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複雑化した勤務体系や給与体系からくる給与処理や会計処理の煩雑さを解消

このページの情報は、2008年に掲載されたものです。
最新情報は、GLOVIAトップページよりご覧ください。

ハートランス株式会社様 導入事例


運送・倉庫業務といった従来からの本業に加え、施工業や据付工事の請け負いなど、事業を拡大しているハートランス株式会社様。それに伴って複雑化していった勤務体系や給与体系からくる給与処理や会計処理の煩雑さを解消するため、基幹システムである「新運送管理システム」の構築に伴い、人事給与システムおよび会計システムを刷新した。

[ 2008年2月18日掲載 ]

導入事例概要
業種: 運送業
ソリューション: 会計システム
人事給与システム
製品: GLOVIA smart 会計 BP
GLOVIA smart 人事給与 BP

ハートランス株式会社様は、1949年(昭和24年)に創業。現在、運送・倉庫業務といった従来からの本業に加え、施工業のほかコンビニエンスストアやスーパーマーケットなどの陳列ケース据付工事を請け負うなど、事業を拡大している。50年以上の歴史を持ち、「ハート(心)」と「トランスポート(運送)」を合わせた社名にも心のこもった運送を目指していることが表れている。

導入から10数年経過している旧来の運送管理システムでは、業務の拡大とともに複雑化する事務作業の要求に応えられなかった。そこで経理部門、総務部門を含めて全面的にシステムを見直し、「新運送管理システム」を構築。基幹システムと会計システム、人事給与システムとがつながり、全社的なデータの流れがスムーズになり、経理部門や総務部門の業務負担が軽減できるようになった。この手助けをしたのがGLOVIA smartである。

課題と効果
1 運送業のシステムを他の事業にも利用していたことによる不具合が発生していた。 新運送管理システムとGLOVIA smart 会計 BP、
GLOVIA smart 人事給与 BPの導入により解決。
2 部門コードが営業、経理、総務の各システムでバラバラで無駄な作業が発生していた。
3 勘定科目が全社で統一されていず、経営データの検証が迅速に行えなかった。
4 作業が個人に依存し、異動が思うようにできなかった。

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導入の背景

新規の事業に運送業のシステムを当てはめるのは無理があった

田中 徹
ハートランス株式会社 管理本部 総務部 課長

「今までは運送業のシステムを施工部門や据付請負工事部門にも利用していたため、さまざまな不具合が生じていました。例えば請求書を取ってみても、運送業は出発先と到着先のある請求書ですが、施工部門でも同じ形の請求書になっていたのです。施工や据付請負工事では出発地という項目が必要ないため、請求書を受け取ったお客様にわかりにくさがありました。事業拡大とともに、業態に合わなくなってしまったため、現状の業務体系に合わせたシステムに入れ替える必要がありました」と、田中氏は導入にいたる経緯を語る。

請求書だけではなく給与計算も同様で、運送業での給与体系を無理やり他部門にも合わせていた。運送業独特の歩合給をそのまま残していたため、その都度手入力などによって計算をし直すという煩雑な作業に追われていた。また、運送業務に関わる費用の原始データが運転日報によって管理されているため、必然的に手入力を省けないという問題もあった。

部門コードがバラバラのため手作業が多くなっていた

高橋 大
ハートランス株式会社 管理本部 総務部 係長

各営業所の部門コードが運送管理システム、会計システム、給与システムとそれぞれ別に管理されており、各管理部署で同じような作業が発生していた。「小口輸送業務が追加になると、従来の運送業務システムに小口輸送業務のシステムをつなぎ合わせていくことになります。このとき、各システム間での照合などの手作業が発生していました」と高橋氏は語る。人手を介してシステムをつなげているような状況であった。

人の異動ができない、人が育たない

また、個人のレベルで業務を効率化しようとして、Excelで集計表を作り、それが請求書のベース、給与計算のベースとなっていた。「個人が辞めてしまうと使い方も意味もわからなくなっていました。部門データベースではなく、個人データベースのようになっており、人に仕事が付いていました。そのため、辞めるときの引継に2~3ヵ月かかり、優秀な人を異動させようとしても動かせない状態でした。業務と異動対象者とお客様が一つの棒になって、どこからも折りようがないという状態が10数年続いていました」と田中氏は語る。異動ができないばかりか人も育たない状況であった。

システム概要

運送管理、会計、人事給与システムを一新

2006年10月にGLOVIA smart 会計 BPが経理部門に導入され、2007年1月にGLOVIA smart 人事給与 BPが導入された。基幹の運送管理システムと連携する形で、収支管理、経理、人事給与システムが構築された。新システムでは、一日の業務終了時点の全社および部門別の収支状況が荷主別、車両別などで確認できるようになっている。この収支状況は運転日報に基づいたデータであり、会計システムは、この収支状況の検証システムとして機能している。給与システムへのデータ入力は、導入当初は手入力中心だったが、基幹システムとつながった2007年10月からは勤怠と控除以外の項目はデータを自動的に取り込めるようになった。

