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生産と出荷の流れ、在庫の状況が見えるシステムを実現

このページの情報は、2007年に掲載されたものです。
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販売管理・会計システム導入事例

東洋瓦工業株式会社様 導入事例


東洋瓦工業株式会社様は、三州瓦で知られる愛知県高浜市で昭和6年に創業。以来、大量生産のためのトンネル窯を業界に先駆け導入し、時代の要請に合ったS形瓦・平板瓦を主製品としている。最近では、お客様の好みの色に応じた商品の開発や、太陽光発電システムの販売にも取り組んでいる。コンピュータの導入にも積極的で、他社に先駆けて導入されていたが、今回、売り上げの状況、在庫の状況をスピーディかつ的確に確認できるように販売管理システムを一新し、加えて、会計業務の効率化を図った。

[ 2007年4月26日掲載 ]


会社概要

東洋瓦工業株式会社
設立 昭和19年6月
年商 23億円
社員数 65名
事業概要 粘土瓦及びレンガタイルの製造販売
URL 東洋瓦工業株式会社
(http://www.toyo-kawara.co.jp/)
導入製品 GLOVIA smart 会計情報システム GLOVIA-BP
FMMAX

課題と効果
  1. その時点の在庫量がわからない
  2. データの加工、分析が思うようにできない
  3. 紙ベースで事務作業の負荷が大きな会計処理
  1. 在庫が見え、生産計画の精度も向上
  2. 見たい形でデータを取り出せる
  3. 会計処理の事務負荷が大幅減

FMMAX(GLOVIA smart連携商品)とGLOVIA smart 会計情報システム GLOVIA-BPでシステムを構築

東洋瓦工業様が製造する三州瓦は、島根県の石州瓦、兵庫県の淡路瓦と並ぶ瓦の三大ブランドの1つである。東洋瓦工業様は、三州瓦の老舗企業として、日本の瓦業界をリードしてきた。近年は、瓦業界にも様々な環境の変化が起きている。昔からある和瓦の使用は減り、防災性やデザイン性を重視した平板瓦が増え、流通ルートも変化している。このような状況のなか、システム的にも経営環境の変化に対応すべく、リアルタイムに会社の状況を把握できるシステムが必須となってきた。

導入の背景

あると思った在庫がない!


東洋瓦工業株式会社
常務取締役(管理・生産担当)
寺島 正悦

「遅かったんですね。例えば、1週間も10日も後に、実際の在庫はこの時点ではこうだったという情報が出てくるのだけれど、それでは営業の第一線ではいらないですよね。」と以前のシステムを語るのは、常務の寺島正悦氏だ。東洋瓦工業様の以前の販売管理システムは、納品書や請求書を発行することを目的に作られていたといっても言い過ぎではない。数字の集計はコンピュータが行なうが、伝票のやり取りは全部手作業で、端末も3台しかなく入力が後追いになっていた。結果として、コンピュータに入っている在庫の数値が、スピーディに販売ツールとして生かしきれてなかった状況であった。

画面から思うように編集できなかったコンピュータ

「事務作業でパソコンを使うことは多いので、パソコンに慣れてくると、画面上でデータを扱うことが普通になるわけですが、当時の業務システムでの画面処理では、プリントアウトしてからでないと修正できないとか、自由にデータを加工できないというフラストレーションがありました。」と寺島常務は語る。画面から思うように操作できないこと。例えば、売上データを分析したり、さらには、その結果を皆で共有したりすることがスムーズにできなかった。システムに蓄積された情報は広く活用することが重要であると考えたことが今回のシステム導入の大きな理由である。

紙に書いたものが正伝票。紙ベースでの会計処理


東洋瓦工業株式会社
管理部 経理課 主任
都築 美代子

「経理の伝票は、ひと月に100枚くらい入力しますが、以前は、手で書いた伝票が正伝票で、コンピュータは単に集計するだけの役割でした。」と語るのは、経理課主任の都築さん。経理の業務は、都築さんが一人で行っており、時には、家に持ち帰ってやらざるを得ないほど事務作業の負荷は大きかった。手形の処理にしても、紙ベースの管理台帳を作り、割引したり、まわしたりの作業もすべて手作業で一人で処理していた。

システムの概要

受発注から出荷、請求までの業務システムを再構築

今回、構築した販売管理システムの特徴は以下の8つである。

  1. 過去の単価履歴を得意先別商品別に参照可能
  2. 受注残と発注残の状況確認が容易
  3. 拠点別在庫照会がリアルタイムに可能
  4. 納品準備の完了を連絡し、売上計上で納品書が発行できる
  5. 過去のリピート商品の検索において、単価、構成部品、特注内容が確認可能
  6. 本社で一括して全拠点分の請求書を発行可能
  7. 運賃と商品の請求が別々でも合算でも可能
  8. 在庫状況や受注状況、売れ筋情報の把握が容易で生産見込みの立案が可能

(7)の運賃を商品売り掛けと別で管理することは、立て替えした運賃をなるべく早く回収するためである。また、(8)の売れ筋情報を把握する場合、非定型な分析が必要な場合は、別製品の分析ツールを使用している。工場との連携としては、EXCELで管理された生産在庫の情報が、このシステムに入るようになっている。システムの概要は下図のとおりである。このシステムは、中堅企業向けパッケージ製品「FMMAX」(GLOVIA smart連携商品)を一部手直しして構築した。

