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GLOVIA smart ECM

GLOVIA smart ECMは、Windows上で作動するアプリケーションのファイルを拡張子を問わず登録することができる文書管理システムです。
シンプルな操作性は、利用者に習熟の負担をかけることなく短期間でのドキュメント管理システムの構築を実現します。また、高速な検索機能は、大量データのなかから瞬時に目的のデータを引き当てることを実現し、これまで蓄積されてきた知識・ノウハウの有効活用を支援します。

特長・メリット

図面や仕様書などのドキュメント(成果物)をデータベースで一元管理し、全社の業務でフル活用するための仕組みを備えています。

  • 快適な操作性

    Windowsのエクスプローラライクな操作性を採用し、直感的な操作が可能
    誰にでも使いやすいインターフェース

  • 大規模でも安定稼働

    他社の文書管理システムにはない高速性1TBを超える大容量データ環境でも安定稼働の実績

  • バリエーション豊かな検索機能

    欲しい図面や文書が簡単に素早く探せる高速検索
    文書内を検索する本文検索、属性による属性検索を提供

  • 安心・安全

    改ざん防止・情報漏えい対策機能を提供
    ファイル操作証跡の調査機能を提供

製品概要

社内の文書管理の問題点、GLOVIA smart ECMが解決します

企業内の情報の約80%を、紙文書の情報や構造化されていない電子データが占めていると言われており、膨大な量となってしまった情報を、いかに業務に活用するか、そして守るかが課題になります。

GLOVIA smart ECMは、最新の情報、過去の情報、そして今、欲しい情報をすべての文書ファイルの中から瞬時に探し出すことができ、さらに文書の更新履歴が自動的に記録されていくため、編集者はファイル名やフォルダを変えたりなど意識する必要がありません。
GLOVIA smart ECMは、あらゆる企業の情報管理の場面で威力を発揮し、企業が保有する知的資産情報や個人情報の保護などセキュリティリスクを解決する文書管理システムです。

  • 文書管理の利用イメージ

紙文書や電子ファイル情報の高付加価値化を実現

毎日のビジネスで蓄積されていく様々な文書ファイル。
最新の情報、過去の情報、そして今、欲しい情報をGLOVIA smart ECMならすべての文書ファイルの中から瞬時に探し出し、業務に活用しながら、漏えいリスクを未然に防止する環境を構築することができます。
GLOVIA smart ECMはあらゆる企業の情報管理の場面で威力を発揮する文書管理システムです。

主な機能

GLOVIA smart ECMは、Windows上で作動するアプリケーションのファイルを拡張子を問わず登録することができる文書管理システムです。
高速かつ多彩な検索機能を持ち、版数管理機能やセキュリティ機能、ワークフロー機能など情報の活用シーンを想定した機能を搭載しています。

履歴を残して更新する

文書ファイルの改版作業を行うと、その直前の文書を規則性を持った異なるファイルで自動で保存します。改版者は意識することなく、文書の改版を行うことができます。

すばやく欲しい情報を探し出す

Windows上で作動するあらゆるアプリケーションのファイルやフォルダを対象に、キーワードやプロパティ情報などをもとに瞬時に必要な情報を探し出すことができます。

不正な操作を抑止する

GLOVIA smart ECMは、グループ単位に参照・更新の権限を設定することができるため、会社組織にあったきめ細かいルール作りで情報漏えいのリスクを最小限にすることが可能です。

その他、文書管理の効果的機能

  • 文書ファイルを添付せずに配布

    GLOVIA smart ECMは、文書ファイルを配布する場合、メールソフトに添付ファイルをすることなく保存されているフォルダのURLをメール本文に記載します。
    これによって送信相手のクライアントPCには文書ファイルは保存されることがないため重要な文書の情報漏えいを未然に防止することができます。

