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「Microsoft Office 365 Education」により全学メールシステムを刷新 卒業生も在学生と同様に利用できる生涯メールが大学経営の可能性を拓く

関東学院大学様 外観

関東学院大学様 導入事例


キリスト教に基づく人格教育と高度な知識と技術を修めた人材の育成に努める関東学院大学。同大学は、2013年4月から「Microsoft Office 365 Education」をベースにした全学メールシステムに刷新しました。無料プランながらも1人当たり25Gバイトのメール保存容量、卒業生も在学生と同様にメールを利用可能、将来の拡張性などのメリットに加え、同サービスでは対応できないメールのログ管理やワンストップサポート、卒業生向けの仕組みの構築、データ移行など富士通株式会社(以下、富士通)の技術支援が採用のポイントになりました。2013年3月末には新システムへの切り替えを完了。従来の運用コストを2分の1に削減するとともに、生涯メールサービスの強化など同大学のニーズに応えています。

[ 2013年5月30日掲載 ]

【導入事例概要】
業種: 文教(私立大学)
ソリューション: Microsoft Office 365 Education

「今回の導入プロセスでは、データ移行、認証、生涯メールにおける卒業生向けの仕組みの構築、利用者向けの告知とマニュアル作成の4つが柱になりました」

【課題と効果】
1 運用コストを削減しながらサポートもしっかりと受けたい 「Microsoft Office 365 Education」の無料プランと富士通のワンストップサポートを組み合わせることで運用コストを2分の1に削減
2 学生メールの利便性を向上したい 1人当たりのメール保存容量を従来の1Gバイトから25Gバイトに拡大。メールのログ管理によりメール配信成否の調査依頼などにも対応
3 卒業生と大学の絆を強めたい 卒業生も在学生と同様にメールを利用可能。卒業生のデータ分析と合わせて生涯メールの利用拡大へ

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導入の背景

利用者数15,000人に及ぶ全学メールシステムの更改

1884年に横浜山手に創設された横浜バプテスト神学校を源流とし、社会に貢献できる人材育成に努める関東学院大学。「人になれ 奉仕せよ」の校訓のもと、キリスト教に基づく人格教育と高度な知識と技術修得の両輪が同大学の特長です。1960年代に世界ではじめてプラスチックめっきの技術を開発し、技術を公開するなど、産業界や自治体と連携した研究、開発を推進するとともに、社会貢献の意識を養う奉仕教育活動の機会も豊富です。2013年4月には理工学部、建築・環境学部、看護学部が開設され、7学部12学科11コースの多彩な学びの中で学生は自身の可能性を広げています。
同大学は「学生本位の大学」として教育の基盤となるICTにも積極的に取り組んでおり、2010年から基幹システムを仮想化統合し段階的にクラウド化を進めてきました。

関東学院大学 情報科学センター運用課 課長 小糸 達夫 氏の写真
小糸 達夫
関東学院大学
情報科学センター運用課 課長

「現在、学内のさまざまなサービスが更改時期を迎えていますが、一度にすべては更改できません。プラットフォームのクラウド化は、更改するサービスを仮想基盤上に構築することでハードウェアリソースの有効活用や運用管理の効率化を目指したものです。いかにコストを削減しながら学生や大学のために価値あるサービスを展開していくか。クラウド構想の一環として、今回、利用者数15,000人に及ぶ全学メールシステムの更改を行いました」と情報科学センター運用課 課長 小糸達夫氏は話します。

導入の経緯

1人当たり25Gのメール保存容量は魅力、一方でサポートが課題

従来のメールシステムは、2008年、コスト削減を目的にオンプレミスのメールシステムからSaaS型に移行したものです。商用サービスのためサポートもしっかりしていましたが、5年間、利用する中でさまざまな課題が顕在化してきました。
最も意見の多かった課題が1Gバイトというメール保存容量の拡大です。画像の資料を添付したメールのやりとりも多くなる中、ユーザー自身が1Gバイトを超えないようにデータを削除する配慮をしながら利用していました。また生涯メールの機能も提供されていましたが、メールボックス全体の容量制限のため本格的な運用には至りませんでした。そのほかにも、運用コスト、サポート体制の変更によるサービス継続の不安など運用面での課題もありました。
「2013年4月に既存メールシステムのバージョンアップが予定され、その際にデータ移行が必要となることから、2012年度末に向けたサービス切り替えを決断し、既存仮想基盤システムやネットワーク、サーバ保守体制が既に確立している富士通に相談しました」と小糸氏は振り返ります。
同大学においてプライベートクラウドをはじめ学内システムの構築、運用に携わっている富士通は、さまざまなソリューションの中からマイクロソフトのSaaSサービスである、統合型コミュニケーション&コラボレーションツール「Microsoft Office 365 Education」の教職員・学生無料プランに着目しました。メール保存容量が1人当たり25Gバイトは他を圧倒していたからです。しかし同大学で運用していく上でメールの配送ログ管理やサポート面などの課題もありました。

