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グループ7社の事務作業効率化と業務の生産性向上を目指し、ワークフロー導入とともに、会計システムを刷新

株式会社アソウ・ヒューマニーセンター様


1872年創業の株式会社麻生を中心とする、麻生グループの一翼を担う株式会社アソウ・ヒューマニーセンター様。同社は、1984年に設立以来、九州地区を中心に総合人材ビジネスを展開されている。

株式会社アソウ・ヒューマニーセンター様はグループ7社における管理部門業務を同社に集約。さらに事務作業の効率化、組織全体の業務の生産性向上をねらいに、「GLOVIA smart 会計」「ExchangeUSE」を導入。間接業務の効率化とそこにかかる経費の削減、月次決算の早期化、コア業務への集中による生産性の向上、会計情報の精度アップと有効活用など、さまざまなメリットを生み出している。

[ 2010年8月3日掲載 ]

導入事例概要
業種: 総合人材派遣
ソリューション: 会計システム、ワークフロー
製品: GLOVIA smart 会計、ExchangeUSE

九州一円から東京、大阪、広島、山口など全国12拠点をネットワークし、人材派遣業、有料職業紹介事業、社員教育等の教育事業など、総合人材サービス事業を展開している株式会社アソウ・ヒューマニーセンター様。登録スタッフは約7万名、就労スタッフは約5千名、取引企業は3千社に及ぶ。多様化する人材ニーズにフレキシブルに対応できるよう、医療、製造、販売サービス、経理、福利厚生、シニア、学生、技術者、障害者支援など分野ごとに専門性を追求したグループ7社の総合力を発揮し、雇用の創造に努めている。しかし煩雑な間接業務、旧会計システムにおける非効率が、業務の生産性向上の妨げとなり、新たなシステム導入による現状の改善が急がれていた。

課題と効果
1 経費処理にかかる作業(仕訳伝票起票・入力・チェック等)が煩雑化し、業務を圧迫。 ワークフローシステム「ExchangeUSE」を導入し、間接業務の大幅な効率化・経費削減を実現。小口現金を全面撤廃し、組織全体の生産性を向上。
2 グループ7社の管理帳票等の作成に時間がかかり、月次決算の遅れが生じていた。 GLOVIA関数により一連の作業をフォーマット化。ボタンひとつで必要な情報を集約し、スムーズに管理帳票を作成することにより、報告スピードの迅速化を実現。
3 物件ごとの数字の管理がしづらく、データ分析に手間がかかる。 FDWH(Financials Data Ware House:会計専用データウェアハウス)で各グループ会社からのデータを一元管理し自在に活用。必要に応じたデータの加工抽出、多角的な分析活用等により、経営力強化につながった。

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導入の背景

求められたのは業務全体の効率化と迅速化


株式会社アソウ・ヒューマニーセンター 経営管理部 部長 吉良 克己 氏

株式会社アソウ・ヒューマニーセンター様は、1984年7月に設立以来、さまざまな登録スタッフからの要望、顧客企業からの要望に対応していくことで、専門性を追求したグループ会社7社に分社化していった。しかし、各社に管理部門を置くことは、経営的にも厳しい。そこでこれらの間接部門業務を集約し、事務の効率化を図ると同時に、営業を含めた組織全体の業務の生産性を上げたい、というねらいがあった。

「それまでの会計システムは会計業務の集約化は図れたものの、いわば会計だけのシステムでした。業務全体の効率化を図るためには、営業担当者が経費の精算から、最終的には財務諸表の作成まで、手間をかけずにワンアクションでできるような仕組みを作りたかった」(同社経営管理部 部長 吉良 克己 氏)。もう一つは、当時使っていた会計システムでは、グループ全体の管理帳票を横串で作成するのに、かなりの手間を要していた。また内部的な資料についても、グループ7社の帳票類が別々にしか出せなかった。制度対応や月次管理帳票の再加工による月次決算の遅れ、既存の販売管理システムとのデータ連携不足など、さまざまな問題がスピード経営と業務効率化の実現を圧迫していた。これらの課題を解決するために、新システムには効率化と迅速化に加え、正確さと柔軟性が求められていた。そして導入されたのが「GLOVIA smart 会計」と「ExchangeUSE」だった。

