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紙ベースだった勤怠業務を短期間で電子化、ペーパーレス化が進み業務の負荷が軽減

江東区様 IPKNOWLEDGE 庶務事務システム(勤怠管理) 導入事例

IPKNOWLEDGE庶務事務システムを導入・運用し、勤怠管理業務の効率化に取り組まれている江東区を訪問し、導入過程での工夫、導入効果、そしてこれからの展開を含めたお話をうかがいました。

[ 2011年7月13日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体
ソリューション 内部情報ソリューション
製品 IPKNOWLEDGE 庶務事務システム

江東区は隅田川の東に位置し、明治時代以来、広大な土地と水運を利用した東京の工業地帯として発展してきました。現在の江東区は、1947年(昭和22年)に深川・城東の2区が合併し特別区となりました。今日、臨海部では新たな時代を切り拓く未来型の都市整備が進み、その一方で江戸の歴史や文化、下町情緒を残す「水彩都市」として親しまれる地区を持つ江東区は、産業、文化の両面で、きわめてポテンシャルの高い街としての特徴を備えています。

早くから、内部情報系業務の効率化に取り組んできた江東区では、財務会計、文書管理、決裁承認業務のシステム化を実現していました。その最終仕上げとして、勤怠管理業務のシステム化をめざしてきた同区は、2009年、ICカードを活用する勤怠管理システムの全庁導入を決定。システムの選定においては操作のしやすさを重視、IPKNOWLEDGE庶務事務システムの導入を決めました。キックオフからシステム本稼働まで8ヵ月という状況の中、スムーズな開発、導入、運用開始を実現へと導いたのは、開発担当者のきめ細かい配慮、それを支える富士通のサポートでした。運用開始から約半年、様々な導入効果、新たなシステムの活用ステージが見えてきました。

【課題と効果】
1 内部情報系の電子化は進んでいたが、勤怠業務だけが紙ベースで相当の業務負荷に

IPKNOWLEDGE庶務事務システム導入により、ペーパーレス化が進み、業務の負荷が軽減。紙ベースの業務が電子化されたことで、勤務状況の把握がより正確にスピーディーになった
2 キックオフから稼働まで8ヵ月しかない状況での、システムの選定と導入へ

PBLの手法を取り入れて要件定義書を作成し、必要とされるシステム全体像のイメージを共有。ベンダーが提案したシステムと要件を検証し、イメージにもっとも近かったIPKNOWLEDGEを選定
3 導入、運用開始をスムーズに運ぶため、SEとの連携と全職員の操作研修に、工夫と配慮が必要

SEとの文書化による情報共有、「ProjectWEB」を活用。操作研修は1回に36人を対象に30回ほど実施し、実際の画面遷移を体験。システム導入後は、記入ミスに伴う書き直しなどの時間的ロスが解消された

システム導入の経緯

一気に全庁の勤怠業務をシステム化がなされましたね。システム導入の経緯についてお聞かせください

江東区 総務部 職員課長 石川 直昭 氏

内部情報系の電子化は2003年ころより進み、財務会計、文書管理、電子決裁などはシステム化されていましたが、勤怠業務だけが紙ベースだったのです。業務の負荷は相当のものでした。毎日朝8時30分の登庁時、職員1人1人が出勤簿に押印します。これを各部の出勤簿整理担当が回収し、押印されていない出勤簿について休暇簿等の届け出と照合していました。この作業がたいへんなのです。押印なしが、休暇や出張の届け出と符合するのか、押し忘れなのか、あるいは所属長の都合で休暇簿の記入が滞っているかを追い求め、翌日の出勤押印の準備に向け、すべてその日に確認しておかなければならないのです。手間暇がかかる一方、給与や手当のベースとなる情報なので間違いは許されません。

一連の作業には判断が介在しませんから、財務会計など他の業務に比べて電子化にはなじみやすいわけで、電子化しなくてはとの声は、他の業務よりずっと前からありました。しかし、いろいろな事情で電子化が遅れていたのです。

状況が大きく動き始めたのは2009年で「紙ベースの業務処理ではあまりにも非効率。勤務時間管理の適正化のために電子化を考えるべき」とのトップの意見がきっかけでした。総務部職員課長が中心となって、各部と調整し、合意を取りつけ、2010年度の予算に乗せ、2011年度から稼働開始が決まりました。

IPKNOWLEDGEを選定した理由

導入決定から運用開始までがきわめて短期間で、ご苦労があったかと思います。しっかりした基本方針をもって乗り越えたと聞きました。ご説明いただけますか

2010年11月下旬から12月初旬には運用テストを開始、2011年1月1日から本稼働というスケジュールですから、正直を申し上げて「たいへんなことになってしまった」と身構えました。システムの選定、導入作業に携わったのは3人のメンバーでした。いずれもシステム導入の経験がなかったこともあり、実際に2011年1月1日に間に合うのかも不安でしたし、それまでにどう運用体制を整えるのか、研修はどうするかなど、すべてが不安でした。

