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  6. 北海道大空町様 ‐ IPKNOWLEDGE 庶務事務システム ‐

“使いここち”を追求したシステム導入で内部業務の精度と効率がアップ 法制度改正対応を見据えた10年保証でシステム管理面でも安心感

北海道大空町様 IPKNOWLEDGE 庶務事務システム

販売開始から14年を迎え、全国のお客様から寄せられた声と、高い技術と豊富なノウハウを元に、使いここちを徹底的に追求した新製品「IPKNOWLEDGE 庶務事務 V3」。同システムをいち早くご採用、ご導入いただきました北海道大空町様に、ご採用いただいた経緯と、ご利用後の評価についてインタビューさせていただきました。

[ 2015年2月2日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体
ソリューション 内部情報ソリューション
製品 IPKNOWLEDGE 庶務事務システム V3

2008年度、大空町の新しいまちづくりの指針となる「大空町総合計画」を策定した北海道大空町様は、「はつらつ産業のまちづくり」「あったか福祉のまちづくり」「のびやか文化のまちづくり」「さわやか生活のまちづくり」「ふれあい協働のまちづくり」を施策の基本方針とし、8年間にわたりその計画実現に邁進。計画期間の最終年度(2015年度)に合併10年の節目を迎える大空町様は、その成果に立ち、さらに町民を主体とし町民視線に立った町づくり計画を推進するための新たな総合計画の策定にとりかかっています。

また、その一方で同町は行政改革の推進にも取り組み、その一環として内部業務の効率化を進める中で庶務事務業務のシステム化を決断。「IPKNOWLEDGE 庶務事務 V3」を導入し、同業務の効率化を図っています。

【課題と期待される効果】
1 グループウェア、申請書などの紙により集計したデータを利用し、実施している複雑な給与計算事務に伴うミスの可能性払拭と効率化

既にシステム利用を開始した出勤簿、出張、年次休暇管理について効率化を実感。将来的に各種休暇や時間外勤務管理、さらには人事給与システムへの連携までの一連の作業すべてをシステム化することによる、さらなる精度向上と効率化
2 今後予想される法制度改正についての最新情報入手、対応計画策定の準備のスムーズな推進

富士通およびパートナー会社の迅速な情報提供、自治体規模に合わせた的確なアドバイス提示、パッケージの長期保証による確実な法制度改正対応

新システム導入の経緯

システム導入以前の業務における課題、また新システム導入のきっかけについてお聞かせください

北海道大空町 総務課 総務グループ 主幹 稲川 浩司 氏の写真

北海道大空町 総務課
総務グループ 主幹
稲川 浩司 氏

システム導入に至る背景として、2005年 に構築して今まで運用してきたグループウェアや財務会計システム等の内部情報システムについてハード・ソフト両面で機能的劣化・経年劣化が著しいことから、システム全体の更新について内部で検討を進めていました。

また業務の効率化を図る観点から、今まで簡易に運用してきた出勤簿管理、出張・外勤・休暇等の服務規程のシステム化、グループウェアとは別に運用している人事給与システムとの連携を図ることとしました。

現在、出勤・退勤、休暇、時間外勤務命令等の勤務時間の管理は、グループウェアによる管理と条例・服務規定等に基づく申請書等紙による管理を行っており、毎月の給与計算等は複雑な事務処理を行わなければならない状況にあります。

限られた職員配置の中で業務の効率化を図るため、それまで運用していたグループウェアによる簡易な出退勤管理、休暇申請、出張申請手続きに加えて、時間外勤務管理などをより正確に行う新システム構築の提案をいただいたのです。現在、手作業が介在するデータの取りまとめとシステムへの転記については、厳重にチェックを重ねてもミスの可能性を払拭できませんでした。そこで、電子化されていなかった時間外勤務管理のシステム化を目指し、新たなシステムの導入に踏み切ったのです。

