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  6. 宮崎市様 ‐ IPKNOWLEDGE 財務会計・人事給与・庶務事務システム ‐

ライフサイクルを考慮したシステム選定と、先進的なセグメント別の財務管理、人事給与庶務事務の包括外部委託を実施

宮崎市様 IPKNOWLEDGE 財務会計・人事給与・庶務事務システム

IPKNOWLEDGE内部情報ソリューションを導入し、財務会計業務、人事給与業務の効率化を進める宮崎市様を訪問。ライフサイクルを考慮したシステム選定、自治体としては先進的な、セグメント別の財務管理、人事給与庶務事務の包括外部委託を実施されたお考えなどについてお伺いしました。

[ 2012年7月2日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体
ソリューション 内部情報ソリューション
製品 IPKNOWLEDGE(財務情報システム・人事給与システム・庶務事務システム)

宮崎市様は2008年度、人事課においてIPKNOWLEDGE「内部情報ソリューション」人事給与・庶務事務システムを、そして2010年度、財政課において同財務会計システムを導入されました。老朽化したシステムの刷新が導入の理由ですが、人事給与庶務事務については、業務負荷のきわめて高い給与処理業務の効率化と同業務の包括外部委託、財務会計に関しては、市町村合併後の町域ごとの予算を管理するセグメント分析の実現も目的の一つとなっていました。また、システム導入にあたっては、システムの10年以上のライフサイクルを前提にした投資効率が重視されました。

さらに、人事給与業務の包括外部委託においては、精度と信頼性を求められる業務をスムーズに進めるサポート体制の確立が求められていました。IPKNOWLEDGEの10年保証によるコスト削減効果、ユーザー目線に立ったきめ細かいサポート体制が高く評価されています。

【課題と効果】
1 行政経営を支援するためのツールとして、単なる経理システムではなく、管理会計システム的な財務会計システムが必要

IPKNOWLEDGE導入後、セグメント情報を組み込むことで町域ごとに配分されている予算のデータを簡単に抜き出すことが可能に
2 1台の専用端末で利用者が混み合うために、運用時間を延長して利用していた

全員がいつでも自分のパソコンからシステムを利用できるようになって、業務効率が向上した
3 市町村合併のタイミングに合わせ、人事給与、庶務事務の業務をアウトソーシングし、人事課のスリム化を図ることに

給与厚生係6名と臨時職員が数名加わる旧体制から、業務委託後は、給与厚生係がなくなり1名が専任で委託業務関係の対応を行う体制となり、人員体制がスリム化した
4 各部署で正規職員1名が人事データの変更や時間外勤務を把握、報告する業務を担当していた

統合パッケージにより人事・庶務・給与が一体化したことで、庶務専用の職員を配置する必要がなくなった

前編

財政課 インタビュー

新システム導入の経緯

財政課がお使いになっていた、以前のシステムではどのような課題がありましたか

宮崎市総務部 情報政策課 課長補佐 白坂 敦 氏の写真

宮崎市総務部 情報政策課
課長補佐
白坂 敦 氏

第一に、メインフレームを使い続けていたことに伴ういくつかの問題がありました。クライアント端末が各課に1台、財政課でさえ2台しか配置されておらず、しかも運用時間が限られていたため、予算編成、決算の時期などは利用者にとって不便な状況がありました。

また、データを加工し2次利用したい場合など、取り出しが容易ではありませんでした。そのため、メインフレーム内にデータは蓄積されているのに、Excelにデータを手入力して加工するなど、データを多重に管理しており非効率的でした。情報政策課も原課の要望するデータを取り出しては、CSVファイルに加工し提供していましたが、十分な対応ができず、各課では非常にストレスが高まっていました。

最大の課題は、行政経営を支援するためツールとして、単なる経理システムではなく、管理会計システム的な財務会計システムが必要とされてきたことです。バブル経済の崩壊後、財政状況が非常に厳しくなってきました。そのため、税収や交付税交付金、公債費などを把握分析するためのマクロの視点、個々の事業を適切に評価し、評価結果に基づく予算配分を行うミクロの視点、これらの両面から財政状況を分析把握する必要が高まっていました。

さらに、宮崎市は2006年に近隣の3町と2010年には1町と合併しています。私どもとしては、合併による財政面でのメリットを、きちんと住民の皆さんに情報提供していく必要があると考えていました。と同時に、当市では学校区単位でのきめ細かい地域活動を進めています。それぞれの取り組みにおいて、市がどういう形でかかわり、いくら予算を使い、結果どんな成果があがっているかをきちんと報告したい。これらを実現するために新たな財務会計システムに対して、セグメント分析の機能を求めていたのです。

システム選定の実際

システムに求めた要件として、特に重視された点についてお聞かせいただけますか

システムのライフサイクルですね。実際にシステムの選定にあたる情報政策課にお願いしたのは、10年間は使えるシステムを入札の条件に加えてほしいということでした。

多くの地方自治体では概ね5年程度でシステムを更新しています。しかし、5年のライフサイクルというのは、厳しいスケジュールを強いられるのです。大体、新システムを導入する場合、予算の要求から査定を経て、契約までに1年、開発に1年程度、合計すると最低でも2年間が必要となります。そして新システムの運用がスタートしますと、少なからず不具合や問題点が出てくるものです。それが出尽くすには、やはり1年間の業務サイクルを回す必要があります。その後、修正、改善をかけながら、落ち着いてくるまでに稼動後2年間はかかります。ようやく3年目頃から使いやすいシステムになって来るわけですが、システムのライフサイクルが5年の場合では、稼動後4年目にはシステム更新に向けた予算要求などの準備に入らなければなりません。システムの導入準備や、導入後、安定運用する作業のために、財政課本来の業務に振り向ける時間が少なくなってしまうのでは、いったい何のためのシステム導入なのかという話になってしまいます。

