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ホテル購買システムの最適化で業務効率化と経営の迅速化、コンプライアンス強化を実現

ホテルの外観
フェニックスリゾート

フェニックスリゾート株式会社様導入事例


宮崎県の大型リゾート施設であるフェニックスリゾート様は、資材の購入業務において紙ベースの伝票で取引を行っていたため、効率や精度の低下、原価計算の工数、見積選定経緯の透明性確保などに課題を抱えていた。それらを解決すべく、「FUJITSU Enterprise Application GLOVIA smart ホテル SaaSサービス 購買オプション」によって購買システムをリプレース。ペーパーレス化、業務効率化、原価計算の自動化で、スピード経営の体制を整備。さらに見積選定経緯の可視化徹底を促進することで、コンプライアンス強化も成し遂げた。

[ 2016年3月4日掲載 ]

【導入事例概要】
業種: ホテル業(大型リゾートホテル)
ソリューション: ホテル購買業務および原価計算の効率化とコンプライアンス強化
製品: ホテルシステム GLOVIA smart ホテル クラウドサービス(購買オプション)

【お客様の声】

富士通はペーパーレス化による業務効率化だけにとどまらず、購買承認フローや棚卸など、私たちが強いこだわりのもとに取り組んでいる独自性の高い業務形態にも、柔軟にシステム対応してくれました。パートナーとして非常に頼もしく思えました。

【課題と効果】
1 紙ベースの購買業務の効率と精度を高めたい システムの導入により購買業務の精度向上とペーパーレス化による作業負担の大幅な軽減を実現。人材の有効活用につながりサービス拡充も達成
2 日次の原価計算をより早く簡単に行いたい 自動化により、算出時間がゼロに。データを経営戦略へスピーディーに活かせる体制を整備
3 見積選定経緯の透明性を確保したい 見積依頼から選定まで可視化することで、コンプライアンスを強化。高品質で適正価格の仕入れを可能に

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導入の背景

宿泊やスポーツ、イベントで国際的にも知られる総合リゾート

九州を代表するリゾート施設であるフェニックス・シーガイア・リゾート。宿泊施設は5つ星ホテルの「シェラトン・グランデ・オーシャンリゾート」を中心に、コテージやコンドミニアムもあわせて1000近い部屋数の規模を有し、お客様に高い満足感を提供している。

スポーツ施設も充実。ゴルフコースの「フェニックスカントリークラブ」では、世界のトッププレーヤーが集う「ダンロップフェニックストーナメント」を開催。クラブハウスの外装には、宮崎県日南市の名産である飫肥杉(おびすぎ)が使用されている点も特徴だ。また、近年ではラグビー日本代表の2015年ワールドカップ前の強化合宿も実施されており、テニスなども含め、幅広く利用されている。

加えて、日本最大規模のホールを備えた「シーガイアコンベンションセンター」も併設されており、国際会議、イベント・展示会、学会など、九州における大規模なイベントが多数開催されている。2000年の「九州・沖縄サミット」では、外相会合の会場にもなった。

購買業務の効率や原価計算、見積選定に課題を抱える

フェニックス・シーガイア・リゾートの宿泊施設やスポーツ施設では、さまざまなレストランやショップが運営されている。それらの購買業務では、400ほどの取引先と年間約3万件の取引を行っている。その中でいくつかの課題があったという。

取引は従来、紙ベースの伝票処理が行われていた。同社のシステムを担うコーポレート本部 情報システム部 部長 磯本昭二氏は、「納品された商品と入金に差異があれば、伝票の束から該当の伝票を探し出し、電話やメールでその都度問い合わせる必要がありました。どうしても手作業が多くなり、業務に多くの時間と労力を費やすとともに、ミスの恐れも常につきまといます」と振り返る。

フェニックスリゾート株式会社 コーポレート本部 情報システム部 部長 磯本 昭二氏の写真
磯本 昭二
フェニックスリゾート株式会社
コーポレート本部
情報システム部
部長

紙ベースゆえの問題は、特に原価計算において深刻化していた。購買業務を担当する同社 資材部 課長 高田剛氏は「利益を確保していくためには、原価および原価率を日次で把握し、以降の業務に活かす必要があります。従来は電卓や表計算ソフトを使って手計算で毎日算出していました。しかも、算出作業は調理担当者など現場スタッフが従事せざるを得ず、本来の業務への悪影響が懸念されていました」と明かす。

そして、見積選定経緯の透明性にも課題も抱えていた。「本来はコンプライアンスや利益確保の視点から、極力多くの取引先に見積を依頼し、可視化された選定プロセスのもとに購買先を決めることを原則としています。従来は取引先に電話やFAXで見積を依頼しており、紙ベースで行っていたために見積選定の可視化が徹底しきれていませんでした」と磯本氏は話す。

あわせてこれまではシステムの関係で、同社から依頼しないと、業者は見積を出せなかった。同社では依頼しなくとも、取引先側から積極的に提案可能な双方向な仕組みも必要としていた。

導入のポイントと本格運用までの経緯

独自業務への対応などから「GLOVIA smart ホテル SaaSサービス 購買オプション」を採用

フェニックス・シーガイア・リゾートは、こうした購買業務に関する課題を解決するため、購買システムのリプレースに着手した。システムのWeb化およびクラウド化を念頭に置いてRFPを作成し、複数ベンダーに提案を依頼。比較検討の結果、選ばれたシステムが富士通の「GLOVIA smart ホテル SaaSサービス 購買オプション」だ。

「当社の課題を解決できる機能が用意されているだけでなく、当社の独自性が強い業務形態にも対応できることが決め手でした。どのベンダーのシステムも標準では備えていない中で、対応してくれたのは富士通だけでした」(磯本氏)

