チュートリアル

事前準備

Office365テナントで利用される前に、事前準備としていくつかのステップがあります。

    • 「タスク管理」で利用するため、プランを最低一つ、手動で作成しておく必要があります。
      本作業を行わないと、タスク管理が実施できません。

      1. Office365アプリ内のPlannerを立ち上げます
      2. 最初のプランを作成します
    • 個人のOutlook予定表を共有することで、自分の空き時間や予定を検索可能にします。
      本作業を行わないと、他の人から空きや予定が確認できず会議調整ができません。また、ユーザ検索ができなくなります。

      1. Outlookを立ち上げます
      2. 自分の予定を右クリックし、「共有とアクセス許可」を選択します
      3. 「すべての詳細を表示可能」に設定します
    • 利用者がアプリを通してOffice365にアクセスするために、管理者による承認が必要です。一度の承認で同一テナントのすべての利用者がアクセスできます。
      2段階の承認があり、全般的な承認とオンラインミーティングの承認の2つが必要です。
      利用者を制限することも可能です。ご連絡ください。
      本作業のうち、全般的な承認が行われないと本アプリを利用することはできません。全般的な承認があれば、オンラインミーティングの承認がなくても利用は可能です。
      Office365テナントの管理権限が必要です。

      1. 「はじめる」ボタンをクリックします
      2. 「Sign In」ボタンをクリックします
      3. 「要求されているアクセス許可」で、「組織の代理として同意する」にチェックを入れ、「承諾」ボタンをクリックします【全般的な承認】
      4. 続いて追加のアクセス許可ダイアログが表示されるため、「同意する」ボタンをクリックします
      5. 生成された同意用リンクをクリックし、ポップアップ表示された「要求されているアクセス許可」で、「承諾」ボタンをクリックします 【オンラインミーティングの承認】
      6. Teamsに戻り、バックグラウンド処理が完了するまで1分ほど待った後、「完了」ボタンをクリックします
    • 会議調整の時、デフォルトで同じ部署の人を表示します。正しく表示されるためにはOffice365上でユーザの連絡先情報に部署名を登録しておく必要があります。
      Office365テナントの管理権限が必要です。

      詳細な手順は、公式ドキュメントのOffice 365 のユーザー名とメール アドレスを変更するを参考に、「部署」項目の編集を行ってください。

サインインとサインアウト

    • 本アプリに許可していた権限を取り消すため、サインアウトができます。

      1. メニューの「Sign Out」ボタンをクリックします
    • 初回のドキュメント検索時に、Office365の認証情報を入力してドキュメント検索用の認証トークンを取得します。ここでは、その認証トークンを削除する手順を説明します。

      1. メニューの「設定」をクリックします
      2. 「ドキュメント検索の認証を取り消す」リンクをクリックします
      3. ダイアログで「はい」を選択します

会議調整

    • 普段使う会議室をお気に入りとして登録します。
      会議室のお気に入り登録をしていない場合、会議調整で会議室を選ぶことができません。
      また、人事異動などで会議室に対するアクセス権が変わった場合は、必ず修正が必要です。

      1. メニューの「設定」をクリックします
      2. 「お気に入りの会議室を変更する」リンクをクリックします
      3. 「お気に入りに追加する」リンクをクリックします
      4. 会議室の一覧からお気に入りに追加したい会議室をチェックし、「追加」ボタンをクリックします
    • 会議したい人と会議室を選択し、指定された検索期間を指定すると、直近の日程から空き時間を検索します。
      調整した会議はテンプレートとして保存でき、次回の会議調整で使いまわすことができます。
      会議室を指定せず、オンラインミーティングをセットすることも可能です。
      事前に予定表を共有するを実施しておく必要があります

      1. メニューの「会議調整」をクリックします
      2. 参加者を追加します。デフォルトでは同じ部署の人が一覧されています。他部署の人を検索して追加したり、最近やり取りの多い人を検索して追加できます。
      3. 会議室、検索する日程の範囲、会議時間を指定します。オンラインミーティングをする場合は「Teams会議にする」をチェックします
      4. サジェストされた空き一覧から一つ選択し、会議名を入力します。誰かの代理で予約する場合、「代理で予約する」にチェックすることで、予定表に自分が参加しないことを明示できます(予約は入ります)
      5. 確認画面で問題なければ確定します。テンプレートとして保存したい場合は、「テンプレートとして保存」にチェックします
    • 「会議調整」の参加者選択のとき、「参加者の予定に強制予約」をチェックすることで、空き時間に関係なく予定を入れることができます。
      この場合会議室の選択はできませんが、参考情報として参加者の空き時間のサジェストはされます。

