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  6. 那覇市様 ‐ IPKNOWLEDGE 庶務事務システム ‐

庶務事務システム導入により数日を要した年度替わり時のデータ更新作業が大幅に短縮

那覇市様 IPKNOWLEDGE 庶務事務システム

那覇市様は、IPKNOWLEDGE 庶務事務システムを導入し、先行導入しているIPKNOWLEDGE 人事給与システムと連携させることで事務の効率化、業務負荷の軽減を実現しています。システム更改時の配慮や導入メリットについてお伺いしました。

[ 2014年6月25日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体
ソリューション 内部情報ソリューション
製品 IPKNOWLEDGE 庶務事務システム

那覇市様は2013年、地方分権改革が進展する中、時代に見合った行政サービスの提供およびそれを支える職員力の向上など経営基盤の強化・拡充を図るため、中核市へ移行しました。それに伴い、マルチベンダーによって構築された職員向け内部情報システムの統合に向けた取り組みを本格化。財務会計、人事給与、庶務事務、文書管理の各システムにおいて共通情報となる、職員情報、所属情報などを各システム間で連携するべく庶務事務システムの更改に踏み切りました。

2013年6月、IPKNOWLEDGE 庶務事務システムの採用を決め、2014年1月から本格運用を開始。先に導入・運用していたIPKNOWLEDGE 人事給与システムと連携させることにより、人事異動に伴う年度切り替え事務の軽減、労働基準法改正に伴う60時間を超えた時間外手当計算の自動化をはじめ、数々の導入メリットを実感されています。

【課題と効果】
1 年度替わり時、人事異動データのシステムへの反映作業およびチェック作業、人事異動に伴う処理が3月31日に集中。極度に高まる作業負荷を低減したい

3月31日以前に人事異動データの変更作業が可能となり、31日の切り替え作業は約1時間で完了。4月1日以降のチェック作業も不要に。職員負担となっていた人事異動に伴う処理作業が大幅に軽減された
2 勤務管理データを人事給与システムに取り込む作業をシステムに任せたい。またデータにミスがあった場合、バッチ処理ログをさかのぼって探し出す作業を効率化したい

庶務事務システムと人事給与システムの連携によって日次勤務データを人事給与システムに入力する作業が不要になり、入力ミスの分析のために行っていたバッチ処理のログを確認する作業もなくなった
3 手作業で行っていた60時間超の時間外勤務手当の計算を効率化したい

新システム内で計算処理されるため、手計算業務が不要となり、入力ミスも払拭された

新システム導入の経緯

以前に運用していたシステムを更改されたきっかけ、また以前のシステムが抱えていた課題などについてお聞かせください

那覇市 企画財務部 情報政策課 課長 長田 健二 氏の写真

那覇市 企画財務部 情報政策課
課長 長田 健二 氏

年度替わりにおいては、人事異動に伴う所属の変更などをシステムに反映させる必要があり、3月末日、4月1日以降数日間の業務負荷が課題でした。4月1日から逆算して5日前頃から事前の作業にとりかかっていました。また、システムの事情で、3月31日にならないとデータの更新ができず、同日の作業は深夜におよび翌4月1日から数日間はチェック作業に追われていました。

また3月末の異動内示後には、課内の異動に対応し、人事課から異動後のデータを受け取り、Accessを使ってデータを加工する作業がありました。異動データは加工作業が不要になる、人事給与システムと庶務事務システムの連携が望まれました。

このように年度替わりに伴う作業は一時期に集中しましたが、日々の作業においても課題がありました。以前の庶務事務システムと人事給与システムとは連携していなかったため、庶務事務において職員が手入力や手計算で処理しなければならない業務が数々あったのです。

日次、あるいは月次処理の業務においては、どのような課題がありましたか

例えば、勤務管理データは、毎日、システムから取り出し、バッチ処理で人事給与システムにデータを送っていましたが、何らかのミスでデータが送られていない場合、庶務事務システムの出勤簿カレンダーを見た職員から「確認してほしい」との連絡をもらうまで気づかないことがありました。その対応がまた大変で、バッチ処理のログを排出して点検しミスを分析するためにかなりの時間を要していました。このようなミスが発生しないよう、取り込み結果をチェックする作業にも時間がかかっていました。

時間外手当の処理も手作業に頼る部分が多く、課題でした。庶務事務と人事給与のシステムが連携していないため、Accessで時間外勤務のデータを抽出するという作業が毎月ルーチンワーク化していました。うまく運べば短時間で終わるのですが、支払われる手当に誤りなどがあってはならないシビアな作業なので、職員二人がチェックし合うなどとても神経を使っていました。