同社の独自性が強い業務形態の1つが購買の承認フローである。「一般的には承認は担当者のみというホテルが多いのですが、当社ではコンプライアンスの一環として、上長と決裁者も承認を必須としています。他ベンダーの提案では対応が難しい、もしくは別システムの導入が必要になってしまうのですが、富士通は標準機能で対応してくれました」と述べる磯本氏。加えて、承認を上長と決裁者が並行して進められる機能も実装した。

また、同社は棚卸し業務でも、受託販売の商品における実在庫と理論在庫の差異を最小化するため独自の方式を用いているが、それも「GLOVIA smart ホテル SaaSサービス 購買オプション」で対応した。

操作のわかりやすさで、教育の負担も軽減

フェニックスリゾート株式会社 資材部 課長 高田 剛氏の写真
高田 剛
フェニックスリゾート株式会社
資材部
課長

また、システムの使いやすさも採用の後押しとなったという。
『GLOVIA smart ホテル SaaSサービス 購買オプション』の操作画面はシンプルでわかりやすく、行いたい操作に対応するボタンなどがひと目で理解できます。当社では約550名の担当者が使うのですが、新たな教育についても必要最小限に抑えられるので助かります」(高田氏)

2014年12月にシステム選定を終え、翌年2月から構築をスタート。教育に時間をかける必要がなかったこともあり、2015年10月にカットオーバーした。

導入効果

ペーパーレス化で大幅な効率化とサービス拡充を実現

「GLOVIA smart ホテル SaaSサービス 購買オプション」の導入の効果を、磯本氏は次のように話す。
「購買業務をペーパーレス化し、発注から検品までを自動化できたため、大幅な効率化を達成できました。業務に必要な人数を従来の7名から4名に削減し、その分の人員を宿泊するお客様の接客業務などに回せるようになり、サービス拡充に注力できました」(磯本氏)

原価計算についても高田氏は、「システムが即座に計算してくれるので、日次の原価を出すのに以前のような労力と時間が一切不要になりました。現場では本来の業務に集中できるようになり、かつ、経営層はリアルタイムで原価を確認して意思決定などに活かせるようになったため、全社的な改善効果が期待できます」と手応えを感じている。

見積選定のシステム化でコンプライアンスを強化

見積選定経緯の透明化でも狙い通りの効果が得られている。「見積の依頼から選定までが可視化され、複数の取引先への依頼も簡単操作で行えるなど、見積選定がより確実に実施できるようになり、コンプライアンスを強化することができました。システム化による効率化やミスの最小化も達成できています」と話す磯本氏。

高田氏も「当社から依頼がなくても取引先から新商品などの提案をいただけるようになりました。取引先のお勧め商品をいち早く知ることができるなど、より高品質で適正価格の商品を購買できるようになりました」と語る。

購買の承認フローについても、「上長と決裁者が並行して行える機能などによって、承認に要する時間が減りました。また、もし承認が滞っていても、承認者の名前などを細かく照会できるようになりました」と高田氏は語る。

加えて棚卸でも同様に、同社が目指す方式での効率的な管理を実現できている。

今後の展開

ICTの有効活用を推進し、さらなる競争力強化を目指す

今回の購買システムのリプレースによって、業務効率化やサービス拡充、コンプライアンス強化などを実現したフェニックス・シーガイア・リゾート。今後も引き続きシステム改善に取り組んでいくという。

「購買システムとPOSのマスタ連携などシステム強化を進め、購買業務の効率と精度のさらなる向上を狙います」(高田氏)

加えて、施設の改装も進行中であり、ICTの有効活用とあわせ、一層の競争力強化と顧客満足度の向上、収益アップを目指す。「2016年にはホテル客室の改装が完了します。例えば、学会でコンベンションセンターに訪れたお客様に対して、後日ホテルもプライベートでご利用いただき、リピーターになっていただけるよう、CRMを活用してさらなるマーケティングを行いたいと考えています」と磯本氏は構想の一端を述べる。

フェニックス・シーガイア・リゾートの躍進は、これからも「GLOVIA smart ホテル SaaSサービス 購買オプション」と富士通が支えていく。

担当SEの声

株式会社富士通ゼネラル 情報通信ネットワーク事業部 システム部 清水 民也氏の写真

株式会社富士通ゼネラル
情報通信ネットワーク事業部システム部
清水 民也

この度は「GLOVIA smart ホテル SaaSサービス 購買オプション」をご採用いただき、また、フェニックスリゾート様の多大なご協力により予定通り無事稼働にいたったことを、心より感謝しております。
プロジェクト推進期間中は、いくつかのハードルが発生しましたが、フェニックスリゾート情報システム部様、資材部様と、強固なパートナーシップを築くことができたことにより乗り越えられました。
このプロジェクトを担当させていただいたことを大変嬉しく思います。
プロジェクトは終了しましたが、今後もサポート含め、より付加価値の高いサービスをご提供し、フェニックスリゾート様の今後の更なる発展に寄り添わせていただきたいと考えます。

【フェニックスリゾート株式会社 会社概要】
所在地 〒880-8545 宮崎県宮崎市大字塩路字浜山3083番地
代表者 代表取締役社長 松永裕文
設立 1988年(昭和63年12月)
資本金 9338万円
事業内容 大型リゾート施設運営
ホームページ フェニックスリゾート株式会社のロゴフェニックスリゾート株式会社新規ウィンドウが開きます

【取材に対応いただいた方】

  • フェニックスリゾート株式会社 コーポレート本部 情報システム部
    部長 磯本 昭二氏
  • フェニックスリゾート株式会社 資材部
    課長 高田 剛氏

本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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