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Fujitsu

Japan

ライフサイクルを考慮したシステム選定と、先進的なセグメント別の財務管理、人事給与庶務事務の包括外部委託を実施

宮崎市様 IPKNOWLEDGE 財務会計・人事給与・庶務事務システム

IPKNOWLEDGE内部情報ソリューションを導入し、財務会計業務、人事給与業務の効率化を進める宮崎市様を訪問。ライフサイクルを考慮したシステム選定、自治体としては先進的な、セグメント別の財務管理、人事給与庶務事務の包括外部委託を実施されたお考えなどについてお伺いしました。

財政課 インタビュー

人事課 インタビュー

新システム導入の経緯

従来の人事給与・庶務事務の業務における課題点について、お聞かせください

宮崎市総務部 介護保険課 (前 人事課 職員係) 川野 元規 氏の写真

宮崎市総務部 介護保険課
(前 人事課 職員係)
川野 元規 氏

給与処理業務では、基礎となる人事情報、時間外等の勤務実績情報、各種手当の情報等、多分野にわたる情報、およびそれらに関する法令や制度などの専門知識が求められます。また、処理にあたっては全職員分の各情報を収集、手書きでパンチ原稿化し、入力業者にデータ化してもらい、ホストコンピュータにかけるといったように、多大な時間と労力を要していました。

毎月5日までに入力データを揃え、10日までに処理を終える月次の作業も大変でしたが、年末調整、賞与などのイベントがある月は作業量が増え、多忙を極めました。とりわけ作業負荷が高まるのは、人事異動が発生する年度末です。全庁の3分の1が異動し、しかも発表は4月1日直前ですから、まったく余裕はありません。歴代の給与業務担当者は、どうにかして業務効率化を図れないかと考えていたそうです。しかしあまりに忙しいため、業務マニュアルを作ることさえもできませんでした。新しく給与業務を担当する職員は、OJTで覚えるほかなく、コード表とデータを常に照合しながらの作業でかなり大変でした。

2008年から、人事給与・庶務事務業務の包括外部委託に踏み切りましたね。その経緯についてお聞かせください

給与業務について、多忙期は人員を増やして対応していました。しかし、適正な定員の定数管理を進めようという全庁的流れの中で、まずは総務部が他部署に先駆けて人員を削減しようとなったのです。そこで、市町村合併のタイミングに合わせ、専門的な知識を必要とし、手間と時間を要する人事給与、庶務事務の業務をアウトソーシングし、人事課のスリム化を図ることになりました。包括外部委託であれば、市はシステムのメンテナンス、更新等の作業から解放されます。また民間事業者は自治体のように人事異動が頻繁ではないので、専門的な知識やノウハウが集積しやすく、それらをマニュアル化していただくことで、業務のスピード、精度も上がるだろうと期待されました。そして包括外部委託をベースにプロポーザルを行い、最終的に絞り込まれたベンダーが2社。最後に残ったのが富士通でした。

システム導入の実際

包括外部委託は、自治体において先進的な事例ですね。どのような点に配慮し、業務を移行したのでしょうか

2008年9月、人事課の隣室に給与事務センターを設置、第1段階として共済関係の業務をお願いしました。共済関係は処理内容が簡単でしたので、業務を通して決裁主義など自治体独特の事情を理解し、慣れていただくために適当だろうと判断しました。

給与業務の委託は、翌2009年4月1日からです。そこから9月の新給与システムのリリースまでは、私ども人事課が行っていた旧システムによる手作業を中心とした従前の給与処理業務をそっくり覚えていただきました。給与処理の計算を最初から最後まで、一つ一つ手作業で行うことになります。なぜそうしたかというと、給与処理の手順とその意味をしっかり頭に入れておかないと、新システムによって自動化する業務部分がブラックボックス化してしまい、処理の結果が正しいかどうかの判断が困難になるからです。また、新システムをより効率的に運用するため、SEに改良を依頼する場合なども、給与処理のロジックをしっかり理解している必要があるのです。

宮崎市総務部 地域コミュニティ課 係長 (前 人事課 職員係長) 山本 哲也 氏の写真

宮崎市総務部 地域コミュニティ課
係長 (前 人事課 職員係長)
山本 哲也 氏

いよいよ新システムに切り替え、業務はスムーズに処理されましたか

新システムによる給与業務処理については、私どもも経験がないわけですし、センターの皆さんももちろん未経験です。新給与システムが稼働すると、人事課職員がつきっきりでサポートしました。そして処理手順で実際、指示したこと、判断したこと等、基本的なことはすべて書きとめ、マニュアル化していただきました。作業の量や種類も多く、常に締め切りに追われる中で追記していくのは大変で、大小さまざまなトラブルもありました。発生した問題解決のために支給日に振り込みを一時停止したり、給与明細の誤配信などです。こうしたトラブルの原因を一つ一つ摘み取り、システムの信頼性を着実に上げていくためにも、マニュアル作りには力を入れる必要がありました。

