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  6. 伊達市様 ‐ IPKNOWLEDGE 内部情報ソリューション ‐

システム更新により業務間データの連携性が向上。データの抽出・加工作業が容易になり、業務効率が飛躍的にアップ

伊達市役所庁舎外観

伊達市様 IPKNOWLEDGE 内部情報ソリューション

2006年1月の伊達市創立を機にIPKNOWLEDGE V1を導入、以来10年にわたって運用を続けてきた福島県伊達市様。今回、マイナンバー等の新制度に対応した最新V3への更新と併せて、電子決裁や行政経営支援機能の新規導入、人事給与や財務会計のオプション追加など機能強化を図りました。また、メール機能に強いグループウェアへの更新、職員端末のVDI化(クライアントの仮想化)やサーバの仮想化により、セキュリティ強化にも踏み切りました。様々な取り組みを行ったIPKNOWLEDGE V3の稼働から1年、伊達市様に導入効果の詳細についてお伺いしました。

[ 2017年6月27日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体
ソリューション 内部情報ソリューション
製品 IPKNOWLEDGE V3
財務情報(編成、執行、備品、契約、起債、行政経営支援、財務書類作成)、人事給与、庶務事務、文書管理、電子決裁、グループウェア

V3への移行に伴い、「操作面で戸惑うシーンがあるのではないか」という担当者の懸念は、稼働後ほどなく払拭されました。V1画面レイアウトを継承した馴染のある画面インターフェース、既存データの全面移行による日常業務の継続性、パワーアップした「データの抽出と加工機能」を実感できたからです。インフラ面では、IDCハウジングにおけるサーバ・クライアントの仮想化により、機器関連コストの圧縮やセキュアな環境の実現等、運用面における数々の導入効果を見ています。

【課題と効果】
1 長年利用したシステムの更新に際し、職員の負担を減らし、業務の継続性を維持しつつ確実な移行を実現したい

同一システムでのバージョンアップにより、システム更新の負荷を大幅に軽減。確実なデータ移行と操作性継承により業務継続性を確保。最新機能やオプションにより更に利便性を向上
2 災害やセキュリティ面でのリスクに備えた、より強固なインフラ環境を構築したい

サーバ仮想化およびIDCハウジング化により災害発生時のリスクに対応。職員端末のVDI化(仮想化)により操作性を損なわずセキュリティ確保とネットワーク強靭化対応を実現
3 常に安定したシステム運用の継続と、将来を見越した法改正に伴う対応を万全にしたい

リモートメンテナンスによる即時対応、合同定例会における各課横断的な情報共有・課題解決にて、システムの安定運用を継続。マイナンバーや新地方公会計制度へ対応可能な最新システムへの更新を実現
後編 前編

システム導入の経緯

IPKNOWLEDGE V3へのバージョンアップに至る経緯についてお聞かせください

伊達市 総務課 情報管理係 様

2006年から運用していたV1が更新時期を迎えるため、新システムを選定することになりました。V3を選定した理由は、同じシリーズであればシステムの互換性により切り替え負荷を大幅に軽減できること、データ移行に制限がなく操作性も継承されるため業務効率を維持しつつ更新できること、そしてマイナンバー等の新制度に対応していること等、様々なメリットを得られる点を評価した結果からです。各システムがそれぞれ機能強化されているのに加えて、電子決裁やオプション機能搭載、サーバ機器の仮想化対応により、更なる業務の効率化が実現できるとして判断しました。

伊達市 総務課 情報管理係 様 と 弊社担当SEの写真
総務課 情報管理係 様、弊社担当SE

サーバ・クライアントの双方の仮想化は自治体の中ではまだ例が少なく、先進的な取り組みと思われますが、仮想化に踏み切った理由を教えていただけますか

伊達市 総務課 情報管理係 様

当市は東日本大震災の大きな揺れで庁舎の一部が損傷、幸いサーバ機器は被害を免れましたが、屋上の給水タンクから水漏れが発生する等、いつ壊れてもおかしくない状況に陥りました。当時は交通網などのライフラインも断絶、SE支援も一時的に途絶えました。このときの経験から業務の継続性を重視したことがサーバ仮想化および自庁サーバ設置からIDCハウジング化へと踏み切った大きな理由です。その他、従来の物理サーバの導入・保守費用を圧縮する目的も理由の一つにありました。

職員端末のVDI化(クライアントの仮想化)は、セキュリティ強化の観点で導入することになりました。このVDI化の取り組みにより1台のPCで複数のネットワーク環境に切り替え可能となり、各職員が簡単な操作でインターネット接続ができるようになりました。このタイミングは、総務省から「自治体情報システム強靱性向上モデル」の提言が出される前でしたので、先取りする形になり、結果としてインターネット専用のPCを増設せずに済みました。実は今回の強靱化対応に伴い、グループウェアで受信した添付つきインターネットメールをどのように文書管理システムの収受連携機能を使って取り込むかという課題をクリアする必要がありました。

