40年以上稼働してきたシステムからパッケージへの乗り換えで、運用費用を約50％削減するとともに業務改善も実現

三重県様 IPKNOWLEDGE 人事給与システム

「IPKNOWLEDGE人事給与」は、豊富な機能と確実な法制度改正対応により、職員様の事務負荷軽減を支援します。三重県様では、40年以上汎用機上で稼働していたシステムから、IPKNOWLEDGEへ移行されました。新システムの導入経緯、運用をスムーズに開始するための工夫、成功理由について、お話を伺いました。

［ 2016年12月15日掲載］

**【導入事例概要】**
業種	地方自治体
ソリューション	内部情報ソリューション
製品	IPKNOWLEDGE 人事給与システム

1968年から40年以上汎用機上で稼働していた旧人事給与システムにかかる運用費用、法制度改正への対応にかかる改修費用を削減し、同時に旧システムを土台としていた業務改善を行うために、IPKNOWLEDGE 人事給与システムを導入を決定し、2015年7月より稼働。人事制度が異なる複数組織に対応できるよう調整し、さらに将来的な改修費用を抑制するために業務運用を見直しながら、カスタマイズを極力抑えることで、費用削減を実現。パッケージがもつ豊富な機能を活用することで、人為的なミスが減り、事務処置の効率化も実現されました。

**【課題と効果】**
1	1968年から汎用機上で稼働しているシステムにかかる高額な運用費用、法制度改正への対応時の作業負荷、改修費用を削減したい		自治体への導入実績が豊富なパッケージにより、運用費用を抑制。パッケージ側で法制度改正に対応するため、改修時の手間・費用の削減を期待
2	旧システムを土台とした業務の内容を見直して改善したい		新システムに合わせて業務内容を調整し、業務改善を実施。旧システムにはない機能を活用することで人為的なミスを削減し、業務の効率化を実現

新システム導入の経緯

旧システムにおける課題についてお聞かせください

三重県総務部福利厚生課主査野田昌孝氏の写真

三重県総務部
福利厚生課主査
野田昌孝氏

1つはシステムにかかる費用の問題です。三重県では、1968年から汎用機上で人事給与システムを利用していました。しかし、40年以上も稼働しているレガシーシステムであるため、運用・保守に多額の費用がかかり、その削減が課題となっていました。また、県独自のシステムなので、法制度改正対応などの改修の際は、費用だけでなく職員に対する作業負荷が大きくなります。人事給与業務に関連する税や社会保障などの法制度改正が頻発することで、積み重なっていくシステム改修費も問題視されていました。

もう1つはシステムの機能の問題です。人事給与制度の複雑化に伴い、システムがもつ機能だけでは対応できず、手作業が必要になることが増えた結果、人為的なミスも発生し業務に悪影響が及ぶことも課題となっていました。

新システムの選定にあたり、重視したポイントをお聞かせください

最も重視したのは、運用および改修にかかる費用を抑えることです。自治体向けのパッケージであれば、全国的な法制度改正時の対応をパッケージ側で行ってくれるため、改修にかかる費用を大幅に削減できることを期待しました。

また従来の人事給与システムは基幹システムとして長く利用してきたため、システムを土台にして業務ができあがっている部分があり、特に一部の業務については属人化して担当者が限定されてしまうという問題がありました。新しいシステムを導入して費用を抑えられても、そのような状態が業務の妨げになるようでは意味がありません。システムの選定にあたっては「費用を削減する」「業務を改善して効率化を図る」という2点の両立を目指し、コストだけでなく提案内容も重視する総合評価落札方式で行いました。IPKNOWLEDGE 人事給与システムは、市町村への導入実績が豊富にあったことも、システムを選択した決め手の1つになりました。

新システムの導入と効果

新システムの導入にあたり、苦労したことについてお聞かせください

三重県総務部人事課給与制度班主査奥谷豪紀氏の写真

三重県総務部
人事課給与制度班主査
奥谷豪紀氏

人事給与システムは、三重県（知事部局）、警察、教育委員会という3つの組織で利用しています。組織ごとに人事給与制度やシステムの運用方法がまったく異なりますので、IPKNOWLEDGE 人事給与システムを3つの組織に対応できるように調整するのが大変でした。富士通には、それぞれの組織について理解してもらい、どうすれば上手くいくか様々な提案をしていただき、解決していきました。

旧システムをベースとした業務の改善も、苦労したことの1つです。担当者には、今回導入するシステムが多くの自治体に導入されているパッケージであり、そのパッケージの標準機能に合わせるために業務を改善することを説明し、意識改革を図りながら業務の調整を行いました。担当者は運用における様々なケースを想定し、標準機能で対応が難しいものについてはカスタマイズすることを希望しましたが、カスタマイズが増えるとその分運用や改修の際に費用が嵩みます。そこで、担当者からの要望を検討し、年に1回程度のレアなケースは運用でカバーすることにして、カスタマイズを最小限に抑えました。

