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  6. 伊達市様 ‐ IPKNOWLEDGE 内部情報ソリューション ‐

システム更新により業務間データの連携性が向上。データの抽出・加工作業が容易になり、業務効率が飛躍的にアップ

伊達市役所庁舎外観

伊達市様 IPKNOWLEDGE 内部情報ソリューション

2006年1月の伊達市創立を機にIPKNOWLEDGE V1を導入、以来10年にわたって運用を続けてきた福島県伊達市様。今回、マイナンバー等の新制度に対応した最新V3への更新と併せて、電子決裁や行政経営支援機能の新規導入、人事給与や財務会計のオプション追加など機能強化を図りました。また、メール機能に強いグループウェアへの更新、職員端末のVDI化(クライアントの仮想化)やサーバの仮想化により、セキュリティ強化にも踏み切りました。様々な取り組みを行ったIPKNOWLEDGE V3の稼働から1年、伊達市様に導入効果の詳細についてお伺いしました。

[ 2017年6月27日掲載 ]

前編 後編

今回新規に稼働した、行政経営支援機能の導入に至る経緯と、どのように現場で活用されているかをお聞かせください

伊達市 総合政策課 行政経営室 様

当課が管理する事務事業マネジメントシートは、記載内容に高い精度が求められています。以前は、シート作成に必要なデータが複数のExcelに散在していたため、これらを取りまとめ間違いなく集計し、正確にシート入力するために多大な労力を費やしており、大きな課題となっていました。

今回V3化に際してデモを見て、予算・決算データや前年度以前の入力データを間違いなく引っ張ってこられることが分かり、これは使えるシステムだと判断、導入に至りました。行政経営支援システムが稼働すると、以前のように担当者が予算書をひっくり返す必要がなくなりました。財務会計システムとの連携がなされ、各データを確実に取り込み、事務事業マネジメントシートに正確な予算額、決算額を反映できるようになったからです。

また、定性評価を集計して抽出することが可能になったため、今後は、各事業の定性評価に取り組んでいきたいと考えています。例えば、並べ替えの機能が充実していて使いやすいので、事業を評価の高い順あるいは低い順に示して比較するなどが簡単にできるのです。総合政策課だけでなく、各事業の担当課にとっても有意義な情報が得られるはずです。行政経営支援機能の導入により、今までできなかった事務事業のビルド&スクラップがより実現性を帯びてきました。

行政経営支援機能は新規の導入でしたが、サポートはいかがでしたか

伊達市 総合政策課 行政経営室 様

当市にとって行政評価をシステムで扱うのは初めてでしたので、担当者としては不安を抱えて臨みましたが、うまく稼働にこぎつけることができました。行政評価の手法は市町村によって千差万別で、ある意味で掴みどころがなく、流動的で決まった形がありません。富士通にはその点をよく理解したうえで、丁寧にご説明いただき、それでいて「こうであるべき」という押しつけがなく、大変取り組みやすかったです。現段階では、事務事業マネジメントシートの作成は、システムからいったんExcelに吐き出して生成する、いわば「2段階方式」ですが、今後はパッケージの中で完全に再現したいと考えています。

伊達市 総務課 文書法規係 様 と 弊社担当SEの写真
総務課 文書法規係 様、弊社担当SE

文書管理システムのV3の使い勝手についてお聞かせください。また、試行的に電子決裁を開始したと伺っていますが、取り組み状況はいかがでしょうか

V3にバージョンアップして、全体的に使いやすいシステムになったと思います。過去データがそのまま引き継げたことにより、今までと替わらず運用でき、混乱もありませんでした。特にV3になって搭載された起案理由雛形のサンプルが便利です。伊達市用の雛形を登録することにより、起案書作成時に参考することができ、同作業がスムーズに進むようになりました。また今回のシステム更新のタイミングで、過去10年分の文書データをクリーニングできたのが良かったです。今後、電子決裁を進めていくうえで、過去文書データの整理は大きな課題だったのです。クリーニング作業では、どの日付で完結させるかのルール決めがポイントでしたが、富士通SEから的確なアドバイスをいただき作業を完遂できました。ありがとうございました。

