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  6. 香川県三豊市様 ‐ IPKNOWLEDGE 内部情報ソリューション ‐

電子決裁を全庁的に浸透させ、ペーパーレス化によるコスト削減、事務作業の効率化を実現

三豊市役所庁舎外観

香川県三豊市様 IPKNOWLEDGE 内部情報ソリューション

「IPKNOWLEDGE V3」は、人事給与、財務情報、文書管理、庶務事務、電子決裁など幅広い業務に対応し、内部事務の簡素効率化、高度化を支援します。市が誕生した当初よりIPKNOWLEDGEをご導入いただいている三豊市様は、V3へのバージョンアップを決定。IPKNOWLEDGE導入経緯とその効果、V3への期待についてお話を伺いました。

[ 2016年6月21日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体
ソリューション 内部情報ソリューション
製品 IPKNOWLEDGE V3

2016年に市政10周年を迎えた三豊市様は、合併にあたり運用の異なる旧7町の事務作業を統一し、効率化するために、IPKNOWLEDGE V1(財務情報、人事給与、文書管理)を導入。その後、V2(文書管理、庶務事務、電子決裁)の導入により、文書および内部事務の電子化を推進し、電子決裁率98.2%、印刷関連のコスト削減、内部事務の効率化を実現しました。市民サービスのレベルを向上するためにさらなる自治体内部事務の効率化を目指し、データ連携や電子決裁など多くの機能を強化したV3へのバージョンアップを実施しています。

【課題と効果・期待】
1 合併に伴う、旧7町の事務作業統一。旧町ごと、業務ごとに異なるベンダーシステムを運用していたことによる負荷を軽減したい

同一ベンダーのパッケージを統合することで、シングルサインオンによるシステム利用など、職員の利便性を向上
2 文書の保存スペースを削減したい。紙の文書を電子化することにより、様々な事務作業を効率化したい

文書管理、庶務事務での電子決裁の導入により、書庫スペースの約10%削減、印刷にかかわるコストの削減、電子決裁率98.2%を実現し、決裁事務や文書検索を効率化
3 システムのリプレースにあたり、業務継続性・生産性を確保しながら、事務作業をより効率化したい

新たな操作を覚えるなど職員に負担がかからないように同一ベンダーのパッケージをバージョンアップ。業務標準化を実施し、カスタマイズを減らすことで、システム運用コストの低減、全業務システムのデータ連携機能による人事異動事務の効率化に期待

初回システム導入の経緯と効果

2006年に、IPKNOWLEDGE 財務情報、人事給与、文書管理のV1を導入した経緯についてお聞かせください

三豊市 政策部 田園都市推進課 副主任 小野 雅紀 氏の写真

三豊市 政策部
田園都市推進課 副主任
小野 雅紀 氏

三豊市は、2006年1月1日に、高瀬町、山本町、三野町、豊中町、詫間町、仁尾町、財田町の7町が合併して誕生しました。合併前は、各町が業務ごとに異なるベンダーのシステムを導入していましたが、合併にあたり、システム運用の負荷を低減すること、さらにシングルサインオンにより職員への負荷を低減することを目的に、同一ベンダーによる統合型システムの導入を決定しました。当時複数社が候補に挙がりましたが、プロポーザルにより、シングルサインオンも実現できる統合型システムである富士通のIPKNOWLEDGEを採用しました。

2006年に文書管理、2011年に電子決裁、2012年に庶務事務を導入され、早くから自治体内部事務の電子化に取り組まれていらっしゃいますね

三豊市 総務部 総務課 主任主事 池脇 健太 氏の写真

三豊市 総務部
総務課 主任主事
池脇 健太 氏

三豊市では行財政改革推進プランにおいて、文書管理・行政事務の電子化、電子決裁の活用推進をうたっています。

合併以降、公文書を含む紙の文書を収納する書庫が慢性的に不足しており、ペーパーレス化を進め、収納スペースを削減する必要に迫られていました。また、保管場所がばらばらで、保存期間が過ぎた文書が残っていたり、必要な文書がすぐには見つからなかったりといった問題もありました。庶務事務に関しては、出退勤や時間外勤務申請の管理などを紙ベースで行っていたため、書類の保管場所に加え、処理が煩雑で、ミスが発生しやすいことが問題視されていました。