これについては、メール本文は従来通り収受連携し、添付文書は福島県セキュリティクラウドの機能によって無害化されたものを収受画面に別途添付するという運用で解決しました。分離前よりはひと手間増えていますが、一連の操作がVDIにより同一端末上で実施できる点では、他自治体に比べるとスムーズなのかもしれません。

統合オンラインストレージサービス利用図のイメージ
統合オンラインストレージサービス利用図

稼働後の保守作業においては、貴市では数年前からリモートメンテナンスを活用されているとのことですが、保守対応等についてご感想をお聞かせいただけますか

伊達市 総務課 情報管理係 様

リモートメンテナンスの導入により、随時の調査や解決が早くなり、また開庁時間に左右されずいつでもシステムのメンテナンスが行えるので大変便利になりました。リモートメンテナンス接続以前は、プログラム入れ替えなどの作業をSEが庁舎内で行わなければならず、例えば夜間作業が必要になった場合は、職員の立ち合いや施錠など不可欠でした。こういった作業付き添いも基本的に不要となりました。

リモートメンテナンスや電話による日々の問い合わせのほかに、2カ月に1度の定例会を開催しています。当定例会は、全業務(人事、財政、会計契約、管財、総務、情報部門)の担当者と富士通の営業・担当SEが一堂に会する大人数での開催となるため庁内の日程調整が大変ですが、全員が顔を合わせることで業務横断的な情報を共有できるのです。わざわざ電話で問い合わせるまでもないといった疑問点、課題点の解決の場にもなりますし、リモートメンテナンスとは違い、直接会って会話をする過程で新たな課題点などが浮かび上がってくることもあり、大変有意義です。

特に、年度切り替えや法改正対応などシステム運用上の大きな節目においては、各担当職員が同じ情報を共有し、担当部署ではいつまでに何をしなければならないか、遅れるとどこに影響があるか、いつから何ができるかといった情報を業務横断的に把握して進めていくことができます。多くの業務が足並みを揃えて運用できているのも、全業務合同で定例会を実施しているおかげだと感じます。今後も継続して実施していただきたいと考えています。

伊達市 隔月定例会の様子
全業務の担当者が集まる隔月定例会の風景

各システム導入の効果

新しいグループウェア「Joy'n Do for IPKNOWLEDGE」で便利になったことや、導入時の工夫点をお聞かせいただけますか

伊達市 総務課 情報管理係 様

メールの操作がとても楽になりました。個人、所属のアカウントそれぞれのメールボックスが1画面上に表示できるようになったのです。そのまま未読メールの確認や送信操作が可能なため、旧グループウェアのように個人、所属のアカウントそれぞれでログインする手間が省けました。この所属アカウントが受信したメールは、担当者の割り当てや対応状況を見える化する機能があるので、当機能を利用して上長がメールごとに担当者を割り振り、一方で担当者は「対応中」や完了といった状況を設定して返信漏れ防止などの管理をしている部署もあります。

メール同様、スケジュール機能もよく利用する機能の一つで、特に職員間の打ち合わせ調整で活用しています。例えば、職員が各職員の空き時間を横串で確認、打ち合わせの出席依頼を兼ねて予定を入れ、続けて会議室の予約を行う、といった操作が一連の流れでできるので便利です。新規の機能としては、今回の切り替えに際しオプションとして導入した公用車管理オプションが利用面管理面の双方で役立っています。当市は市域が広いため移動に車を使用することが多く、公用車が171台あります。似た外見の車が多いため乗車時に戸惑うことが多々ありましたが、今回のシステム化により写真やナンバープレート番号、保管場所を事前に確認できるため迷わず予約車を利用できるようになりました。車の管理面では、車傷の状況、車検情報、リース期間などを設定して車体管理に使用したり、予約状況を出力して使用状況を把握したりする際に役立っています。

グループウェアは稼動当初に職員からの問い合わせが一番多い業務でした。「画面表示や操作方法が変わるので心配」といった声もあり、導入に際しては職員と富士通で切り替えがスムーズにいくよう工夫しました。具体的には早期にデモ環境を用意、操作しながら旧グループウェアとの機能差異を確認して運用ルールを決定、混乱しやすい部分をあらかじめ整理した内容で操作研修を行う等の工夫をしました。稼働後暫くは問い合わせが続きましたが、操作に慣れると比例して現在ではほぼなくなりました。切り替えを経て感じるのは、旧グループウェアからの移行における最大のメリットは、メールや掲示板、ライブラリ等のデータをほぼ引き継ぐことができ、業務の継続性が損なわれなかった事かと思っています。旧グループウェアから美点だったIPKNOWLEDGEの他業務との各種連携機能がそのまま使えたのも良かったです。今後の要望として、職員一覧の機能など便利な機能がバージョンアップ等で対応されてより便利になることを期待しています。