新システム選定を振り返って

新システム選定の経緯と選定ポイント、そして「IPKNOWLEDGE 庶務事務 V3」の選定理由についてお聞かせください

選定にあたっては、各部署職員で構成する庁内OA専門委員会において、提案内容について機能面やコスト面など様々な観点から検討しました。その結果、委員会は富士通の「IPKNOWLEDGE 庶務事務 V3」の導入を決定しました。標準機能が豊富で実際の業務を幅広くカバーしている点、他の業務システムとの高度な連携性を備えている点などは誰の目にもわかる評価点でした。また、すでに数多くの自治体において導入、運用されている実績も高く評価。同時に、本町の地域イントラ構築時以来、安定した保守運用を積み重ねてきた富士通のパートナー企業であるPFU北海道の実績も高く評価されました。

「IPKNOWLEDGE 庶務事務 V3」が優れていたのは、今後の法制度改正動向を踏まえ、長期スパンで自治体業務の将来を見据えて開発、エンハンスされているシステムであったことです。自治体業務は今後も、国の法令の動向によって変わってくるでしょうが、それによって変化する運用方法、あるいは根本的に変わらない部分をしっかりと見極めているということだと思います。また簡易なグループウェアを利用しつつ、長年手慣れた方法で一連の業務を処理してきた私どもにとって、「IPKNOWLEDGE 庶務事務 V3」ならではの10年保証は大変魅力的でした。長期的運用によるトータルコストの低減はもちろんですが、職員にとって業務上一番身近なグループウェアを、時々の変化に対応しながら長く使い続けることができるという安定感、安心感はとても大きな魅力です。

システム移行を振り返って

新システムへの移行、操作法習得がスムーズに運んだ理由についてお聞かせください

新システムへの移行と同時期に全庁の端末を一斉に更新することになったのですが、予想していたよりも楽に運びました。端末の更新については基本手順を示していただき、私と課内の数人の手で行いました。新システムへの移行についても「IPKNOWLEDGE 庶務事務 V3」はサーブレット方式で、導入時の各端末へのインストール作業が不要なこともあり、大変円滑に進みました。ブラウザのみで動作するので端末管理もとても簡単です。

操作を習得する研修は、システム稼働直前の2日間を使い、大空町役場および大空町東藻琴総合支所においてそれぞれ実施。2箇所で足並みを揃えて実施するため多少心配もありましたが、PFU北海道の全面的サポートを得て、説明会の開催も時間外、夜間にも関わらず、全職員の約75%にあたる100名強が受講しました。この操作研修の狙いは、日常的によく使う機能の操作をしっかり覚えてもらうことに定めました。それ以外の操作は、OJTで習得していくのが良いだろうと考えたのです。本稼働後、イレギュラーな操作についての質問が集中しましたが、稼働開始後約2か月が経過した頃には落ち着いてきました。現在も、職員が運用していく中で出てくる疑問や課題についてはPFU北海道のサポートにより逐一解決しているところです。

新システムの導入効果

IPKNOWLEDGE 庶務事務 V3システムの運用開始後、どのようなメリットが得られたかお聞かせください

稼働開始後すぐに各課から、「画面表示が親しみやすく、取っ付きやすい」といった声が聞かれました。具体的に何を指しているかの例を挙げるなら、あらかじめわかっていること、例えば申請日の日付、端末利用者の名前などをわざわざ打ち込まなくても、申請画面に自動的に表示されるようになっていることです。申請の種類を示すボタンを選んで押し、画面表示に従っていけば簡単に申請ができるのです。こうしたちょっとした操作性のこだわり、きめ細やかな配慮が、「取っ付きやすさ」を感じさせているのだと思います。

管理者側のメリットとしては、管理者側から各職員の申請状況を簡単に把握できるようになった点が挙げられます。今後、庶務事務システムの機能を十分に活用できるようになれば、業務の効率化といった部分では大きなメリットを実感できるものと思っています。

今後の展開

さらなるシステム活用のために、どのような点に留意していますか

本格稼働から半年を迎えようとしています。システムの利用はまだ出勤簿管理、出張、年次休暇など標準機能の一部にとどまっていますが、次の段階として、年度内に条例・服務規定等に基づく各種休暇や時間外勤務管理の完全実施、出勤簿との連携といった庶務事務システムへの移行を考えています。システム利用環境はしっかり構築していただいているわけですから、庁内ルールを整理して利用手順をしっかりアナウンスすることができればシステムは確実に定着していくでしょう。約10年にわたり従来のグループウェアに慣れ親しんできた職員に、新システムの使いやすさを実感してもらえるのも時間の問題だと思います。すべての職員に「システムに切り替えて良かった」と感じてもらえると確信しています。今後様々な標準機能を利用するようになれば、さらに業務効率は向上するものと期待しています。

