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  6. 茨城県五霞町様 ‐ IPKNOWLEDGE 文書管理システム ‐

文書の取り込み・作成・検索など文書に関わる業務の効率化を実現、電子決裁の促進で紙文書を大きく削減し、電子化率をアップ

五霞町役場 庁舎外観

茨城県五霞町様 IPKNOWLEDGE 文書管理システム

行政における適切な文書管理により業務の効率化を実現し、迅速な意思決定基盤を提供する「IPKNOWLEDGE 文書管理 V3」。V1、V2に引き続き、同システムをいち早くご採用、ご導入いただきました茨城県五霞町様に、ご採用の経緯、ご利用後の評価についてインタビューさせていただきました。

[ 2016年1月8日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体
ソリューション 内部情報ソリューション
製品 IPKNOWLEDGE 文書管理 V3

茨城県五霞町様は、「人がきらめき だれもが安心・安全に暮らせるまち 五霞」の実現を目指して、目まぐるしく変化する社会情勢に対応し、多様化・複雑化する町民ニーズを的確にとらえて、行政が町民と協働し、活気あふれるまちづくりを進めています。

地方自治体は、深刻な地方財政、費用節減や職員削減、独自の行政改革など様々な課題を抱えています。五霞町様は、小規模自治体がこれらの課題を解決し、行政を円滑に運営する手段の一つとして情報化に積極的に取り組み、早くから情報システムを活用してきました。V1、V2に引き続いて「IPKNOWLEDGE 文書管理 V3」を導入し、文書管理に関わる業務の効率化、紙の削減、そして電子決裁の促進を図り、その効果を得ています。

【課題と効果】
1 文書を適切に管理しながら、文書の収受、作成、廃棄など文書に関わる業務の効率化を図りたい

メール、DocuWorks、複合機との連携により文書の収受作業の手間が大幅に削減。過去文書のキーワード検索、既存文書をもとにした起案などの機能を活用することで文書の作成作業の効率化を実現
2 書庫を圧迫する紙の文書を削減したい

文書を電子化し、文書管理システムで管理することで紙の文書を削減。さらに電子決裁を促進することで電子化率を大きく向上

新システム導入の経緯

五霞町様には、IPKNOWLEDGE 文書管理 V1、V2、V3と継続して利用していただいています。最初にV1を導入した経緯についてお聞かせください

五霞町 政策財政課 財務グループリーダー 矢島 征幸 氏の写真

五霞町 政策財政課
財務グループリーダー
矢島 征幸 氏

2003年に、IPKNOWLEDGE 文書管理 V1を導入しました。文書管理システムを導入したのは、全国的にみても同規模の自治体の中ではかなり早いほうだと思います。

導入の背景には、政府による情報化推進がありました。2001年に施行された「高度情報通信ネットワーク社会形成基本法」では、行政運営の簡素化や効率化、透明性の向上を図るために情報化を積極的に推進することを定めています。この法律に則り、メールシステムやグループウェアなどとともに、文書管理システムの導入を決定しました。

当時は1人に1台パソコンが支給されており、職員がそれぞれWordやExcelで文書を作成し、印刷して運用していたため、文書管理をシステム化することで文書の電子化を進め、書庫を圧迫する紙の文書を削減することを目的としました。

IPKNOWLEDGE 文書管理 V1に引き続いてV2を導入していただきました。V2の導入により得られた効果についてお聞かせください

V1は文書の起案には使っていたものの、数多くある機能をどのように使えばよいか分からず、せっかくの文書管理システムを有効に活用できているとは言えませんでした。例えるなら、機能たっぷりの高級車で近くのスーパーにお遣いに行くだけという状態です。2007年にV1からV2にバージョンアップした後も、しばらくはそのような状態が続いていました。

しかし、あるとき、このままではいけない、状況を変えようという声が上がりました。富士通マーケティングにも協力していただき、業務改善を一緒になって検討していきました。まずは職員の意識改革を行って「紙を削減し、電子化率を上げることが業務の効率化にもつながる」と認識してもらい、さらに文書管理システムの使い方を教える研修を繰り返して職員に利用を促進することで、徐々に利用率が上がってきました。そのきっかけとなったのがIPKNOWLEDGE 文書管理とメールとの連携機能です。

