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プロジェクト管理をシステム化してリスク管理の精度を向上
内部統制を強化し、業務品質向上も実現

ナガセ情報開発株式会社様 導入事例


ナガセグループの事業を情報システムの開発・運用の面から支えるナガセ情報開発。
従来は開発、運用、保守のプロジェクト管理を人手に頼っていたため、内部統制強化の足かせとなり、手間や属人化にも悩んでいた。
そこで、富士通の「Interstage Business Operations Platform」を基盤にRCM(Risk Control Matrix)管理システムを構築し、プロジェクト管理をシステム化。管理業務が自動化されたことで、リスク管理の精度や効率が向上し、内部統制強化とともに業務品質向上を実現した。

[ 2015年3月6日掲載 ]

【導入事例概要】
業種: 情報産業・通信
製品: ソフトウェア
  • FUJITSU Software Interstage Business Operations Platform(ビジネスプロセス統合基盤)
【課題と効果】
1 開発、運用、保守の業務状況を確実に管理したい プロジェクト管理のシステム化で国内外の業務運用を統一
2 人手によるプロジェクト管理に費やす時間と労力を減らしたい 管理業務の自動化で人手によるミス、時間、労力をゼロに削減
3 多様化、複雑化するシステムや業務に柔軟に対応したい 業務変化にも迅速に対応できる自由度の高い開発環境を実現

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導入の背景

手作業によるプロジェクト管理で業務状況が見えない
内部統制強化が進まず、手間や属人化も課題

化学品関連の技術・情報商社である長瀬産業株式会社を核とするナガセグループ。その情報システムの構築・運用を担うのがナガセ情報開発である。

ナガセ情報開発株式会社 代表取締役社長 伊藤 光秋 氏の写真
伊藤 光秋
ナガセ情報開発株式会社
代表取締役社長

「ナガセグループの仕事に情報システムは不可欠です。それゆえ、当社のソリューションの質がナガセグループの仕事の質に直結します」とナガセ情報開発株式会社 代表取締役社長 伊藤 光秋 氏は語る。

国内外に事業を展開するナガセグループは、グループ全体の内部統制強化を命題に掲げている。
その一環としてナガセ情報開発が先行し、内部統制におけるIT全般統制を目的としたRCM(Risk Control Matrix)管理システムを構築した。

同社では従来より、IT全般統制に関するデータ管理をシステム化して適切に運用していたが、プロジェクト管理は不十分であった。
例えばシステムの設定を変更する案件の場合、承認や完了入力などの業務状況をチェックする機能が整備されておらず、承認や完了入力の期限が過ぎるなどのケースが発生することがあった。IT全般統制には、業務履歴の管理と業務の運用プロセスの統制が欠かせない。

「業務フローは定義できていましたが、そのフローを確実に遂行する仕組みが不十分な状態でした。そのため、目標とする業務が適正に処理されたことを担保できず、仕事の質の向上にもあまり寄与できていませんでした」(伊藤氏)

システム開発などのプロジェクト管理は従来、担当者を設け、人手を中心に行っていた。
業務案件の管理台帳(データベース)から必要なデータを抽出し、表計算ソフトにまとめて管理。承認や完了入力などが滞っていないかをチェックし、滞っていれば案件担当へアラートのメールを送り督促していた。
ナガセ情報開発株式会社 部長代理 草薙 英也 氏は「管理台帳からデータを抽出してメールを送信するまでを手作業で行っていたため、手間と労力を費やしていました」と振り返る。

ナガセ情報開発株式会社 部長代理 草薙 英也 氏の写真
草薙 英也
ナガセ情報開発株式会社
部長代理

ナガセ情報開発株式会社 宮崎 孝治 氏の写真
宮崎 孝治
ナガセ情報開発株式会社

その上、作業が属人化し、大きなリスクとなっていた。
ナガセ情報開発株式会社 宮崎 孝治 氏は「誰の依頼で誰が承認していつ完了したかなど、業務履歴を紙で残していたため、個人管理になりがちでした。しかも、運用管理対象のシステム構成や組織体制、業務フローなどに変更があった場合、反映が困難でした」と説明する。

導入のポイント

IT全般統制のRCM管理システム構築に着手
基盤にInterstage Business Operations Platformを採用

ナガセ情報開発はそれらの課題を解決するために、IT全般統制のRCM管理システムを構築し、プロジェクト管理をシステム化することにした。
その基盤には、富士通の「Interstage Business Operations Platform」(以下、IBOP)を採用した。

「管理台帳からのデータの自動抽出や条件チェック、アラートのメール配信、案件ログなど、私たちが求めるプロジェクト管理に必要な機能要件を満たす製品はIBOPのみでした」(伊藤氏)

