都築電気株式会社様 Box導入事例

情報共有のツールとファイルの分散が課題
Boxに統一して社員の生産性が大幅に向上

「働き方改革」と「健康増進施策」の両輪で「健康経営の実践」に取り組む都築電気様では社員の業務負荷の軽減や生産性の向上に向けてICTの利用環境の改善を推進している。その取り組みの中でメールやファイルサーバー、部門ごとに運用しているNAS、Webサービスなどの異なるツールで行っていた情報共有の効率化が求められていた。そこで都築電気様では情報共有およびコラボレーションツールとしてBoxを導入し、単なるクラウドストレージとしての利用だけではなく、社員の生産性を大幅に向上させるべく情報共有プラットフォームとしての活用を実現した。

課題
効果
課題社内の情報共有手段が分散され、同じファイルが別のツールで重複して保管されており、ストレージを無駄に消費していた。さらに、ファイルサーバーは会社支給のiPhoneから閲覧できなかった
効果社内の情報共有ツールをBoxに統一し、iPhoneで社外からもファイルを閲覧できるようになった。コラボレーション機能で業務の俊敏性が高まり、生産性が上がった

背景

メールやファイルサーバーなどツールやユーザーごとに情報が散在していた

ICTソリューション事業や電子デバイス事業を通じて企業や社会に貢献している都築電気様では、2017年度~2019年度の中期経営計画「Make New Value2020」において「健康経営の実践」を基盤に「コアビジネスの収益性向上」と「成長新分野新領域への挑戦」による持続的な成長を目指している。

健康経営とは社員の健康管理を経営課題として捉え、社員とその家族の健康を会社が主導して維持・増進することで、経営や事業の継続および安定を目指す取り組みだ。都築電気様では「働き方改革」と「健康増進施策」の両輪で健康経営の実践に取り組んでいる。 健康経営を支える働き方改革への取り組みを加速させるにあたり、代表取締役社長 江森 勲氏はICTの利用環境の改善を同社の情報管理部に指示した。ICTの利用環境の改善は業務の効率化や社員の生産性向上に直結するからだ。

そして情報管理部が中心となって課題の洗い出しを進めたところ、メールの利用実態が明らかになった。情報管理部 部長 島津幸一氏は「ある分析情報でメールの約70%が社内向けに利用されており、そのうち15%にファイルが添付されていることを知り、当社の利用状況を確認したところ社内向け(社員間)メールの約25%にファイルが添付されていました。つまり社内の情報共有の仕組みに課題があることがわかりました」と説明する。

同社ではメールのほかにもファイルサーバーや部門ごとに利用しているNAS、さらにOffice 365のOneDriveなど、さまざまなツールを使って情報共有していた。その問題点について情報管理部 副部長兼推進課長 草場英史氏は次のように指摘する。 「情報がツールごとに分散してしまうほか、同じファイルが別のツールで重複して保管され、ストレージを無駄に消費していました」(草場氏)

またファイルサーバーのセキュリティを維持するために社外からのアクセスを制限しており、モバイルワークやテレワークを行う際に不便だった。このファイルサーバーは社員のうち約1,300名が業務利用している会社支給のiPhoneに対応しておらず、外出先からファイルサーバーのファイルを利用できなかった。

そこで都築電気様は社内の情報共有ツールをBoxに統一し、社内に散在する情報をBoxで一元管理するとともに、働き方改革の実践を強化することを決断した。

都築電気株式会社 島津 幸一 氏の写真 都築電気株式会社
情報管理部
部長
島津 幸一 氏
都築電気株式会社 草場 英史 氏の写真 都築電気株式会社
情報管理部
副部長 兼 推進課長
草場 英史 氏
都築電気株式会社 佐藤 功 氏の写真 都築電気株式会社
クラウド
ソリューション部
副部長 兼
基盤システム課長
佐藤 功 氏
都築電気株式会社 須田 幸男 氏の写真 都築電気株式会社
クラウド
ソリューション部
クラウド基盤課
須田 幸男 氏

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[2019年3月8日掲載]

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