人事給与システムについては、基本機能をほぼ踏襲してのバージョンアップだったようですが、V3になりどのようなところが使いやすくなりましたか

伊達市 人事課 人事給与係 様

各種データをCSVで出力、あるいは取り込むなどの管理が一括で可能となったため、データの修正や追加、確認の処理が格段に速くなりました。例えば、昇給・昇格対応では対象者が多く、一人ひとり変更後の数値を入力するのは大変でしたが、V3ではCSVで一括修正できるので、大幅な時間短縮になりました。また、オプションの人事異動シミュレーション機能も、高い導入効果が出ています。当機能はドラッグ・アンド・ドロップ操作で異動先の課へ簡単に移動でき、都度都度の更新処理をせずにスピーディーに人事異動のシミュレーションができるようになりました。兼務情報の付加も容易です。当機能により人事異動後の人員配置の全体像が視覚的にわかりやすくなったため、異動の漏れや、所属・職名等の不備にすぐに気づくことができるようになりました。このシミュレーション結果のデータは、人事給与システムにそのまま異動情報として連携取込みできるため、年度末対応でとても重宝しています。

その他、今回のシステム切り替えのタイミングでは、課題となっていた所属や職名のコード、決裁区分などのマスタ情報の見直しに着手しました。V1当時は合併や機構改革の都度コードを追加していたため、コードの体系やマスタ情報が複雑になっており、日常の運用で目視しにくいなど手間となっている部分がありました。これを修正するとなると財務会計や庶務事務などにも影響し広範囲に及ぶため、なかなか手をつけられずにいたのです。今回のシステム更新のタイミングを狙い、他業務で使用する所属や職名コードを含めた内部コードや、職員情報などを一斉に見直すことができました。これは、統合で同じシステムを利用し、さらに全業務を同時に横並びでV3へバージョンアップしたからこそ一気に整理できたと考えます。毎日使うものなので見直しができて良かったです。

伊達市 人事課 人事給与係 様 と 弊社担当SEの写真
人事課 人事給与係 様、弊社担当SE

庶務事務システムでは、V3の新画面に加え、新たに電子決裁運用を開始したとのことですが、混乱はありませんでしたか。また、業務はどのように効率化されましたか

伊達市 人事課 人事給与係 様

V3へのバージョンアップを機に庶務事務、文書管理、財務会計(備品管理のみ)で電子決裁の運用を始めました。富士通に作っていただいたマニュアルを使ってスタートしたこともあり、目立った混乱はありませんでした。庶務事務は決裁ルートがシンプルなこともあり、職員にとって「とっつき」が良かったのかもしれません。当初は病気休暇申請の新機能などに問い合わせが寄せられましたが、現在はほとんどなくなりました。

電子決裁のメリットは、申請が今どこで止まっているか分かるので問い合わせがしやすいところです。紙による決裁では、今どこで申請書類が止まっているかを探さなければならず、問い合わせだけで時間がかかっていました。毎月の時間外申請締め処理も飛躍的にスピードアップしました。先日着任間もない担当者に締め処理を任せたところ、あっという間に処理が終わったので驚いています。電子決裁はまた、決裁者にも決裁するべき申請が存在することが常にわかるというメリットをもたらしています。また支所や保育園、幼稚園においては、上長が本庁にいることもあるため、紙決裁の頃は申請書類をまとめて本庁に運び、押印して再び戻していましたが、電子決裁の導入で遠隔でのやり取りが可能になり、決裁スピードは格段に上がりました。

財務会計システムについて、今回のV3化における全体的なご感想をお聞かせください

伊達市 財政課 財政係 様

V3化により将来にわたって利用できる環境が整ったと考えています。例えば新地方公会計制度対応を実施したこともその一つです。当市は2016年度の決算から新基準で対応する運びですが、国から配布される標準ソフトのように現在の財務会計システムとは全く別のシステムでは、今後の日々仕訳対応を視野に入れたときにデータ連携等において不都合が出る可能性も少なからずあると考えました。検討の結果、財務会計と同じIPKNOWLEDGEシリーズの「財務書類作成(期末一括仕訳)オプション」で対応することにしました。新基準対応が同一システム内で処理できることのメリットは大きいと考えています。

