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クラウド型サービス利用で低コスト・高信頼のホテルフロントシステムを構築。競争激化が予想される将来に備える

ホテルリッチフィールド青葉通り様  導入事例


ホテルリッチフィールド青葉通り

仙台のホテルリッチフィールド青葉通り様は2010年10月、レガシーシステムの新規更新を決定。初期導入コストを低減できるGLOVIA smartホテルSaaSサービスを導入、2011年2月より稼働を開始した。その後、東日本大震災で被災し一時営業停止を余儀なくされたものの、早期再開を果たした同ホテルは、連日満室という多忙な状況の中で新システムを本格稼働させ、スピーディーで確かなフロント業務環境を構築した。

[ 2011年8月5日掲載 ]

【導入事例概要】
業種: ホテル業(ビジネスホテル)
ソリューション: 低コストで信頼性の高いフロント業務システムの構築
ソフトウェア製品: ホテルシステム GLOVIA smart ホテル クラウドサービス

【お客様の声】
「クラウド型なので初期費用を抑えられ、サーバの保守もいりません。一定の月額利用料金を支払えば自動的にバージョンアップされ、常に最新機能を利用できるのですから、SaaS以外の選択はあり得ませんでした」

【課題と効果】
1 以前のシステムが運用10年を超え、ハードウェアのトラブルも重なり、改善の必要があった クラウドシステムの導入により、サーバ設置の必要がなく、故障等による予約、チェックイン・アウト業務停止のリスクは極めて小さくなった
2 サーバ設置費用、OSのバージョンアップにかかるコストを低減したい SaaSサービスの利用で導入コストを抑え、月額利用契約によりリーズナブルな定額料金で、常に最新のバージョン、機能を利用可能に
3 満室時に予約を受けた場合、近くに立地するチェーン店に受け入れてもらうため、システム上で予約情報を共有したい 将来的に近くの系列ホテルに同システムを導入することで情報共有し、顧客サービスの更なる向上の目処が立った

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導入の背景

杜の都仙台の中心地に立地、ビジネス客と観光客で賑わう

支配人 中山 伸司 氏
ホテルリッチフィールド青葉通り
支配人  中山  伸司 氏

東北最大の都市、仙台市。ホテルリッチフィールド青葉通りは、その仙台市のメインストリート・青葉通りと東二番丁が交差する中心部に立地している。営業オープンは1973年。以来、最高の地の利とリーズナブルな料金設定のビジネスホテルとして、観光客を含め多くのお客様に愛用されている。また、仙台市内において数百メートルの距離にはホテルリッチフィールド仙台、近県の福島県郡山市にはホテルリッチフィールド郡山の、2つの系列ホテルも展開している。

使い慣れたシステムも保守切れを契機にシステム更新へ

2010年11月、同ホテルは10年以上にわたって運用していたフロント業務システムの更新に踏み切った。支配人の中山伸司氏はこう語る。「長年使い込んだシステムなので、フロントスタッフにとっては使いやすく、できればそのまま使い続けたいとの思いもありました。しかし保守契約期間も切れたうえ、ハードウェアトラブルも重なり、予約やチェックイン・チェックアウトが滞ってお客様に迷惑がかかってはいけないので、システムの更新に踏み切りました」。

導入のポイントと本格運用までの経緯

3ベンダーの中から迷うことなくクラウド型システムを選択

従来のシステムが富士通製であったことから、「新システムも富士通製を採用」という選択肢が有力視された。しかし同ホテルはあくまで客観的に、より使いやすく、信頼性が高く、低コストのシステムを選定するため、3ベンダーのシステムを検討の対象とした。その結果、GLOVIA smartホテルSaaSサービスの導入を決定。中山氏は選定理由について次のように述べている。「なにより、クラウド型なので初期費用を抑えられ、サーバの保守もいりません。一定の月額利用料金を支払えば自動的にバージョンアップされ、常に最新機能を利用できるのですから、もう迷う余地はありませんでした」。

サポートセンターを利用し操作教育もマスター設定も自前で完了

2011年2月中旬、同ホテルは新システムの仮運用を開始。本稼働の予定日を3月20日とした。その間、以前のシステムを稼働させ、予約とチェックイン・チェックアウト、締めまでの業務を処理。その横で新システムを並行稼働させ、実際のデータを打ち込んでトレーニングするという計画だった。中山氏は並行稼働開始後当時を振り返り、こう語る。「リーマンショック後、景気の先行きも不透明でした。とにかく経費を抑えたかったので、マスター設定も操作教育も自前で行うことにしました。操作教育はチェックアウトが終了し、一段落してからの2、3時間を使い、2週間程度で一通りの操作を覚えました。マスター設定は、当初は手間取るのではと心配しましたが、サポートセンターを徹底的に利用することで、思いのほかスムーズに運びました」。サポートセンターへの電話は、多いときで1日5、6回に及んだという。

