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IPKNOWLEDGE財務会計を仮想化ソフトウェア「VMware」上に構築サーバ集約化とパッケージに業務を合わせる運用改革により、短期導入・安定稼動を実現

北広島市様 IPKNOWLEDGE財務会計システム
導入事例

北広島市は1996年9月、市制施行にともない誕生しました。市の魅力は、豊かな自然、恵まれた交通網という良環境にあります。様々な都市活動、経済活動、市民活動の促進のため、充実した都市整備を進め、活力ある町づくりに取り組まれる北広島市は「健康安全都市」「交流文化都市」「活力発展都市」の3つの都市像を目指しています。

2009年11月、老朽化したサーバ環境上で稼働する旧財務会計システムの一新を決断した北広島市は、IPKNOWLEDGE財務会計システムを導入し、2010年4月1日からの本格稼働を実現しました。短期間、ノンカスタマイズでの導入、稼働、安定した運用は、導入プロセスへの主体的取り組み、システム活用の明確なポリシーを持ったこと、そして庁内関係者への丁寧な説明、粘り強い説得などによって成し遂げられました。

新システムの順調な運用を続ける北広島市は、より柔軟で使いやすい財務会計システムを目指し、サブシステムの導入を計画するなど、新たなステージに踏み出そうとしています。

ご採用いただいた経緯と、ご利用後の評価について、北広島市 情報推進課様へインタビューさせていただきました。

[ 2010年12月28日掲載 ]

概要
業種 地方自治体
ソリューション 内部情報ソリューション
製品 IPKNOWLEDGE 財務情報システム
課題と効果
1. 老朽化したサーバ上で動いていたため、慢性的なシステムトラブルや電源不足を心配していた 「VMware」を使用した仮想環境の構築とサーバ集約により、トラブルや電源不足が解消。更に仮想化によりハードウェアとシステムそれぞれの更新を別途に行える柔軟な基盤となった
2. 本格稼動まで3ヵ月という短期間で無事稼動できるのか不安があった カスタマイズを極力抑え、パッケージシステムに業務を合わせる運用改革と、仮想環境を使用したトレーニング用サーバによる事前トレーニングにより、3ヵ月での短納期・安定稼動を実現した

IPKNOWLEDGE導入による効果

2010年4月1日からIPKNOWLEDGE財務会計が本格稼働していますね。導入したことで、どのような効果がありましたか

まず、連携性が高まったことです。旧財務会計システムは、他の業務と全く連携せず、単体で動いていたので、予算、執行、決算データを管理帳票に流用する場合、手作業で拾い、まとめていました。そこが連携したことで、管理帳票の作成がとても楽になりました。

現場レベルでの導入効果はまだこれからだろうと思っていますが、最大の導入効果は、2008年に導入した仮想化ソフトウェア「VMware」上で稼働でき、安定したシステム環境が実現したことです。旧システムは老朽化したサーバ上で動いていたので、月に数回ほど停止していました。電源不足も心配していました。それが2008年に構築した仮想環境上に搭載することで冗長化された既存ハードウェア上での稼働が実現し、トラブルの心配もなくなり、サーバの集約化により電源問題も解消しました。また仮想化によって、ハードウェアとシステムそれぞれの更新を別途に行える柔軟な基盤になりました。自治体の実情に応じた運用が可能になったわけです。

それから、大きな安心感が得られた点も効果の一つです。パッケージシステムは5年保証が一般的ですが、IPKNOWLEDGEは10年保証のフルサポートの商品となっています。その間、OSが変わってもちゃんと切り替わっていくし、各種機能もバージョンアップされていきますから、もう大船に乗った気持ちです。

インターフェースがフラットで使いやすいという声もよく耳にします。全ての画面イメージが共通しているので慣れやすく、画面が切り替わっても操作がスムーズに運ぶのです。サブシステムについても同じような画面イメージですから、今後新しいシステムが加わっても安心というメリットがあります。

機能面では、文書画面をPDFで保存できる点が便利ですね。旧システムではビューワーで確認し、プリントアウトして保存しなければなりませんでした。ペーパーレス化に貢献してくれています。