PFU北海道への期待についてお聞かせください

小規模自治体においては、システムの構築や運用を専任とするスタッフを置くことは難しいのが実情です。また人事異動などで、専任の職員が入れ替わることも珍しくありません。今後少なくとも10年にわたってシステムの運用を続け、利用する職員の意見などをくみ取り、今年よりは来年、来年よりは再来年とシステムの利用度を上げ、着実な業務効率向上を図っていくためには、庁内の業務状況をしっかりと理解していただいたうえでのサポートを期待します。従来通り、当町の規模に合ったサポート、提案、そしてアドバイスを継続していただきたいと思います。

富士通への期待についてお聞かせください

今後、番号制度などの法改正対応においてシステム担当者の負荷が増えることが予想されます。2015年10月には住民に個人番号を付番・通知します。庁内の人事給与業務においても対応すべき作業が発生します。町としてもこれから準備にとりかかるわけですが、人口7,000人規模の自治体の場合、どのように準備を進めていくべきか、とにかく確かな情報をより多く、できるだけ早く入手したいところです。その点で富士通には大きな期待を寄せています。

もちろん将来の法改正への対応だけが私どもに課せられた課題ではありません。最近では、自然災害への対策が取り組むべき大きな課題となってまいりました。住民の方々の安全と安心の確保にしっかり取り組むためにも、内部事務のさらなる簡素化、効率化を図るためには近い将来、財務会計システム、人事給与システムなどを同一シリーズで統合した内部情報システムとして運用すべきかどうかという課題も解決していかなければならないと感じているところであり、富士通には、IPKNOWLEDGEシリーズの継続的な進化を期待しています。

前列左から 北海道大空町総務課総務グループ 主幹 松川 一正氏、主幹 稲川 浩司 氏、市野 くらら 氏の写真 / 左から 後列左から 富士通 工藤 高裕、PFU北海道 滝下 学、谷口 真基の写真
前列左から 北海道大空町 総務課 総務グループ 主幹  松川 一正氏、主幹  稲川 浩司 氏、市野 くらら 氏
後列左から 富士通  工藤 高裕、PFU北海道  滝下 学、谷口 真基

【北海道大空町様 概要】
所在地 北海道網走郡大空町女満別西3条4丁目1番1号
代表者 大空町 町長 山下英二
人口 7,780人(3,083世帯)(2014年3月31日現在)
職員数 139名(2014年4月1日現在)
ホームページ http://www.town.ozora.hokkaido.jp/
大空町のご紹介

東藻琴芝桜公園北海道大空町は、2006年3月31日、女満別町と東藻琴村が合併して誕生。北海道北東部のオホーツク総合振興局管内に位置し、東を小清水町、西を北見市、南を美幌町、北を網走市と接し、網走国定公園と阿寒国立公園に囲まれた自然豊かな町です。

女満別空港の前に広がるひまわり畑大空町の名は住民からの公募にもとづき、澄み切った大空、そしてその大空の下に広がる実り豊かな大地のもとで、住民が夢や希望を持ち、晴れ晴れした気持ちで暮らしていくことをめざす町であり続けるようにと命名されました。町の主要産業は農業(畑作)で、作目は麦、ジャガイモ、グラニュー糖の原料となる甜菜、豆類、野菜と多岐にわたっています。また町北部の網走湖では、シジミ、ワカサギ、シラウオ、コイなどの内水面漁業が盛んです。

メルヘンの丘大空町はまた、オホーツクの玄関口とされる女満別空港を擁し、網走湖、藻琴山、東藻琴芝桜公園、メルヘンの丘などの見どころを訪れる観光客で賑わっています。なかでも10万平方メートルに及ぶ広大な斜面一面に芝桜が咲き誇る春の東藻琴芝桜公園は、アウトドアのベースキャンプとしても利用できるキャンプサイトを備え、ファミリーで楽しめる観光スポットとして人気を呼んでいます。

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