データの移行にも手間取りました。旧システムは多くの外部システムと連携していましたが、長年利用しているためにどのデータがどこのシステムと連携しているのか、全体像を把握できなくなっていたのです。そのため、新システムではどのデータが必要で、どのように利用するかを設計段階から富士通と一緒に整理したことで、データの移行が無事に完了しました。

新システムの安定稼働のために工夫したことについて教えてください

人事給与システムでは給与を扱うのでミスは極力避けなければなりません。そのため、安定して稼働できるようになるまで、旧システムと新システムを並行して稼働しました。半年にわたる並行稼働の間は、それぞれのシステムから出力される結果を付き合わせ、相違があった場合には、その原因が運用方法の違いによるものなのか、システムの仕組みの違いによるものなのかを特定していきました。前者であれば運用手順の見直しや担当職員への研修を行い、後者であればシステムを修正することで対応しました。

新システムの導入によってどのような効果が得られましたか

最重要課題であった費用面では、運用コストを約半分に抑えられました。これはかなり大きな効果です。また、稼働後に共済年金の標準報酬制度の変更、個人番号制度の導入という大きな法制度改正がありましたが、パッケージ側で改正の内容を咀嚼してシステムの変更点を示してくれたため、仕様を一から検討する必要がなく、簡単な確認をするだけで効率的に対応できました。対応後も、問題が発生することなく利用できています。

加えて、IPKNOWLEDGE 人事給与システムがもつ豊富な機能にも満足しています。旧システムにはなかった機能や入力項目が増えたことで、業務の効率化が進んでいます。特に、仮計算機能を利用することで、複雑なパターンの多い給与算定にミスがなくなり、作業効率が向上しました。

今後の展望について

今後IPKNOWLEDGE 人事給与システムをどのように活用していきたいですか

三重県と同じ人事給与制度を採用している県関連団体への導入も、1つの活用手段になると考えています。県関連団体に導入することで、改修にかかる費用を三重県と分配できれば、さらなる費用の削減効果を期待できます。同時に、県関連団体における事務処理の効率化を進めていきたいと思います。

また、他の複数のシステムで人事給与のデータを利用しています。それらのシステムとIPKNOWLEDGE 人事給与システムとが上手く連携してデータを利用可能にすることで、業務がさらに効率化できるのではないかと考えています。

富士通へのご要望やご期待があればお聞かせください

今回初めてパッケージを導入しましたが、仕様の検討、設計、開発、そして稼働後も細やかにサポートしていただき、非常に助かっています。今後も今までと変わらないサポートをお願いします。

また、IPKNOWLEDGE 人事給与システムには、私たちが知らない機能がたくさんあると思います。便利な機能や新しい機能を、税や社会保障などの法制度改正に関する情報とあわせてお知らせいただけると助かります。さらに、他の自治体が庶務事務、文書管理、電子決裁などのシステムをどのように運用しているか、クラウド利用のメリットやすでに利用されている自治体の事例など、三重県が情報化を推進していくうえで参考になる情報の提供を期待しています。

左より三重県奥谷氏、野田氏の写真

左より三重県奥谷氏、野田氏

**【三重県様概要】**
所在地	三重県津市広明町13番地
代表者	三重県知事鈴木英敬
人口	1,813,335人（2016年2月1日現在）
世帯数	719,276世帯（2016年2月1日現在）
職員数	21,661人（2015年4月1日現在）
ホームページ	http://www.pref.mie.lg.jp/
三重県のご紹介	三重県は、日本のほぼ中央、また日本最大の半島である紀伊半島の東側に位置しています。鈴鹿山脈・紀伊山地などの山々、リアス式海岸の先に開ける熊野灘といった豊富な自然に恵まれていることもあり、農業や漁業が盛んです。伊勢海老、あわび、松阪牛など、高級食材の産地であることから、古くから「御食つ国（みけつくに）」と呼ばれています。天照大神を祭る伊勢神宮、伊賀忍者の郷・松尾芭蕉の故郷としても知られる伊賀上野、世界遺産の熊野古道など観光地としても有名で、国内外から多くの観光客が訪れています。四日市市には、日本有数の石油化学コンビナートを有し、産業の街として日本経済を牽引してきました。近年では、海上からの工場夜景を楽しむ「夜景コンビナートクルーズ」が行われています。 2016年5月に伊勢志摩サミットが英虞湾に浮かぶ周囲7.3キローメートルの賢島にて開催されました。各国首脳がこの自然・歴史・産業に恵まれた「美し国（うましくに）」を訪れ、絶賛したことで、改めて注目が集まっています。