さらに、60時間超の時間外手当の計算も手作業で行っていたので時間を要していました。以前は庶務事務システムから時間外のデータを出していただき、Excelに取り込み、60時間を超えるものを抽出し、割増率を掛けて計算するという作業でした。やはり計算ミスがあってはならないのでチェック作業に時間を取られていました。

システム選定時を振り返って

IPKNOWLEDGE 庶務事務システムを選定した理由についてお聞かせください

那覇市 企画財務部 情報政策課 主査 比屋根 司 氏の写真

那覇市 企画財務部 情報政策課
主査 比屋根 司 氏

新システムの導入にあたっては、提案方式で複数ベンダーのシステムを検討しました。職員から選出された審査員の意見を集約し、その結果を参考にIPKNOWLEDGE 庶務事務システム導入の運びとなりました。審査員の評価が特に高かったのは長期10年保証でした。その間に法改正があった場合のサポートが含まれている点も高く評価されました。前のシステムでは法改正時の対応にはその都度契約をする必要があり、コストもかかっていましたが、その必要がなくなったのです。

また、将来仮に新規システムに更改する場合、職員のデータ、カレンダーデータ、文書情報などの移行についてしっかり支援すると明言されていた点は紳士的で安心できました。

機能面についての第一印象をお聞かせください

デモンストレーションをしていただいて「便利そうだ」と思った機能がありました。それは、画面に表示されたデータにカーソルを合わせ、右クリックすることで簡単にExcelデータとして出力できる機能です。例えば庶務事務においては、人事課から時間外手当計算を締めた後に時間調整の依頼が来ることがあるのです。前システムではその都度、情報政策課が依頼を受けてCSVデータを取り出して渡していました。それが、原課の担当者レベルで自由に取り出せ、自由に加工できるのです。「便利になる」と期待が持てました。

また異動時における当該職員の氏名変更や、年度途中の中途採用者のデータ入力が格段に容易になりそうだとの印象も受けました。

新システム導入時を振り返って

長年使っていた前システムから新システムへの更改がスムーズに運んだ理由についてお聞かせください

那覇市 総務部 人事課 主幹 名嘉 寿夫 氏の写真

那覇市 総務部 人事課
主幹 名嘉 寿夫 氏

前システムから新システムへのデータ移行については、相当苦慮するのではないかと思われました。理由の一つとして、前システム導入から10年以上経過しているので、当時の事情を知る職員が庁内にいないため、データベースのレイアウトがどうなっているのかなどが分からないということがありました。

また前システムは部分的に更新されていたこともあり、出力結果と現状とで差異が生じていて、それらも踏まえたうえでデータを移行する必要がありました。こうした作業を前ベンダーのサポートを受けずに行うのですから、とにかく時間をかけて取り組むしかないだろうと考えていました。

具体的な話になりますが、例えばひとまとまりのデータを移行し、新システム上で動かしてみると、前システムと違う結果が出てくる。その理由を探して突き止めて、そのうえで次のデータを移行し結果を確かめる、という作業が始まりました。その過程で、私どもが受ける質問が、細部に関するものから次第に要所だけを確認する内容へと変わっていったことから、「うまく運びそうだ」と思いました。やはり数多くの導入実績を積む中で、データ移行を数多く経験したことによる経験値をお持ちなのだと思いました。

新システムの操作研修ではどのような方針で臨みましたか

新システムでは、すべて発生源入力になりますから、全職員にシステムの操作を覚えてもらうことになります。もちろん2千数百人の職員に対して一斉に研修を行うわけにはいきません。そこで当初は各課にいる庶務担当者のうち主任を中心に行い、この受講者が課内の他の職員に教えるという方針で臨みました。

手順書は用意されていましたが、研修を始めて間もなく、時間外勤務や年休申請などすぐに操作が必要となる機能をいくつか抜き出した手順書を用意しました。

庶務担当者向けの研修は2013年11月半ばに実施し、その後12月下旬に管理職向けの操作研修を行いました。実際の研修は富士通が主となり、私どもが補佐役となって進めていきました。2014年1月の本稼働までに、全職員が手順書を読んで、事前にシステムを操作していただければと思いましたが、年末の忙しい時期なので、おそらくほとんどの職員が稼働開始当日に初めて操作をし、本稼働後は問い合わせ電話が集中することが予想されました。

そこでヘルプデスク窓口を二つ開設し、富士通のSEに問い合わせ対応をしていただくことにしました。私どもも、質問の多いトピックのランキングを教えてもらい、対応策を手順書に追加するなどのフォローをしました。その結果、一時期は問い合わせ電話がかかりにくくなるなどピークがありましたが、これといったトラブルもなく、運用スタートと同時に、全職員が新システムを操作し、発生源入力で庶務事務を処理する体制が動き始めました。