宮崎市建設部 住宅課 市営住宅係長 (前 財政課 係長) 中原 伸治郎 氏の写真

宮崎市建設部
住宅課 市営住宅係長
(前 財政課 係長)
中原 伸治郎 氏

5年ライフサイクルは、このように厳しいスケジュールとなる上に、コスト的にも課題があります。たとえば新システム導入に1億5000万円の初期投資が必要になるとします。単純に計算すると5年のライフサイクルでは1年当たり3000万円、10年のライフサイクルであれば最低でも1500万円を回収する必要がありますよね。これに毎年のランニングコストを加えた総コストと新システム導入による効果を比較して、見合うかどうかです。そのあたりを見極めるため、予算要求前にシミュレーションを行いました。10年間運用するとなりますと、途中でパソコンのOS更新やサーバOSの更新もあるでしょう。場合によってはデータベースの更新も必要になるかもしれません。こうした条件を前提としてシミュレーションしたところ、システム導入による効果から、システムのライフサイクルが10年間であれば十分ペイできると判断しました。各課が要望する予算を査定する立場としても「十分な投資効果はある」と自信を持って説明する必要があったので、「10年保証」を掲げる富士通のシステムは、私どもの要望に沿うものでした。

導入のメリット

IPKNOWLEDGEの稼働開始後、業務はどのように改善されましたか

新システム導入前も、事業単位にどれくらいの予算が配分されているかは把握できていました。しかし、合併町域単位での予算配分については、データの抽出が困難なため、各課職員と財政課職員がExcelを使って手作業で集計しているのが実情でした。しかし、IPKNOWLEDGE導入後は、事業コードの一項目としてセグメント情報を組み込むことで町域ごとに配分されている予算のデータを簡単に抜き出すことが可能になりました。

年度ごとに予算の配分等を追跡することもできるので、これからは各町域の住民の皆さんに対しても、よりスピーディーにわかりやすい説明ができるようになると考えています。財政状況が厳しい中、合併によって、市の財政運営がどのように効率化されているかについて、住民の関心は高まっています。また市議会からも、最適な予算配分のため、これまで以上に多面的で詳細な資料を求められる場面が多くなっています。IPKNOWLEDGEの運用開始後は、こうしたデータ要求に、適切に対応できるようになりました。

財政課内部においてはどのような導入効果が得られましたか

各課においては、全員がいつでも自分のパソコンからシステムを利用できるようになって、業務効率が大きく向上しました。また、各課では1台の専用端末で利用者が混み合うことも、運用時間を延長して夜間システムを利用することもなくなりました。予算の査定作業も、必要なデータを簡単に素早く抜き出すことができるため、作業時間が大幅に短縮されました。導入前は、予算書の作成に、土日も出勤して2週間以上かかっていましたが、約1週間に短縮されました。しかも、時間外は大幅に少なくなり、財政課では年間で職員1人分以上の人件費削減が見込まれています。

また、各課においても導入のメリットが現れています。従来は予算担当者が予算の執行状況などを確認していましたが、新システム導入後は課内全員が自分のパソコンから簡単な操作で所管する予算の状況を確かめられるようになりました。そのため、各担当者の予算執行状況への意識も高まっています。今後、このような利用が、さらに浸透していくことにより、より効率的な予算管理が可能となると思います。

今後の展開

今後の展開としてお考えになっていることについて、お聞かせください

宮崎市企画財政部 企画政策課 課長補佐 (前 財政課 課長補佐) 長嶺 郁夫 氏の写真

宮崎市企画財政部 企画政策課
課長補佐
(前 財政課 課長補佐)
長嶺 郁夫 氏

今回、各課の職員が、各自のパソコンで必要なデータを取り出し、自分の課の予算分析、執行状況分析ができる環境が整いました。今後はさらにシステム利用を推し進め、1人1人の職員が財政課的な視点で業務をこなすようにしていきたいと考えています。各職員の財政への意識が高まれば、各事業の予算の無駄は着実に削減でき、健全な財政運営につながるでしょう。さらに、データ分析のスキルを上げることで、市民サービス向上のための予算編成のあり方について自ら考えることを期待しています。

富士通の今後に望むことについて、お聞かせください

導入後1、2年は改良・チューニングが続くのがシステムです。導入に携わった職員が継続的に担当すれば問題はないのですが、自治体の場合、人事異動によって担当者が変わることがあります。引き継ぎには、相当の時間と労力を要するわけですが、そこをできるだけスムーズに運ぶためには、当市の財務に通じた富士通のSEのサポートが欠かせません。導入後は、操作方法がわからない場合でも、すぐに対応していただいています。財務会計システム業務の引き継ぎ等が円滑、効率的に進むようこれまで以上に、迅速かつレベルの高いサポートを望んでいます。

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