富士通の現場が取り組む働き方改革事例 第1回

Box活用で加速する、組織を超えた新たなコラボレーション

人もビジネスもオープンにつながっていく時代を向かえ、ビジネスの進め方は大きく変わってきています。富士通もここ数年、部署をまたいだ連携や社外とのコラボレーションが急速に増えてきました。そこで導入したのがクラウド・コンテンツ・マネジメントのBoxです。Boxを活用する意義・効果を紹介します。

Boxでのファイル共有は複数のメンバーでのコラボに最適

富士通ではメールの送受信数は年2倍というペースで急増しています。それだけ部門を越えた情報連携、社外とのコミュニケーションが増えており、コミュニケーションの中では、ファイルを添付してやり取りをしていると最新版がわからなくなったり、誤送信による情報漏えいのリスクが高まったりします。一方でファイルサーバはアクセス権限が個人や部門内に限られますので、社外との情報共有には不向きです。部門や企業の壁を越えたアドホックな働き方に対応できる新しいツールが必要になってきていたのです。

そこで富士通は、Box 社のクラウド・コンテンツ・マネージメントツールBoxを、新たなグローバルコミュニケーション基盤のサービスの一つに採用しました。

Boxは複数メンバーがかかわるコラボレーションに非常に向いています。複数の人で共有するファイルも、クラウド上で一元管理できます。数人が同じファイルに編集を加えても、常に最新ファイルが共有されるので、混乱はありません。コラボレーションが広がるとセキュリティやバージョン管理も重要になります。Boxは、バージョン管理を自動で行ない、アクセス権限も細かく設定できるので、エンタープライズでも、手軽にかつ安心して利用することができます。Boxはエンタープライズで利用する上で自由度とセキュリティのバランスが取れているツールです。

Boxの利用で会議が変わった

Boxを活用するようになって大きく変わったのが会議の進め方です。

スクリーンにBoxで共有した会議のアジェンダを表示します。また、同じアジェンダを各自が自分のPCからBoxを使って参照し、議論を進めます。特長的なのは、会議で出た意見などをその場で各自が同時にリアルタイムに書き込んでいくことです。会議の決定事項やアクションアイテムを複数の参加メンバーが同時に記録し、一部を修正することもあれば、それぞれの意見をコメントとして付加することもでき、会議終了と同時に議事メモが作成されます。

[図]

そのため、会議の後に議事録を作成し、配布する必要はなくなりました。会議の後、その議事メモを開けば、議論のやり取りが如実に分かります。会議に参加できなかったメンバーにとってもその場の流れが把握しやすく、これまで会議終了後に作成していた議事録よりも理解しやすいです。

複数メンバーでの資料作りもスピーディーに

複数のメンバーがかかわる資料制作もスピーディーになりました。以前は、一人が作ったたたき台を、関係者全員にメールで送り、順番に意見を書き込んだり、修正を加えたりしながら上長による承認を得て完成させるというフローでした。そのためメールの数だけファイルが増え、ときには古いファイルに修正を加えた結果、先祖返りするようなこともありました。

ところがBoxを利用すると、一つの共有ファイルに対して全員で手を加えたり、コメント機能を利用して議論したりすることができます。多くのメンバーが手を入れても、ファイルは一つのままですから、混乱が生じません。結果としてレビュー時間が短縮され、効率化が進みました。

[図]

使い方を工夫しているうち、自然に働き方改革、意識改革を

自分たちの仕事の内容や目的に合わせて、自由に工夫して活用できるのがBoxの利点です。実際に「こんなことができるかな」「やってみたら便利だった、仕事がやりやすくなった」という経験を繰り返すことで、コラボレーションの質が高まり、仕事のスピードも速くなります。
そうやって活用を工夫していくうちに、働き方に対する意識も変わってきたと実感しています。
今後もどんどん活用して、コラボレーションを加速させていきたいと考えています。

2018年5月9日

富士通株式会社
IT戦略本部
コラボレーションサービス推進部
マネージャー
三沢 淳見

[写真]

「働き方改革(社内実践)」に関するお問い合わせ・ご相談

Webでのお問い合わせ

お電話でのお問い合わせ

ページの先頭へ