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経理担当者1人が日常業務をこなしつつ3時間×3回の指導で操作をマスタ、1ヵ月後に新たな会計システムが稼働を開始

株式会社アスク様 ロゴプレート写真

株式会社アスク様


中小中堅企業では、会計業務をごく少人数でこなしているケースが少なくない。急な業務拡大や保守期間の終了などに対応するため新システムを導入する場合、立ち上げにかかる時間、コスト、人的な対応がハードルになる。株式会社アスク様は、素早く、低コストで利用開始できるSaaS型業務アプリケーションサービス「GLOVIA smart 会計 きらら」を採用、1ヵ月で本格稼働の目処をつけることができた。

[ 2011年3月7日掲載 ]

【導入事例概要】
業種: システムベンダー(システムの開発、運用、コンサルティング)
ソリューション: 会計
製品: FUJITSU Enterprise Application GLOVIA smart 会計 きらら

経理会計業務を担当者1人で処理していた同社は、月次決算に2、3週間を要し、また重要な会計データへのアクセスが1台のパソコンに限定されているという不便さを抱えていた。旧会計パッケージの製品保守期間切れを控え、日常の会計業務に負荷をかけずに新システム導入に迫られた同社は、SaaS型会計業務アプリケーションサービス「GLOVIA smart 会計 きらら」を採用。約1ヵ月の導入支援期間で操作を習得、マスタ登録作業までを行い新システムを稼働。会計業務効率化の第一歩を踏み出すことができた。

【課題と効果】
1 会計データを1台のパソコン内で管理
重要な会計データなのに、経理担当者(1人)のパソコンでしか管理されていないことはリスクがあり不安であった
データセンターによる維持管理
データはセンターでしっかり管理されており、他のパソコンからもアクセスできる環境が整った
2 旧システムの保守切れと、時間・コスト
保守期間切れを間近に控え、新システム導入に踏み切らなければならなかったが、導入に時間とコストをかけるわけにはいかなかった
スピーディーかつ低コストで新システム立上げ完了
サーバ設置不要、シンプルな設定で業務をスタート可能なSaaS型会計業務アプリケーションサービスの採用により、たった1名の経理担当者に負荷をかけず、スピーディーかつ低コストで新システムを立ち上げることができた
3 会計部門全体の業務負荷軽減
将来的に、会計業務の各システムを連携させ会計部門の業務負荷を軽減したい
将来のシステム連携に向けた環境整備
他の業務システムと連携できる新システムを採用したことで、業務効率を向上させる環境が整った

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導入の背景

長年の経験とノウハウを原動力に成長するシステムベンダー

株式会社アスク 垂水 誠 氏の写真
垂水 誠
株式会社アスク 取締役副社長兼システム第1グループマネージャ

株式会社アスクの設立は1990年。設立から20年余、同社は製造業、小売業をはじめ多様な企業にシステムの導入、開発、運用、コンサルティングなどをトータルにサポートしている。また顧客企業の規模も上場企業から従業員10人前後の小規模事業者までと層が厚い。多種多様な業種と様々な事業規模の企業への質の高いサービスの継続的提供という実績が、豊富な経験とノウハウを蓄積させ、システムベンダーとしての同社の原動力となっている。

不便さとリスクを抱えていた旧会計システム

同社は2010年6月、新たな会計システムの導入について検討を始めた。直接の理由は、従来の会計システムの保守期間満了が翌年に迫っていたことだった。同社取締役副社長兼システム第1グループマネージャの垂水誠氏は、次のように語る。「保守期間終了の他、経理担当者のパソコン(1台)でのみ会計データが管理されているというリスクと、他のパソコンからデータにアクセスできないという不便さを解決したいとの考えがありました。例えばそのパソコンが故障した場合、バックアップ前のデータは全て失われてしまいます。また、会計データを画面上で確認したい場合、わざわざそのパソコンのところまで行かなければなりませんでした。」

システム導入のポイント

経理担当者1人が日々の業務をこなしつつ自力で初期設定できるシステム

新たなシステムの導入にあたりもっとも心配されたのは、たった1人で切り回す経理部門が、導入作業でパンクしないだろうかということだった。同社の場合、1ヵ月に処理する伝票が約300枚。月次の締めに2、3週間はかかり常に忙しい状況。新たなシステムを導入するための時間の確保は難しかった。垂水氏は、「今までの会計パッケージシステム導入では、数回のフィット・アンド・ギャップの打ち合わせを通して、求められる要件がしっかり満たされるか確かめ、サーバを設置し、インストール。その後、マスタデータを登録し、操作教育を終えて稼働するまで最低でも3ヵ月、長ければ半年はかかりました。経理担当者が1名の当社の場合、これは多大な負荷です。この課題をクリアするところから、システムの選定作業が始まりました」と語る。

月額利用制度とセキュリティの高さで導入決定

新システム導入の検討を始めて間もなく、同社は「GLOVIA smart 会計 きらら」の採用を決定。SaaS型業務アプリケーションサービスを選択した経緯と理由について、垂水氏は次のように述べる。「雑誌やテレビの広告などでSaaSやクラウドといったキーワードが登場していましたが、今ひとつ実態が理解できませんでした。しかし『GLOVIA smart 会計 きらら』のコンセプトを聞いてすっきり理解できました。つまりSaaS型はアプリケーションもハードも、借りて使う感覚で利用でき、設定や操作も従来とは段違いに素早く簡単だとわかったのです」。また、コスト面について同氏はこう評価する。「当社の場合、当面1人の担当者が業務を行うので、1ユーザーで月額9800円。サーバ設置の必要がないので初期導入費用が抑えられ、コストを低減できて助かります。他社のSaaS型パッケージにはもっと安い月額料金もありますが、富士通の場合、自社運営のデータセンターが国内にありセキュリティ面でも極めてレベルが高いので、迷うことなく採用を決めました」。