システム導入のポイント

ワークフローとGLOVIA関数で、課題解決と経営強化を図る


株式会社アソウ・ヒューマニーセンター 経営管理部 課長 浦川 博典 氏

新システムの導入に際しては、4社からプレゼンテーションがあった。しかし「営業の業務の流れ、基幹システムからの情報の流れ、それをどう会計データに反映させるかをトータル的にアドバイスしてくれたのは、唯一富士通だけでした」と、吉良氏は振り返る。入れるのは会計システムだが、やりたいのは会社全体の生産性を上げるということ。「現場の旅費交通費をどう精算するか、といった細部にまで親身になって相談にのっていただけたというのも、我々がGLOVIAを選択する上で大きなポイントになりました」(吉良氏)。

システム導入にあたり、同社がまず掲げたポイントは、小口現金の全面撤廃とペーパーレス化。「基本的には申請から承認、現金精算等と会計を全て連動させ、一気通貫でできる仕組みを作りたかったんです」と、同社経営管理部課長 浦川博典氏は話す。この要望に応えたのが、人事・総務の事務処理を効率化するワークフローシステム「ExchangeUSE」だ。

グループ7社の現場で営業マンが直接パソコンの画面上から入力したデータが、所属長を経由して、グループ全体の会計業務を請け負う株式会社アソウ・アカウンティングサービスに流れる。株式会社アソウ・アカウンティングサービスでは、最終決済をして会計データを確定させ、個人口座に精算金を振り込むといった運用だ。こうすることで、経理部においては、仕訳伝票起票・入力・チェックといった繁雑な作業が無くなり、パソコン画面上で確認・承認するだけで、仕訳データ・振り込みデータを作成することが可能となった。結果として小口現金は撤廃され、小口現金管理にかかる作業もなくなり事務処理も大幅に効率化された。

「各出先、支店、営業所では、営業マン、もしくは営業のアシスタントが小口現金を管理していたわけですが、本業に専念できるようになりました。事務処理に費やされる時間が減り、全社的な生産性アップという意味で非常に大きな効果をもたらしました」(吉良氏)。

もう一つは帳票関係だ。「グループ7社横串の資料を作ろうとすると、それまでのシステムでは各社から全データを吸い上げ、Excel等に転記しなければならなかった。これら月次で出している帳票類を全てGLOVIA関数で作ることにより、新たに帳票類を一から作らなくていいような仕組みになるのは魅力でした」(浦川氏)。

その他、拠点が増えてきたことで、各拠点のリーダーが自部門の数字の中身を、どこからでも把握できるWeb照会機能や、多角的なデータ分析を可能にするファイナンシャル・データウェアハウス(FDWH)など、同社のねらいを具現化しうるGLOVIA smart 会計 機能群が新システムの導入を加速させた。

システム導入のプロセス

新システム活用に対する意識付け、理解促進が効果を左右する

2006年の4月に導入を決定した後、導入後にシステムの修正が発生しないよう、使い勝手を重視した設計を検討した。設定にも十分時間をかけ、一つひとつ細かな部分まで精査を重ね、同年12月にカットオーバー。その後大きなトラブルもなく順調に稼働している。

導入当時、中心的な役割を果たしたのは当時の経営管理部財務経理チームで、9人が対応にあたっていた。その中心となったのが浦川氏だった。何よりも大変だったのは、ハード面よりも、現金の精算方法が変わる、やり方が変わる、というソフト面での感情的な部分。会社全体や上司・役員へのプレゼン、各営業へのオリエンテーションなどを繰り返し、社内のコンセンサスをとることに一番パワーを使ったという。