そこで、紙の文書だけでなく事務作業を電子化することで、業務の効率化を目指しました。まず、文書管理システムによる文書の情報共有促進、文書検索時間の短縮、さらには情報公開への即時対応の実現。庶務事務システムによる出退勤管理、時間外勤務の電子申請。また、電子決裁の導入による意思決定の迅速化。このように事務作業の効率化を進めることで、職員への負荷を軽減すると同時に、市民サービスのレベルを向上することも目的のひとつでした。

文書管理、庶務事務を導入し、電子決裁を進めるにあたり、苦労したこと、工夫したことがあれば教えてください

三豊市 総務部 総務課 副主任 三川 真紀代 氏の写真

三豊市 総務部
総務課 副主任
三川 真紀代 氏

一番大変だったのが、紙の文化から脱却して電子決裁という新しい文化に移るにあたり、一部の文書の電子化に消極的な職員を説得し、その抵抗感を払拭することでした。

電子決裁が浸透している自治体ではトップダウンで電子決裁化を推進していることが多いようです。しかし、三豊市ではボトムアップで進めていたため、幹部・首長クラスへの説明会を何度も実施しました。パソコンに慣れていない職員や決裁者にあたる幹部職員には、電子決裁の添付文書は紙の文書と同じく視認性が高く、紙への押印と変わらない操作で決裁が可能であることを説明しました。DocuWorksを使って複数の添付ファイルを1つのファイルにまとめ、付箋やアノテーション(関連情報)により電子決裁文書を見やすくするといった工夫もし、幹部職員の負担感低減を重点項目としました。

当初は、電子決裁と紙の文書による押印決裁を選択できるようにすることも考えましたが、他の自治体の事例を調査した結果、選択制にすると紙の文書に逃げがちになることが分かったため、電子決裁をルール化・必須化することで、職員への電子決裁を浸透させました。

文書管理、庶務事務、電子決裁の導入によってどのような効果が得られましたか

三豊市 総務部 人事課 副主任 前川 哲徳 氏の写真

三豊市 総務部
人事課 副主任
前川 哲徳 氏

電子決裁率は98.2%になり、一部を除き全庁的に電子決裁が浸透しています。本庁舎内ではなく支所や出先機関にいても決裁が可能であるため、事務の効率化が実現しています。
ペーパーレス化の効果として、コスト削減があります。2014年度は導入前と比較して、出力機器にかかわるコストは34%減、紙の購入費は42%減です。収納スペースについては、書庫保存箱数が10%の削減となっています。

庶務事務に関しても、出退勤のタイムカードや時間外申請などの書類が不要になり、収納スペースの削減に大きく貢献しています。以前は、タイムカードや申請書類などをベースに手計算で給与へ反映していましたが、システム導入後はIDカードで出退勤が記録され、電子申請・決裁になり、それらの情報が人事給与システムと自動連携して給与計算が行われるようになりました。そのため時間と労力の削減につながりました。支給額に間違いがあってはいけないといった職員へのストレスが軽減され、ミスもなくなりました。

システム更新の経緯と期待

引き続き富士通のIPKNOWLEDGE V3を採用していただいた理由についてお聞かせください

三豊市 政策部 企画財政課 主任主事 森 忍 氏の写真

三豊市 政策部
企画財政課 主任主事
森 忍 氏

システムのリプレースにあたっては富士通だけでなく他社のシステムも検討しました。しかし、職員が既存のシステムに慣れていること、既存システムへの不満や他社システムへの要望などがなかったことから、既存システムをバージョンアップすることが職員にとって一番負担がないと考えました。結果として、システム変更による操作研修を行う必要もなく、生産性の低下を防ぐことができ、結果的にコスト削減にもつながりました。

V1ではデータ連携や電子決裁の機能に一部不足がありましたが、V3ではこの問題が解消され、十分な機能を備えています。V3へのバージョンアップにより、人事給与のマスタデータを他の業務と完全統合してさらなるデータ連携・活用を実現し、人事異動にかかわる業務を効率化すること、財務情報の電子決裁機能の拡充により電子決裁範囲を財務情報まで拡張することなどを考えて、バージョンアップに決めました。