      1. 参加者の選択画面で「参加者の予定に強制予約」をチェックして、「確定」ボタンをクリックします
      2. 日程と会議時間を選択します。オンラインミーティングをする場合は「Teams会議にする」をチェックします
      3. 日程候補として、サジェストされた一覧のほか、「日時を指定する」を選択して直接会議時間を指定することができます
      4. 確認画面で問題なければ確定します。テンプレートとして保存したい場合は、「テンプレートとして保存」にチェックします
      5. 強制予約した予定は、Outlookでは同じ時間に重複して予定が入っているように表示されます

ドキュメント検索

    • SharePoint Online上の自分に閲覧権限があるドキュメントを検索します。
      中身検索により検索ワードをハイライトします。検索時間はかかりますが、オプションで表紙のサムネイル表示も可能です。

      1. メニューの「ドキュメント検索」をクリックします
      2. 初回実行時、Office365の認証情報が求められます。Office365のユーザ名とパスワードを入力してください。ここで取得した認証トークンはドキュメント検索の認証トークンの削除で取り消すことができます
      3. 検索ワードを入力して検索します

QA検索

    • 本機能はデモとなっております(お客様テナント内の検索はしません)
      当社が登録したFAQを検索できます
      本アプリ内では、AzureについてのFAQを検索できます

      1. メニューの「QA検索」をクリックします
      2. 検索ワードを入力します
      3. 必要に応じて、回答にたいしてフィードバックします

ユーザ検索

    • Office365に登録されているユーザを検索します。
      氏名、部署名、アドレスによるAND検索のほか、自分との関連性をもとにした検索も可能です
      事前に予定表を共有するを実施しておく必要があります

      1. メニューの「ユーザ検索」をクリックします
      2. 検索窓にキーワードを入力して「検索」ボタンをクリックするか、「同部署の人を検索」もしくは「関連する人を検索」ボタンをクリックします
      3. 検索にヒットした人一覧から選択します

タスク管理

    • チームメンバーへのタスクの割り当てや、自分に割り振られたタスクの確認・完了ができます。
      事前にPlannerでプランを最低1つ作成するを実施しておく必要があります。
      進捗はPlannerアプリ上で確認できます。

      タスク登録

      1. メニューの「タスク管理」をクリックします
      2. 「タスク確認」ボタンをクリックします
      3. プランを選択し、「全員個別に完了する必要のあるタスク」か「特定の人やチームで完了する必要のあるタスク」を選びます
      4. タスクの詳細を入力し、タスクを割り当てる人を指定します

      タスク確認

      1. メニューの「タスク管理」をクリックします
      2. 「タスク登録」ボタンをクリックします
      3. 自分が割り当てられているタスクが一覧表示されます。その場でチェックを入れて完了にできます。

設定

    • 種々の設定が行えます。

      お気に入りの会議室を変更する
      多くの会議室があるOffice365テナントで会議室を探す手間を減らすため、自分がよく利用する会議室を登録します。事前に設定しない場合、会議調整で会議室が選べません。
      お気に入りの会議予約を削除する
      テンプレートとして保存した会議調整を削除します
      日程候補の最大数を変更する
      会議調整でサジェストされる日程候補について、最大数を変更します。5から50まで、5つ区切りで指定できます。
      最近やり取りの多いユーザの最大表示数を変更する
      「直近の人」などでサジェストされるユーザ数を5人、10人、15人の3種類から指定できます。
      オンラインミーティングのアクセス許可に同意する
      管理者が管理者によるOffice365アクセス許可の承認で、オンラインミーティングの承認をしていない場合に表示されるメニューです。クリックすることで、管理者によるOffice365アクセス許可の承認を実施できます。
      ドキュメント検索の認証を取り消す
      ドキュメント検索で取得する認証トークンを取り消して、次回利用時に再度認証を求めるようにできます。

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