予定どおりに運用開始にこぎ着けた理由の一つは、外部の知恵を活用できたからです。具体的には、首都大学東京が設置する専門職大学院の産業技術大学院大学のお力を借り、PBL(Project Based Learning)という手法を取り入れて要件定義書(注)を作成したのです。詳しい説明は省きますが、その結果、勤怠システムの機能としてどのようなものが必要で、それら各機能はどういう場面でどのように使うのがベストか、ということがかなりはっきりとイメージできるようになったのです。必要とされるシステムの全体像を3人で共有することができました。このイメージに各ベンダーから提案いただいたシステムを重ね合わせ、必要な機能を備えているか、その機能の操作性はどうか、などを検証していくことができたのです。

【注:関連記事】 日経ビジネスオンラインにて、要件定義書策定までのPBLの取組みに関する記事が掲載されています。

システム選定にあたり準備はなさいましたか。また、IPKNOWLEDGEのどのような点を評価したかお聞かせください

選定に先立って、他の自治体へ出向き、システムの運用状況を視察しました。じつは視察することでシステムの善し悪しなどもわかるかと期待しましたが、視察レベルではそこまではわかりませんでした。ただ、たいへん参考になったのは、運用の実際がどのようなものか、年度末の作業量がどの程度軽減されるか、そして運用管理者の素直な感想をうかがえたことです。一つ反省は、ずっと管理者目線でながめ管理者レベルの方のヒアリングにとどまったことでしょうか。視点を切り替え、ユーザーのみなさんにも使い心地などを伺っておくべきだったと思いました。

システムの選定、導入においては、あらかじめ必要とされるシステムの全体像のイメージを掴んでおくことが重要であると申しましたが、富士通のIPKNOWLEDGEはそのイメージにもっとも近かったのです。

とくに評価が高かったのは、パッと見てわかるボタンのレイアウト、そして使いやすい画面遷移です。画面が整理されていて、流れがきれいにできているのです。初めてのユーザーでも画面を見ているだけで「あ、次はここを押せばいいのだな」とわかるのです。申請の手順にしたがって1つずつ画面が進んでいき、最後は決裁の画面に遷移するという具合です。一つ一つの画面が、何をするためのものか、直感的にわかるともいえますね。

スムーズな運用開始に向け工夫した点

導入、そして運用開始がスムーズに運ぶため、どのような工夫をなさいましたか

江東区 区民部 納税課 特別整理係 喜多 学 氏

導入がスムーズに運んだのは、やはりSEとの緊密な連絡態勢を保てたからです。SEには開発導入期間中、会議室に常駐していただき毎日顔を合わせていました。ですから依頼事項、確認事項はだいたい口頭で済むのですが、細かい事項であっても必ず文書化していただきました。結果としてしっかり情報共有できたのです。また、導入開発時の双方向コミュニケーションを円滑に行うツール「ProjectWEB」も活用しました。常駐していただいたので活用のシーンはあまりないかと思われました。しかし「このデータを欲しいのですが」と頼まれ、「わかりました」と請け、ついうっかり忘れてしまうことがあるわけです。「ProjectWEB」のToDoリスト機能を使えば些細な行き違いもなくなります。こうした連絡の積み重ねが手戻りの原因を摘み取ってくれるのです。「ProjectWEB」が本来の役割を果たすのは、常駐が終わり、本格的運用がはじまったこれからですね。

運用開始をスムーズに運ぶためには、操作研修の内容がカギになりました。全職員の操作研修は、場所の確保、準備できるPCなどの制約があったので、まずは管理職と庶務担当者を対象に、1回に36人を対象に30回ほど行いました。その後、稼働が始まった年明け以降も、変則勤務職場の事務所等にて必要な研修を富士通にサポートいただきながら行いました。

今回は学校をはじめ、区の出先機関の職員全員にシステムを使っていただくことになりました。なかにはパソコンの電源を入れたこともなく、「システム」と聞くだけで身構えてしまう方もいました。しかし運用開始後は、休暇の申請もシステム利用が前提になるのです。何とか慣れていただくためにも、研修には工夫と配慮が必要でした。

大切なことは、不安を少しでもやわらげることです。具体的には、どういう経緯で勤怠管理システムを導入することになったのか、そして今後どういう形になっていくかをていねいに説明することです。その上で、実際の画面を見ていただくようにしました。まず、わかりやすい画面のレイアウトや遷移に触れることで職員に安心感を持っていただきました。

もう1点心配だったのは、他業務パッケージとのデータ連携でした。人事給与システムとの連携インターフェースは分かっていたので、理屈ではうまくいくはずとは思っていても、やはり実際に動かしてみるまでは不安でした。もしうまく連携されないと、給与計算に関わってくるので大問題です。検証が始まり、動作確認において、ほぼ問題なく連携された時はほっとしました。このような例を始め、キックオフから稼働まで8ヵ月しかない状況でいろいろな不安があったわけですが、私たちの要望に対して、「できる」「できない」、そして「できるのであればこれくらいの時間と費用がかかる」など、疑問や不安に即答していただき助かりました。これが短期間の導入稼働を可能にしてくれたと思います。