「結局ワークフローを入れることによって、役職に関係なく全員、経費を使用したものは一人ひとりが伝票を起こして精算を行うことになります。その仕組みや操作の説明、各所属長の承認によって決済にまわっていくという意識付けとそのフローを教育して伝えていくという部分には力が入りました」(吉良氏)。

導入効果と今後の展開

煩雑なデータ入力業務が無くなり生産性も向上
月次の損益報告書作成期間は5分の1に短縮

新システムの導入により、ルーティン業務は激減。それまでは各社員が手書きで伝票を起こして経理にまわし、経理のメンバーがさらにそれを入力していた。伝票の種類も現金伝票と出張旅費の伝票をはじめ7枚あったが、今回のシステム導入によって全部無くなった。

また、出張旅費の精算では、日帰りか泊まりか、役職による日当の違いなど細々した設定があるが、「ExchangeUSE」では、それらがデフォルトで設定できるようになった。基本的に誤りや二重入力、不要なリスクも無くなり、チェックの手間も省けるようになった。

帳票類については、GLOVIA関数を使ってあらかじめ一定のフォーマットをいくつか作っておき、ある程度情報を加工できるようにしてある。これによって、役員会等に提出するような帳票類を一から作らなくてよくなった。設定さえしっかりしておけば、ボタンひとつで必要な情報を集約することができるので、報告のスピードも速まり精度も高くなったという。

以前は月次の損益報告を出すのに15営業日(約20日)程度かかっていたが、前年度は4営業日で出せるようになった。また、9~10人いた経理の人員も、いまは5~6名で十分こなせている状況だ。間接的な業務がかなり削減できたと言える。

「管理帳票等の情報を作っている者からすると、かなり使い勝手がいいと思います。また、FDWHにデータが溜まれば溜まるほど、いろんな内訳が出せたり、必要に応じてその引き出す情報をデザインしたりすることもできるので、管理の面ではすごく役立っています」(浦川氏)。

物件ごとの明細等も抽出しやすくなり、現場単位での数字の管理もしやすくなった。データに継続性を持たせれば、推移を調べるなどいろんな情報の見方ができ、多角的な分析にも有効だ。こうしたデータを活用している部署は確実に数字に強くなっている。

今後について吉良氏は、「当社も協力企業さんも、間違いなく、生産性を上げるというのは大きなテーマ。私どもに関わっていただける企業様とも相互に協力しあい、全体の生産性が上がるような仕組みに育てていきたい」と語る。

業務の効率化を実現し、さらなる発展を目指すアソウ・ヒューマニーセンター様。GLOVIA smartは同社の成長をこれからもしっかりと支援していく。

パートナーメッセージ

株式会社富士通ビジネスシステム
九州支社 第一ソリューションビジネス営業部
岡元 崇

アソウ・ヒューマニーセンターグループ様の経理業務の課題・問題点をGLOVIA smart 会計、ExchangeUSEの導入によって課題解決を実施出来た事について、大変誇りに思っています。

また、計画通りに稼働出来た事は、お客様の多大なご協力の賜物であります。個人口座への振り込み処理の問題、各事業所への説明会の実施など社内調整をおこなって頂いた事により、当初計画を達成出来たと痛感しております。

今後も、アソウ・ヒューマニーセンターグループ様のお役に立てるような情報提供を行い、富士通グループ総力をあげてご支援させていただきたいと思います。

【株式会社アソウ・ヒューマニーセンター様 会社概要】

所在地 〒810-0001 福岡市中央区天神2-8-41 福岡朝日会館14F
代表者 代表取締役 中島 彰彦 氏
設立 1984年7月
資本金 3,000万円
事業内容 人材派遣事業(人材派遣・新卒者派遣・中高年派遣・障害者派遣)、人材紹介事業、紹介予定派遣、再就職支援事業、アウトソーシング事業、人事コンサルティング事業(人事制度構築・人材開発・教育)
ホームページ 株式会社アソウ・ヒューマニーセンター
http://www.ahc-net.co.jp/

本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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