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グループ中核2企業統合後 給与業務システムを一本化

— 運輸系特有の多種多様な職種と給与体系にノンカスタマイズで対応

両備ホールディングス株式会社様が展開される事業の写真

両備ホールディングス株式会社様 導入事例


岡山県を中心に交通・運輸、情報・生活関連事業を展開する両備グループ様。2007年、グループの中核をなす2社の統合により設立された両備ホールディングス様は、グループ企業全社員約8,400名の多種多様な職種と給与体系に柔軟に対応する人事給与システムの導入に踏み切った。グループの再編・統合による成長力を重視する同社は、「GLOVIA smart 人事給与」を導入。給与業務の統合と効率化に取り組むとともに、グループ全体で人材を管理・活用するための環境構築に成功した。

[ 2012年6月11日掲載 ]

【導入事例概要】
業種: 交通運輸・生活関連事業
ソリューション: グループ企業の人事給与業務統合
製品: GLOVIA smart 人事給与
【課題と効果】
1 給与システムが老朽化し、給与・賞与計算時の集計に多くの手作業が介在していた。そのため、計算に時間がかかるうえ、データの取り出しが困難だった。 情報入力時に登録Excelテンプレートを活用したり、データをCSV形式で自由に取り出すことで、集計業務を効率化。1時間を要していた3,000人を対象にした計算業務を、3分に短縮した。
2 グループ内の間接部門を統合し効率化を図りたいが、各社で多種多様な職種と給与体系が混在するため、給与計算を効率的に行うことが難しかった。 グループ企業の職種・給与体系を精査してグルーピング。自由度の高い計算設定機能を活用して、効率的な給与計算が可能になった。
3 今後のグループ再編や新規企業のグループ参入時にも、柔軟に対応できる給与システムが必要だった。 事業コード機能を活用することなどにより、新規企業を、容易に給与システムに組み入れる環境が実現した。

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不況・変革時こそ人材を活用する体制で臨みたい

「次の100年」に向けた事業再編の第1歩として中核2社を統合

1910(明治43)年創立の両備グループは、鉄道事業でスタートし、昭和30年代にはバス事業へ、さらに平成に入って生活関連産業、情報関連産業へ進出、100年の歴史を歩んできた。交通運輸業界は、鉄道からバスそしてマイカーへと、時代と共に移動手段の主役が変遷するなどの構造的変革の中で合理化を繰り返してきた。しかし同グループは、不況や変革時に人員を整理するのではなく、逆に好機としてとらえ、人材を活用し発展を目指す前向きな姿勢で成長を続けている。
2007年、グループは「次の100年」の方向性を「安全・安心・エコで健康」の経営テーマに定めた。そして同テーマに沿った事業の再編成と活性化策の第一歩として、運輸交通部門の中核会社である両備バス株式会社と両備運輸株式会社を統合し、両備ホールディングス株式会社を設立。経営資源を統合的に管理する両備経営サポートカンパニーをはじめとする11の社内カンパニーを設けた。

人材交流による人の育成に欠かせない給与制度の統合

両備ホールディングス株式会社 両備経営サポートカンパニー 執行役員 創夢本部 人事部 部長 山田昌治氏の写真

山田 昌治氏
両備ホールディングス株式会社
両備経営サポートカンパニー
執行役員 創夢本部 人事部 部長

統合以前、2社とそのグループ会社はそれぞれ異なる制度に即して人事給与業務をおこなっていた。統合後は当然、給与業務を一本化し効率化を図る必要性が出てきた。経営層が重視した点について、両備経営サポートカンパニー執行役員で創夢本部人事部部長の山田昌治氏はこう述べる。「次の100年に向けて人材を活用していくには、統合したグループ企業52社間で積極的に人材交流を進め、広く他社の業務を経験し、新たな能力を育成、発揮していかなければなりません。そのためには、人材交流の障害となる人事・給与制度を統一しなければならないのですが、各社の特性や地域性もあり、すぐに統一することは難しい状況です。そこでまずは各社で異なる給与制度を変更することなく、給与業務を統合一本化する必要があったのです」。

