波多野 修 氏

島根県住宅供給公社
住宅管理統括本部
本部長 平野 稔 氏

島根県住宅供給公社
住宅管理統括本部
調整幹 森山 千香江 氏

システム共同利用の呼びかけ

島根県、松江市、浜田市の3自治体に呼びかけ、共同利用に至った経緯をお聞かせいただけますか

県下7市1町の住宅管理を受託している我々公社が、共同利用が可能なシステムを導入すれば、参加する自治体の住宅管理業務が大きく効率化される道が開ける。私ども公社がこの提案をしたのが平成25年でした。おかげさまで、県と2市の賛同をいただき、平成29年4月からのスタートという運びになりました。

もちろん、合意までの調整作業は容易ではありませんでした。自治体それぞれでシステム更新のタイミングを見計らう、あるいは県と2市にとってのメリット、デメリットが少しずつ異なるなどの事情があったからです。

このハードルを越えるには、各自治体にとってのメリットを一つひとつ地道に説明する必要がありました。合同ミーティングは年に2回で、合意までは合計5回。第一にアピールしたのは運用上の合理化です。3年、5年ごとにやってくるシステムの更新に伴う諸作業や法改正に伴う改修作業、そして日々のシステム管理などから解放されることなどです。そして第2のアピール点は、これらにかかる労力を削減できることです。サーバをデータセンターに置くことで、災害時のデータ消失や情報漏洩等のリスクが限りなくゼロに近づくというメリットや安心感も説得材料になりました。最終的にゴールにたどり着くことができたのは、小異を捨てて大同のメリットに目を向けていただき、決断いただけたからだと考えています。

期待される導入効果と今後の展開

公社の業務については、どのような効率化が期待できるのでしょうか

システムがMICJETに一本化されることで、従来のように職員が手分けをして県、市それぞれのシステムに習熟する必要がなくなります。

また日々の業務では、入居者の所得額によって算出方法が異なる家賃計算や督促業務が効率化されます。家賃を滞納している入居者への督促状は県や市から発送されますが、基となる滞納情報をとりまとめて県・市に提出したり、滞納している利用者を相談、指導する担当者を派遣するのは公社です。これらもろもろの業務が1つのシステムで処理されれば業務フローがすっきりするでしょう。

利用者からの問い合わせ対応の質も向上すると思います。これまで問い合わせへの一次対応は我々公社でした。エスカレーション対応では市、県、公社の連携が求められますが、MICJETに一本化されば公社、市、県が同一事案の情報を同一画面で共有できるからです。

住民の方々にはどのようなメリットがあるのでしょうか

これまで入居希望申請書は、県、市それぞれ異なる様式の帳票に記入し、提出していただいていましたが、今後は書式が統一されます。例えば市の抽選に漏れて県の募集に応募する場合など、同じ記載内容を転用でき手間が省けます。住民サービスの向上につながるのではと期待されます。

県や市には、どのような効果がもたらされるのでしょうか。また、富士通への期待もお聞かせください

今後の住宅施策や計画を考える場合、前提となる状況をより正確に把握できるようになると思われます。どういった建築方法による住宅がどの地域に何戸あり、築後何年経過しているか、という情報を把握することで、改築、新築するべき住宅の優先度などがわかってくるわけです。その情報を収集、分析して県や市に提供するのが公社の役割でもあるのです。その意味で、県、市町村の住宅管理情報を1つのシステムで共同運用し、一元的に把握することは重要といえます。

さらに発展的に、少子高齢化や過疎化などの課題解決の一助となる住宅政策の情報収集、分析などのためにシステムを運用していければと考えています。例えば若年層の単身者や家族のUターンやIターンを促す住宅の提案を具体化する場合、これまでの住宅管理情報、あるいは公営住宅利用者の意識調査結果などが必要になるはずです。MICJETであれば、我々公社がそういった情報抽出、分析を進めるための強力なツールになってくれると期待しています。

富士通には、豊富な導入実績に基づいた知見やノウハウを活かし、自治体にとってシステムの共同利用に参画しやすい環境づくりに一層の力を入れていただきたいと思います。