グループ7社の事務作業効率化と業務の生産性向上を目指し、ワークフロー導入とともに、会計システムを刷新

株式会社アソウ・ヒューマニーセンター様は、1984年7月に設立以来、さまざまな登録スタッフからの要望、顧客企業からの要望に対応していくことで、専門性を追求したグループ会社7社に分社化していった。しかし、各社に管理部門を置くことは、経営的にも厳しい。そこでこれらの間接部門業務を集約し、事務の効率化を図ると同時に、営業を含めた組織全体の業務の生産性を上げたい、というねらいがあった。

「それまでの会計システムは会計業務の集約化は図れたものの、いわば会計だけのシステムでした。業務全体の効率化を図るためには、営業担当者が経費の精算から、最終的には財務諸表の作成まで、手間をかけずにワンアクションでできるような仕組みを作りたかった」（同社経営管理部 部長 吉良 克己 氏）。もう一つは、当時使っていた会計システムでは、グループ全体の管理帳票を横串で作成するのに、かなりの手間を要していた。また内部的な資料についても、グループ7社の帳票類が別々にしか出せなかった。制度対応や月次管理帳票の再加工による月次決算の遅れ、既存の販売管理システムとのデータ連携不足など、さまざまな問題がスピード経営と業務効率化の実現を圧迫していた。これらの課題を解決するために、新システムには効率化と迅速化に加え、正確さと柔軟性が求められていた。そして導入されたのが「GLOVIA smart 会計」と「ExchangeUSE」だった。

新システムの導入に際しては、4社からプレゼンテーションがあった。しかし「営業の業務の流れ、基幹システムからの情報の流れ、それをどう会計データに反映させるかをトータル的にアドバイスしてくれたのは、唯一富士通だけでした」と、吉良氏は振り返る。入れるのは会計システムだが、やりたいのは会社全体の生産性を上げるということ。「現場の旅費交通費をどう精算するか、といった細部にまで親身になって相談にのっていただけたというのも、我々がGLOVIAを選択する上で大きなポイントになりました」（吉良氏）。

システム導入にあたり、同社がまず掲げたポイントは、小口現金の全面撤廃とペーパーレス化。「基本的には申請から承認、現金精算等と会計を全て連動させ、一気通貫でできる仕組みを作りたかったんです」と、同社経営管理部課長 浦川博典氏は話す。この要望に応えたのが、人事・総務の事務処理を効率化するワークフローシステム「ExchangeUSE」だ。

グループ7社の現場で営業マンが直接パソコンの画面上から入力したデータが、所属長を経由して、グループ全体の会計業務を請け負う株式会社アソウ・アカウンティングサービスに流れる。株式会社アソウ・アカウンティングサービスでは、最終決済をして会計データを確定させ、個人口座に精算金を振り込むといった運用だ。こうすることで、経理部においては、仕訳伝票起票・入力・チェックといった繁雑な作業が無くなり、パソコン画面上で確認・承認するだけで、仕訳データ・振り込みデータを作成することが可能となった。結果として小口現金は撤廃され、小口現金管理にかかる作業もなくなり事務処理も大幅に効率化された。

「各出先、支店、営業所では、営業マン、もしくは営業のアシスタントが小口現金を管理していたわけですが、本業に専念できるようになりました。事務処理に費やされる時間が減り、全社的な生産性アップという意味で非常に大きな効果をもたらしました」（吉良氏）。

もう一つは帳票関係だ。「グループ7社横串の資料を作ろうとすると、それまでのシステムでは各社から全データを吸い上げ、Excel等に転記しなければならなかった。これら月次で出している帳票類を全てGLOVIA関数で作ることにより、新たに帳票類を一から作らなくていいような仕組みになるのは魅力でした」（浦川氏）。

その他、拠点が増えてきたことで、各拠点のリーダーが自部門の数字の中身を、どこからでも把握できるWeb照会機能や、多角的なデータ分析を可能にするファイナンシャル・データウェアハウス（FDWH）など、同社のねらいを具現化しうるGLOVIA smart 会計 機能群が新システムの導入を加速させた。

新システムの導入により、ルーティン業務は激減。それまでは各社員が手書きで伝票を起こして経理にまわし、経理のメンバーがさらにそれを入力していた。伝票の種類も現金伝票と出張旅費の伝票をはじめ7枚あったが、今回のシステム導入によって全部無くなった。

また、出張旅費の精算では、日帰りか泊まりか、役職による日当の違いなど細々した設定があるが、「ExchangeUSE」では、それらがデフォルトで設定できるようになった。基本的に誤りや二重入力、不要なリスクも無くなり、チェックの手間も省けるようになった。

帳票類については、GLOVIA関数を使ってあらかじめ一定のフォーマットをいくつか作っておき、ある程度情報を加工できるようにしてある。これによって、役員会等に提出するような帳票類を一から作らなくてよくなった。設定さえしっかりしておけば、ボタンひとつで必要な情報を集約することができるので、報告のスピードも速まり精度も高くなったという。

以前は月次の損益報告を出すのに15営業日（約20日）程度かかっていたが、前年度は4営業日で出せるようになった。また、9～10人いた経理の人員も、いまは5～6名で十分こなせている状況だ。間接的な業務がかなり削減できたと言える。

「管理帳票等の情報を作っている者からすると、かなり使い勝手がいいと思います。また、FDWHにデータが溜まれば溜まるほど、いろんな内訳が出せたり、必要に応じてその引き出す情報をデザインしたりすることもできるので、管理の面ではすごく役立っています」（浦川氏）。

物件ごとの明細等も抽出しやすくなり、現場単位での数字の管理もしやすくなった。データに継続性を持たせれば、推移を調べるなどいろんな情報の見方ができ、多角的な分析にも有効だ。こうしたデータを活用している部署は確実に数字に強くなっている。

今後について吉良氏は、「当社も協力企業さんも、間違いなく、生産性を上げるというのは大きなテーマ。私どもに関わっていただける企業様とも相互に協力しあい、全体の生産性が上がるような仕組みに育てていきたい」と語る。

業務の効率化を実現し、さらなる発展を目指すアソウ・ヒューマニーセンター様。GLOVIA smartは同社の成長をこれからもしっかりと支援していく。