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導入事例 長野県・大桑村社会福祉協議会 大桑村デイサービスセンター様

長野県・大桑村社会福祉協議会 大桑村デイサービスセンター外観写真

スマートデバイス導入と運用改善で、記録業務の効率化、時間短縮を実現


連絡帳の内容も充実し、利用者家族との情報共有も深化

長野県大桑村では、大桑村社会福祉協議会が地域福祉の中核となって居宅介護支援や訪問介護、デイサービスなどを展開し、高齢者が住み慣れた地域で自分らしい生活を送るための支援活動に取り組んでいます。大桑村デイサービスセンターでは、業務負担軽減をめざしてスマートデバイスを使用できる介護事業者支援システム「HOPE LifeMark-WINCARE」へとシステムを更新し、2016年7月から運用を開始しました。記録業務にスマートデバイスを活用することで、業務負担軽減はもとより、レセプト業務の簡略化、職員間や利用者家族との情報共有など、さまざまなメリットを生み出しています。

  導入経緯 | 導入過程 | 導入効果 | 将来展望

 導入経緯



スマートデバイス導入も視野に次期システムを検討

Q:デイサービスの特徴をお聞かせください。

中田氏:大桑村は人口が4000人を下回る過疎地域で、高齢化率は40%を超えています。高齢になっても自宅で暮らしたいという住民の願いが叶えられるよう、お手伝いするのがわれわれの役割です。

吉田氏:大桑村は同居率が高く、日中独居となる高齢者が過ごす場所としてデイサービスのニーズは高いと言えます。当施設の特徴の一つは片麻痺で車いすの方が多い点です。

長野県・大桑村社会福祉協議会 大桑村デイサービスセンター集合写真

左から松谷学生活相談員、中田陽一事務局長、吉田良次施設長

松谷氏:利用者さんの3~4割は90歳以上で、認知症の方も多く、6割近くが自立度Ⅲa以上です。これだけ重度の方を多く受け入れているデイサービスは全国でも少数で、高い資質を持つ職員のおかげだと実感しています。70人の利用登録があり、6人の正職員と15人の臨時職員で、在宅介護の最後の砦を支えています。

Q:システムをリプレースした動機をお聞かせください。

吉田氏:使用してきたHOPE WINCARE-ESが更新時期を迎え、次のシステムの検討を始めました。その過程で、他施設で見たタブレット型のスマートデバイスを利用した運用が業務負担軽減に役立つと感じ、これが導入できるシステムにしたいとの考えを持ちました。

HOPE WINCARE-ES時代からの信頼が決め手

Q:HOPE LifeMark-WINCAREを選んだ理由を教えてください。

松谷氏:富士通製品を選んだ最大の理由は、WINCARE-ES時代からのアフターフォローの素晴らしさです。特に、遠隔サポートサービス(注)は非常に重宝していて、業務を滞りなく進めるために不可欠なものになっていました。

吉田氏:他社製品からWINCARE-ESに変えたときには、要望に迅速に対応いただき、とても満足しました。また、LifeMark-WINCAREがWINCARE-ESの操作性を継承していたことも、選択理由の一つになっています。当施設の職員は20~60歳代と幅広く、システム操作が得意な人ばかりではありません。他社製品のデモも見ましたが、画面構成などがまったく異なるため、抵抗感を持つスタッフも多いだろうと思われました。操作性の継続性と手厚いサポートが選定の大きな理由でしたが、加えて、スマートデバイスオプションもあり、デモを見た上で採用を決定し、タブレットも2台導入しました。

 導入過程



スマートデバイスの操作教育はOJTのみで可能

Q:導入に際し、苦労した点があればお聞かせください。

松谷氏:作業として最も大変だったのは帳票作りでしたが、実作業以上に腐心したのは、運用の変更を職員に理解し、納得してもらうことです。介護の現場では手書きでの記録が非常に多いのですが、今回のシステム導入で、その一部をスマートデバイスに置き換えることになりました。現場では運用の変更に大きな葛藤があるので、職員にスマートデバイスのメリットを理解してもらう過程が必要ですし、運用する上での要だと考えました。最初の1か月間は正職員をコアメンバーとしてシステム運用を構築しながら、全体に運用変更のメリットを周知していきました。