  • ワークフローで業務プロセスを可視化

    GLOVIA smart ECMは、ワークフロー機能を標準で搭載しています。
    ISO品質マニュアルや事務章程など所属グループの上長から承認を経て公開する文書ファイルなどに利用いただくことができます。
    また、承認依頼メールや承認完了メールを自動送信することもできます。

  • 他システム連携のためのAPIを提供

    GLOVIA smart ECMは、他システム連携のためにAPIを提供しています。
    社内の既存システムとの連携など利便性の高いシステム構築が可能です。

    • (注)
      本機能はGLOVIA smart ECM Professionalだけの対応になります。

新たな視点から文書を活用

プロパティ情報から自動的にツリーを組み立てる仮想ツリー機能を提供しています。通常のフォルダ体系とは異なる視点で文書の検索、閲覧が行えます。

  • 登録時のフォルダ分けが不要

    属性情報でツリーが構築可能なため、登録時にフォルダ階層を意識する必要がありません。

  • 様々な切り口で閲覧可能

    属性検索で毎回検索する必要なく文書情報を体系立てて閲覧できます。

設計・製造業のCADを利用している現場で活用いただける機能

GLOVIA smart ECMは、設計・製造業のCADを利用している現場で活用いただける機能も搭載してます。
設計図面や仕様書などの技術ドキュメントをデータベースで一元管理し、業務でフル活用するための仕組みを備えています。

  • AutoCADデータを効率的に管理

    AutoCADの表題欄情報を抽出し、プロパティとして登録することができます。また、DWGフォーマットからTIFFフォーマットの図面イメージを自動生成します。

    • (注)
      本機能はカスタマイズ機能となります。
  • 構成管理

    GLOVIA smart ECMは製品を構成する品目データを管理することができます。
    また、製品を構成する部品ひとつひとつを一覧として表示したり、逆にひとつの部品に対して、その部品を使用している製品を検索することも可能です。

機能一覧

    • 機能詳細
      フォルダツリー表示Windowsエクスプローラーと同じようにフォルダ・ファイルの構成をツリー表示します。また、文書ファイルのサムネイル表示することもできます。
      仮想ツリー文書に付与されたプロパティ情報でグルーピングし、ツリー表示が可能です。
      フォルダ作成フォルダを作成します。グループ単位のアクセス制御を付加することもできます。
      ファイル登録キーワードなど文書属性を付加してファイルを登録できます。複数のファイルやフォルダをまとめて登録することもできます。
      ダウンロード登録したファイルを個別に、また一括でダウンロードすることができます。
      版数管理ファイル名を変更することなく、改版前後の文書内容を保持します。
      お気に入り文書/フォルダをお気に入りに設定することで、目的のファイルに素早くたどり着くことができます。お気に入りはユーザ毎に設定、管理が可能です。
      コピー・移動ファイル、フォルダを個別に、また複数まとめてコピーや移動ができます。
      ロックファイルやフォルダを他のユーザに改版されないようにロックします。
    • 機能詳細
      キーワード検索指定されたキーワードと文書の属性を比較し、対象文書を検索します。
      プロパティ検索指定された条件と文書の属性を比較し、対象文書を検索します。
      本文検索指定された文字列を文書ファイルの本体内に含む文書を検索します。
      フォルダのプロパティ検索指定された条件とフォルダの属性を比較し、対象フォルダを検索します。
    • 機能詳細
      申請フォーム管理起票時の入力項目、添付ファイルの有無を設定します。
      申請業務管理ワークフローの承認経路を設定します。条件分岐や代理承認などの柔軟な設定が可能です。
      申請・承認作成した文書ファイルの申請・承認します。
      各種状況確認申請状況、承認状況などワークフロー状況を画面に照会します。
    • 機能詳細
      お知らせ管理者からの通知情報を表示します。
      What's New管理者からの通知情報を表示します。
      個人設定ログイン中のユーザ情報を表示、ログインパスワードの変更を行います。
    • 機能詳細
      ユーザ管理ユーザ情報の登録・更新・削除を行います。
      組織・ロール管理組織・ロールの登録・更新・削除を行います。
      ACL管理ACL(アクセスコントロールリスト)の登録・更新・削除を行います。
      アクセスログ管理利用者の操作履歴を保存、検索、集計を行います。
      Active Directory認証Active DirectoryでID、パスワードの認証を行います。

