株式会社大京 様

マネージドプリントサービスの活用により、印刷固定費を削減
印刷コストの見える化と繁忙期や制度変更における柔軟な対応を実現

株式会社大京 川島氏と吉田氏写真

ライオンズマンションなどで知られる不動産会社の大京では、2014年5月に基幹システムおよび会計システムを更新、これに伴って富士通のBPOサービス「マネージドプリントサービス」を導入した。導入の背景としては、プリンタのリース料や保守料がなくなることや納期管理、在庫管理から解放されることに加え、基幹システムと連動したデータ作成/印刷データ作成機能も併せて構築することで、グループ情報システム部における印刷業務の負荷を大幅に軽減できたことが大きい。同社では、将来、印刷の実績を分析することで、必要な情報を必要なタイミングで必要な人がペーパーレスで利用できる仕組み作りを目標としている。

課題
効果
課題複数台所有しているプリンタのリース料や保守料等の固定費をなくしたい。
効果印刷の設備は不要となり、固定費は削減された。また、印刷量(帳票数+印刷枚数)に応じた費用算定になるため、費用対効果もわかりやすくなった。
課題プリンタの代替機がないため、故障などの際もすぐに対応ができず、翌日以降の対応になることがあった。また、業務担当者は、通常、印刷ルームとは別の場所で業務を行っているため、用紙の在庫状況の把握ができず、用紙切れが発生することがあった。
効果プリンタの保守や用紙の在庫管理、印刷業務全体の納期管理も不要になった。
課題営業現場から依頼を受けてからの印刷用データ作成、印刷用フォーマット作成、印字テスト、印刷物の現場への納品チェックなど、グループ情報システム部の業務が多く、大きな負担になっていた。
効果印刷用フォーマット作成以降の作業がなくなり、グループ情報システム部の負担が軽減された分、社員は付加価値の高い分析や顧客リスト作成に時間を割くことができるようになった。

サービスの導入により固定費はなくなり、印刷枚数、帳票数に応じた費用負担になったことで、現場も印刷の費用対効果を意識するようになり、費用の見直しも可能になりました

株式会社大京
グループ情報システム部
システム開発課
担当課長 川島 哲氏

導入の背景

グループ情報システム部に大きな負担のかかる印刷

大京では営業などの現場が必要とするデータの印刷を、グループ情報システム部が一括して担っていました。印刷物は、お客様情報リスト、契約者様への郵送リストやDMなどに使うタックシール、社内書類管理用フォルダのタグ、経理帳票、人事の給与明細や源泉徴収票などの圧着帳票です。これらを協力会社に依頼し、大京本社近くのオペレーションルームで印刷していました。

しかしこのやりかたには多くの課題がありました。大京が複数のプリンタをリース契約と保守契約のもとに所有し、協力会社と業務委託契約を締結して自社業務として印刷を行なっていました。そのため印刷枚数に関わらず、固定費が発生します。

実際の印刷では、枚数の変動が大きく、グループ情報システム部は対応に苦慮しました。「例えばマンション事業なら週末、連休などの見学会や販売活動に向けて印刷物が急増します。そこに経理の月次帳票などが重なれば、さらに多忙になります。しかしプリンタの台数は限られ、混み具合の確認から始めなくてはなりませんでした」と川島哲氏(グループ情報システム部システム開発課課長)は語ります。

プリンタは大京の所有機で代替機がないため、故障時などは協力会社の対応を待つしかなく、迅速な解決も不可能。用紙もオペレーションルームとは違う場所で保管していたため、在庫不足になることもありました。

現場からの依頼は紙の書類で行われ、プログラム(印刷用データ作成)、印刷用フォーマット作成、印字テストなどをシステム開発部が行ったうえで、印刷だけを協力会社に発注していました。グループ情報システム部は完成した印刷物が現場に届いたかどうかの確認も必要で、その負担はかなり大きいものでした。さらに元号変更など制度変更への対応も必要です。「そこで印刷業務のアウトソーシングが検討課題になっていました」(川島氏)。

株式会社大京
グループ情報システム部
システム開発課
担当課長 川島 哲氏

導入の経緯

印刷が必要なもの、そうでないものの切り分けから着手

BPOサービス「マネージドプリントサービス」導入のきっかけとなったのは、2014年5月の不動産開発事業部門の基幹システムの更改です。従来のホストコンピュータのシステム(会計システムと基幹システム)のウェブ系システムへの更改で、旧システムが富士通製だったことから、新システムも富士通が担当しました。