短期導入を無事に成し遂げることができた要因

導入作業開始から3ヵ月で本格稼働しました。短期導入を成功させるために苦労されたことはありましたか

インタビューの様子

新年度4月1日の本格稼動は絶対に遅らせられないという、大変短い時間内での導入で、ものすごいプレッシャーを感じていました。今振り返ってみると、あまり時間がないからこそ打ち合わせを万全に行い、私たち情報推進課とベンダーであるPFU北海道の考えをすり合わせたことが良かったのです。4月1日まで実質3ヵ月しかありませんでしたが、最初の1ヵ月をすり合わせにあてました。

話し合いの中で心がけたことは、ベンダーに導入をお任せするのではなく、情報推進課としての考えをどんどんぶつけながら、できること、できないことをはっきりさせ、導入に関わっていくということです。製品の機能については納得ゆくまで説明してもらいました。とくに仮想環境の上できっちりと稼働するかどうか、他業務との連携性がスムーズに行くかどうかについては、ずいぶんとやり取りさせていただきました。

導入作業が本格化した2ヵ月目から心がけたことは、言うべきことはしっかり伝えながらも、ベンダーに過度の負荷をかけないことです。というのは、何でもかんでもベンダーに任せ押しつけると、システムの質が下がることがあるからです。私たちが汗をかくべき部分と、ベンダーに汗をかいていただくべきところを混同しないように努めました。また導入作業では、ともすると担当者が自分の考えを要求として伝えることがありますが、気づいた課題・問題はいったん情報推進課に持ち帰るようにしました。そうすることで、課内で十分に議論を重ね、負荷をかけてもお願いするべきかどうかを見極めることができるのです。

一方で、関係する所管課に対して十分な説明、説得をすることにも力を入れました。財務会計システムをよく使うのは財政課と会計課です。双方の担当者から、システムをどう利用し、業務をどのように効率化したいかなどの要望をすっかりヒアリングし終えた時点で仕様が決まります。その上でSEの作業がスタートすることを考えると、おのずとヒアリング終了のタイミングが決まってきます。これがずるずるとずれますと、稼働日が延伸するので、スケジュールの説明、説得はしっかり行いました。


予定通りの稼働開始を成し遂げるために、とくに工夫した点はありましたか

稼働直後から、システム操作の熟練を求められる所管課担当者の心配を解消しておくことでした。会計課の担当者の操作スキルを一定レベルに担保するために、万全の準備をする必要がありました。というのは、毎年、会計課は年度早々にたくさんの予算を執行します。稼働開始の4月からシステムを円滑に操作するために、一足早くシステムに慣れるための事前トレーニングが決め手です。

そこで役だったのが仮想環境でした。本稼働に向けて操作研修が始まる少し前に「VMware」でトレーニング用の仮想サーバを設定し、ダミーの予算要求データを入れ、事前にどのような機能をどう使えるか、会計課の担当者に試してもらったのです。仮想環境でなければ、別にサーバを1台用意することになり、コストアップになったでしょう。

パッケージシステムをノンカスタマイズで導入するためのポイント

カスタマイズをできるだけ抑え安定稼働を迎えましたが、秘訣などがありましたか

使い慣れた旧システムから移行し、パッケージシステムに業務を合わせるのですから、現場の抵抗はありました。とくに激しかったのは、もっともよく伝票を取り扱う会計課でした。情報推進課としては「ノンカスタマイズを基本とします」と説明し、一貫してこの姿勢を貫きました。とはいえ、現場の声にはしっかりと耳を傾けるという姿勢で臨みました。

実際には「この機能だけはカスタマイズしてほしい。譲れない」との要望が10~20項目ほど寄せられました。その対応が大切でした。簡単ではありませんでしたが、要望の1つ1つについて代替案を考えまして、「こういう機能があるので、このように使って解決できるのでは」「この運用で我慢できませんか」と、カスタマイズの要望を押さえ込んでいったのです。最終的に残ったカスタマイズ要望については、時間をかけて議論し、できる限り変更を加えないようにしました。

