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  6. 石巻市様 ‐ IPKNOWLEDGE 内部情報ソリューション ‐

復旧復興対策を最優先に、内部事務業務の効率化に取り組む

石巻市様 IPKNOWLEDGE 内部情報ソリューション

東日本大震災で甚大な被害を受けた石巻市様は、その2カ月後にはIPKNOWLEDGE 内部情報ソリューションの導入プロジェクトを開始。復旧復興対策でめまぐるしい日々を送る中、業務効率の向上に取り組んでいます。

[ 2012年11月21日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体
ソリューション 内部情報ソリューション
製品 IPKNOWLEDGE(財務情報システム・人事給与システム・庶務事務システム)

震災後の復旧復興に取り組む石巻市様の思い

2011年3月11日、東日本大震災の発生に伴い、石巻市様はそれまで経験したことのない激しい揺れ、その後に襲来した巨大津波により未曾有の被害に遭われました。被災後、がれきの山と化した廃墟から、一歩一歩復興を目指し着実に歩み続ける石巻市様は、災害に強い「未来都市構想」を描き、国・県の支援を受けながら新しい街づくりに取り組んでいます。

掲げられた基本方針は、「絆と協働の共鳴社会」、「新エネルギーを活かした循環型社会」、そして3.11の巨大津波にも耐えうる「災害に強い街づくり」。その延長線上には、農業・商業・工業が産業構造的にバランスよく発展を続ける都市、環境・新エネルギーを活かしたエネルギー自給自立型の都市、そして観光を主要な柱として発展・進行する街、絆を大切にした住みやすい都市像が見えています。

【課題と効果】
1 従来のシステムは、長年にわたって運用を続けていたため、法改正のたびにシステムを改修する必要があった

ノンカスタマイズでシステムに業務を合わせていく基本方針を掲げ、新システム「IPKNOWLEDGE 内部情報ソリューション」を導入。運用経費の削減を図るとともに、新システム導入が業務の在り方を改めて考え直すきっかけになった
2 復旧復興対策を最優先としながらも、内部事務業務の効率化に取り組み、行政コスト全体の圧縮を目指す

新システム導入により、財務、人事、庶務のそれぞれの業務で、事務処理を効率よく進めることが可能になった
3 事業実施計画の資料を作成する場合、システムからデータを抜き出し、手入力で加工するなどいくつもの手間を要していた

新システムでは、一元的に蓄えたデータから必要なデータをクロス集計し、施策、事業、財源別などで事業費を分析できるようになり、仕事量が軽減した

新システム導入の経緯

財政課がお使いになっていた以前のシステムでは、どのような課題がありましたか

石巻市 総務部財政課 課長 和泉 博章 氏の写真

石巻市 総務部財政課 課長
和泉 博章 氏

以前のシステムは旧石巻市において2000年度から使用を始め、2005年、1市6町が合併した際には、旧石巻市で使用していたシステムに6町を統合するかたちで運用していました。長年にわたって運用を続けていたため、法改正のたびにシステムを改修する必要がありました。法改正が度重なるとシステム上だけでは対応が困難となり、カスタマイズにカスタマイズを重ね、多大なコストがかかっていたことも課題でした。

また、画面の切り替え時にワンテンポ「遅いな」といったストレスなども感じていました。帳票を作成する場合、システムからデータを抜き出して加工するなどいくつもの手間を要していたことも大きな課題でした。

IPKNOWLEDGE 内部情報ソリューションの導入決定は東日本大震災の直前で、導入プロジェクトの開始は5月でした。復旧復興で大変ご多忙な時期にもかかわらず、導入に踏み切った理由をお聞かせください

新システムの運用が確実に業務改善につながると分かっていたからです。非常事態でしたから、運用を1年先延ばしする選択肢もありました。もちろん復旧復興対策は最優先で取り組まなければなりませんでしたが、それとは別枠で内部事務業務の効率化に取り組んだのです。

