株式会社PFU 様

労働時間の最適管理で「将来時間」を創出
時間の有効活用で新規アイデアの応募件数が増加

1960年の創業以来、イメージスキャナーなどのハードウェア、文書管理やセキュリティ対策などのソフトウェアから、ITインフラの構築や運用・保守まで、ICTに関するソリューション・サービスをトータルに提供している株式会社PFU様。同社では、定型業務を効率化し、「将来時間に投資する」をコンセプトに、『FUJITSU Software TIME CREATOR』を導入。単なる時間の短縮や残業時間削減ではない未来志向の働き方改革に取り組んでいます。

課題

効果

課題将来時間を生み出すため、各社員の時間の使い方を見える化する必要があった: 効果PCのログオン・ログオフ時間を記録することで社員の働き方を把握でき、コミュニケーションも活性化

課題在宅勤務やテレワークを推進するなかで、労務管理を正確かつ効率的に実施する必要があった: 効果PCの操作時間を記録することで、在宅勤務者やテレワーカーの労働時間を客観的に把握

課題単なる時間の短縮や残業削減ではない働き方改革が求められていた: 効果将来時間への投資がコンセプトの働き方改革に取り組める環境を実現

働き方改革のプロセス

「オフィスが変われば人が変わる。人が変われば会社が変わる」という考えのもと、まずはオフィスのペーパーレス化を実現。スキャナーや文書管理システムを使って紙文書を従来比92％削減し、オフィス環境の満足度が80％を超えた。その上で働き方改革に着手した。
働き方改革は単なる時間短縮、残業時間の削減ではない。定型化された仕事を早く終わらせることで、「将来時間」に投資するクリエイティブな試み。
「健康経営」を基本コンセプトに働き方改革やテレワークの推進などに取り組んでいる。人がいかに健康で生産性高く、夢を持って働けるかを重視した施策を継続的に実施している。

導入の背景

「残業抑止」だけが働き方改革ではない、目指したのは「将来時間への投資」

同社では、働き方改革への注目度が高まる以前の2012年から、社員の仕事の進め方を改革しようと「ワークスタイル変革」に着手。まずは、スキャナーや文書管理システムなどを使い、オフィスの紙を減らすペーパーレス化に取り組みました。2014年には、オフィスの紙文書を従来比92％削減。紙文書の保管スペースが約20％減り、会議室を2倍に増やせたことで、仕事をスムーズに進められるようになり生産性も向上。社員のオフィス環境への満足度も80％以上に達しました。

ワークスタイル変革への取り組みでは一定の効果がありましたが、同社ではさらなる業務の効率化を図り、新たなアイデアの創出や新製品の開発、新規顧客の開拓などに取り組む時間を生み出すことの必要性を感じていました。PFU様の人事総務部人事企画部担当部長（労政担当）鈴木崇士氏は「新しい技術やアイデアにチャレンジしたくても、目の前の仕事で手一杯で時間を作れない状態でした。そこで、定型化された仕事をこれまでの8割の時間で終わらせて、残りの2割を新しいチャレンジに振り分けようと考えました。そこから、当社の『働き方改革』への取り組みがスタートしました」と振り返ります。

同社は働き方改革推進委員会を立ち上げ、具体的な取り組みの検討を開始。そこで出てきたのが「将来時間への投資」というコンセプトです。「働き方改革を単なる時間の短縮や残業時間の削減と捉えるのではなく、『成長へ向けた将来への投資』と位置づけ、将来時間を生み出すための最適なソリューションの選定に入りました」（鈴木氏）。

株式会社PFU
人事総務部人事企画部
担当部長（労政担当）
鈴木崇士氏

PFUクリエイティブサービス株式会社
事務サービスセンター
プロジェクトマネージャ
田中和也氏

導入のポイント

部署ごとに設定できる柔軟性と拡張性、短納期への対応などが決め手

「将来時間」を生み出すには、社員の「時間の管理」が必須です。同社では、労働時間管理の第一歩として、PCのログオン・ログオフの記録を取ることから始めることにしました。PFUの経理・人事のシェアードサービスや職場支援を担当するPFUクリエイティブサービス株式会社事務サービスセンタープロジェクトマネージャ田中和也氏は、「労務管理を厳しくしたいという意図はなかった」と強調します。「誰が何時間働いているか」「無駄な残業はしていないか」を管理するのではなく、将来時間を生み出すには、「社員が『どういった業務にどれだけ時間を使っているのか』、時間の使い方を見える化する必要がある。それを実現する一歩としてPCのログオン・ログオフを記録し、労働時間を把握することから始めようと考えたのです」と思いを伝えます。

具体的なツールの選定過程では、在宅勤務などテレワークを推進するなかで、VDI （デスクトップ仮想化）環境で使えることが必須でした。同時に、在宅勤務者などの労務管理を正確かつ効率的に実施できる機能も求められました。鈴木氏は「様々なツールを探したなかで、在宅勤務者の労務管理に最適なツールがTIME CREATORでした」と説明します。

しかも、TIME CREATORには、社員の時間の使い方を可視化するツールや、残業申請機能などが備わっています。「将来時間を生み出す」という本来の目的達成に向けた拡張性も選定の決め手になりました。さらに、残業申請機能などの各機能を、導入する部署の仕事の進め方や業務の内容に応じて、細かく設定しながら使えます。「例えば、終業時間を午後3時や5時に設定する」など、部署ごとに異なる業態に応じて柔軟な運用が可能なことも選定ポイントでした。

また、2019年4月に施行された「働き方改革関連法」への速やかな対応も必要でした。田中氏は「短納期で導入・活用できることも重視しました。実際、具体的な検討から、わずか2カ月で約3300名が利用を開始しました」と、その導入のしやすさも評価しています。

導入効果と今後の展望

「将来時間」の創出に効果、社員からの新規アイデアの応募件数が増加

TIME CREATORを導入した効果について鈴木氏は、まず、「将来時間というクリエイティブな時間を生み出せるようになったこと」を挙げています。同社では、以前より新規プロジェクトのアイデアを社内で募集していましたが、鈴木氏は「TIME CREATOR導入後の新規ビジネスアイデアの申請件数が前年度よりも大幅に増加しました」と効果を示します。「TIME CREATORは、新しいことをやろうというPFUの方向性にマッチしています。単なる労務管理ではなく、未来を作るツールといえます」（鈴木氏）。

一方、田中氏は、「幹部社員が社員の働き方を把握できるようになった」ことを評価しています。幹部社員には、社員の実際の労働時間を管理できるよう、前日の勤怠情報とPCのログオン・ログオフの記録を毎日メールで送っており、勤怠情報とPCの使用記録の差が分かるようになっています。差がある場合、幹部社員はその理由について聞き、必要に応じてアドバイスしているため、社員とのコミュニケーションも活性化されるようになりました。

今後は、社員の時間の使い方を可視化して分析し、成果を上げている社員の働き方を全社的に展開することで、業務改善や生産性の向上などにつなげていくという活用を考えています。また鈴木氏は、社員のバイオリズムが生産性にもたらす影響など含め、働き方改革は健康経営と密接に関わると指摘します。「人が会社の源泉なので、人に寄り添う、いかに健康で生産性高く、夢を持って仕事をしてもらうかということに重点をおいた『働きやすさ・働きがい』改革を進めていきたい」と今後の展望を明らかにしました。