結果論ですが、稼働を始めてみると「譲れない」とされた機能も、新システムの別の機能で「何とかなるものだ」と分かるのです。ほとんどの担当者が「パッケージシステムでも、ちゃんと回るのだな」と実感しているはずです。現に、何の問題もなく、不満もなく使っていただいています。

営業・SEに期待すること

営業・SE、あるいはIPKNOWLEDGEに対して、今後期待されていることは何でしょうか

綿密なサポートをしていただき大変助かっています。次々と出てくるお願い事に対するレスポンスは早かったですし、すぐに行動していただき、途中経過の報告もしっかりとしていたので、ありがたいと思っています。

短期間での導入は、私たち、PFU北海道、そして富士通にとってもハードでしたが、コミュニケーションはうまく行っていたと思います。忙しい中で、この要望を投げかけても大丈夫かなと悩むシーンが数多くありました。そういう時は、まず私たちから投げかけさせてもらいました。すると、できるかできないか、必ず見通しを説明していただけました。その上で、もう一度こちらから課題を投げることもあったわけですが、忙しい中でも一連のキャッチボールに応じていただけました。

IPKNOWLEDGEに関しては、相当柔軟にデータを引き出せるシステムだと理解していますが、さらに柔軟性を高める余地はあると思います。管理計表作成の際に、もっとデータを柔軟に加工できる機能があれば、ノンカスタマイズ性が一段と高まるのではないでしょうか。

今後の取り組み

今後の展望をお聞かせください

予定している展開としては、契約管理、備品管理、財産管理、行政評価支援、財政推計などの各サブシステムの導入です。今後の課題としては、文書管理と電子決裁のサブシステムを、どういう手法で導入するかです。これらサブシステムの運用を合わせることで、財務会計システムの利活用環境はまた一段と向上していくはずです。

また、今後のシステムの展開によっては、クラウドコンピューティングの採用を視野に入れる必要が出てくるのではと考えています。いつ、どのような形で新たな技術を導入していくべきかのアドバイスについても、しっかりサポートしていただきたいですね。

前列左から 北広島市 総務部情報推進課情報推進スタッフ 寺岡主任、総務部情報推進課 菅原課長、総務部情報推進課情報推進スタッフ 林主任

北広島市についてアピールすることがあればお聞かせください

私たち自治体のICT投資においては、市民のニーズにどう応えるか、市民サービスにどう繋げていくかの視点を常に念頭に置くことが大切だと考えています。財政状況は厳しさを増し、職員は削減の方向にありますが、ただ財政を引き締めるだけでは、住民サービスの低下を招いてしまいます。ICTをうまく導入することで、コスト削減と住民サービスの質的向上を両立させることができるはずです。

北広島市は、新千歳空港と札幌の中間に位置し、まことに交通の便に恵まれています。他自治体の皆さんには、北海道へご出張の折にぜひお立ち寄りいただき、ICTの活用に関するご意見をいただきたいと考えています。

【北広島市様 概要】

所在地 北海道北広島市中央4丁目2番地1
代表者 北広島市長 上野 正三
人口 60,623人(25,932世帯)(2010年9月30日現在)
職員数 483名(2010年9月30日現在)
ホームページ

http://www.city.kitahiroshima.hokkaido.jp/

北広島市郊外には野幌原始林が広がり、エゾリスをはじめとする小動物に出会うことができる

北広島市は、石狩平野のほぼ中央に位置しています。その歴史は1884年の広島県人の入植と開拓の時代にさかのぼります。市名はこの開拓時代に由来するもので、「北の広島」との意味が込められています。

北広島市の魅力は、新千歳空港からJR千歳線で20分、札幌市に隣接する都市環境でありながら、豊かな自然に恵まれているところです。市内にはなだらかな丘陵地が広がり、一歩郊外に足を運べば、特別天然記念物「野幌原始林」が広がり、緑が豊かに息づき、カワセミなどの野鳥、エゾリスをはじめとする小動物に出会うこともできます。

本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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