SAP BusinessObjects導入で報告書作成を効率化 情報活用のスピードアップと高度化に寄与

富士通エフ・オー・エム株式会社様

富士通エフ・オー・エム株式会社では、ICT活用のための研修事業、製品やサービスのプロモーション事業、コンテンツの作成事業、および、IT研修テキストなどの出版事業を展開している。 この事業を支えるツールの1つとして、SAP BusinessObjectsを15年に渡って活用しており、いろいろな業務での活用が進み、その効果がかたちになって見えてきている。
その効果的な活用方法の一端を取材させて頂いた。

[ 2014年12月25日掲載 ]

【課題と効果】

1	管理帳票の作成はその都度SEに依頼していたが、時間と費用がかかっていた。		簡便な操作で容易に作成できるため、作業時間が短縮。また、簡単な帳票はユーザ部門での作成も可能となり、費用の削減に貢献。
2	データの管理方法がシステムごとに異なるため、それぞれのシステムからデータを集めてまとめるのに手間がかかっていた。		分散した複数のシステムからデータを抽出してマージできるため、集計作業の効率化とスピードアップを実現。
3	売上高見込みの予測業務において、営業部門では実績値の集計、管理部門では集約作業に多くの工数を要していた。また、見込み評価も部門間でバラツキがあった。		予算値や売上の集計結果を提示し、更に見込値を手修正出来るツールを作成することにより、営業部門では、予算・実績の集計と見込値の作成を迅速に行える体制が確立。 管理部門では集約作業の効率化が実現。見込み基準などの標準化を進め、見込み精度も向上。

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導入の背景

当初は報告書作成業務の効率化に取組む
利用が浸透するなかで業務の進め方の改善効果がでてきた

更に同社では2008年、個人向けのダイレクト販売である[Web販売]を立上げ、同時にSAP BusinessObjectsもWeb版にバージョンアップした。更に扱う情報の種類が増加したが、ここでも個人向けの販売情報と法人向けの販売情報を一元的に扱うことができ、SAP BusinessObjectsは全社販売状況の把握やその分析に無くてはならないものになったとのこと。

現在、SAP BusinessObjectsは、次の場面で使われ、様々な業務の改善に貢献している。

• 各種の管理帳票はWeb Intelligenceで作成
• 社内向けWebサイトでの経営指標の「見える化」はDashboardsを使用
• 複雑な条件を設定して作成する請求書はSAP Crystal Reportsで作成
• 受注売上情報は、デイリーで幹部社員へ自動メール配信
• 「売上高見込表」は実績データの集計結果と部門の意思数値を手入力して作成するのでLiveOffice機能を使用

導入のポイント

個人向けにテキストをダイレクト販売しているWeb販売業務
顧客動向の把握や需給バランスによる在庫の適正化に取り組む

同社には法人のお客様を担当する営業部門の他に、一般の個人のお客様へ直接テキストなどを販売する「FOMダイレクト」があり、このダイレクトセンターでは、法人・個人 全てのオーダーを「WEB販売」により運用管理している。このうち、顧客情報に関しては、個人のお客様を対象とするため顧客情報が膨大になり、また個人情報保護の関係で高い秘匿性が要求されるため、法人向けのシステムとは独立させたとのこと。

異なる仕組みで管理されている法人・個人のデータをSAP BusinessObjectsによって双方のシステムからそれぞれ抽出、同一粒度のデータに集約し、マッチングさせて全社集計をするなど、データ管理の仕組みが一元化されていなくても、SAP BusinessObjectsで一元的にデータ活用ができる点がメリットの一つである、と加藤氏。

営業管理部では各営業部門の状況を確認し、全社の売上状況を取りまとめて、経営層に報告している。また、利用目的に応じて、次のような情報公開を行っている。

• 社内ポータルで、デイリーの売上推移をビジュアル化したダッシュボードを幹部社員に公開（参照型）
• 更に詳細情報として、毎日の状況を自動でExcel表にまとめて幹部社員へメール配信（プッシュ型）

東條氏は、『経営指標の見える化ということで、予算に対してどれだけ進捗が推移しているかといった情報を指標としてまとめ、現場への働きかけなどに活用しています。また、予算に対して現状がどうなっているか、部門ごと、月ごとといったマトリックスで見ています。』とのこと。