株式会社アスク様 システム構成図

導入作業から稼働まで

3時間×3回の導入支援指導で稼働スタート

実際の導入は1ヵ月弱。その間に次の内容の導入支援指導が1回に付き3時間、合計3回行われた。
1回目:2010年10月5日……マスタ登録の基本操作、登録操作説明。
(この間に、経理担当者がマスタ設定)
2回目:同10月19日……日次運用の操作説明。
3回目:同10月29日……決算・年次運用説明。

垂水氏は、導入のスムーズさについてこう評価する。「1回目の指導を受け、2回目の指導までに勘定科目、部門、取引先などのマスタを設定し、勘定科目残高を登録し終えるために少し残業を要しました。これは新システム側のルールを当社のルールに合わせるための作業が加わったためです。それでも標準データが揃っていて異なるところだけ修正すれば良いので、従来のマスタデータ登録に比べると格段に簡単でした。これまではSEに任せなければ登録できませんでしたが、今回は経理担当者本人が自力で設定することができたのです。標準で備えられたマスタデータに合わせれば、日常業務をこなしながら操作を覚え、もっと短期間に伝票入力を開始できると確信しました。SaaSは確かに素早い運用が可能です」。

初心者にも経験者にも使いやすい操作性

操作性の良さは、稼働開始後すぐに実感出来たという。垂水氏は操作のしやすさを2つの点から説明する。「1つは、これから初めて会計システムを使おうというユーザーの立場からみた操作性です。『GLOVIA smart 会計 きらら』はマニュアルに頼らなくてもマウス操作だけで直感的に操作を進められる設計になっているのです」。もう1点は、会計システムにある程度慣れているユーザーにとっての使いやすさだという。「ビギナーにとって使いやすいシステムは、他のシステムに慣れてきたユーザーには『親切すぎて手間がかかる』などのケースがあると聞きます。その点『GLOVIA smart 会計 きらら』は良くできていて、使用頻度の高い振替伝票の入力などをマウス操作なしでスピーディーに操作できるのです」。

導入の効果

導入して見えてきた業務効率の向上

「GLOVIA smart 会計 きらら」導入による効果は着実に現れている。それまで会計経理業務が一段落する度に関係データや書類を鍵つきのロッカーに保管していたバックアップ作業も、データセンターによるデータ管理によって不要となり、業務効率は向上した。
経理担当者のシステムへの習熟が進むにつれ、より効率的なデータの利活用も進んでいる。「『GLOVIA smart 会計 きらら』では紙伝票に付箋紙を貼るイメージで伝票をチェックする機能が優れています。当社の場合、入金遅れのチェックなどは幸い必要ありませんが、逆に支払いのチェックに活用するなど、一歩進んだ使い方も始まっています」と垂水氏は語る。

今後の業務効率向上への期待も高まる。「当社の場合、基幹業務のシステム化はこれからですが、まずは新しい会計システムを導入したことで、将来的に業務システムと連携させ、経理会計業務の効率化の道筋がつきました。また、現在は税理士とメールや紙で会計データをやり取りしていますが、今後は税理士事務所から直接データセンターのデータにアクセスしてもらうことも検討しています。その方が効率的ですし、セキュリティ面でも安心です。」(垂水氏)。

富士通はこれからも、中堅中小企業の会計業務を支援するSaaS型業務アプリケーションサービスを進化させていく。

株式会社アスク様 システム第1グループの皆様の写真
(左から)システム第1グループ 佐藤 美樹 氏
取締役副社長兼システム第1グループマネージャ 垂水 誠 氏
システム第1グループ 責任者 山田 朋彦 氏
システム第1グループ 伊藤 大樹 氏

【株式会社アスク様 会社概要】
所在地 〒158-0097 東京都世田谷区用賀2-36-15 サンビル2階
代表取締役社長 山口 裕三
設立 1990年9月
資本金 4950万円
従業員数 28名
事業内容 システムの導入、開発、コンサルティングのトータルサポート
株式会社アスク様のロゴ
ホームページ 株式会社アスク様 ホームページ 新規ウィンドウが開きます

【担当SEメッセージ】

株式会社富士通マーケティング ソリューション事業本部 GLOVIAサポート統括部 サポート部 小笠原 誠の写真

ソリューション事業本部
GLOVIAサポート統括部 サポート部
小笠原 誠

「GLOVIA smart 会計 きらら」は、簡単ですぐ使えるインターフェイス、覚えやすさ、さらには人に優しい配色など、とにかく使うお客様を第一に考えることにこだわった製品です。実際にお使い頂くことで、その抜群の使いやすさをわかっていただけると思います。
株式会社アスク様につきましても、いままではマスタ設定が難しいためSE様が設定を行い、運用は経理担当の方が行うといった運用面での煩雑性がありましたが、「GLOVIA smart 会計 きらら」のご導入により、経理担当の方お一人でマスタ設定から運用までを行っていただくことができるようになりました。これは業務改善の第一歩であり、今後も安定した製品の品質とサポートで、お客様のお役に立ちたいと存じます。
「GLOVIA smart 会計 きらら」は今後も新しい機能のエンハンスを予定しております。お客様やパートナー様の声を大事にし、どのようなお客様にとっても、真に必要と考えていただける製品となるよう、これからも頑張って参ります。

【導入事例(PDF版)】

本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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