COLMINA 技術文書管理

COLMINA 技術文書管理は、Windows上で作動するアプリケーションのファイルを拡張子を問わず登録することができる文書管理システムです。
シンプルな操作性は、利用者に習熟の負担をかけることなく短期間でのドキュメント管理システムの構築を実現します。また、高速な検索機能は、大量データのなかから瞬時に目的のデータを引き当てることを実現し、これまで蓄積されてきた知識・ノウハウの有効活用を支援します。

製品概要

社内の文書管理の問題点、COLMINA 技術文書管理が解決します

• 文書管理の利用イメージ

紙文書や電子ファイル情報の高付加価値化を実現

主な機能

COLMINA 技術文書管理は、Windows上で作動するアプリケーションのファイルを拡張子を問わず登録することができる文書管理システムです。
高速かつ多彩な検索機能を持ち、版数管理機能やセキュリティ機能、ワークフロー機能など情報の活用シーンを想定した機能を搭載しています。

その他、文書管理の効果的機能

• 文書ファイルを添付せずに配布

  COLMINA 技術文書管理は、文書ファイルを配布する場合、メールソフトに添付ファイルをすることなくCOLMINA技術文書に保存されているフォルダのURLをメール本文に記載します。
  これによって送信相手のクライアントPCには文書ファイルは保存されることがないため重要な文書の情報漏えいを未然に防止することができます。

• ワークフローで業務プロセスを可視化

  COLMINA 技術文書管理は、ワークフロー機能を標準で搭載しています。
  ISO品質マニュアルや事務章程など所属グループの上長から承認を経て公開する文書ファイルなどに利用いただくことができます。
  また、承認依頼メールや承認完了メールを自動送信することもできます。

• 他システム連携のためのAPIを提供

  COLMINA 技術文書管理は、他システム連携のためにAPIを提供しています。
  社内の既存システムとの連携など利便性の高いシステム構築が可能です。

  • （注）
    本機能はCOLMINA 技術文書管理 Professionalだけの対応になります。

新たな視点から文書を活用

プロパティ情報から自動的にツリーを組み立てる仮想ツリー機能を提供しています。通常のフォルダ体系とは異なる視点で文書の検索、閲覧が行えます。

• 登録時のフォルダ分けが不要

  属性情報でツリーが構築可能なため、登録時にフォルダ階層を意識する必要がありません。

• 様々な切り口で閲覧可能

  属性検索で毎回検索する必要なく文書情報を体系立てて閲覧できます。

設計・製造業のCADを利用している現場で活用いただける機能

COLMINA 技術文書管理は、設計・製造業のCADを利用している現場で活用いただける機能も搭載してます。
設計図面や仕様書などの技術ドキュメントをデータベースで一元管理し、業務でフル活用するための仕組みを備えています。

• AutoCADデータを効率的に管理

  AutoCADの表題欄情報を抽出し、プロパティとして登録することができます。また、DWGフォーマットからTIFFフォーマットの図面イメージを自動生成します。

  • （注）
    本機能はカスタマイズ機能となります。

• 構成管理

  COLMINA 技術文書管理は製品を構成する品目データを管理することができます。
  また、製品を構成する部品ひとつひとつを一覧として表示したり、逆にひとつの部品に対して、その部品を使用している製品を検索することも可能です。

機能一覧

• ファイル管理機能

  • 機能	詳細
    フォルダツリー表示	Windowsエクスプローラーと同じようにフォルダ・ファイルの構成をツリー表示します。また、文書ファイルのサムネイル表示することもできます。
    仮想ツリー	文書に付与されたプロパティ情報でグルーピングし、ツリー表示が可能です。
    フォルダ作成	フォルダを作成します。グループ単位のアクセス制御を付加することもできます。
    ファイル登録	キーワードなど文書属性を付加してファイルを登録できます。複数のファイルやフォルダをまとめて登録することもできます。
    ダウンロード	登録したファイルを個別に、また一括でダウンロードすることができます。
    版数管理	ファイル名を変更することなく、改版前後の文書内容を保持します。
    お気に入り	文書／フォルダをお気に入りに設定することで、目的のファイルに素早くたどり着くことができます。お気に入りはユーザ毎に設定、管理が可能です。
    コピー・移動	ファイル、フォルダを個別に、また複数まとめてコピーや移動ができます。
    ロック	ファイルやフォルダを他のユーザに改版されないようにロックします。