また従来のシステムを使い続けることで保守運用費用がかさむおそれがありました。震災で税収が低減し、行政コスト全体を圧縮する必要がありましたから、大変ではあったのですがこのタイミングで導入事業を推進するべきだと判断したのです。

システム選定の実際

導入決定に際して、IPKNOWLEDGEのどのような点を評価しましたか

石巻市 総務部財政課 主査 髙橋 龍一 氏の写真

石巻市 総務部財政課 主査
髙橋 龍一 氏

当市が要求する仕様にパッケージの標準機能で対応できる点を高く評価しました。また、提案時のデモでは、第一印象で「操作性が良さそうだ」と感じました。とくに画面上の項目をマウスの右クリック操作だけでデータを抜き出してExcelに展開できる機能にひかれました。

データの抜き出しとExcelへの展開は議会向けの資料作成時、予算関係の資料づくりなどで頻繁に行われます。もちろんほかのベンダーのシステムでも対応はできるのですが、クリック一つで抜き出せる点がとても軽快だったのです。

デモ時に評価したもう一つの点は、科目が上位下位ごとに階層的に表示され分かりやすいことでした。しかも科目の順番を自由に入れ替えられるなど柔軟なのです。科目設定は予算編成時ごとに毎回少しずつ変わるものですから、科目全体が分かりやすく表示され、科目を容易に追加できる機能は助かります。とくに災害復旧や復興事業においてはいろいろな工事等の科目が追加されますから助かっています。

さらに、システム選定時において、予算執行状況の把握が簡単にできるかどうかは必須ともいえる要件の一つでしたが、IPKNOWLEDGEの操作性はその点で最も優れていました。

スムーズなシステム導入のポイント

カスタマイズを重ねていた以前のシステムからパッケージシステムへの移行では、どのような点に留意されましたか

新システム導入に際しては、ノンカスタマイズ、システムに業務を合わせていこうとの基本方針を掲げました。新システムの運用による業務の手順と、それまでの業務手順とのギャップがあれば、新システムに合わせてしまおう。そうすることで業務改善につながると考えました。ただ、そうはいってもすべての業務をスムーズに移行できるというわけにはいきませんでした。

いきなり新システムの手順に合わせることが難しいケースもあったのです。その場合、システム導入の推進役である私ども財政課が担当部課との調整に当たりました。ノンカスタマイズの範囲に収まる代替案を提案して、何とか業務改善になるよう努めました。私どもも頭をひねって代替案を考えましたが、富士通のSEに次々と代替案をご提案いただいたことで、スムーズにシステムを導入することができました。

システムの操作を習熟するために、どのような工夫をされましたか

予算編成作業に最低限必要な操作手順について、そして業務を標準化する上で、担当部課の方々が戸惑いそうな手順については独自のマニュアルを作成しました。また研修時、各担当者に予算編成データとして前年度の科目と積算を入力していただいたことで、本番のイメージをしっかりとつかむことができたと思います。

導入のメリット

IPKNOWLEDGEの稼働開始後、業務はどのように改善されましたか

人事給与システム導入の効果として、採用、異動、発令、任用処理等が一連の作業で行うことができ、効率よく事務処理を進めることが可能となりました。また、給与支給に伴う計算等が職員個々に行うことができ、集計の確認、帳票等出力処理までの時間短縮となっています。

これまで庶務担当者が各課から紙ベースで受け取ってExcelに入力していた出退勤、時間外勤務、休暇管理業務は、庶務事務システムを導入したことにより、そっくりシステム上で自動化されました。職員個々がシステム上で申請することができる上に、電子決裁機能を使っているので、時間外勤務等のデータはリアルタイムで各課長に送られ、決裁を経て人事担当課に回るようになりました。給与明細書の電子配信も可能となり、これまでのペーパーでの出力、配付と比較すると相当の事務改善が図られています。

その他にも、東日本大震災以降、他自治体からの応援職員の皆様にも当市職員と同様にシステムを使用していただいていることから、派遣団体への勤怠管理に係る帳票等が瞬時に出力可能となるため、事務の効率化が図られており、システム導入の効果を感じているところです。

