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第1回 はじめに -10年目のe-文書法-

e-文書法とは、「電子文書法」とも呼ばれ、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」という2つの法律の総称です。

2015年の9月末の申請分から、領収書や契約書等の保存義務に関する制度が改正されました。これは、2014年11月頃から一部の新聞等で「領収書の電子保管を容認」「来年にも規制緩和」と報道されていたものです。
取引の際に相手先と取り交わす見積書、請求書、納品書、注文書等の書類は、取引の証憑としての保存義務があります。従来も、紙書類を保存するかわりに、それをスキャニングした電子データ()を保存することが認められていましたが、対象外の書類もあり、実行に困難を伴う要件もあるため、なかなか普及していなかったのが実態でした。この、紙書類に代えて電子文書を保存してもよいとする制度は、「e-文書法」に起因するもので、その施行は2005年にさかのぼります。
今回の改正は、この制度の要件が10年ぶりに緩和されたものです。特に注目すべき点は、①すべての証憑書類が対象となったことと、②電子署名が不要となったことです。
以前の制度では、3万円以上の契約書と領収書は紙での保存しか認められていませんでしたが、この制約が撤廃されました。従来は、額面や書類の種類によって二系統の事務処理を運用することが、企業がこの制度を採用しない理由の1つとなっていました。
また、スキャニングの際に必要とされていた「電子署名」の付与のためには、スキャン作業を行う者かその内容を直接点検する役割にある者が、実印相当の電子証明書を個人として取得し、しかも一定年数で更新(再取得)する必要まであったため、その費用や個人としての手続きの手間がかかることが、スキャンを担当する者が多数となる入力形態をとることを阻んでいました。

今回の要件の緩和により、企業にとっては非常に活用しやすい制度となりました。ここでは、多くの企業がこの制度を適切に活用し、効率化を実現できるよう、様々な情報をご提供したいと考えます。
本稿では紙文書の電子化を取り扱います。本件に関連するのは、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」という法律です。見積書、請求書、納品書、注文書等の書類は国税関係書類に該当し、その保存には税法とその関連法の制約を受けます。まずはこれらの法律の概要を解説します。

(注)本稿では、電子データの状態で存在している文書を指す場合、「電子データ」、「電子文書」、「電子化文書」等の表現を使用し、「文書ファイル」という表現は使用しません。「文書ファイル」と言った場合、紙文書を物理的にファイリングしたものか、電子データファイルなのかが曖昧となるためです。「電子化文書」は、紙文書をスキャンした結果の画像データを文書として扱うものを指します。「文書ファイル」と同様に「画像ファイル」という表現も使用せず、「画像データ」と表記します。

(参考)関連ページ

(株式会社富士通総研 シニアマネジングコンサルタント 小林 潔)
株式会社富士通総研(FRI)

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ご参考

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