IBOPはGUIベースの定義設定で容易に開発できる。
「プログラムの部品が豊富に用意されており、データベース連携やWebサービス連携はもちろん、セキュリティについても新たに作成する必要がなく、効率よく開発できます」と話す草薙氏。
同時に、直接プログラミングできる点も高く評価した。加えて、プロトタイプを作成し、フィードバックを受けながら開発を進められる点もポイントの一つであった。

システム概要

データ抽出やアラートメール送信をIBOPで自動化
状況に応じてメール送信先を追加する仕組みも用意

RCM管理システムは約3カ月間の構築期間を経て、2014年2月にカットオーバー。
IBOPと既存の業務案件の管理台帳を連携させ、IBOPのスケジューラ機能によってデータを週1回自動抽出する。あわせて、アラートメールの送信もIBOPで自動化した。
その際、遅延状況に応じて宛先に上長を加え、エスカレーションするようにしている。

「例えば、完了入力の期限から1週間遅れたら課統括を同報に加え、2週間遅れたら部統括も同報に加えるようにしています。さらに、重要度や緊急性も加味して、アラートメールを送るようにしました。そのロジックのテーブルにはこだわり、富士通SEの支援のもと、作り込んでいます」(草薙氏)

また、業務案件の管理台帳では期限の入力が必須ではなかったが、IBOPでは必須項目とすることで、入力漏れを防ぐことができる。
万が一、担当者の入力漏れがあっても、管理できる仕組みにした。

宮崎氏は「Web系開発の知識や経験がなくても、富士通の1日レクチャーで開発できるようになりました」と語る。

ナガセ情報開発株式会社様が導入したシステムの概要図です
【ナガセ情報開発株式会社様導入事例 システム概要図】

導入効果と今後の展望

業務状況を見える化し内部統制を強化
他業務やグループ内への展開も進める

ナガセ情報開発はIBOPを基盤に開発したRCM管理システムによって、業務案件の管理台帳からデータを抽出し、全案件のログを管理することで業務の承認や完了入力などの期限切れをチェックして、必要な社員へアラートメールを送信する一連のプロジェクト管理業務を完全にシステム化することができた。

業務フローをより確実に遂行できるようになり、承認や完了入力などが遅れる案件が大幅に減りました。また、遅れている場合も、どこで滞っているのか、関係者に連絡は届いているのかなどがすぐに確認できるようになり、業務のさらなる見える化を実現しました。加えて、業務の適正化を確保するためのルールを整備し、その結果、従来困難であった内部統制を強化でき、仕事の質向上にも大きく寄与できました」(伊藤氏)

そして、「今まではデータ抽出やアラートメール送信などの作業に、担当者が週単位で2時間から3時間を費やしていました。IBOPによるRCM管理システム構築後は確認作業を含め、手作業がゼロになりました」と草薙氏は強調する。

さらに宮崎氏は「IBOPのGUIベースの定義設定による開発とプログラミングによる開発の両輪によって、業務状況を見える化できました。もし将来、システム構成や組織体制、業務フローなどに変更があっても、迅速かつ柔軟に対応できるようになりました」と話す。

今後はRCM管理システムの自社内での浸透を推進し、内部統制の強化を加速すると共に、他重要業務へのIBOP活用にも取り組んでいく。
草薙氏はその一例を「現在は四半期毎の決算や新年度の処理など、基幹システム運用における1年間の重要業務をより確実に遂行するための管理システムをIBOPで構築中です」と述べる。

あわせて、親会社およびグループ企業への展開も進めていく。
すでに2015年1月、グループ内の製造・加工会社の消耗品購買管理にIBOPを導入した。
従来は、紙や表計算ソフトを用いて、部署や担当者ごとに人手で管理していた消耗品購買だったが、IBOPによって自動化での一元管理を実現した。

「『業務の属人化』というリスクを解消できるのが理想ですが、たとえ属人化したとしても、それを統制することは最低限必要です。統制できていないと、常にリスクと背中合わせで仕事をしていることになります。長瀬産業本体および他のグループ会社でも、現在人手で行っている重要業務などが一部で属人化し、管理的に限界を迎えつつあるリスクが見受けられます。今後はさらに、IBOPでシステム化することで見える化し、内部統制強化および業務品質の向上を図っていきます」と伊藤氏は構想を語る。

ナガセ情報開発株式会社様と富士通営業 / SE
ナガセ情報開発株式会社様と富士通営業/ SE

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【ナガセ情報開発株式会社様 会社概要】
社名 ナガセ情報開発株式会社
本社所在地 東京都中央区日本橋本町1-2-8 長瀬産業本町ビル
設立 1987年9月
資本金 3,000万円(授権資本1億円)
代表取締役社長 伊藤 光秋
従業員数 80人(2014年7月現在)
事業概要 ナガセグループの情報システムの企画・開発・運用管理。近年は国内卸売に留まらず、海外卸売や製造、加工といった業務向けの情報システムも手がける。
ナガセ情報開発株式会社様 会社ロゴマーク
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