システムの切り替え時期を1月にしたことで、年末のまとまった休みを利用できたことは大きかったと思います。3連休では間に合わなかったかもしれません。また、私たちと同様、職員2,000~3,000人規模への導入では、可能であればヘルプデスク窓口4箇所を約1カ月開設することで、問い合わせが集中しても余裕をもって対応できると思います。

新システムの導入効果

IPKNOWLEDGE 庶務事務システムの運用開始後、どのようなメリットが得られたかお聞かせください

那覇市 総務部 人事課 主査 大城 義人 氏の写真

那覇市 総務部 人事課
主査 大城 義人 氏

情報政策課では、人事給与システムに庶務事務システムが連携したことによる導入メリットが大きいといえます。目に見えるメリットは年度替わりの人事異動に伴うデータの変更作業が短縮したことです。新システムでは年度末の3月31日以前から随時データの変更作業ができるようになったので、31日の切り替え作業は1時間以内で終わりました。

従来行っていた4月1日以降のチェック作業の必要もなくなりました。そのほか、異動処理で職員が行っていたデータ加工作業も、新システムでは不要となり、職員の作業負担が大幅に軽減されました。日次の勤務管理データを庶務事務システムから引き出し人事給与システムに取り込むシステム連携もより確実に行えるようになりました。そのため、連携ミスからバッチ処理のログを調べて原因を探すといったことは発生しなくなりました。

また人事課において負荷となっていた60時間超の時間外勤務手当の計算については、新システム内ですべて計算され、人事給与システムへ送られるようになりました。そのため手計算業務がそっくりなくなりました。作業負荷が減ったこともメリットですが、手計算についてまわるミスが払拭されたことによる信頼感の高まりは大きなメリットだといえます。

管理職、各課の職員の方々においてはどのようなメリットが得られたかお聞かせください

管理職からは、システムにログインすると現在承認待ちの案件が何件あるかポップアップ表示され、すぐに承認画面に遷移できる機能を評価する声が上がっています。もちろん承認を待つ側にとってもスピーディーな処理を期待できるため好評です。

各課の職員からは、出勤簿のカレンダー画面から容易に各種申請が可能となり便利になった、時間外勤務の状況を簡単に確認できる、忌休申請時に何日休みを取れるかがすぐに分かるといった声が寄せられています。

今後の展開、富士通への期待についてお聞かせください

基本的な機能の操作について慣れてきましたので、より便利な研修管理、事務フロー、時間外の予算残額確認、スキャナを使って申請の添付書類を取り込むといった機能を有効活用できるよう、操作研修、手順書の改良に取り組んでいこうと考えています。

富士通の長期10年保証には信頼を寄せています。また法改正への対応についても安心しています。

左から 那覇市 比屋根氏、長田氏、大城氏、名嘉氏の写真
左から 那覇市 比屋根氏、長田氏、大城氏、名嘉氏

【那覇市様 概要】
所在地 沖縄県那覇市泉崎1丁目1番1号
代表者 那覇市長 翁長 雄志
人口 321,678人(142,261世帯)(外国人を含む人口 2014年3月末現在)
外国人:2,335人(1,248世帯)
職員数 2,052名(2012年4月1日現在)
(一般行政職:1,227名、技能労務職:193名、教育職(幼稚園):101名、消防職:271名、看護保健職:61名、税務職:150名、福祉職:113名)
ホームページ http://www.city.naha.okinawa.jp/
那覇市のご紹介

首里城沖縄県の県都・那覇市は、人口32万を有する同県の政治・経済・文化の中心地です。沖縄本島南部の西海岸に位置する那覇市は、首里台地(標高165m)から東シナ海に向けてゆるやかに傾斜した平野部を背景に、古くから港湾を発展させ、海外との交流が盛んでした。

守礼門また琉球王国が栄え、華ひらいた歴史を持つことでも知られています。近代においては、先のアジア太平洋戦争末期の沖縄戦で町は焦土と化しましたが、1972年の日本復帰を経て、多くの県民、市民の努力と協力により今日の那覇へと発展してきました。

サンゴ礁の海気候は黒潮の影響を受け冬でも暖かく、夏は四方の海からの風が吹き抜け、過ごしやすい土地です。観光都市那覇市の特長は、ショッピングスポットとして賑わう国際通りなど都会的な街並みと、数多くの文化遺産を擁しているところです。

エイサー琉球王国の居城として15世紀から廃藩置県まで約500年にわたり同国を統治し、沖縄の政治経済・文化の中心となっていた首里城は2000年12月、世界遺産に登録されました。
その他、金城町の石畳、識名園、公設市場、2004年オープンのDFS(デューティー・フリー・ショッパーズ)ギャラリアも人気スポットとなっています。

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