メールは管理対象となる文書の一つです。以前は、メールの収受を紙の帳簿に手書きして行っていましたが、メールの普及によりメールの量が急増し、手作業では対応しきれなくなってきました。そこで、IPKNOWLEDGE 文書管理 V2のメール収受機能を使い始めたところ、収受がスムーズに進み、作業の時間や手間が大幅に軽減したのです。例えば、半日かかっていた作業が数分で済むこともあります。

その後、文書管理システムにどのような機能があるかを理解しようと、どの機能をどのような業務に使えるかをいろいろ試すようになりました。メールを収受して、そこから起案へと遷移する機能や、システムに保存されている過去の文書をキーワードで検索して内容を参照する機能など、便利な機能がたくさんあることが分かりました。こうした機能を職員に周知してどんどん利用してもらったところ、V1の導入時には数%だった電子化率が約70%にアップしました。当初の目的であった紙の削減も進み、書庫への圧迫も軽減しました。

新システム選定を振り返って

IPKNOWLEDGE 文書管理 V2に代わる新システムを選定する際の経緯と重視した点をお聞かせください

五霞町 総務課 総務グループリーダー 吉岡 雅子 氏の写真

五霞町 総務課
総務グループリーダー
吉岡 雅子 氏

V2導入の後期には文書管理システムの機能を活用できるようになり、業務効率化の効果が得られたので、より良い文書管理システムの導入に向けた選定作業を始めました。 このとき、最も重視したのが電子決裁機能です。五霞町では2011年に見直した「情報推進基本計画」で電子決裁を謳い、2012年から実施していたため、新しい文書管理システムには絶対必要な機能だったのです。

次に重視したのが、文書のライフサイクルを管理する機能です。文書の中には、紙の状態で書庫に保管しているものがあり、紙の文書の適切な管理、廃棄ができなければ、書庫はすぐにいっぱいになってしまいます。そのため、文書の発生から廃棄までをきちんと管理できる機能に重きを置きました。

それ以外にも、さらなる業務効率化を実現できる機能を備えているか、分かりやすい画面で使いやすいかなどを選定のポイントとしました。

IPKNOWLEDGE 文書管理 V3を選定した理由をお聞かせください

五霞町 総務課 総務グループ 石橋 輝一 氏の写真

五霞町 総務課
総務グループ
石橋 輝一 氏

まず、機能が豊富で優れていることです。電子決裁機能はもちろん、各種機能が文書のライフサイクルをきちんと考えたうえで整備されているのは富士通だけだと感じました。DocuWorks連携、複合機連携など、メール収受のように作業の手間や時間の削減を期待できる機能を備えていた点も大きな決め手となりました。

他社の文書管理システムは、一見すると画面の見栄えが良く非常に使いやすく思いましたが、IPKNOWLEDGE 文書管理 V3は文書管理の機能が豊富で、便利な機能が充実しています。例えば、過去の文書をもとに起案する機能をよく使っていますが、他社システムにはこのような機能はありません。また、他社システムでは文書の取り込みに手間がかかるように感じました。これまでV2を使い慣れていたこと、そしてV1、V2のときと同じように富士通マーケティングからの丁寧なサポートを期待できることから、総合的に他社よりも使いやすいシステムになると判断して、IPKNOWLEDGE 文書管理 V3の導入を決定しました。

新システムの導入効果

IPKNOWLEDGE 文書管理 V3の導入により得られた効果、V1から継続して利用してきた結果得られたメリットについてお聞かせください

五霞町 総務課 総務グループ 中島 慎司 氏の写真

五霞町 総務課
総務グループ
中島 慎司 氏

V3については、電子決裁、DocuWorks連携などの機能を活用することで、業務の効率化がさらに進みました。電子化率も上がっています。DocuWorks連携では文書をドラッグ&ドロップするだけでシステムに取り込めるので、非常に便利です。また、A0判まで対応しており、使い方を工夫してさらに電子化を進められると考えています。

V1を導入して以来10年以上使い続けてきましたが、噛めば噛むほど味が出てその良さが分かる素晴らしいパッケージです。バージョンを重ねるたびにシステムの課題を理解し、解決してくれているという印象があり、バージョンアップして良かったと思います。4年ほど前に書庫の整理を行いましたが、文書の保管スペースが大幅に広がりました。継続して利用してきたことで、最初の目的である紙の削減を達成できているのだと思います。