また大幅な業務改善につながった点では、事業実施計画機能の活用が挙げられます。従来は、独自にExcelで管理し、データベースとは連動していなかったのです。一つの資料をつくるたびにデータベースからデータを引き出し、その都度、手入力しなければなりませんでした。

新システムでは、一元的に蓄えられたデータから必要なデータをクロス集計して施策別、事業別、財源別などで事業費を分析できるようになりましたので、仕事量はかなり減り、大変満足しているということを担当課から伺っています。運用後は2カ月に1回の割合で、担当者レベルによる定例会を開き、課題の洗い出しをしています。その課題に対するSEの回答、対応も早く、とても助かっています。

今後の展開

これから、システムをどのように活用していこうとお考えでしょうか

システム導入の効果ともいえますが、新システムが業務の在り方を改めて考え直すきっかけになったと考えています。端的にいえば、IPKNOWLEDGEは全国標準システムですから、従来の業務手順がどれほどはみ出しているか分かるわけです。

もう一歩踏み込んでいえば、これまで当たり前と考えられていた帳票作成が業務上本当に必要だったのか、より優れた分析を可能にする帳票があり得るのではないかと考えるようになったのです。このような気づきを重視して、最適な業務を追求していくことが今後の展開、今後の課題といえるでしょう。

富士通に対する要望、期待があればお聞かせください

営業そしてSEの素早い対応には大変満足しています。私どもの質問あるいは要求に対して、対応が可能かどうか素早く答えていただきました。また、対応が困難な場合は代替案を提示していただいたことで、課題解決につながったという場面もありました。

逆に、私どもの考えを伝えることで富士通のアイデアを引き出したということもあったと思います。震災後の復旧復興という非常の中でトラブルもなくシステム導入、運用にこぎ着けたのも、こうした相互関係があったからです。

これからもお互いの考えを出し合って、新たなアイデアにつないでいくという相互関係を大切にしていきたいと思っています。私どもに限らずどちらの自治体においてもいえることでしょうが、自治体職員の知見の及ぶ範囲はその組織内に限られがちです。富士通には、全国自治体において手がけてきたシステム導入の経験をもとに、ぜひ、多様なアイデアを示していただきたいと思います。

またこの場を借りまして、日本全国そして世界中の皆様からの多くの支援をいただきましたことを、心より感謝いたします。

【石巻市様 概要】
所在地 宮城県石巻市穀町14番1号
代表者 石巻市長 亀山 紘
人口 152,158人(58,856世帯)(2012年10月末日現在)
職員数 1,348人(2011年4月1日現在)
ホームページ http://www.city.ishinomaki.lg.jp/
石巻市のご紹介

太平洋に面した石巻市様は、3.11東日本大震災において巨大津波による甚大な被害を受け、鮎川地区は8.6mもの高さの津波に襲われました。浸水面積は市内の13.2%。平野部の30%、中心市街地はほぼ全域が浸水しました。死者行方不明者は3,591人(2012年6月末現在。2011年2月時点の人口は162,822人)を数えました。

震災直後には市庁舎も浸水し、1階部分は部屋の高さの半分が水没。発災から3日間、職員の皆さんも市庁舎から出られない状況を強いられました。震災直後から、庁舎内には警察・消防、そして自衛隊の災害対策本部が設置され、救助活動の拠点となり、同時に被災した市民の方々の避難所としても機能しました。

災害復旧は国・県の財政支援をはじめ、全国から延べ6千人を超える自治体職員の皆様の派遣、そして16万人以上のNPOやNGO関係、ボランティアの方々の支援を受けながら、今なお続いています。

2011年12月には今後10年間における復興の道筋を示す震災復興基本計画を策定。その基本理念は、
 1. 災害に強い街づくり
 2. 産業・経済の再生
 3. 絆と協働の共鳴社会づくり
スローガンとして「最大の被災都市から、世界の復興モデル都市を目指して」を掲げています。

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