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Microsoft Office 365の環境に
添付ファイルの自動暗号化と誤送信対策を手軽に強化

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東京海上日動メディカルサービス株式会社様 導入事例


医療や健康の分野でトータルヘルスケアをコンサルティングする東京海上日動メディカルサービス。企業や健康保健組合の保健事業をトータルに支援するサービスに加えて、医療機関に対して事故防止、紛争防止、事故発生時の適切なサポートなどを行っている。同社の業務の中では従来、メール誤送信対策として添付ファイルの暗号化を手作業で行ってきたが、富士通の「FENCE メール誤送信対策サービス」を導入することで、自動暗号化と誤送信対策の強化を実現した。

[ 2015年4月14日掲載 ]

【導入事例概要】
業種: サービス
導入サービス: FENCE メール誤送信対策サービス
【課題と効果】
1 添付ファイルの手動暗号化が利用者の負担になっていた イメージ 添付ファイルを自動暗号化することで、大幅な業務効率化を実現
2 忙しい時にはつい暗号化を忘れてしまう懸念があった イメージ 添付ファイルの自動暗号化とランダムパスワードで、誤送信対策を強化
3 信頼性の高いクラウドサービスを選定したい イメージ 国内最高水準データセンターでのサービス提供で、セキュアな運用を実現

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導入の背景

添付ファイル暗号化の自動化、誤送信対策の強化が課題

企業や団体、医療機関に対して、医療・健康分野のさまざまなサービスを展開する東京海上日動メディカルサービス。顧客の個人情報を多く扱っているため、従来からセキュリティ対策には注力してきた。

情報システム部 特命次長 加藤 基広氏は、「情報システム部では近年、適正なシステム構築や運用を行うためのITガバナンス強化を推進しています。セキュリティ対策はその中でも特に力を入れている分野の1つです」と話す。

セキュリティ対策への取り組みの中で、同社がルールとして定めていたのが、メールで添付ファイルをやり取りする際には、必ず暗号化しパスワードを付与するということだ。これにより、慎重な取り扱いを要する情報を万一誤送信してしまっても、受信者は添付ファイルを開封することができないため、情報の秘匿性を保つことができる。

加藤 基広氏の写真
加藤 基広
東京海上日動
メディカルサービス株式会社
情報システム部 特命次長

同社では、このルールが長く運用されてきた。手作業で添付ファイルを暗号化していたため、特にメールのやり取りが多い部門では負担が大きくなる傾向があったという。

早川 修氏の写真
早川 修
東京海上日動
メディカルサービス株式会社
情報システム部
兼 人事総務部 人事総務課

「暗号化すること自体に不満はありませんが、自動化することで業務を効率化したいという要望がありました。また、忙しい時にはつい暗号化を忘れてしまう可能性もあるので、メール誤送信対策を強化するのに自動化は必要でした」と話すのは、情報システム部 兼 人事総務部 人事総務課 早川 修氏だ。

同社は2013年、全社でMicrosoft Office 365を導入している。これにより、Office製品を最新版にするとともに、メールサービスもMicrosoft Office 365へ移行した。

「添付ファイルの自動暗号化による、メール誤送信対策の強化は、Microsoft Office 365の環境で行うことが必要でした」と加藤氏は振り返る。

導入の経緯

大切な情報を取り扱うパートナーとして富士通の信頼性を高く評価

こうして、同社はメール誤送信対策サービスを検討、要件を明確化していった。その1つが、システムの運用を含めて多くのメリットがあるクラウドサービスで提供されていることだ。これは同社のクラウドファーストという方針に基づいている。

もう1つが、サービスを提供するベンダーの信頼性だ。加藤氏は「ITガバナンスを強化していく中でセキュリティ対策と同様に注力しているのが、業務委託先企業の管理です。今回のメール誤送信対策では、配慮が必要な情報を扱うことになるので、信頼性の高いベンダーのサービスを選定する必要がありました」と話す。

選定には、サービスの内容やスペック、価格などを比較するだけでなく、十分なセキュリティ対策が施されているかという点も基準の1つとなっており、サービスが稼働しているデータセンターへも足を運び確認している。

これらの検討を踏まえて同社は、富士通の「FENCE メール誤送信対策サービス」を選び抜いた。加藤氏は選定理由について、「機能面が十分満たされていることに加えて、館林システムセンターへ視察し、セキュリティ面でも安心である点が確認できたことです。パートナーとしても、富士通は信頼性の高いサービスを提供しているところを評価し、選定しました」と話す。