導入のポイント

メールの配送ログ管理、ワンストップサポート、データ移行などのニーズに対応

メールの配送ログ管理は、メール配信成否の調査などに加え、学生サービス向上を目的とするデータ分析といった用途で活用するために必要でした。しかし「Microsoft Office 365 Education」にメールの配送ログ管理機能はなく蓄積期間も決まっていました。富士通では配送ログを取り出してSQLサーバに蓄積する仕組みをつくり同大学のニーズに応えることにしました。

また、各種問い合わせなどへのサポートも、日本マイクロソフトと連携し富士通がワンストップで対応する体制の整備に取り組みました。
2012年11月、同大学は「Microsoft Office 365 Education」の導入を決断。「今回の導入プロセスでは、データ移行、認証、生涯メールにおける卒業生向けの仕組みの構築、利用者向けの告知とマニュアル作成の4つが柱になりました」と情報科学センター運用課 荒井修二氏は話します。 15,000人分のデータ移行は2013年1月から毎晩2カ月程行われました。

関東学院大学 情報科学センター運用課 荒井 修二 氏の写真
荒井 修二
関東学院大学
情報科学センター運用課

「データ移行には最も気を使いました。メールが紛失したら大変な問題です」と情報科学センター運用課 亀山哲哉氏は話します。既存メールシステムがブラックボックス化しており、マイクロソフトのIMAP(Internet Message Access Protocol)を活用した移行ツールでは対応できないデータがありました。これを補完するために富士通では独自に移行ツールを作成し2つのツールを合わせて移行を行うことにより正確性を高めました。また同大学から既存のパスワードをそのまま使いたいという要望を受け、マイクロソフト のADFS(Active Directoryフェデレーションサービス)を利用し対応しました。

関東学院大学 情報科学センター運用課 亀山 哲哉 氏の写真
亀山 哲哉
関東学院大学
情報科学センター運用課

今回、生涯メールを学内メールサービスの1つとして位置づけ、卒業生向けのホームページも新たに作成しています。「Microsoft Office 365 Educationは生涯メールにおいてもメールボックスの容量制限を意識することなく、卒業生も在学生と同様に利用できる点は利用者拡大に向けたアピールポイントになります」(荒井氏)。
新メールシステムに関する告知では従来と異なる反応がありました。「Microsoft Office 365 Educationの知名度から、「期待している」といった声が寄せられました」と亀山氏は話します。

関東学院大学様導入事例のシステム構成図です。

導入効果と今後の展望

運用コストを従来の2分の1に削減、RapidWeb+で卒業生のデータを分析

2013年3月24日、卒業式の日。旧メールシステムから新メールシステムにノンストップで切り替えることができました。本格的な運用はこれからですが、新システムには大きな期待が寄せられています。
コスト削減効果について「初年度は1次費用と年間費用を足しても従来と比べて安く抑えられたうえ、2年目以降は運用コストを従来の2分の1に削減できます」と小糸氏は話します。
学生の利便性の面では、メール保存容量が25Gバイトあれば容量不足を気にすることなくサーバ上に保存しておけるため、どこでも同じ環境でメールを見ることができます。
データ活用面も向上しました。「今回、優れた検索機能を持つ富士通のRapidWeb+も導入しました。メールの配送ログ解析はもとより14万人の卒業生のデータに関して校友課と一緒にさまざまな分析を行っていきたいと考えています」と荒井氏は話します。
今後の展望について「認証やメールのログ管理では富士通とマイクロソフトの技術的連携により本学のニーズに応えていただきました。これからも安定運用はもとよりSharePoint Onlineによる個人キャビネットの活用など学生の利便性向上のために両社の連携に期待しています。また、クラウド化の次のステップとして、これからはクラウドを活用し、コスト削減や学生サービスの向上、災害対策など本学の課題を解決していく段階に入ります。富士通には学生の視点に立ったさまざまな提案をお願いいたします」と小糸氏は話します。
人格と技術を兼ね備えた人材育成のために進化を続ける関東学院大学。同大学の歩みを富士通はこれからもICTインフラと先進技術の提供を通じ支援してまいります。

【関東学院大学様 概要】
創立 1884年(横浜バプテスト神学校)
大学設置 1949年
設置者 学校法人関東学院
学生数 約11,500人
概要 神奈川県の横浜・金沢八景キャンパスを中心に、横浜・金沢文庫キャンパス、湘南・小田原キャンパスという3つのキャンパスに文学部、経済学部、法学部、人間環境学部、理工学部、建築・環境学部、看護学部の7学部12学科11コース、5研究科を擁す
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【導入事例(PDF版)】

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