V3の機能面については、様々なデータを抽出しCSV出力できる「らくらくEUC機能」が財務業務のあらゆる場面で活用されています。当機能はとても便利なため、今後例えば、団体によって活用したい項目が異なるため職員自ら出力項目を設定できる機能など、さらに汎用性の高い機能になることを期待しています。統合型システムの使い勝手は、いかに財務会計に関するサブシステムが充実しているかにより左右されます。まだまだ連携できるシステムがあると思われるので、定例会等で最新の情報をお知らせいただきたいと考えています。総じて、今回のシステム更新は将来に向けたバージョンアップだったと思っています。

今回のシステム切り替えでは予算編成時期と重なったことで、作業スケジュールと財務業務の継続を両立できるか大変心配しました。繁忙ピーク時は1日でもシステムが停止すると予算化スケジュールへの影響が大きく、当初財政部門としては予算編成時期にシステム切り替えといった大規模な作業は避けたい思いがありました。この懸念に対し、富士通からは、万が一の時の切り戻しプランや、旧システムを暫く並行運用する等の提案があり、心配はありながらも予定通りのスケジュールで進めることに合意しました。結果、切り替え作業は順調に進みました。基本的な操作性を引き継いだバージョンアップであり、過去データも問題なく移行されており、特に大きな混乱もなく業務を継続することができました。一連のシステム更新作業が順調に進んだことに安堵しております。

会計機能のV3の新機能や、使い勝手についての評価はいかがでしょうか

伊達市 会計課 審査係 様

画面のインターフェースがV1のレイアウトを継承していることもあり、更新後、操作面で戸惑うことは殆どありませんでした。ある画面からワンクリックで別の画面を呼び出し、簡単に情報照会ができるようになり、使いやすくなったとの声も上がっています。

バージョンアップに伴い様々な新機能が搭載されましたが、当市としては会計業務の改善につながる機能の見極めが重要だと考えました。そこでV3の数々の機能について富士通に分かりやすく整理、説明していただき、担当課に持ち帰ってどの機能が使えるかを検証し、そのうえで利用する機能を選びました。会計業務において有効な機能は数多くありました。

代表的なところでは、公金振替パターンの制限がなくなり歳入から歳出まですべてが振替可能となったことや、控除連携機能によって納付書が不要となり、歳出画面や伝票画面で処理が可能になったことなどです。これらの機能により出納業務が大きく効率化されました。さらに直接入力機能により、例えば支払いが年に数回程度の債権者については、いちいち登録することなく伝票の起票が可能となり、事務担当者の業務が軽減しました。

伊達市 会計課 審査係 様、財政課 様、財政課 財政係 様、財政課 管財係 様、財政課 契約検査室 様、総合政策課 行政経営室 様 と 弊社担当SEの写真
会計課 審査係 様、財政課 様、財政課 財政係 様、財政課 管財係 様、
財政課 契約検査室 様、総合政策課 行政経営室 様、弊社担当SE

契約管理機能で、V1に比べて便利になった部分や、効率化した内容があれば教えてください。また、導入作業において課題や工夫はありましたでしょうか

伊達市 財務課 契約検査室 様

契約書や指名通知など帳票の一部がExcelでの出力となり、必要に応じた文言の追加、編集ができるようになったことが一番便利になった部分です。従来のV1では、帳票類はすべてPDFで出力されたので追記できませんでした。契約書では特約事項を追記して取り交わす必要がありますし、指名通知であれば議決案件である旨を書き加える必要があります。こうした場合は、Wordで帳票を作り直していたので、時間もかかり入力ミスをチェックする必要もありました。V3になった今は、必要な帳票のフォーマットデータを引き出し、直接、追記や加工ができるようになり一連の作業の効率化が図られました。

また、V1に比べてV3では様々なデータを抽出できる機能は、事務処理において効率化をもたらしています。例えば、入札参加資格者の名簿作成に際して、相手方番号や受付番号をCSVで吐き出して並び替える機能もその一つです。V1ではここまで細かいデータ抽出はできず手作業で並び替えていましたので、V3導入により作業のスピードアップとなっています。

今回、V1からV3への切り替え時期が財務業務の繁忙期と重なっておりました。多忙の中での導入作業で悩んだのはV3の新規の機能を使うか使わないかの判断や、新規の帳票類の整理でした。工夫した点としては、利用者がわかりやすいように、システムの入口の表現などを調整した部分です。システムの切り替えにおいては、多少の混乱は避けられないとの心配がありましたが、データが引き継がれ、基本的な操作方法はV1と変わらなかったため、大きな運用上のトラブルもなく非常に良かったと思っています。また、前述した帳票類のフォーマットを少し変更したいなど無理なお願いをしましたが、迅速に対応していただきありがとうございました。

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