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会議室における利用者・運用者の負担軽減と効率化を実現し生産性を向上
会議室の利用実態を可視化して「空予約」を削減し稼働率を向上

富士通株式会社 外観写真

富士通株式会社 社内実践事例(SmartRooms)


富士通では“グローバルコミュニケーション基盤”の導入により、会議室の空き時間検索や予約がシステム上で行えるようになった。

しかし、いつでもどこでも予約できる反面、実際には利用されていない空室が目立ち、本当に会議室を使用したい人が使えないといった課題が見えてきた。

そこで富士通では、グローバルコミュニケーション基盤を構成する製品群の1つとして、富士通のタブレット「ARROWS Tab」と連携した会議室予約・運用効率化ソリューション「SmartRooms」を導入し、会議室前に設置した端末からリアルタイムに会議室の利用状況を把握することで、無駄な空予約を削減、稼働率を改善した。

[ 2019年2月15日掲載 ]

【課題/ニーズと効果】
1 会議室の予約を取ろうとしてもシステム上は予約でいっぱいだが、実際には利用されていない会議室が多くある arrow2-c.gif 富士通のタブレット「ARROWS Tab」、「Office 365」と連携した会議室予約・運用効率化ソリューションを導入することで、使われていない会議室の約40%(一日あたり約110時間)が再利用されるようになった
2 会議室の利用状況がリアルタイムに把握できておらず有効利用できていない。また、管理部門が正確な利用状況を管理・把握できていない arrow2-c.gif 会議室前に設置したARROWS Tabからリアルタイムに会議室の利用状況を確認できるようになった。また、管理部門は会議室の利用状況を管理ログとして収集し、システム上で利用実態をリアルタイムに把握できるようになった

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背景

システム上の会議室予約と利用実態が合っておらず“空予約”が目立つ

富士通株式会社 忠岡 浄明 氏の写真
富士通株式会社
IT戦略本部
グループ共通サービス統括部
コラボレーションサービス推進部
マネージャー
忠岡 浄明

富士通株式会社 安生 充宏 氏の写真
富士通株式会社
総務・リスクマネジメント本部
総務部
安生 充宏

働き方改革の進展によってICTを活用した効率的なコミュニケーションを実践する企業が増加している。テレワークの普及などによりWeb会議が浸透する一方で、人と人が直接対面する“リアルコミュニケーション”もビジネスには欠かせない。リアルコミュニケーションではお互いがより深く意思を疎通できるほか、思わぬ発想が生まれる可能性もあり、ビジネスに大きな効果をもたらすからだ。

企業ではリアルコミュニケーションを行うための環境として会議室やミーティングスペースなどのワークスペースを設けている。富士通では拠点の規模に応じてワークスペースを用意して、社員のリアルコミュニケーションの場を提供している。会議室の利用にはシステム上から予約が必要だが、ミーティングスペースは、予約をしなくても利用できるようにしている。

管理部門として会議室の運用に携わっている富士通 総務・リスクマネジメント本部 総務部 安生充宏は「本社などの大規模な拠点では、社員から会議室の予約が取りにくいという意見が多く寄せられていました」と説明する。一方で「予約が入っているのに会議が行われていない」や「会議が終了しているのにシステム上では会議室が“使用中”になったままで予約を入れられず使えない」といった連絡が頻繁にあったという。

このような課題をもとに、IT部門として会議室予約システムの製品選定に携わった富士通 IT戦略本部 グループ共通サービス統括部 コラボレーションサービス推進部 マネージャー 忠岡浄明は、会議室の利用状況調査を行い、会議が終了しているのにリリースされていない、中止になったのに予約をキャンセルしていないなどの実態を把握した。このように、システム上の予約と利用実態が伴わないなど新たな課題が見えてきたため、改善策の検討を始めたのだ。

導入のポイントなど、続きはこちらからご覧いただけます

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