給与業務一本化を阻んだシステムのブラックボックス化

両備ホールディングス株式会社 両備経営サポートカンパニー 創夢本部 人事部 課長 吉田正人氏の写真

吉田 正人
両備ホールディングス株式会社
両備経営サポートカンパニー
創夢本部 人事部 課長

システムを運用する現場では、2社統合を機に新システムを導入したいとのニーズが高まっていた。理由は、旧両備運輸の老朽化したオフコンシステムでは給与・賞与の集計に手作業が介在していた、給与計算処理に1時間を要するなどの問題を抱えていたこと。同カンパニー創夢本部人事部課長の吉田正人氏は、「何より大きな課題は、以前のシステムが使いやすさを求めるために、改変や外付けを繰り返してブラックボックス化していたことです。そのため、給与計算体系をロジックとして把握できない状態となっていたのです。これが統合後の給与業務一本化を阻んでいました」と語る。

グループ再編に柔軟に対応する給与システムを求めて

多様な職種と給与体系が混在してもノンカスタマイズで運用可能

株式会社両備システムイノベーションズ 執行役員 システム部 部長 西村達司氏の写真

西村 達司
株式会社両備システムイノベーションズ
執行役員 システム部 部長

新たな人事給与システムとして「GLOVIA smart 人事給与」の採用を決めた理由を、株式会社両備システムイノベーションズ執行役員でシステム部部長の西村達司氏は、こう述べる。「当グループでは、1企業の中でも、たとえば車輌の運転士、船舶の乗組員、事務と多様な職種が存在します。さらにその中に日給、月給、日給月給などの給与体系、締め日の違いなどがあります。求めたのは、これらをすべて組み込んでノンカスタマイズで運用できるシステムでした。また、今後もグループ再編や新規企業がグループに参入してくることを見越し、柔軟なグループ運用機能を備えていることも重要な要件でした。それを満たすのが、富士通の『GLOVIA smart 人事給与』だったのです」。

パッケージをうまくマッチングさせた数々の工夫

マトリックス表を作成して多種多様な職種と給与体系をグルーピング

第1フェーズとして全グループ52社の社員約8,400人のうち、20社約4,000人を対象とした新システム稼働を2011年1月と決定。同社はこれに先立ち、2009年7月から翌年5月までの約10ヵ月を要件定義に、その後を導入作業、チェック期間にあてた。「最終フェーズとなる8,400名の給与計算統一は大仕事になるので、経営トップには、基本の枠組みが決まる第1段階で十分な要件定義の時間をかけるべきであると強力にアピールし、了承を取り付けました」(西村氏)。

株式会社両備システムイノベーションズ 産業営業統括部 システム部 第1システム課 技師 桐野 正道氏の写真

桐野 正道
株式会社両備システムイノベーションズ
産業営業統括部 システム部
第1システム課 技師

特に導入準備段階でじっくり時間をかけたのは、事業所コード、社員コードの統制だったという。本来「GLOVIA smart 人事給与」は、Excelの関数を設定する要領でさまざまな給与計算式を設定し、組み込むことができる柔軟性を備えているので、複雑な給与計算業務も標準機能で柔軟に対応できる。それでも同社の場合は工夫が必要だった。きわめて多様な職種や給与体系、締め日や給与・賞与支給日の違い、複数の社会保険、その改定時期などにも対応する必要があったからだ。両備システムイノベーションズ産業営業統括部システム部第1システム課技師の桐野正道氏はこう説明する。

「給与計算式を設定する機能を使えば、各要素について運用グループをまとめ、なんとかノンカスタマイズで効率化できることが可能だと分かりました。そこで綿密なグルーピングに取り組みました。バス技術系、バス事務員、タクシー乗務員、船員などの職種を横軸。勤怠締日、支給日、社会保険種類などの諸条件を縦軸にしたマトリックス表を作成し、パズル合わせのように最適な運用グループを洗い出したのです」。この工夫によって「GLOVIA smart 人事給与」の自由度の高い計算設定機能とマッチし、ノンカスタマイズ導入が可能になったといえる。