震災後、迅速な営業再開を支えたクラウドシステム

従来システムとの並行稼働、操作習熟が順調に進んでいた矢先の3月11日に東日本大震災が発生、同ホテルも被災した。幸いお客様も従業員も無事だったが、一部の館内設備が大きなダメージを受けた。そのため設備の復旧と館内掃除のため、約1ヵ月間にわたり営業を停止することになった。復旧オープンまでのご苦労を中山氏は次のように語る。「設備の修理、館内の清掃に大わらわの日々が続いたものの、ようやく4月18日営業再開の目処がつきました。その5日前でした、『新システムの操作、忘れていないだろうか』と心配しながら運用を再開してみましたが、簡単なおさらいののち、すぐに本格稼働にこぎ着けました。もし、以前のシステムを更新せずにそのまま運用し、震災でサーバがダメージを受けていたら、営業再開はもっと遅れただろうと思います」。

簡単な操作で多忙なフロント業務に対応

4月18日の営業再開後、同ホテルは震災復興業務のために仙台市を訪れるお客様を中心に、連日ほぼ満室の状態。フロント業務はきわめて多忙で、予約とチェックイン・チェックアウト、そして締めなどの業務はとくに迅速な処理が求められた。「新システムで助かっているのは、予約画面で宿泊日、宿泊日数、部屋の種類、金額さえ打ち込めば、チェックイン・チェックアウト業務がとてもスピーディーに進むうえ、だれでも操作が可能な点です。予約画面を操作中、飛び込みのお客様がいらしたときにも、瞬時に画面を切り替えて対応できるのも助かります。最近入社した担当者も簡単に使いこなしています」(中山氏)。

新システムを操作している写真
最近入社したご担当者にも簡単に使いこなせるという新システム

導入効果と今後の展開

競争が激しさを増す将来、システム活用でサービス向上を狙う

営業再開から2ヵ月後。フロント業務担当者は毎日の業務の中で、着実にシステムへの習熟度を上げている。「たとえば『こういう機能があるので、使ってみたら業務を素早く処理できた』という声が上がるようになりました。とくに検索機能が使いやすいようです」(中山氏)。
中山氏はこの先を見据え、システムに次のような期待を寄せる。「近い将来、震災復興関係のお客様が一段落すると、仙台エリアのホテル業界は、以前のように厳しい競争状態になるでしょう。今はラック価格(=正規料金)ですが、きめ細かい宿泊プランを、タイミング良くご提供する必要が出てきます。以前は十数アイテムの宿泊プランを書き出した一覧表と首っ引きで対応していましたが、新システムなら、間違いなくしかも迅速に、お客様のニーズに合った宿泊プランを確認することができます」。
また同じ仙台市内の系列店、ホテルリッチフィールド仙台とのシステム連携も視野に入っているという。「当ホテルが満室時、仙台店に空き室があればそちらにご案内しています。その折、お客様にあらためて仙台店に電話をかけ直していただくこともあるのです。仙台店にも同じシステムを導入し連携させれば、互いの空き室情報をリアルタイムで把握できますから、お受けした電話を切らずに、スピーディーなご案内が可能となります。クラウドシステムなら、そのような将来にも備えられると思っています」(中山氏)。
富士通はこれからも、質の高いフロント業務を支えるSaaS型業務アプリケーションを進化させていく。

パートナーメッセージ

情報サービスビジネス部 菊池 浩二

株式会社富士通エフサス東北支社
情報サービスビジネス部
菊池 浩二

このたびは、ホテルリッチフィールド青葉通り様向け GLOVIA smartホテルSaaSサービス導入をさせていただき大変光栄に思っております。東北の中心都市仙台市。全国的にみてもビジネスホテル激戦区である仙台市で、他ホテルとの差別化を図るべく、ホテルシステムリプレースを、中山支配人様と日々検討してまいりました。クラウド型のため、サーバの運用コストをかけずに初期費用を抑えられ、一定の月額利用料金で常に最新機能を利用できるメリットをご評価いただき、導入を決めていただきました。システムの有効活用で、より戦略的なビジネスホテル経営が実現するよう、今後とも微力ではございますがご協力させていただきたく存じます。

【ホテルリッチフィールド青葉通り 会社概要】
所在地 〒980-0021 宮城県仙台市青葉区中央二丁目3番18号
代表者 阿部 賀寿男
設立 1972年
資本金 1,000万円
業務内容 ホテル業
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本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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