V3へのバージョンアップを進めるにあたり、工夫したことがあれば教えてください

最初に職員に今回のシステム更新ではコスト削減が大きな目的のひとつであることを周知しました。基本的にはノーカスタマイズを方針とし、V1、V2でカスタマイズしていた機能を徹底的に見直し、本当に必要な機能かどうかを取捨選択しました。10年前は合併前の事務をもとにカスタマイズが必要と判断としていたものがあったため、それを見直す良い機会になりました。

その結果、文書管理ではほぼカスタマイズがなく、人事給与、庶務事務では極力カスタマイズを抑えることができました。

新システムに期待することはありますか

カスタマイズを極力減らしたことで、パッケージから定期的にリリースされる強化機能を反映しやすくなるため、より使いやすいシステムとしていきたいです。運用コストや法制度改正に対応するためのコストの削減効果も期待しています。

また、今までシステムからデータを抽出してExcelで作成していた帳票がV3では標準で利用可能になり、その他にもデータの抽出や反映などのEUC機能が強化されていることから、作業がより効率化できると考えています。

今後の展望について

今後IPKNOWLEDGEをどのように活用していきたいかお聞かせください

まずは、今年度稼働を始める旅費管理システムを含め、IPKNOWLEDGE V3全体を安定稼働することを目指します。

その後は、内部事務の電子化をさらに進めていく予定です。V3で帳票ごとに電子決裁のルートを設定できる機能が追加されたので、2016年度下期以降に財務情報の電子決裁を開始します。また、議会や他の執行機関についても、電子決裁の採用を提案します。文書管理については運用の改善を重ねて、紙の文書をさらに削減していきます。

V3人事給与のマスタデータと他のシステムとの連携が可能になりましたので、今後は、来年度リプレースを予定しているグループウェアとも連携させ、人事異動の事務作業をさらに軽減することを目標とします。また、国が推進する自治体の公会計制度改革を念頭に、財務情報システムのデータを分析・活用して、市の財政運営全般を管理できるようにしていきたいと考えています。

富士通へのご要望やご期待があればお聞かせください

システムに関しては、マイナンバー制度の開始に伴い、紙と電子の両面で個人番号を含む文書の取り扱いに悩んでいます。富士通には、どの業務でどのように運用し、どのような機能を使って処理すべきなのか、提案を含めて対応していただくことを期待しています。

富士通四国インフォテックには、システムの導入・運用全般について細やかにサポートしていただいており、とても感謝しています。リモート回線を介してサポートを受けており、緊急時の対応が早く助かっています。これまでに築いてきた良い関係とともに、今後も手厚いサポートを期待しています。

前列 左から、三豊市 森氏・小野氏・三川氏 の写真 / 後列 左から、富士通四国インフォテック 竹内、三豊市 前川氏・池脇氏、富士通四国インフォテック 正岡 の写真

前列 左から、三豊市 森氏・小野氏・三川氏
後列 左から、富士通四国インフォテック 竹内、三豊市 前川氏・池脇氏、富士通四国インフォテック 正岡

【香川県三豊市様 概要】
所在地 香川県三豊市高瀬町下勝間2373番地1
代表者 三豊市長 横山 忠始
人口 67,833人(25,863世帯)(2016年4月1日現在)
職員数 711人(2015年4月1日現在)
ホームページ http://www.city.mitoyo.lg.jp/Open a new window
三豊市のご紹介

紫雲出山(瀬戸の夕映)

漂流郵便局内観

フラワーパーク

三豊市は、愛媛県、高知県に近い香川県の西部に位置します。
市の北西部には瀬戸内海に突き出た荘内半島があり、半島の中央にそびえる紫雲出山は春には約1,000本の桜、初夏には約2,000株のアジサイなど、四季折々の花で彩られます。届け先の分からない手紙を受け付ける漂流郵便局がある粟島、映画「機関車先生」のロケ地で、樹齢1200年以上の大楠がある志々島など、瀬戸内海に浮かぶ島々を訪れ、ゆったりとした時間と豊かな自然を楽しむことができます。
三豊市には、八十八ケ所の札所をはじめ、多くの神社、仏閣、史跡があります。三豊市詫間町は浦島伝説の地のひとつです。同町にあるフラワーパーク浦島はマーガレット、キンセンカ、コスモスなどを植えた市営の花畑で、特に5月には三豊市が日本一の生産を誇るマーガレットが満開になり、真っ白な花で埋め尽くされます。

本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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