庁舎内と出先機関を含め、250台のカードリーダーを設置する作業も、全庁的な承認が得られるまでに時間がかかり、ぎりぎりまで延びました。ここはアマノの迅速な作業でカバーしていただき、無事に設置を終えることができました。

導入効果と今後の展望

システム導入後、目に見えて効率化された業務についてお聞かせください

デスク上の紙がずいぶんと減りました。毎日午後3時か4時になると、庶務担当者のデスクの書類入れには出勤簿、休暇簿、年次有給休暇の申請書類などが山積みになっていましたが、この光景がすっかりなくなったのです。内部情報系でシステム化から取り残され、多くの紙書類が扱われていたのは勤怠管理業務関係だけだったのです。これが一気に電子化されましたから、ペーパーレス化は目に見えて進みました。もちろん書類が激減した分、業務の負荷も軽くなったわけです。

紙ベースの業務が電子化されたことで、勤務状況の把握がより正確に、スピーディーになりました。たとえば朝出勤後、昼まで勤務し、午後に休暇を取る場合、出勤の押印に手書きで説明を添えるのですが、たまに手書き部分を見落とすなどのチェック漏れがあり、出勤状況が正確に把握できないことがありました。システム稼働後はこうした漏れがなくなりました。

また超過勤務申請と決裁がスピーディーになりました。紙ベースでは「今日、何時まで超過勤務を申請したい」というケースに対して、即座に決裁するのは難しく、日々決裁がかならずしも徹底されていませんでした。しかしシステム導入後は申請から決裁が劇的に早くなり、その結果、「どうしてこの残業が必要か?」などのやり取りが可能となりました。また、紙の場合はいろいろな申請書を見比べなければわからない、たとえば特定の職員に業務が集中しているかどうかも、電子化でいろいろなデータが1票に表示され、わかるようになりました。出勤状況や超過勤務状況の正確かつスピーディーな把握が実現しました。

多くの職員が実感しているのは、記入ミスに伴う書き直しなどが無くなったことです。たとえば出張先で利用した交通機関の経路記入で駅名などを間違えたりするなどで、2度、3度と書き直ししたり、上司に指摘されて訂正印をもらうなどたいへんな時間的ロスになりました。しかしシステム導入後はこうしたロスがほとんど無くなりました。

今後、期待できる導入メリット、あるいは展開などについてお聞かせください

稼働開始から約半年がたち、システムの操作にも慣れてきました。そろそろ勤怠管理システムの便利な機能を活用しようと考えています。第一歩は、勤務の割り振り業務を楽にすることです。いちばん必要とされているのは、図書館や保育園などの出先機関です。こちらでは土日祭日も業務があり、職員の勤務、休日シフトは複雑です。たとえば配下の職員が何十人にもなる保育園の管理者の場合、変則的な勤務や休暇のシフトを考慮しながら勤務割り振り表を作る作業はたいへんです。しかしシステム操作に少し慣れ、勤務の割り振り機能を利用できるようになれば、業務負荷は大きく軽減されるはずです。割り振りの内容があらかじめ定めたルールに合っていないと、システム側からエラー表示がなされる仕組みになっているので、従来の手作業に比べ、ミスの低減・作業効率化が期待できます。

また将来的には、勤怠管理システムと人事給与システムの連携についても検討をしていく必要があると考えています。旅費を支給する際にかかる手間が大きく改善されるからです。

今後の課題としては、さらに各所管課の担当者がシステムの習熟度を上げ、勤務に関する様々のデータを、より簡単に引き出せるようにするなどが考えられます。そうなれば、勤務時間管理のあり方などについて、より高い問題意識が生まれてくると思います。

左から、郷野氏、喜多氏、石川課長、塚越氏

【江東区様 概要】
所在地 江東区東陽4-11-28
代表者 江東区長 山﨑 孝明
人口 47万4,925人(22万7,455世帯)(2011年5月1日現在)
職員数 2,847名(2011年5月1日現在)
ホームページ http://www.city.koto.lg.jp/

江東区は、歴史・文化の観点から3つの特長のあるエリアに分かれます。
その一つ深川エリアは深川八幡祭り、深川めしなど江戸の文化を今に残しています。また城東エリアは、菅原道真を祀る亀戸天神社や東京の下町情緒あふれる砂町商店街などを擁しています。
そして豊洲・有明など開発が進む臨海エリアは未来的な雰囲気を漂わせています。とりわけ臨海副都心や南砂地区においては大規模マンション、医療・福祉施設の建設が相次ぎ、人口は増加を続けています。また夢の島一帯には大規模な公園が作られ、美しい並木が続く一帯は、都心とは思えない緑豊かな景観を見せています。

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