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SaaS型電子申請サービスによる多様な申請で利用率向上を実現

長野県電子申請・届出運営委員会様 導入事例

北海道に次ぎ全国で2番目に市町村数が多い長野県。平成19年10月、県と市町村の共同利用による、全国初の「SaaS型電子申請サービス」がスタートした。
県を含め52の市町村・広域連合が共同利用。

[ 2008年2月4日掲載 ]

概要
業種: 地方自治体
ソリューション: 基盤ソリューション - IC21共通 -
製品: SaaS型電子申請サービス

Web画面上で1~2時間の作成時間、自治体職員の工夫とアイデアの活きる申請サービス

電子申請システム共同化にあたって、「長野県電子申請・届出運営委員会」の大きな3つの要件は、「システムを自治体側で保有しないこと」「容易にカスタマイズできること」「自治体側で電子化手続きを、費用をかけずに容易に追加できること」だった。特に、3つめの「自治体側での電子化手続き追加」については、多様な申請の追加に加えて、独自のユニークなアイデアで、県民の反応を得られている。

ほぼ全ての市町村が運営委員会に参加

電子申請システム共同化の検討をテーマのひとつとする「長野県電子自治体協議会」が発足したのは、平成15年のことだった。「平成15年の時点で、長野県内では電子申請を実施している自治体はまだありませんでした。そこでこれからのシステムは共同構築が必要だと考え、協議会を設置して検討することにしました」と、長野県企画局情報政策課電子自治体推進係長の上澤政裕氏は語る。
各市町村が電子申請システムの構築に踏み切れずにいた最大の理由は財政事情だ。小規模な市町村が多く、電子申請システム構築を各自治体が独自に予算化することは困難だったのだ。
「しかし電子申請はいずれやらなければならないことです。それなら県と市町村共同で、予算を出し合って使えるシステムを作るのが、実現への近道だと考えました」と語るのは、伊那市・駒ヶ根市など8市町村で構成する上伊那広域連合上伊那情報センターの宮島剛史氏だ。
その後、協議会の中に電子申請に参加する自治体で組織する「長野県電子申請・届出運営委員会」を設置し、検討を本格化させた。

長野県企画局情報政策課
電子自治体推進係長
上澤 政裕氏

長野県企画局情報政策課
電子自治体推進係 主任
白鳥 亘氏

上伊那広域連合
上伊那情報センター
宮島 剛史氏

 

システムは保有せずカスタマイズ対応型で

共同利用システムを構築するにあたって、大きな要件が3つあった。1つは「システムを自治体側で保有せず、要求する機能がサービスとして提供されること」、2つ目が「自治体側の要望に応じて容易にカスタマイズができること」、3つ目が「自治体が電子化手続きを容易に作成でき、追加費用をかけずに搭載できること」だ。
「多くの市町村が参加して利用するシステムでは、サーバの設置場所やシステムの継続的アップデートといったことを考えると、自分たちでシステムを持たずに、こちらの要求するレベルの機能をサービスとして提供してもらう方が何かとメリットがある」と、長野県企画局情報政策課電子自治体推進係の白鳥亘氏は説明する。「一方で、機能が固定した従来のASPでは、こちらの要求するレベルのサービスを受けることはできません。そこで行き着いた考え方が、『カスタマイズにも対応するASP型の電子申請システム』というものでした」。
今回のシステム調達にあたっては、総合評価方式により各社の提案が比較検討された。結果として採用されたのが、使いやすさが考慮されていて、しかも低価格で実現できる富士通のSaaS型電子申請サービスだった。「SaaS(サース)」とは、Software as a Serviceの略で、システムを保有せずに、ソフトウェアの機能だけをネットワーク経由で使うためのサービスだ。従来のASPサービスと異なるのは、SaaS事業者が、利用者側の要望に沿ってカスタマイズしたサービスを提供できる点である。各自治体のコスト負担は、自治体が単独で導入した場合に比べ、少ない負担となる。
平成19年4月にまず県、次いで同年10月には各市町村で『ながの電子申請サービス』の住民への提供が始まった。長野県内81市町村、10広域連合、県の合計92団体のうち、初年度に参加したのは52団体。今後4年間で77団体まで増える見込みだ。

システムの概要

富士通のSaaS型電子申請サービス概要図

工夫とアイデアが活きる

現在、県のサービスは、「自動車税の住所変更届」、「情報公開請求」、「県民アンケート」、「地球温暖化対策関係届出」などである。市町村によるサービスには、「情報公開請求」、「上下水道の開/閉栓届」、「家屋の滅失届」などがある。ユニークなものでは、軽井沢町の「観光パンフレット請求」が挙げられる。軽井沢町では、申請者の情報を表計算ソフトのデータとして出力できる機能を使って宛名ラベルを印刷するなど、効率よい郵送処理ができるようになったという。
「簡単な申請サービスなら、Web画面上で1~2時間かければ、自治体職員が簡易電子申請画面を作成できます。市町村でもこれからさまざまな利用アイデアが浮かんでくるでしょう」と宮島氏は期待する。
「たとえば県民アンケートでは、2週間でおよそ140人から回答があり、幸先のいいスタートを切ることができました」と白鳥氏は評価する。また、「携帯電話用の画面も同時に作成できる機能を活用し、ポスターにQRコードを掲載してモバイル申請へ誘導する方法を取り入れるなどの工夫をしています」と、上澤氏は意気込む。
最後に、『ながの電子申請サービス』成功のポイントについて、宮島氏は次のように語った。
「ほぼ全ての自治体が参加したからこそ、このサービスをスタートすることができました。『高齢者が多いから電子申請を始めても利用は広がらない』ではなく、『役場まで行くのに苦労している住民が必ずいるはず。より多くの申請のチャネルを用意するのも自治体の役割である』と考えることも大切なのではないでしょうか」。

【長野県様 概要】

人口 2,181,536人(2007年12月1日現在)
市町村数 19市25町37村(計81団体)
10広域連合
人口格差 長野市:約37万8千人
下伊那郡平谷村:約700人
ホームページ http://www.pref.nagano.jp/

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