「その際に紹介いただいたのがマネージドプリントサービスです。固定費がなくなるうえ、業務システムと連動したデータ作成や印刷データ作成が可能なことも魅力で、採用を決めました」(川島氏)。

大京がまず着手したのは、このサービスが必要な帳票とそうでないものを仕分けること。「その結果、アイテムの7割は画面上で見たり、CSVファイルで加工できるようにしたりし、印刷を廃止しました。印刷が必要なのは残りの3割で、タックシール、圧着印刷、大量のリストなどです。これらをマネージドプリントサービスに任せることにしました」(川島氏)。具体的には、プログラム(データ作成)までは大京が手がけ、印刷レイアウトからプリント、納品までをアウトソーシングしています。

導入の効果

固定費がなくなり、労力も減少。印刷需要に柔軟に対応

マネージドプリントサービスの導入により固定費はなくなりました。「印刷枚数、帳票数に応じた費用負担になったことで、現場も印刷の費用対効果を意識するようになり、費用の見直しも可能になりました」(川島氏)。

導入から5年を経過しましたが、遅延、印刷ミスなどは皆無です。「プリンタの混み具合や納品の確認から解放され、用紙管理も任せることができ、満足しています」(川島氏)。この間、元号は平成から令和に変わりましたが、こうした制度変更にもスムーズに対処できています。

吉田倫子氏(グループ情報システム部 システム開発課係長)は給与明細の印刷について、「年間スケジュールに沿ってデータを送れば決まった日に印刷されるので非常に楽になったと感じます。以前は人事から印刷直前に小さな変更が出てくることもありましたが、業務フローが明確になったことで、そうした要求がなくなりました」。

川島氏は、期待以上の効果としてメンバーが付加価値の高い業務に注力できるようになったことをあげます。「ワークフローの中に印刷業務が組み込まれ、スケジュールに沿って、印刷依頼から現場に届くまで処理できる仕組みができました。おかげでグループ情報システム部のメンバーが、複雑な条件でお客様を抽出してリストを作成するなど、マーケティング支援的な業務に注力できるようになりました」。

ネットワーク構成図 図の下側がアウトソーシングで富士通が新たに担った範囲。館林センターには会計システムもあり、富士通のSEがいるので、基幹システムとの連携はスムーズ。また印刷をBPOセンターが担当し、そこから必要な現場に配送する。

今後の期待と展望

BPOサービスを糸口にペーパーレスというゴールを目指す

大京では今後、印刷データを費用削減へつなぐことを期待しています。「印刷データから一定の傾向がわかれば、それに沿って印刷量を減らせる可能性があります」。

最終的なゴールとしてはペーパーレスを念頭に置いています。「第一段階として印刷に必要な帳票はどれかを仕分け、第二段階としては印刷の傾向を分析し、さらに第三段階では分析結果に基づいてペーパーレス化を促進していきたい。その意味でマネージドプリントサービスは、単にプリントをアウトソーシングするだけでなく、将来のペーパーレス化への第一歩と考えることもできるでしょう」(川島氏)。

マネージドプリントサービスの導入は基幹システム更改と同じタイミングで進めました。「会計システムが基幹システムと密接に関わっているため、会計システムと基幹システムの更改、マネージドプリントサービスの導入を短期間に同時並行的に進める必要がありました。これは富士通だからこそ可能だったと感謝しています。今後についてもさまざまな提案を期待しています」(川島氏)。

担当者メッセージ

不動産業界は比較的、紙の文化が残っている印象ですが、大京様はシステム化の進んでいる企業です。新しい技術やICTの活用に積極的に取り組まれています。まだ印刷物が多かったため、システム更改と合わせてBPOサービスを提案しました。5年が経過しましたが、安定的に稼働し、グループ情報システム部の労力軽減、プリンタ保守の負担がない、コア業務へ集中できるなどの効果が出てきたと思います。今後は、最終的なゴールに向けて、大京様の期待に応えられる提案をしていきたいです。

富士通株式会社
流通ビジネス本部
サービス統括営業部 第四営業部
担当営業

株式会社大京 様

本社所在地 東京都渋谷区千駄ヶ谷4-24-13 千駄ヶ谷第21大京ビル
設立年度 1964年12月11日
事業分野 不動産開発・販売
事業概要 不動産開発・管理・流通・工事の一体体制で顧客のあらゆるライフステージに応える住まいとサービスを提供する。不動産ソリューションで社会課題の解決を図ることで、住生活環境の向上と社会・経済の発展に貢献する企業を目指す。
ホームページ https://www.daikyo.co.jp/
  • (注)
    数値は2020年3月末現在

[2020年5月掲載]

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