稼働後一年が経ち、現在、更なる電子決裁普及に向け、改善点を探る打合せをしているところです。運用状況を様々な視点から富士通に効果分析してもらった結果、当市では、比較的簡単な供覧文書を中心に電子決裁が活用されていることが分かりました。また、全体の起案案件の8割が課長専決であることが判明しました。この分析結果を元に、今後さらに普及範囲を広げるためには、課長専決の電子決裁利用率を上げることが鍵になることが分かりました。引き続き、電子決裁率が低い部署にヒアリングをかけるなどして利用促進策を探り、利用率を上げることでペーパーレス化、決裁のスピードアップを実現していきます。

消防組合様の人事給与・財務会計システムにおいて、V1からV3への移行はスムーズに運びましたか。また、伊達市様と消防組合様とで同じIPKNOWLEDGEシステムを利用することのメリットについてお聞かせください

伊達地方消防組合 総務課 様

10年間にわたり利用していたV1からの移行でしたから不安はありました。しかしV1運用中に並行してV3をテスト運用する環境を整えていただいたので、ほとんど混乱はありませんでした。V3で変更になった箇所を確認し操作トレーニングをし、また富士通から一つひとつ説明をしていただきながら本格運用へと進みましたので、当初の不安は払拭されました。導入検討会は、基本的に市と合同で実施しました。人事給与に関しては、特殊勤務手当等、市と一部異なる点があり、SEに個別対応をお願いすることもありましたが、毎回迅速にご対応いただき、こちら側の苦労等はありませんでした。

財務システムにおいて、過去データの照会可能期間がずいぶん長くなり助かっています。というのは、業務処理が適正かどうかを過去の事例に照らして確かめることがしばしばあるからです。例えばある特別な支払手順や、指定金融機関の入れ替えに伴う処理など稀に発生する処理も、何年も前に遡って照会できるのです。特に最近着任した担当者は、いろいろな確認ができるのでその便利さを実感しているようです。

当消防組合では、出納機関を市の会計課に置いているので、市の会計課と同一の財務システムを利用できる環境はいろいろな面で便利です。人事給与システムもやはり市と同じシステムなので、疑問点について相談する際、双方で同じ画面を見ながら細部まで説明いただくことができ、安心です。

伊達地方消防組合 総務課 様 と 弊社担当SEの写真
伊達地方消防組合 総務課 様、弊社担当SE

導入からほぼ1年が経過しました。V3により業務全般はどのように効率化されたでしょうか

伊達市 総務課 情報管理係 様

様々なシステムが同一基盤上で構築されているため、データ連携時の障害発生の心配もなく、また各業務間でのデータ照会等もスムーズで、ストレスなく業務がこなせるようになりました。V3への更新時においては、当初は機能の変化により、作業効率の低下が心配されましたが、業務画面からCSVでデータを抽出するなど新しく備わった便利な機能のおかげで、以前より効率が上がり、良い結果を得ています。今後も当市をはじめ全国の要望を吸収して、ますます便利な機能が搭載されていくことを期待しています。引き続き変わらぬサービス提供と、ご支援をお願いしたいと思います。

伊達市のみなさま と 弊社担当SE の写真
伊達市のみなさま、弊社担当SE

【伊達市様 概要】
所在地 福島県伊達市保原町字舟橋180番地
代表者 伊達市長 仁志田 昇司
人口 62,118人(2017年3月1日現在)
世帯数 22,558世帯(2017年3月1日現在)
職員数 523名(2016年4月1日現在)
ホームページ http://www.city.fukushima-date.lg.jp/Open a new window
伊達市のご紹介

あんぽ柿

桃

福島県の北部に位置する伊達市は、2006年1月1日、旧伊達町、旧梁川町、旧保原町、旧霊山町、そして旧月舘町の5町合併により創立、発足しました。
東に阿武隈山系の霊山、西に吾妻連峰、北には宮城県境の山々に囲まれた福島盆地の中にある同市は四季の変化がはっきりとし、夏は暑く冬は寒く、果物の栽培に適した地。早春には梅、桜、桃の花の香がただよい、全国有数のあんぽ柿、桃の産地でもあります。
伊達市はまたその名が示すように独眼竜政宗(第17代当主)で有名な「伊達氏」発祥の地です。初代朝宗が築いたとされる高子岡城跡、伊達家中興の祖といわれる第9代当主の政宗が眠る東光寺などゆかりの地は、歴史愛好家、観光客でにぎわっています。

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