統合に伴うコード重複も簡単にクリア

このほか、2社統合に伴う社員コードが重複してしまう問題については、重複コードを比較し、変更作業がより少なくて済む側に新しいコードを付与する方法で解決。また、52のグループ企業に対して効率的にコードを割り当てる工夫もなされた。「52企業へのコード割り振りでは、当初、会社ごとに登録すると会社単位でしか処理が流せない点が使いづらいのではないかと思われました。しかし『GLOVIA smart 人事給与』の運用グループと事業所コードの機能に着目し、事業所コードをひとつの企業に見たてれば、給与計算処理を一度に行え、運用面で大変楽になること。また、新規企業がグループに参入した場合も、事業コードを新たに設定していくことで簡単に対応できることが分かりました」(桐野氏)。

ゴールを決めて集中することで、チェック作業の精度を向上

以前のシステムがブラックボックス化し給与計算ロジックを確かめられなかったこともあり、新システムの計算機能が正確に動作するかをチェックする作業は、容易ではないだろうと予想されたという。しかし、本稼働前のチェック作業は予定の約3ヵ月で無事に終了した。桐野氏はこう振り返る。「チェック作業は、とにかくデータをぶつけて確かめる。1円でも違えば、その原因を突き止めて修正するという作業の繰り返しでした。作業量が正確に見通せなかったので、『ゴールを決めて集中度を高めよう。年末調整の計算期間を考慮して、本稼働スタートは2011年1月1日』と決断したことで、作業の精度も上がったと思います」。

両備ホールディングス株式会社様が運行するバスの写真

給与業務を統合、人事管理を整えて経営体質を強化

給与計算作業時の負荷は3分の1に軽減

新システム運用スタート後、給与計算業務は両備ホールディングス人事部において統合処理された。計算業務に携わる担当者は、現在6名。物流企業の場合、15日が締め日でも、車輌の運転士が戻るのを待つため実際の勤怠データ締め日は毎月17日前後。19日には同社人事部にすべてのデータが集約され、20日ないし21日には計算処理を終え、その結果を銀行へ送る。「以前のシステムでは、計算処理にかかる2日間の業務負荷が高く、その軽減が課題でした。わずかな入力ミスでも再計算処理が必要で、3,000人を対象にすると1時間程度かかっていたのです。再計算処理は1度や2度ではありません。『GLOVIA smart 人事給与』では、ミスのあった個人データを特定して処理できるし、すべてを再計算した場合でも3分ほどしかかかりません。給与計算業務の負荷は、直感的に、約3分の1程度まで軽減しています」(吉田氏)。
また以前と比べ、必要な帳票を自由に簡単に作成できるようになっている。「以前のシステムはCOBOLで組まれていたので、データの加工が必要になると、その都度システム部門に依頼しなければならず、コストもかかっていました。その点、『GLOVIA smart 人事給与』はデータをCSVで取り出し、容易に加工ができ、操作もいたって簡単です。特別な操作方法を覚えなくてもデータの取り出しや加工ができるのです。入力もExcelを活用した画面を利用できるので、扱いやすいシステムだな、というのが実感です」(吉田氏)。

今後の展開は人事評価制度の統一と管理職スキルの標準化

今後、第2フェーズでは5,500名を対象に、さらに7,000名、そして最終フェーズではグループ企業全社員約8,400名を対象に給与計算業務の統合を進める予定の同社。その上で、今後はさらに『GLOVIA smart 人事給与』の人事管理機能を活用し、社員の業務経験や保有資格などの人材情報を一元管理、グループ全体で有効活用していく考えだ。山田氏はこう語る。「まずグループ全体で評価制度を統一し、管理職のスキルを標準化する必要があります。そして必要な経験やスキル、資格を持つ人材を、全グループ企業から素早く抽出し、プロジェクトを立ち上げる。『GLOVIA smart 人事給与』の人事管理機能を活用して、ぜひ実現したいのです」。
新人事給与システムの導入を機に、能力と成果を軸とした人事制度とグループ全体での人材管理により、人材育成強化を目指す同社。人材情報を、経営管理に役立てるべき重要な情報ととらえる同社は、変革をチャンスに変える同社の強みを、さらに強化してゆく。

【両備ホールディングス株式会社様 会社概要】
所在地 岡山県岡山市北区錦町6番1号
代表者 CEO 小嶋 光信 氏
設立 2007年4月(創立1910年)
資本金 4億円
従業員数 3,700名
事業内容 交通運輸・生活関連事業
ホームページ 両備ホールディングス株式会社 ホームページOpen a new window

本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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