機能比較

GLOVIA smart ECMにより、オペレーションミスをなくし、効率的なファイル管理が可能です。ファイルサーバでの管理よりも、細かいアクセス権の設定や証跡管理ができ、よりセキュアな環境を構築できます。

項目ファイルサーバGLOVIA smart ECM
ファイル検索
  1. 目的のファイルの抽出に時間がかかる
  2. 主にファイル名・日付での検索しかできない
  1. 200万文書から対象ファイルを約2秒で検索
  2. ファイル名だけでなく、文書毎のプロパティ(属性)、本文検索が可能
アクセス権ファイル保護
  1. 共通のアクセス権により、誰でもファイル操作が可能
  2. ファイル削除時に、ファイルの復元不可
  1. ファイル単位のアクセス権の設定が可能
  2. ファイルが削除されても、ごみ箱から復元が可能
版数管理
  1. 最新か否かはファイル内の確認やファイル名での判別が必要
  2. 改版する都度、ファイルが増加し、修正履歴も不明
  1. 版数管理機能にて、最新のファイルのみを表示
  2. 最新ファイル・履歴ファイルを1つのファイルで一元管理
    (過去の修正内容が確認可能)
証跡管理
  1. ファイルの削除・改ざん・ダウンロードされた場合の追跡ができない
  1. アクセスログにて、誰がいつ・どのファイルにどんな操作をしたか追跡調査をすることが可能。移動先の場所もアクセスログから確認可能

活用事例

GLOVIA smart ECMは、紙文書や契約書などの文書管理やCADなどの図面管理に最適なソリューションです。
文書管理や図面管理における導入効果など、活用事例をご紹介します。

製品構成・動作環境

    • GLOVIA smart ECMは、100ユーザまでが利用できる「GLOVIA smart ECM Standard」とユーザ利用数無制限の「GLOVIA smart ECM Professional」の2種類のエディションからお客様の会社の従業員規模や運用方法によってお選びいただくことができます。

      モデルユーザー数説明
      GLOVIA smart ECM Standard100ユーザ部門や拠点単位で「本格的に文書管理システムを導入したい」お客様に最適なモデルとなります。
      GLOVIA smart ECM Professional無制限全社的に文書管理システムを展開したいお客様に最適なモデルとなります。
      また、必要に応じて、オプション機能の提供、カスタマイズ・アドオンも承ります。
      さらに、周辺システムとの連携を可能とするAPIを提供しており、既存システムとのシームレスな連携が実現可能です。
      • (注)
        上記は製品単体の価格となります。実際に導入頂く際はサーバ等のハードウェア、SEによる設定作業の費用が発生致します。
      • (注)
        プロフェッショナルモデルのCPU数は物理CPU数となります。
      • (注)
        格納出来るデータ容量の上限はスタンダード、プロフェッショナル共に2TB程度となります。
    • サーバ

      OSMicrosoft Windows Server 2012
      Microsoft Windows Server 2012 R2
      Microsoft Windows Server 2016
      Microsoft Windows Server 2019
      WEB・APサーバApache Tomcat 8
      データベースサーバMS SQL Server 2019
      CPUIntel Xeon プロセッサー搭載機推奨
      メモリ16GB以上推奨

      クライアント

      OS
      • PC
        Microsoft Windows 8
        Microsoft Windows 8.1
        Microsoft Windows 10
      • モバイル
        iOS(iPad、iPhone推奨)
        Android(Arrows TAB推奨)
      ブラウザ
      • PC
        Internet Explorer 11
        (注)Microsoft Windows 8, Microsoft Windows 8.1のModern UI版を除く
      • モバイル
        Chrome, Safari
        (注)参照系の機能のみ
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