同社では導入決定後、トライアルでの検証を実施している。実際にユーザーとして体感した早川氏は、「機能面を含めて全く問題はありませんでした。実際に利用することで、安心を実感しました」と話す。

導入のポイント

全社員へ周知を徹底し、社員からの要望には柔軟な対応が可能に

今回導入したメール誤送信対策サービスは、メール送信時に添付ファイルを自動的にパスワード付きの形式に変換し、同時に送信者へパスワードを通知するという構成だ。添付ファイルを自動的に暗号化することで、万一宛先を誤って送信した場合も、その段階では受信者はパスワードが分からないため、添付ファイルが開封されることはない。

「暗号化と同時にパスワードも自動的に送信するという設定も可能ですが、それではメール誤送信対策としても機能しないケースも出てきます。送信者からは、メールを送信した後に、改めてパスワードを伝えるという手続きが増えますが、セキュリティ対策の観点からは必要だという結論に至りました」と加藤氏は話す。

全社員への導入には、事前に周知を行うためにさまざまな施策を行った。各部門の代表者を集めて新サービスの説明を行い、また全社員への適用前に、各部門数名の社員に先行ユーザーになってもらうなど、スムーズな導入を行うための数々の工夫が施された。

2014年11月、「FENCE メール誤送信対策サービス」は全社員の情報漏えい対策強化の1つとして導入が完了した。

「使い始めてみるとさまざまな要望が上がりました。社内向けのメールでは添付ファイルを暗号化しないという設定ですが、社内向けでも暗号化してほしいという要望や、社外向けのメールでもお客様ごとにパスワードを統一したいという要望もありました。セキュリティ管理と業務効率などを考えながら、設定や運用の工夫で対応しています」と加藤氏は導入後の運用の様子を語る。このような場面でも「FENCE メール誤送信対策サービス」はユーザーの活用方法に応じたさまざまな設定が可能で、柔軟な運用を実現している。

東京海上日動メディカルサービスにおける添付ファイルの自動暗号化

導入効果と今後の展望

メール送受信の効率化と、セキュリティ管理の向上を実現

同社では導入後、今回のプロジェクトに関する総括を行っている。それによると、従来は手動で行っていた暗号化の作業が自動化されたことによる効率化は大きな効果だという。実際同社で外部へ向けて送信されるメールは月間数千通に及ぶ。各社員が毎回手作業で添付ファイルの暗号化を行っていた負担が軽減されたことは、メールの数からもうかがえる。

同時に、社内向けのメールは暗号化しないというルールを設けたことで、従来は社内メールでも暗号化と復号化する手間がかかっていた点も、工数削減につながった。

さらに、セキュリティ管理上も効果が出ている。今回の導入により、社外向けメールの添付ファイルは自動的にランダムパスワードにより暗号化される。セキュリティが強化されるとともに、暗号化を失念することもない。メール誤送信対策のさらなる強化を実現したと言える。

今回の導入について早川氏は、「クラウドサービスなので、運用の負荷もかかっていません」と評価する。

今後も同社では、お客様の大切な情報を守っていくためにも、ITガバナンス強化をさらに推進していく。

そして加藤氏は、「クラウドサービスの良いところは、新しい機能が追加されたら、導入し直さなくても利用できるという点です。『FENCE メール誤送信対策サービス』はこれからも機能やサービスが拡充されると思いますので、役に立つ機能を取り入れていきたいと考えています」と今後の展望を語った。

【東京海上日動メディカルサービス株式会社様 概要】
設立 1987年1月16日
代表者 代表取締役社長 金野 正英
従業員数 267名(2014年1月現在)
概要 1987年創立。優秀な医師や看護師などの医療専門職を擁し、医療健康分野で事業を展開するトータルヘルスケアコンサルティング企業。医療・健康増進に関する幅広いサービスを取り揃え、企業や健康保健組合の保健事業をトータルに支援を行う。また、医療機関へは、医師・看護師・薬剤師などのメディカルスタッフと法律・心理学の専門家が、長年の実務経験で培ったノウハウと学術的理論をもとに、事故防止・紛争防止・事故発生時のサポートを提供している。
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【導入事例(PDF版)】

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