今後の展開

IPKNOWLEDGE 文書管理 V3を今後どのように活用していきたいとお考えですか

現在、電子決裁は総務課長まで行っていますが、将来的には五霞町のトップである町長決裁まで進めていきたいと考えています。運用上、紙の文書をすべて撤廃することは難しいので、紙で管理しなければならない文書を除き、100%の電子化を目指しています。

文書のライフサイクル管理では、バーコードによる廃棄管理を検討しています。今は対象文書のファイル管理番号一覧をプリントアウトし、目視でチェックしながら廃棄処理を行っています。廃棄する文書のファイルにバーコードを割り当ててシステムで管理できれば、廃棄作業がより簡単になります。文書の廃棄だけでなく引き継ぎにも活用できないか利用方法を模索中です。

IPKNOWLEDGE 文書管理は機能が豊富ですが、残念ながらまだすべてを理解できていません。これからもどのような機能を業務に利用できるかを調べ、研修を行って職員に周知し、有効に活用していきたいと考えています。

富士通へのご要望やご期待があればお聞かせください

システムの利用が進むと、いろいろな要望が出てきます。例えば、文書管理システムで収受したメールに対し、システムから直接返信を出すために、メール発送機能が暗号化や圧縮に対応していると便利だと思います。また、電子決裁では、稟議書についての説明を求めるために、稟議書を差し戻さずに起案者を呼び出すような機能が欲しいといった要望が上がっています。このような利用者の声をできるだけお伝えしていきますので、これからもIPKNOWLEDGE 文書管理の機能をより良いものに改善していただければと思います。文書管理システムが広く浸透していくことを五霞町から発信したいと思っています。

文書管理システムは確実に業務の効率化につながるものであり、茨城県はもちろん全国の自治体に導入をお勧めします。一方で、文書管理システムは本来の業務を支援するためのものであるため、その効果がはっきりと分からなければなかなか導入には至りません。業務の片手間にぱっと見てすぐに利用できるほど簡単なシステムではないことも導入を難しくしていると思います。導入や運用に関してのサポートからもう一歩踏み込んで、IPKNOWLEDGE 文書管理のこの機能を使えば、このような運用ができる、この業務に効果的といったような、導入前のコンサルティング的な支援も増やしていただけると、使い方や効果も分かるので、自治体の導入しやすさにつながると思います。

五霞町もいろいろな相談をさせていただきますので、今までと変わらず細やかなサポートをお願いします。

前列左から 五霞町 矢島氏、吉岡氏 の写真 / 後列左から 同 石橋氏、中島氏 の写真
前列左から 五霞町 矢島氏、吉岡氏
後列左から 同 石橋氏、中島氏

【茨城県五霞町様 概要】
所在地 茨城県猿島郡五霞町小福田1162番地1
代表者 五霞町長 染谷 森雄
人口 9,030人(3,205世帯)(2015年10月1日現在)
職員数 98名(2014年4月1日現在)
ホームページ http://www.town.goka.lg.jp/Open a new window
茨城県五霞町のご紹介

首都圏中央連絡自動車道(圏央道)

道の駅 ごか

ごかりん

五霞町は茨城県の西南端に位置し、四方を利根川、江戸川などの川に囲まれた自然の豊かな町です。肥沃な土壌を活かした農業を基幹産業としており、コシヒカリ、地場野菜が美味しいと好評を博しています。また、首都圏から50km以内という地勢を活かし、大手企業の工場をはじめ、60社以上が町内の工業団地で活発な企業活動を展開しています。
2015年3月、首都圏中央連絡自動車道(圏央道)が開通。同時にアクセス道路である新4号バイパスが4車線化しました。これに伴い、周辺エリアの開発を含め、五霞町のさらなる発展が期待されています。
五霞町の主要スポットの一つ、圏央道五霞町インターチェンジのすぐそばにある「道の駅ごか」は、五霞町産の米や野菜をはじめ、そば焼酎やうどんなどの特産品、オリジナルの土産物を販売しています。町民や観光客が気軽に立ち寄り交流を図る憩いの場として注目を集めています。また、頭部に五霞町の花であるバラを抱いた水の妖精「ごかりん」は、ゆるキャラグランプリに参加するほか、様々な場所で町のPR活動に励んでいます。

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