手形管理を標準で持つ会計パッケージを導入

会計システムについては、基本的な機能が備わっており、販売管理システムとの連携が容易な「GLOVIA smart 会計情報システム GLOVIA-BP」で構築。販売管理システムとの自動仕訳連携インターフェースなどを含め短期間で稼働した。

稼働後に商品マスタのチューニングで苦労


東洋瓦工業株式会社
業務部 係長
宮原 茂彰

一旦、稼働したものの、実際の運用において、商品の管理で問題が発生した。「うちの商品は、色と型がポイントで、同じ商品でも色違いのものが多種あるわけです。それに加え、自社製造品と仕入れ品が絡みあっています。最初は1つの商品に対して自社のものでも仕入れのものでも同じ品番を使っていたんですけども、それではダメだということに後で気づき、全部の品番を分けました。それでかなり苦労しました。同じ品番だと、自社と仕入れのバランスが分からないんです。」と業務部 係長の宮原氏は語る。運用しながらシステムをチューニングして、実用に耐え得るようにしていく努力をされた。

導入の効果

在庫が見えてきた。
生産計画も勘でなくデータに基づいて立てることができるようになった

今回のシステムの導入により、売り上げの状況、在庫の状況、納品の状況などがリアルタイムに画面上で確認できるようになった。状況が「すぐに」「誰でも」確認できるというのは大きな進歩である。では、在庫量は減っているのであろうか?「具体的に何%減ったということではなく、全然売れないものが1年分もあるということが見えてきたということです。これまでは、作れる時に作っちゃえという古いやり方でした。システムが導入され、この型のこの色は、前年はこのくらい売れたということがわかると、在庫倍率もおのずとわかり、1年分の在庫という状況が見えてくる。じゃあ、作らなくていいということになるわけです。」(寺島常務)

在庫の状況、売り上げの状況が見えてくると、生産計画の精度も高まってくる。現在の在庫量と受注量、さらに、営業は把握しているがシステムには入っていない少し先の受注量を考慮して生産の指示を出す。EXCELベースの作業であるが、基礎となる在庫量、受注量が正確に掴めるようになり生産指示の精度も向上してきている。

見たい情報を見やすい形に加工して取り出せるようになった

売り上げの状況は、地区別、個人別、商品別に確認できるようになっている。営業担当者別の売り上げ実績は営業所に毎日貼り出され共有されている。定型的な見方以外に自由な形でデータは加工し見ることが可能である。最近もハウスメーカーごとの売り上げ状況がわかるように工夫された。「受注時にデータの入力を徹底させる必要はありますが、その前提さえクリアすれば、あとは富士通さんに頼らずとも自分達で分析ツールを使ってできました。」(宮原係長)とのことで、データ活用の自由度は大きく改善された。

月次決算は2週間ほど早くなった。
事務負担が大幅に軽減

以前は、請求書を締めてから1か月以上掛かっていた月次決算が少なくとも2週間は早くできるようになった。その理由は、紙ベースの伝票が電子化されたことである。以前は、まず紙で書いた伝票を「正」として残し、それからコンピュータに再入力していた。現在は、コンピュータに入力して印刷したものが「正」として扱われる。「振替伝票を手書きすることはゼロになりました。」(都築主任)

それ以外にも、手形管理がシステム化されたことで、割引きとか残高とかの手形関連の計算をする作業がなくなったこと、手書きで作成していた管理台帳もなくなったことで事務作業は大幅に軽減された。

今後の展開

より早く情報を第一線の人が見られるように

厳しい経営環境のなか、今後を生き抜くためには、個人のお客様の好みにきめ細かく対応したり、海外にも目を向けることが必要となってくる。このような状況に対応していくためにも、寺島常務は、将来のシステムへの抱負について次のように語った。「これだけ携帯電話の普及した世の中なので、パソコンのメールで見なくても、携帯端末でより早く、情報を第一線の人が見られるようにしたいとは思います。売り上げの状況はもちろんのこと、納期状況などをリアルタイムに営業が見られるようになればなお良いですね。」


営業からの一言

株式会社富士通中部システムズ
ソリューション営業統括部 営業部
小山 尚大

東洋瓦工業殿におけるシステム化のポイントは、在庫圧縮と利益の確保が大命題でした。在庫圧縮については売れるだろう製造から売れる予定のものを製造するように変革が求められました。そこで在庫管理がリアルタイムに全社員が把握できる仕組みづくりが絶対条件となりました。弊社よりご提案したFMMAX販売管理システムは、リアルタイム処理による情報共有を行うインフラとしてご評価を頂き、ご採用いただきました。また、業務改革に伴う発生現場によるシステム処理により、より正確な情報把握が可能となり、全社目標の在庫削減に貢献できたと自負しています。今後も東洋瓦工業殿のニーズにマッチしたご提案に心掛け、より良い関係を継続したいと考えています。

注意:「FMMAX」はお客様に合った構築テンプレートを各種取り揃えたカスタマイズ型販売管理システムです。

【ご紹介した製品】

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