• 文書検索機能

  • 機能	詳細
    キーワード検索	指定されたキーワードと文書の属性を比較し、対象文書を検索します。
    プロパティ検索	指定された条件と文書の属性を比較し、対象文書を検索します。
    本文検索	指定された文字列を文書ファイルの本体内に含む文書を検索します。
    フォルダのプロパティ検索	指定された条件とフォルダの属性を比較し、対象フォルダを検索します。

• ワークフロー機能

  • 機能	詳細
    申請フォーム管理	起票時の入力項目、添付ファイルの有無を設定します。
    申請業務管理	ワークフローの承認経路を設定します。条件分岐や代理承認などの柔軟な設定が可能です。
    申請・承認	作成した文書ファイルの申請・承認します。
    各種状況確認	申請状況、承認状況などワークフロー状況を画面に照会します。

• ホーム機能

  • 機能	詳細
    お知らせ	管理者からの通知情報を表示します。
    What's New	管理者からの通知情報を表示します。
    個人設定	ログイン中のユーザ情報を表示、ログインパスワードの変更を行います。

• システム管理機能 [管理者向け機能]

  • 機能	詳細
    ユーザ管理	ユーザ情報の登録・更新・削除を行います。
    組織・ロール管理	組織・ロールの登録・更新・削除を行います。
    ACL管理	ACL（アクセスコントロールリスト）の登録・更新・削除を行います。
    アクセスログ管理	利用者の操作履歴を保存、検索、集計を行います。
    Active Directory認証	Active DirectoryでID、パスワードの認証を行います。

機能比較

COLMINA 技術文書管理により、オペレーションミスをなくし、効率的なファイル管理が可能です。ファイルサーバでの管理よりも、細かいアクセス権の設定や証跡管理ができ、よりセキュアな環境を構築できます。

活用事例

製品構成・動作環境

• 製品ラインナップ

  • COLMINA 技術文書管理は、100ユーザまでが利用できる「COLMINA 技術文書管理 Standard」とユーザ利用数無制限の「COLMINA 技術文書管理 Professional」の2種類のエディションからお客様の会社の従業員規模や運用方法によってお選びいただくことができます。

    モデル	ユーザー数	説明
    COLMINA 技術文書管理 Standard	100ユーザ	部門や拠点単位で「本格的に文書管理システムを導入したい」お客様に最適なモデルとなります。
    COLMINA 技術文書管理 Professional	無制限	全社的に文書管理システムを展開したいお客様に最適なモデルとなります。 また、必要に応じて、オプション機能の提供、カスタマイズ・アドオンも承ります。 さらに、周辺システムとの連携を可能とするAPIを提供しており、既存システムとのシームレスな連携が実現可能です。

    • （注）
      上記は製品単体の価格となります。実際に導入頂く際はサーバ等のハードウェア、SEによる設定作業の費用が発生致します。
    • （注）
      プロフェッショナルモデルのCPU数は物理CPU数となります。
    • （注）
      格納出来るデータ容量の上限はスタンダード、プロフェッショナル共に2TB程度となります。
• 動作環境

  • サーバ

    OS	Microsoft Windows Server 2012 Microsoft Windows Server 2012 R2 Microsoft Windows Server 2016 Microsoft Windows Server 2019
    WEB・APサーバ	Apache Tomcat 8
    データベースサーバ	MS SQL Server 2019
    CPU	Intel Xeon プロセッサー搭載機推奨
    メモリ	16GB以上推奨

    クライアント

    OS	PC Microsoft Windows 8 Microsoft Windows 8.1 Microsoft Windows 10 モバイル iOS（iPad、iPhone推奨） Android（Arrows TAB推奨）
    ブラウザ	PC Internet Explorer 11 （注）Microsoft Windows 8, Microsoft Windows 8.1のModern UI版を除く モバイル Chrome, Safari （注）参照系の機能のみ

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  Microsoft、Windows、Windows Server、SQL Server、Microsoft Office、Excel、PowerPoint、Word、Active Directory、Internet Explorer またはその他のマイクロソフト製品の名称および製品名は、米国 Microsoft Corporation の、米国およびその他の国における商標または登録商標です。
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  Apacheは、Apache Software Foundationの商標または登録商標です。
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  Intel、Xeon は、アメリカ合衆国および/またはその他の国におけるIntel Corporation の商標です。
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  Google Chrome、Androidは、Google Inc. の登録商標です。
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  iOS 、Safari は米国および他の国々で登録されたApple Inc.の商標です。