Q:スマートデバイスの操作教育はどのように行われましたか。

松谷氏:特に時間を設けての操作教育はしませんでした。皆さんタブレット端末にはあまり馴染みがないようでしたが、やはりパソコンと比べればはるかに簡単ですし、ゲーム感覚で使えるので、OJTですぐに覚えてもらえました。

 導入効果



スマートデバイスの導入で業務時間の短縮を実現

Q:導入後の運用の変化と効果についてお聞かせください。

松谷氏:以前は昼休憩の時間に、バイタルや入浴、食事などの介護記録を利用者個別の用紙に手書きで記録していました。この記録作業をスマートデバイスを使って入力することで、介護記録がシステムに蓄積されるようになり、各種記録や連絡帳への手書きによる転記作業を大幅に省略できました。また、夕方のミーティングでは、以前は申し送りをしながら手書きで利用者個別の介護記録を作成していましたが、現在はシステムにデータ化されているので、話し合った内容だけを申し送りノートに書き留め、3日に一度、まとめてLifeMark-WINCAREにパソコンで入力する運用に変えました。これによりミーティング時間を短縮できただけでなく、話し合いに集中できるという効果も出ています。

介護記録をスマートデバイスに直接入力することで、転記作業を大幅に省略できました。

介護記録をスマートデバイスに直接入力することで、転記作業を大幅に省略できました。

吉田氏:終業時間は本当に早くなりました。データはとっていませんが、30分は短縮されていると思います。

Q:ほかにも運用変更のメリットはありますか。

松谷氏:転記作業が少なくなり、記入ミスも減りました。また、実はWINCARE-ES時代には職員の負担軽減のため記録を入力しておらず、レセプト業務にしか活用できていませんでした。運用変更により、記録が電子データとして残せるようになりました。加えて、スマートデバイスでサービス実績を登録することで、レセプトの実績入力を月末にまとめて行う必要がなくなりました。

連絡帳が双方向コミュニケーションツールに進化

Q:記録が充実したことは介護の質の向上につながりましたか。

松谷氏:デイサービスでの利用者さんの様子をご家族に伝える連絡帳は、以前はご家族が希望される場合に、ノートに必要最低限の情報を手書きしてお渡ししていましたLifeMark-WINCAREでは、入力した介護記録を一括で帳票出力できるようになったことから、全員の連絡帳を毎日発行できるようになりました。転記作業が減った分、利用者さんの様子などを詳しく書けるようになっています。提供する情報が充実したことで、ご家族も自宅での様子や病院を受診した際の医師のコメント、困っていることなどを連絡帳に書いてくれるようになり、双方向のコミュニケーションツールへと進化させることができました。

吉田氏:記録内容の充実により、職員間での情報共有も進んだと感じています。例えば交代勤務の看護師は、出勤していない日の利用者さんの情報も容易に把握した上で対応できるようになり、ケアマネジャーに提供する情報の質も変わってきました。利用者さんの状態を継続して把握できることは、とても重要です。

利用者状況ポータル画面(スマートデバイス)
利用者状況ポータル画面(スマートデバイス)
[図を拡大する]Open a new window

 将来展望



将来的に法人全体でシステム活用をめざす

Q:システムの将来展望や他施設へのメッセージをお願いします。

吉田氏:デイサービスで大きなメリットが証明されたので、省力化や時間短縮をめざして、訪問介護やケアマネジャー業務へのスマートデバイス導入も検討したいと思います。

中田氏:法人全体を管理する立場としては、現場の業務効率が向上し、記録などの時間が短縮することで、介護など本来の業務を充実できるようになるのが最大のメリットだと考えます。スマートデバイスはそのための有効なツールであり、予算などの問題はあるにしても、新しい流れは前向きに取り入れていくといいと思います。やってみなければわからないメリットもありますから、まずは始めてみることです。


〔大桑村デイサービスセンターのHOPE LifeMark-WINCARE導入については、株式会社アドヴァンスト・インフォーメイション・デザインOpen a new window株式会社富士通パーソナルズOpen a new windowにご協力をいただきました〕

注:遠隔サポートサービスは、株式会社アドヴァンスト・インフォーメイション・デザインの独自サービスです。


施設概要

長野県・大桑村社会福祉協議会 大桑村デイサービスセンター

  • 所在地: 〒399-5501  長野県木曽郡大桑村殿1014
  • Tel: 0264-55-3755
  • URL: http://www.ookuwa.jp 新規ウィンドウが開きます

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