また、時間に追われる作業の中で発生するミスをなくすために、作業を1人で完結しないというルールを作りました。1人でデータを入力した作業は、必ずといってよいほどミスを犯しています。2人以上でチェックし合うことでミスの低減を図りました。

給与事務センターは、2008年9月当初は3名体制でしたが、その後の増員で現在9名が常駐し、委託業務に従事しています。

給与事務センター

導入のメリット

包括外部委託の導入に踏み切ったことで、どのようなメリットが得られましたか

宮崎市総務部 参事 兼 情報政策課長 沼口 浩 氏の写真

宮崎市総務部 参事
兼 情報政策課長
沼口 浩 氏

人事課として人員体制がスリム化したことです。業務委託前は、給与厚生係としての6名と、繁忙期の臨時職員が数名加わる体制でしたが、現在、給与厚生係はなくなり1名が専任で委託業務関係の対応にあたっています。

また、各部署で正規職員1名が人事データの変更や時間外勤務を把握、報告する業務を担当していましたが、統合パッケージにより人事・庶務・給与が一体化したことで、庶務専用の職員を配置する必要はなくなりました。

給与事務センターの業務は安定し、スタッフの給与業務のエキスパートとしての意識は高まり、チームワークも向上しています。発足から3年半、新給与システムのスタートから2年半が経過した現在、センターに業務ノウハウが蓄積したこともあり、人事課の専任担当者が人事異動で変わったとしても、問題なく業務が運ぶまでになりました。市側の新任担当者の質問にも、センターのマネージャーは自信を持って答えてくれるでしょう。その運用状況を総合的に判断すれば及第点のサービス内容を提供していただいているといえます。

富士通のサポート体制をどのように評価されていますか。ぜひ、お聞かせください

実はシステム稼働当初、ほぼ常駐態勢だったSEに、給与事務センターの作業を体験していただきました。実際に給与業務を手がけて、スタッフの目線に立つことで、改善点が見えるのではとの理由でした。その結果、重大ミスにつながるいくつかの要因を見つけ、水際で取り除くことができました。システムの精度を上げなければならない段階では、正直申し上げて、富士通に不安感を募らせたこともありました。しかし、率直に意見を述べ合いつつ、苦労しながら一つずつ課題を克服してきたからこそ、現在の信頼関係があると思っています。

今後の展開

今後の展開、あるいは課題についてお聞かせください

今後の課題は、ミスにつながる要因を排除していくことです。同じミスをくり返さないためのマニュアルの整備は、この先もずっと続いていくでしょう。また、センターのスタッフといつも話し合っているのは、情報の共有を積み重ねていくことが、トラブルを未然に回避する唯一の方法であるということです。問い合わせやクレームについては、いつ、誰と、どのようなやり取りをしたか、漏らさずにメモし、蓄積し、共有しています。その積み重ねにより、業務の信頼性は着実に向上していくのです。業務以外でも意思疎通を図ることが大事だと、市役所内のバレーボール大会に参加してもらい、一緒に汗を流しました。

富士通には引き続き、システムのみならず、給与処理業務、公務員制度にも精通したSEによるサポートをお願いしたいと思います。

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【宮崎市様 概要】
所在地 宮崎市橘通西1丁目1番1号
代表者 宮崎市長 戸敷 正
人口 402,239人(172,508世帯)(2012年4月1日現在)
職員数 2,624名(2012年4月1日現在)
ホームページ http://www.city.miyazaki.miyazaki.jp
宮崎市のご紹介

冷や汁宮崎市は、1924年4月に市制施行し、1998年4月に中核市に移行しました。2006年1月の3町との合併、2010年3月の1町との合併を経て、人口約402,000人、市域面積644.61平方kmとなりました。本市は温暖な気候に恵まれ、春季や秋季には、プロ野球やJリーグのキャンプ、全国の企業や大学のスポーツクラブの合宿が行われ、特に、プロ野球キャンプでは、県内外のファンとともに大いに盛り上がりをみせます。また、「太陽と緑」に象徴される豊かな自然に恵まれ、食べ物の宝庫でもあります。宮崎牛や地鶏、レタス巻き、釜揚げうどん、冷や汁、完熟マンゴーなど枚挙にいとまのないほどです。

宮崎神宮毎年、夏には市民総おどりの「まつり えれこっちゃみやざき」が開催され、多くの企業・団体が踊りの輪に加わります。そして、秋には「宮崎神宮大祭」が行われ、古式ゆかしい姿の御神幸行列が観光客の目を楽しませてくれます。今、宮崎市では、一昨年の口蹄疫により落ち込んだ地域経済の活性化を図るため、官民一体となって、経済復興と市民の元気、誇りの回復に向け、「40万人スクラムプロジェクト」を展開し、地域力の向上、滞在型観光の推進、6次産業化の充実強化に取り組んでいるところです。

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