導入の効果

経営データの検証ができるようになった

ハートランス株式会社様は一刻も早く収支を把握するため、運転手の日報をベースに損益を計算している。ただ、運転日報ベースでは、売上など確定しない場合の数字が含まれるため後で検証することが経理に求められていた。GLOVIA smart導入を機に、運送管理と総務、経理との勘定科目を合わせた。経理部門が使用していた勘定科目に合わせるとともに、規模が拡大している施工事業など他の事業の勘定科目もすべて統一することにした。それによって勘定科目は増えたが、統一することで現場から上がってくる業績の数字と会計から出てくる数字を比較できるようになり、売上や回収などのデータから経営の検証が行えるようになった。

伝票レスになり作業時間は1/3

新システム導入による最大の効果は、作業時間の削減と考え方の変化であろう。新システムの本格稼働により、伝票処理に要する作業時間は1/3に削減された。「今までは、手書きの伝票にハンコをもらってから打ち込むというのが経理の流れでしたから、伝票が必要なくなるということが、信じられなかったようです」と高橋氏は語る。GLOVIA smartを導入してExcelから自動的に伝票を取り込むことができるようになったため、全社的な伝票レスを実現できた。手書きで行っていたことをExcel入力で行える。印刷は本日の伝票入力一覧のボタンを押すと、その日にパソコンへ打ち込んだ伝票がすべて出てくる。それは手で書いたものと同じ結果が出てくる。以前は手で書いたものを保存していたが、機械的に出てくるものを保存すれば良くなった。

この改善によって、伝票の流れが変わるだけでなく、社員の認識にも変化が現れているという。この変化をさらに加速させるため、全社での会計処理に関するルール作りを推し進めようとしている。

人事考課を客観的にできる環境が整った

「総務部門としては、勤怠管理と売上管理が連係できたことで、人事考課システムが使えるようになったことが一番大きなメリットです」と田中氏は語る。散在していた情報を探す必要がなくなり、大幅な時間短縮が可能になった。今までは、評価や異動の際にも、賞罰など何も過去のデータがない状態であった。事実に基づいた異動判断、客観的な判断ができるような環境が整った。最近では、考課者の主観が入らないような考課、例えば、現場でどれだけ売り上げを上げたかが考課対象になってきている。

操作性が格段によくなった

給与システムでは操作面では格段に便利になった。「以前のオフコンのシステムでは、ある計算が一回しかできないとか、締め処理をしてしまうと二度と訂正できませんでした。GLOVIA smartの場合はその前の段階で何回もやり直し、訂正が可能です。例えば、1週間、車が出てしまうと、給料の締めに帰ってこない車が出てきます。そういう場合に取り込み直しができます。年末調整でも計算のやり直しが何回もできるので助かります。確定処理をしないと出てこなかった数字、年末調整された給与明細が確定処理前にわかるので気分的に楽に作業が行えます。旧システムでは年間の労働カレンダーが2つしか使えませんでした。新しいシステムでは4つ設定することができ、業態にあった給与体系に手作業をはさまずにできるようになりました」と田中氏は語る。他にも、地方税のチェック作業、社会保険料の更新作業などでさまざまなメリットが生まれている。

今後の展開

経費の自動的な把握と人事データの確立

今後の大きな課題は、運送業務に関わる費用の原始データが運転日報という現在の仕組みの改善だ。高速料金や燃料費などの運行費などを自動的に取り込むため、燃料費は自社スタンドによる給油でのオンライン化が進んでおり、勤務時間や走行時間に関してはデジタルタコメータやETCとの連係による自動化も視野に入れている。実現すれば、日報は、本来の報告事項だけで済むことになり、乗務員の負担も軽減される。

総務部門としては、人事データの確立という課題がある。社員一人に対する評価を総合的にまとめ、異動や昇給・昇格のデータとするというものだ。「昇給、昇格は本人たちの生活権の問題もあるので、見誤らないような判断材料が不可欠です。その上で、データを見る側にも慣れてもらい、データを見た上でないと総合評価ができないというルールにしていきたいと考えています」と田中氏は語る。

ハートランス株式会社様では、今回のシステム導入を契機に、いっそうの業務改善を図り、事業拡大に対応した基盤整備でさらなる負担軽減を達成しようとしている。

【ハートランス株式会社様 会社概要】

所在地 〒500-8246 岐阜県岐阜市下川手53-1
資本金 21百万円
従業員数 420名(パート含む)
代表取締役社長 大野 秀穂
設立 1960年2月
売上高 55億円
事業内容 陸上貨物運送,貸物取扱,倉庫保管管理,納品委託代行,引越関連サービス
ホームページ ハートランス株式会社 ホームページ

【ご紹介した商品】

  • GLOVIA smart 会計 BP
  • GLOVIA smart 人事給与 BP

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